Những điều cần biết về chữ ký số doanh nghiệp

Chữ ký số doanh nghiệp ngày càng được sử dụng rộng rãi và phổ biến hơn trong công việc. Vậy chữ ký số doanh nghiệp là gì? Cách đăng ký sử dụng chữ ký như thế nào? Cùng NewCA tìm hiểu chi tiết về các thông tin liên quan đến loại chữ ký số này nhé!

Chữ ký số doanh nghiệp là gì?

Chữ ký số doanh nghiệp là một dạng của chữ ký số được phát triển dành riêng cho các doanh nghiệp. Chữ ký số được coi là một thiết bị đã được mã hóa tất cả các dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp. 

Chữ ký số được dùng để thay thế cho con dấu của doanh nghiệp đó trên các loại văn bản hay tài liệu số, được thực hiện trong các giao dịch điện tử, thông qua mạng Internet.

Chữ ký số doanh nghiệp đã và đang được ứng dụng cho rất nhiều công việc:

• Trong các giao dịch thương mại có trên môi trường số, như: ký kết hợp đồng điện tử, chuyển tiền trực tuyến, thanh toán online,…
• Sử dụng trong việc ký kết các giao dịch, ký trực tiếp vào thư điện tử, ký xác nhận email đối tác,…
• Được áp dụng trong các dịch vụ chính phủ điện tử hay các thủ tục về hành chính đối với doanh nghiệp
• Dùng trong kê khai thuế trực tuyến, giao dịch ngân hàng, chứng khoán điện tử, bảo hiểm xã hội trực tuyến,…

Doanh nghiệp có bắt buộc phải dùng chữ ký số không?

Hiện tại, không có quy định bắt buộc nào về việc sử dụng chữ ký số cho doanh nghiệp. Thế nhưng, trong thời đại chuyển giao xã hội hóa, kinh tế số, chữ ký số doanh nghiệp vẫn luôn được nhà nước khuyến khích sử dụng.

Theo khoản 3 Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020: “mọi tổ chức, cá nhân hay doanh nghiệp đều có quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử hoặc trong những trường hợp sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký cho doanh nghiệp thông qua mạng thông tin điện tử.”

Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, các doanh nghiệp vẫn phải sử dụng chữ ký số, cụ thể như sau:

• Theo điểm e khoản 1 Điều 6 Thông tư 32/2011/TT-BTC, chữ ký số của người bán theo quy định của pháp luật áp dụng trong ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Hoặc trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán, sử dụng chữ ký số của người mua theo quy định của pháp luật.
• Theo Khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, khi sử dụng hóa đơn điện tử bắt buộc phải có phần chữ ký số. Kể cả các hóa đơn điện tử khi mua bán hàng hóa hay cung cấp dịch vụ.
• Theo Khoản 10 Điều 17 Luật quản lý thuế 2019, chữ ký số áp dụng khi người đại diện pháp lý nộp thuế thực hiện hoạt động kinh doanh tại địa bàn có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin. Theo quy định của pháp luật, người nộp thuế sẽ phải thực hiện kê khai, nộp thuế và giao dịch với cơ quan quản lý thuế thông qua các phương tiện điện tử.

Hướng dẫn các thủ tục đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp

Điều kiện để doanh nghiệp được cấp phép sử dụng chữ ký số

Theo quy định tại điều 13 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, khi muốn được đăng ký và cấp sử dụng chữ ký số, doanh nghiệp cần phải đáp ứng các điều kiện nhất định sau:

Thứ nhất, điều kiện về chủ thể. Doanh nghiệp phải được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Thứ hai, doanh nghiệp phải đảm bảo được điều kiện về tài chính:

• Nộp đầy đủ các lệ phí như: phí duy trì hệ thống, phí dịch vụ hệ thống, phí tiếp nhận duy trì cơ sở dữ liệu trong trường hợp các giấy phép doanh nghiệp bị thu hồi,…
• Quỹ tiền mặt thương mại trong nước của doanh nghiệp phải đạt mức từ 5 tỷ đồng trở lên. Đảm bảo giải quyết được mọi rủi ro, các lỗi có thể xảy ra trong quá trình hoạt động. 

Thứ 3, điều kiện về nhân sự.

Mọi doanh nghiệp muốn sử dụng chữ ký số đều phải có ban an toàn thông tin, công nghệ thông tin hoặc điện tử viễn thông. Các nhân sự chịu trách nhiệm về cấp chữ ký số, vận hành, quản trị và đảm bảo an toàn thông tin hệ thống, 

Thứ 4, điều kiện về tiêu chuẩn kỹ thuật.

Theo quy định tại khoản 4 điều 13 nghị định 130/2018/NĐ-CP, khi đăng ký giấy phép cung cấp dịch vụ chữ ký số doanh nghiệp phải đáp ứng được các tiêu chuẩn về kỹ thuật:

• Để hỗ trợ việc cấp và sử dụng chữ ký số trong suốt thời gian chữ ký số có hiệu lữ, doanh nghiệp phải lưu trữ chính xác, đầy đủ và liên tục cập nhật các thông tin của thuê bao. 
• Đảm bảo an toàn và bảo mật cho chữ ký số của doanh nghiệp như 
• Có tính năng ngăn chặn, phát hiện và xử lý kịp thời trong trường hợp sử dụng không hợp pháp trên mạng Internet
• Thiết kế và xây dựng nhằm giảm tối đa sự tiếp xúc trực tiếp với các môi trường Internet bên ngoài

Xem thêm: Đăng ký doanh nghiệp sử dụng chữ ký số

Những thủ tục cần thiết khi đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp

Chữ ký số doanh nghiệp ra đời là giải pháp tối ưu, giúp doanh nghiệp giải quyết được mọi vấn đề khó khăn liên quan đến giao dịch và kê khai. Chính vì vậy, chữ ký số đang ngày càng được sử dụng phổ biến và rộng rãi hơn ở mọi doanh nghiệp. Để có thể sử dụng được chữ ký số, các doanh nghiệp phải thông qua các thủ tục đăng ký nhất định.

Đối với mỗi đơn vị dịch vụ cung cấp chữ ký số sẽ có những yêu cầu khác nhau. Tuy nhiên, hồ sơ đăng ký cơ bản sẽ bao gồm những loại giấy tờ bắt buộc như sau:

• Bản sao công chứng giấy phép hoạt động hoặc đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp
• Bản sao công chứng giấy chứng nhận đăng ký thuế của doanh nghiệp
• Bản sao công chứng CMND hoặc CCCD của người đại diện pháp luật cho doanh nghiệp

Sau khi chuẩn bị đầy đủ những loại giấy tờ bắt buộc, doanh nghiệp cần nộp về các đơn vị dịch vụ cung cấp chữ ký số đã lựa chọn để tiến hành thực hiện các bước tiếp theo. Trong thời hạn 50 ngày kể từ ngày hoàn tất thủ tục, thông tin hồ sơ của doanh nghiệp sẽ được xử lý.

Nên mua chữ ký số doanh nghiệp ở đâu?

Hiện nay trên thị trường có nhiều nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số cho doanh nghiệp với sản phẩm chất lượng, giá cả cạnh tranh. Tuy nhiên, khách hàng cần lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ đảm bảo các tiêu chí như: chất lượng dịch vụ tốt, giá cả hợp lý, độ an toàn và bảo mật cao, chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp,…

NewCA là nhà một trong những nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số uy tín trên thị trường, được nhiều tổ chức, doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn. Một trong những tính năng nổi bật của chữ ký số do NewCA cung cấp có thể kể đến như: 

• Ký số trên mọi ứng dụng
• Đáp ứng mọi giao dịch trực tuyến
• Chữ ký số tích hợp vào hệ thống
• An toàn và bảo mật tuyệt đối

Bên cạnh sản phẩm chất lượng , khi đến với NewCA, quý khách hàng sẽ được trải nghiệm:

• Dịch vụ tư vấn chữ ký số phù hợp với nhu cầu sử dụng của từng doanh nghiệp
• Chăm sóc khách hàng tận tình, chu đáo
• Đảm bảo cung cấp các dịch vụ chữ ký số doanh nghiệp uy tín, chất lượng
• Nhiều ưu đãi cùng mức giá phù hợp với từng gói dịch vụ

Trên đây là những thông tin cơ bản cần biết về chữ ký số doanh nghiệp. Nếu quý khách hàng còn những thắc mắc và cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ qua số hotline 1900 2066 để được tư vấn trực tiếp. 

Xem thêm: Hướng dẫn cài đặt chữ ký số NewCA

Tóm lược nội dung

Bài viết liên quan:

• Chữ ký số được dùng cho mục đích gì? Lợi ích khi sử dụng chữ ký số
• 05 nhà cung cấp chữ ký số tốt nhất hiện nay
• Phân biệt chữ ký số HSM và USB Token
• Chữ ký số trên hóa đơn điện tử và những lưu ý cần biết
• Hướng dẫn chi tiết cách chèn chữ ký vào excel dễ dàng

————————

CÔNG TY CỔ PHẦN NEWCA

• Tổng đài CSKH: 1900 2066
• Hotline: 0936 208 068
• Website: https://newca.vn/
• Email: [email protected]