Chữ ký số trên hóa đơn điện tử và những lưu ý cần biết

Chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Trong quá trình tạo lập, ký số và phát hành hóa đơn điện tử, nhiều doanh nghiệp thắc mắc các yêu cầu và quy định về việc sử dụng chữ ký số điện tử trên hóa đơn điện tử. Tại bài viết dưới đây, NewCA sẽ giúp doanh nghiệp nên nắm rõ các quy định này khi dùng chữ ký số trên hóa đơn điện tử để thực hiện giao dịch một cách an toàn. 

Chữ ký số trên hóa đơn điện tử là gì?

Chữ ký số là một tập con của chữ ký điện tử. Trong đó, chữ ký điện tử được hiểu là thông tin đi kèm theo dữ liệu, có thể ở dạng: văn bản, hình ảnh hay video với mục đích xác định người chủ của dữ liệu đó. 

Cụ thể hơn, chữ ký số là thiết bị mã hóa chứa thông tin doanh nghiệp dùng thay cho chữ ký trên các văn bản, tài liệu số được thực hiện qua các giao dịch điện tử trên internet.

Chữ ký số là một phần không thể tách rời của hóa đơn điện tử nhằm xác thực hóa đơn điện tử đó do đơn vị nào phát hành, có đầy đủ tính chất pháp lý, công nhận hóa đơn điện tử đó đã được mã hóa và không thể sửa đổi sau khi ký.

Lưu ý khi ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử hợp lệ không nhất thiết cần có chữ ký của người mua hàng

Căn cứ theo Công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016, trên hóa đơn điện tử không yêu cầu phải có chữ ký số của người mua hàng với những trường hợp sau đây:

  • Thứ nhất, bên mua không phải là đơn vị kế toán
  • Thứ hai, trường hợp bên mua là đơn vị kế toán nhưng có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: Hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,…

Như vậy, người bán phải lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định và trên hóa đơn điện tử, có chữ ký của người bán, nhưng không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.

Xác thực hóa đơn khi chữ ký số của doanh nghiệp hết hạn

Đối với trường hợp chữ ký số bị hết hạn, doanh nghiệp cần phải gia hạn chữ ký số. Khi chữ ký số được gia hạn thành công, thông tin sẽ tự động cập nhật lên hệ thống của Tổng cục Thuế. Doanh nghiệp có thể truy cập vào địa chỉ www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn và xác thực hóa đơn.

Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số được hay không?

Doanh nghiệp có thể tạo lập nhiều chữ ký số để xác nhận hóa đơn điện tử. Tất cả các chữ ký số được sử dụng đều phải đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp theo đúng quy định của bộ Tài Chính và đã được cập nhật đầy đủ các tài khoản lên hệ thống của Tổng cục Thuế. 

Chữ ký số trên hóa đơn điện tử

NewCA – Đơn vị cung cấp chữ ký số và hóa đơn điện tử uy tín

Nhằm thực hiện chương trình Chuyển đổi số quốc gia hướng đến thwucj hiện mục tiêu kép đó là vừa phát triển chính phủ số, kinh tế số, xã hội số và hình thành các doanh nghiệp công nghệ số tiên tiến, hiện đại. Vì vậy, việc lựa chọn đơn vị cung cấp chữ ký số và hóa đơn điện tử là nhu cầu quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp hiện nay.

Với hơn 9 năm kinh nghiệm, NewCA tự hào là nhà cung cấp các giải pháp, dịch vụ số cho cá nhân, doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam. Nổi bật là các sản phẩm chữ ký số: FASTCA, VINACA, EFY-CA, EASYCA,…

Bên cạnh đó, NewCA còn mang tới cho quý khách hàng các giải pháp, dịch vụ số như: hóa đơn điện tử CyberBill, bảo hiểm xã hội CyberCare, phần mềm kế toán trực tuyến CyberBook, phần mềm ký số văn bản và hợp đồng điện tử CyberSign,…

Như vậy, trên đây là thông tin về chữ ký số trên hóa đơn điện tử.  Hy vọng quý bạn đọc có thể lựa chọn nhà cung cấp chữ ký số và hóa đơn điện tử uy tín. Mọi thắc mắc cần được giải đáp quý bạn đọc vui lòng liên hệ 1900 2066 để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời.

Bài viết liên quan:

————————

CÔNG TY CỔ PHẦN NEWCA

  • Tổng đài CSKH: 1900 2066
  • Hotline: 0936 208 068
  • Website: https://newca.vn/
  • Email: support@newca.vn