Nắm rõ 5 lưu ý khi mua chữ ký số cho doanh nghiệp

Nắm rõ 5 lưu ý khi mua chữ ký số cho doanh nghiệp

Trong thời đại công nghệ 4.0, chữ ký số không còn quá xa lạ đối với bất kỳ tổ chức hay cá nhân nào. Tuy nhiên, khi lựa chọn nhà cung cấp chữ ký số cho doanh nghiệp, không phải ai cũng có được sự lựa chọn chính xác. Doanh nghiệp cần chú ý những vấn đề gì, làm sao để biết liệu nhà cung cấp có đáp ứng yêu cầu sử dụng của bạn? Cùng tìm hiểu và nắm rõ 5 lưu ý khi mua chữ ký số cho doanh nghiệp.

1. Xác định mục đích và nhu cầu sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp

Lưu ý đầu tiên trước khi mua chữ ký số đó là doanh nghiệp cần xác định tất cả những mục đích cần sử dụng để mua chữ ký số cho doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại. Hiện nay chữ ký số thường được dùng trong mục đích chính sau đây:
– Ký số trên các văn bản, hợp đồng bán hàng
– Ký số trên các loại hóa đơn điện tử theo quy định bắt buộc
– Kê khai bảo hiểm xã hội điện tử, thuế, hải quan
– Phục vụ các giao dịch điện tử: ngân hàng, chứng khoán,…

Việc xác định rõ ngay từ đầu về nhu cầu sử dụng chữ ký số sẽ giúp doanh nghiệp của bạn lựa chọn được gói đăng ký hợp lý, số lượng ký số cần mua để phục vụ cho mọi hoạt động, tránh tình trạng gián đoạn làm giảm hiệu suất công việc.

2. Tìm hiểu rõ các tính năng của chữ ký số

Sau khi đã xác định được nhu cầu sử dụng, doanh nghiệp hoặc cá nhân nên tìm hiểu sâu hơn về công dụng của chữ ký số đó và khả năng liên kết, tích hợp với hệ thống khác.

 Ví dụ như phần mềm quản lý và ký số văn bản điện tử CyberSign có thể ký số trên mọi thể loại văn bản ở các định dạng file khác nhau, khả năng tích hợp với hầu hết các phần mềm, để giúp bạn dễ dàng: kê khai bảo hiểm xã hội, nộp thuế, thực hiện các giao dịch điện tử,…

3. Tham khảo giá chữ ký số của nhiều đơn vị khác nhau

Vấn đề về giá cả là một trong những lưu ý quan trọng trước khi mua chữ ký số. Bạn nên tìm hiểu giá của 5 – 10 nhà cung cấp khác nhau và so sánh chênh lệch để ra quyết định. Tuy nhiên, đối với sản phẩm công nghệ, giá không phải yếu tố tiên quyết mà “chất lượng” mới là yếu tố quan trọng nhất. Nếu bạn lựa chọn một dịch vụ chữ ký số giá rẻ nhưng khi sử dụng thường xuyên gặp lỗi thì sẽ khiến bạn mất rất nhiều chi phí và cơ hội trong kinh doanh như: để khách hàng chờ đợi, chậm hạn kê khai thuế,…

Hiện nay, bảng giá báo giá chữ ký số của NewCA đang được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn tham khảo bởi sự hợp lý cả về chi phí và chất lượng. Mời anh/chị doanh nghiệp tham khảo.

4. Tìm hiểu review về phần mềm chữ ký số an toàn, tiện lợi

Thứ nhất, hãy đọc review về sản phẩm đó trên trang mạng, forum, cộng đồng, thậm chí hỏi các doanh nghiệp đã sử dụng mà bạn quen. Việc được nhiều kênh truyền thông đưa tin khen ngợi chất lượng phần mềm, bạn đã có thể chắc chắn 50% đó là nhà cung cấp uy tín.

Thứ hai, Phần mềm đó có được Tổng cục Thuế, Cục Thuế các tỉnh đánh giá cao đưa tin lên các trang website chính thống cục thuế hay công văn khuyến khích sử dụng chữ ký số không?
Thứ ba, quan tâm đến giấy chứng nhận, chứng chỉ của phần mềm. Chắc chắn một phần mềm có chất lượng tốt, uy tín sẽ được các đơn vị chứng thực và cấp giấy chứng nhận đảm bảo an toàn – bảo mật,…

Đơn cử như NewCA là nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng hoạt động theo giấy phép số 1046/GP-BTTT và số 225/GP-BTTT do Bộ Thông tin và Truyền thông cấp.

5. Chuẩn bị trước các phương án khi xảy ra sự cố bằng cách đặt vấn đề với nhà cung cấp trước khi mua

Lưu ý cuối cùng đó là luôn chuẩn bị các câu hỏi cần tư vấn khi xảy ra sự cố trước khi bắt đầu cuộc tư vấn từ nhà cung cấp. Bên cạnh đó, bạn cũng nên tìm hiểu các câu trả lời trên mạng để nắm được ít nhất 50% kiến thức về sản phẩm. Vậy bạn cần chuẩn bị những câu hỏi như thế nào để biết đây là một nhà cung cấp uy tín và đáng tin cậy?

Hiện nay hơn 80% doanh nghiệp đã sử dụng giải pháp hóa đơn điện tử. Để hóa đơn điện tử đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp thì chữ ký số là điều kiện bắt buộc phải có. Liên hệ ngay với nhà cung cấp chữ ký số NewCA theo tổng đài 19002066 nhánh số 2 hoặc gửi email cho chúng tôi theo địa chỉ: nghiepvu@newca.vn để được tư vấn và hỗ trợ.

————————

CÔNG TY CỔ PHẦN NEWCA
Tổng đài CSKH: 1900 2066
Hotline: 0936 208 068
Website: https://newca.vn/
Email: support@newca.vn