Phương pháp nhận biết hóa đơn điện tử hợp lệ 

Hoá đơn điện tử hợp lệ

Hiện nay, Chính phủ đã có yêu cầu bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy. Vậy làm thế nào để nhận biết được hóa đơn điện tử hợp lệ? Tìm hiểu ngay bài viết của NewCA nhé.

Hóa đơn điện tử là gì?

Theo Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn được hiểu là chứng từ kế toán do cá nhân, tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của Luật kế toán.

Trong đó, hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở định dạng dữ liệu điện tử do cá nhân, tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử bằng các phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ hệ thống máy tính có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Cách nhận biết hóa đơn điện tử hợp lệ

Nhận biết hóa đơn có hợp lệ, hợp pháp hay không là một việc làm quan trọng đối với mỗi kế toán. Thực hiện chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử khiến nhiều kế toán gặp lúng túng. Vì thế, NewCA đã tổng hợp các nội dung mà kế toán doanh nghiệp cần lưu ý để nhận biết hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp nhanh chóng.

Nội dung của hóa đơn điện tử

Căn cứ vào Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, một hóa đơn điện tử hợp lệ cần đảm bảo các thông tin sau:

  1. Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn
  2. Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính (mục này được hướng dẫn bởi Khoản 2, Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC)
  3. Số hóa đơn
  4. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
  5. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua
  6. Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng
  7. Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua
  8. Thời điểm lập hóa đơn
  9. Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử
  10. Mã của cơ quan thuế 
  11. Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và các nội dung liên quan.
  12. Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in
  13. Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn

Ngoài ra, các đơn vị cần phải lưu ý về nội dung để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn điện tử. Một số lỗi sai thường gặp ở các doanh nghiệp khi phát hành hóa đơn điện tử gồm có:

  • Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải, trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt (theo điểm a khoản 6 điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
  • Đối với trường hợp không bắt buộc phải có chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua, dấu của người bán khi khởi tạo và phát hành hóa đơn: hóa đơn tiền điện, hóa đơn tiền nước, hóa đơn dịch vụ viễn thông, hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in.

Thời điểm lập hóa đơn điện tử

Căn cứ vào Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử của một số trường hợp phổ biến sau đây:

Trường hợp 1: Bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia)

Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Trường hợp 2: Cung cấp dịch vụ

Thời điểm lập hóa đơn sẽ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. 

 Lưu ý: Nếu người bán có thu tiền trước hoặc thu trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền.

Trường hợp 3: Giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ

Thời điểm lập hóa đơn sẽ là mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

Định dạng của hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, định dạng hóa đơn điện tử được định nghĩa là một tiêu chuẩn kỹ thuật nhằm quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin, với mục đích truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Ngôn ngữ định dạng văn bản của hóa đơn điện tử được quy định là ngôn ngữ XML (eXtensible Markup Language).

Định dạng của hóa đơn gồm có hai thành phần bắt buộc mà mọi hóa đơn điện tử nào cũng cần tuân thủ theo nhằm đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn:

  • Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử;
  • Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số.

Trường hợp đơn vị sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì doanh nghiệp phải tuân thủ thêm một thành phần định dạng hóa đơn điện tử, cụ thể là: thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.

Hoá đơn điện tử hợp lệ
Lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử

Những điều cần lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử

Ngoài công việc đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân kinh doanh cũng cần phải lưu ý một số nội dung liên quan đến hệ thống quy định về nghiệp vụ kế toán. 

Trường hợp hóa đơn điện tử đầu vào từ 20 triệu đồng trở lên

  • Khấu trừ thuế GTGT (giá trị gia tăng) được xem là chi phí hợp lý tính thuế TNDN (thu nhập cá nhân), doanh nghiệp phải tiến hành thanh toán các hóa đơn này bằng hình thức chuyển khoản. 
  • Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của một nhà cung cấp có giá trị dưới hai mươi triệu đồng nhưng mua nhiều lần trong cùng một ngày và có tổng giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên thì chỉ được khấu trừ thuế đối với trường hợp có chứng từ thanh toán qua ngân hàng.

Trường hợp hóa đơn thanh toán nhiều lần: doanh nghiệp cần phải tiến hành thanh toán bằng hình thức chuyển khoản nếu thanh toán nhiều lần cho một hóa đơn, gồm cả lần đặt cọc đầu tiên.

Trường hợp hóa đơn điện tử đầu vào mua bán tài sản cố định: doanh nghiệp không được khấu trừ thuế GTGT khi mua ô tô chở người dưới 9 chỗ, đối với giá trị từ 1,6 tỷ đồng trở lên, trừ trường hợp sử dụng mục đích vận tải.

Trường hợp hóa đơn điện tử đầu vào kê khai từ năm trước nhưng lại hạch toán vào năm sau sẽ không được khấu trừ thuế GTGT.

Trường hợp hóa đơn điện tử đầu vào của dự án: doanh nghiệp không được khấu trừ thuế GTGT khi thuế GTGT của dự án đến thời điểm quyết toán thì bị hủy.

Như vậy, NewCA đã tổng hợp cách nhận biết hóa đơn điện tử hợp lệ, hy vọng hữu ích cho quý bạn đọc. Mọi thông tin cần tư vấn và giải đáp các thắc mắc vui lòng liên hệ hotline 19002066.

Bài viết liên quan:

————————

CÔNG TY CỔ PHẦN NEWCA

  • Tổng đài CSKH: 1900 2066
  • Hotline: 0936 208 068
  • Website: https://newca.vn/
  • Email: support@newca.vn