Chữ ký điện tử là gì? Tổng quan về chữ ký điện tử

Chữ ký điện tử

Trước sự phát triển vượt bậc của các hình thức giao dịch trực tuyến, chữ ký điện tử đã trở thành một phần không thể thiếu của các giao dịch này. Cùng NewCA tìm hiểu chữ ký điện tử là gì? Và những thông tin liên quan đến chữ ký này qua bài viết dưới đây. 

Chữ ký điện tử là gì?

Theo Khoản 1, Điều 21 của Luật Giao dịch điện tử ban hành năm 2005, chữ ký điện tử (Electronic signature) được quy định như sau: 

Chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký.

Như vậy, chữ ký điện tử là một dạng thông tin (chữ, ký hiệu, âm thanh hay hình ảnh) kèm theo dữ liệu nhằm mục đích xác minh thông tin về người sở hữu dữ liệu đồng thời xác nhận sự thỏa thuận của người này với văn bản đã ký trong các giao dịch điện tử. 

Chữ ký điện tử có bảo đảm an toàn dữ liệu không? 

Để được coi là bảo mật dữ liệu tuyệt đối, Electronic signature cần đáp ứng được quy trình kiểm tra an toàn với các điều kiện sau: 

  • Chữ ký điện tử đã được tổ chức kinh doanh dịch vụ chữ ký điện tử hợp pháp chứng thực.
  • Dữ liệu dùng để tạo ra chữ ký điện tử, chỉ được gắn duy nhất với một cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp và chỉ thuộc quyền kiểm soát của người ký tại thời điểm giao dịch. 
  • Mọi thay đổi với chữ ký điện tử và nội dung của thông điệp giữ liệu sau khi đã ký số đều cần được phát hiện. 

Tính pháp lý của chữ ký điện tử

Để các giao dịch có chữ ký điện tử hợp pháp, chữ ký điện tử phải đáp ứng được các tiêu chí sau: 
– Phương pháp tạo chữ ký điện tử cho phép xác minh người ký và chứng tỏ được sự chấp thuận của người ký đối với nội dung văn bản/hợp đồng

– Phương pháp tạo chữ ký đủ tin cậy và phù hợp với mục đích mà theo đó thông điệp dữ liệu được tạo ra và gửi đi

Ngoài ra, trường hợp pháp luật quy định văn bản/hợp đồng cần được đóng dấu của cơ quan/tổ chức, thì chữ ký điện tử của cơ quan/tổ chức đó cần có giá trị pháp lý khi đáp ứng các điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 22 của Luật Giao dịch điện tử và chữ ký điện tử đó có chứng thực.

Tuy nhiên nếu một trong những đơn vị ký kết văn bản là tổ chức, doanh nghiệp thì chữ ký điện tử cần được chứng thực và đáp ứng đầy đủ các điều kiện về an toàn, cụ thể: 

Tiêu chíChữ ký điện tử
Văn bản đảm bảo giá trị về mặt pháp lýXác minh được danh tính của người ký và ý kiến đồng tình với nội dung như trên văn bản giao dịch. Đảm bảo tuyệt đối về độ an toàn, tránh giả mạo chữ ký. 
Văn bản có đóng dấu của tổ chức, doanh nghiệpTại thời điểm giao dịch, dữ liệu chứa trong chữ ký điện tử chỉ thuộc quyền kiểm soát của người ký. Mọi thay đổi của chữ ký điện tử cần được phát hiện sau khi ký. Mọi thay đổi với nội dung thông điệp kèm theo dữ liệu đề có thể bị phát hiện sau khi đã ký. 

Như vậy, người dùng có thể yên tâm hơn khi sử dụng chữ ký điện tử để giao dịch trực tuyến. Điều này đã thúc đẩy cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp sử dụng chữ ký điện tử ngày càng rộng rãi hơn. 

Lợi ích của chữ ký điện tử

Chữ ký điện tử đem lại cho cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp nhiều lợi ích thiết thực, cụ thể như: 

  • Tối ưu thời gian và chi phí giao dịch: khi sử dụng chữ ký điện tử, người dùng có thể sử dụng ở bất kỳ không gian và thời gian nào. Người sử dụng chữ ký này không bắt buộc cần có mặt tại địa điểm giao dịch hoặc ký kết giúp tiết kiệm thời gian di chuyển, tiết kiệm chi phí in ấn văn bản. 
  • Độ bảo mật và an toàn thông tin dữ liệu cao: bởi khi giao dịch sử dụng chữ ký điện tử, có thể hạn chế khả năng giả mạo chữ ký so với việc ký kết văn bản theo cách truyền thống. 
  • Tối ưu quy trình giao dịch: khi sử dụng chữ ký điện tử, người dùng có thể tích hợp quá trình lập, chuyển và nhận văn bản hay tài liệu thông qua thiết bị có kết nối mạng internet dễ dàng và thuận tiện hơn. 
  • Tích hợp nộp thuế trực tuyến với quy trình tối giản: Người dùng có thể kê khai và nộp thuế online trên hệ thống thuế của nhà nước. Điều này giúp quá trình nộp thuế đơn giản và dễ dàng hơn. 

Xem thêm: Tiết kiệm 90% chi phí nhờ phương thức ký hợp đồng từ xa

Đối tượng sử dụng chữ ký điện tử

Hiện nay, mọi công dân hợp tại Việt Nam đều có thể sử dụng chữ ký điện tử như một công cụ hỗ trợ đắc lực cho việc giao dịch trực tuyến. Cụ thể, 

  • Tổ chức hay doanh nghiệp: sử dụng ký điện tử cho việc giao dịch với các đối tác và khối lượng giao dịch thường xuyên, liên tục.
  • Cá nhân thuộc tổ chức, doanh nghiệp: cấp quản lý sử dụng chữ ký này để hoàn tất các giao dịch nội bộ như phê duyệt hợp đồng, văn bản từ nhân viên khác. 
  • Cá nhân độc lập: sử dụng chữ ký điện tử để hoàn thiện giao dịch điện tử với ngân hàng, thanh toán Thuế TNCN, …
Đối tượng dùng chữ ký điện tử
Đối tượng dùng chữ ký điện tử

Các cách tạo chữ ký điện tử đơn giản 

Chữ ký điện tử mang nhiều tiện ích trong quá trình sử dụng. Vậy người dùng có thể tạo ra chữ ký điện tử bằng những phương pháp nào?

Tạo chữ ký điện tử online miễn phí

Để tạo được chữ ký điện tử trực tuyến bạn cần lưu ý 5 bước sau: 

  • Bước 1: Truy cập vào địa chỉ trang web Wikici và dùng trình duyệt Google Chrome để có thể tạo chữ ký nét nhất. 
  • Bước 2: Sau đó người dùng ký chọn màu chữ và ký vào phần màu trắng trong khung, ấn lưu để hoàn tất quá trình. 
  • Bước 3: Bạn có thể tham khảo các mẫu chữ ký có sẵn trên website
  • Bước 4: Tải về mẫu chữ ký người dùng vừa tạo trên website
  • Bước 5: Để thêm ký điện tử vừa lưu vào trong văn bản khi giao dịch, bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + C hoặc Command + C. Sau đó, dán vào phần cần ký. Cuối cùng, thu nhỏ chữ ký, nhấp chuột phải lên chữ ký, tiếp đến chọn chế độ Warp Text và Square là xong. 

Tạo chữ ký điện tử trong Word

Với ứng dụng này, người dùng có thể đa dạng phương thức tạo chữ ký điện tử bằng 2 cách sau: 

Cách 1: Tạo chữ ký trực tiếp

Tại file văn bản giao dịch, người dùng cần đặt con trỏ chuột vào vị trí cần ký sau đó thực hiện các bước: 

  • Vào Insert, chọn Signature Line phía phải trên thanh công cụ hoặc chọn chế độ Microsoft Office Signature Line…. 
  • Tiếp đến, điền đầy đủ thông tin vào hộp Signature Setup
  • Chọn ok, chữ ký sẽ xuất hiện. 
  • Sau đó, click đúp vào phần chữ ký, chọn ok
  • Cuối cùng, gõ chữ ký vào phần Textbox hay chọn Select Image, tìm phần ảnh đã tạo và nhấn Sign để hoàn tất. 

Cách 2: Tạo chữ ký gián tiếp 

Để tạo chữ ký điện tử gián tiếp bằng Word, người dùng cần có chữ ký trên giấy viết màu trắng trước. Sau đó, thực hiện các bước tiếp, cụ thể: 

  • Sử dụng điện thoại scan chữ ký trên giấy viết và lưu ảnh dưới định dạng png hay jpg. 
  • Cắt ảnh vừa lưu với kích thước vừa đủ và lưu lại file khác. 
  • Mở file cần chèn chữ ký điện tử, chọn Insert, tiếp đến là Pictures.
  • Cuối cùng, chọn ảnh chữ ký đã cắt, kéo tới vị trí văn bản cần ký. 

Cách tạo chữ ký điện tử trên điện thoại

Ngoài cách thức tạo chữ ký điện tử trực tuyến thì người dùng có thể tạo chữ ký này ngay trên điện thoại di động. Tuy nhiên, với mỗi hệ điều hành việc tạo dựng chữ ký lại khác nhau, cụ thể:

  • Tạo chữ ký trên iphone: tại màn hình điện thoại với giao diện trả lời email, người dùng chọn biểu tượng hình cây bút. Sau đó ấn nút cộng phía cuối màn hình và chọn chế độ chữ ký. Tiếp đến người sử dụng dùng ngón tay viết hay vẽ chữ ký trực tiếp trên màn hình, nhấn xong và hoàn tất. Cuối cùng, khách hàng chỉ cần sử dụng chữ ký đã tạo để chèn vào văn bản cần giao dịch. 
  • Tạo chữ ký trên Android: Đầu tiên, người dùng cần kết nối thiết bị di động với mạng internet, tiếp đến tìm kiếm biểu tượng Market trên điện thoại và khởi chạy nó. Trên thanh tìm kiếm của Market, bạn tìm kiếm ứng dụng SignNow – Sign & Fill Documents và cài đặt ứng dụng trên điện thoại. Sau khi quá trình cài đặt hoàn tất, người dùng mở ứng dụng chọn Tap above to open and sign a document. Tiếp đến, màn hình sẽ xuất hiện mục Signature. Tiếp đến, bạn tự tạo chữ ký cho riêng mình bằng việc di chuyển ngón tay trên màn hình và nhấn lưu khi chọn ok, đặc biệt chú ý tùy chọn kích thước của chữ ký.

Nguyên tắc khi sử dụng chữ ký điện tử

Quy tắc về sử dụng chữ ký điện tử được quy định rõ tại Điều 23 của Luật Giao dịch điện tử ban hành năm 2005 như sau: 

  • Các bên tham gia giao dịch, có thể sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký điện tử trong khi giao dịch. 
  • Các bên tham gia ký kết văn bản, có thể sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký điện tử có chứng thực. 
  • Nếu hai bên thống nhất sử dụng chữ ký điện tử thì chữ ký này cần được cung cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử
  • Nếu chữ ký điện tử của cơ quan nhà nước thì cần được chứng thực bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định. 

Lựa chọn nhà cung cấp chữ ký số điện tử uy tín

Doanh nghiệp hay tổ chức cung cấp dịch vụ chữ ký số điện tử đóng vai trò quyết định sự uy tín của chữ ký đó trong quá trình sử dụng. Vì vậy, NewCA gợi ý cho khách hàng một số doanh nghiệp có dịch vụ chất lượng hàng đầu về chữ ký điện tử, được khách hàng tin dùng:

  • Chữ ký số điện tử FastCA
  • Chữ ký số điện tử VINA-CA
  • Chữ ký số điện tử EASYCA
  • Chữ ký số điện tử EFY-CA
  • Chữ ký số điện tử VIETTEL-CA

NewCA tự hào cung cấp các giải pháp ưu việt về chữ ký điện tử từ các doanh nghiệp hàng đầu lĩnh vực chữ ký điện tử, đảm bảo an toàn thông tin cho khách hàng và hạn chế tối đa sự giả mạo chữ ký. Để có thêm thông tin chi tiết về các sản phẩm dịch vụ của NewCA, khách hàng có thể liên hệ với chúng tôi qua tổng đài tư vấn: 19002066. 

Tóm lược nội dung

Chữ ký điện tử là gì?

Chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký.

Chữ ký điện tử có bảo đảm an toàn dữ liệu không?

Chữ ký điện tử đã được tổ chức kinh doanh dịch vụ chữ ký điện tử hợp pháp chứng thực.
Dữ liệu dùng để tạo ra chữ ký điện tử, chỉ được gắn duy nhất với một cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp và chỉ thuộc quyền kiểm soát của người ký tại thời điểm giao dịch. 
Mọi thay đổi với chữ ký điện tử và nội dung của thông điệp giữ liệu sau khi đã ký số đều cần được phát hiện

Bài viết liên quan:

————————

Công ty cổ phần NewCA