Theo quy định pháp luật, người bán hàng hóa được phép chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy nhằm chứng minh được nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi duy nhất một lần. Vậy hóa đơn chuyển đổi là gì? Quá trình chuyển đổi hóa đơn hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy gồm những bước nào? Tất cả sẽ được giải đáp ngay trong bài viết dưới đây của NewCA.
Mục lục
Hóa đơn chuyển đổi là gì?
Hoá đơn chuyển đổi được hiểu là hoá đơn được in từ hoá đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo quy định của pháp luật. Vì thế phụ thuộc vào mục đích sử dụng mà người lập hoá đơn có thể được chuyển đổi từ dạng thức hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy bảo đảm theo quy định của pháp luật.
>>> Xem thêm: Tìm hiểu về hóa đơn điện tử tại NewCA
Trường hợp nào cần sử dụng hóa đơn chuyển đổi
Theo thông tư 32/2011/TT-BTC quy định, bên bán hàng hoá có quyền chuyển đổi hoá đơn điện tử sang hóa đơn giấy khi cần chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá với cơ quan quản lý nhà nước.
Trường hợp thứ hai, bên bán và bên mua được phép chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy nhằm mục đích lưu trữ giấy tờ kế toán theo yêu cầu của nghiệp vụ kế toán.
Điều kiện để thực hiện chuyển đổi hóa đơn
Thứ nhất, hoá đơn giấy phải thể hiện đầy đủ nội dung thông tin được ghi nhận trên hóa đơn điện tử. Vì thế đòi hỏi người xuất hoá đơn cần in đầy đủ nội dung hoá đơn ra cùng một mặt giấy khi thực hiện chuyển đổi.
Thứ hai, hoá đơn phải có đầy đủ chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi hoá đơn.
Thứ ba, phải có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy và trên hoá đơn chuyển đổi cần ghi rõ HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ.
Thứ tư, giá trị pháp lý của hoá đơn chuyển đổi: đối với hoá đơn chuyển đổi, nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện chuyển đổi như trên thì có giá trị pháp lý tương đương với hoá đơn điện tử.
Quy trình tiến hành chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Bước 1: Từ file điện tử của hoá đơn điện tử do bên bán xuất khi bán hàng, bên bán hoặc bên mua có nhu cầu chuyển đổi tiến hành lưu trữ file điện tử của hoá đơn được thể hiện dưới dạng file pdf về máy tính.
Bước 2: Bên bán hoặc bên mua tiến hành in hoá đơn giấy từ hoá đơn định dạng .pdf của hóa đơn điện tử
Bước 3: Tiến hành ký và ghi rõ họ tên của chủ thể thực hiện quá trình chuyển đổi.
Phân biệt hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy và hóa đơn giấy
| Chỉ tiêu so sánh | Hóa đơn điện tử chuyển đổi | Hóa đơn giấy |
| Mẫu | Số liên của hóa đơn điện tử sẽ là 0 | Số liên của hóa đơn giấy là số trong khoảng từ 2 đến 9 |
| Số seri | ký hiệu dạng HM/17E | Đối với đặt in có ký hiệu cuối cùng là P- Đối với hóa đơn giấy tự in có ký hiệu cuối cùng là T |
| Chữ ký | Có ký hiệu riêng để xác nhận hóa đơn được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử và trên hóa đơn phải chữ ký của người thực hiện chuyển đổi. | Chữ ký tay trực tiếp của người lập |
| Hình thức | Ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”, là dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn- Họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi và thời gian thực hiện chuyển đổi | Dựa trên khuôn mẫu của hóa đơn đặt in hoặc khuôn mẫu hóa đơn đăng ký do mình tự phát hành |
Hướng dẫn người mua tự chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy trên CyberBill
NewCA là nhà cung cấp dịch vụ số uy tín được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Một trong những sản phẩm số ưu việt được NewCA cung cấp là phần mềm hóa đơn điện tử CyberBill. Đây là giải pháp hóa đơn điện tử toàn diện, tích hợp tối đa, hỗ trợ rút ngắn các thủ tục hành chính về hóa đơn.
Khi sử dụng hóa đơn điện tử CyberBill, người dùng được phép chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, nhằm phục vụ nhu cầu kinh doanh. Khách hàng chỉ được chuyển đổi 1 lần duy nhất theo quy định pháp luật.
Để thực hiện chuyển đổi hóa đơn đơn quý khách hàng thao tác theo các bước như sau:
Bước 1: Chọn Hóa đơn [1]
Bước 2: Chọn Chuyển đổi hóa đơn [2]
Bước 3: Chọn Chưa chuyển đổi [3]
Bước 4: Tích chọn hóa đơn muốn chuyển đổi [4]
Bước 5: Chọn Chuyển đổi [5]
Bước 6: Chọn Đã chuyển đổi [6] để xem lại hóa đơn chuyển đổi
Bước 7: Chọn [7] để xem lại hóa đơn chuyển đổi
Bước 8: Chọn [8] để tải hóa đơn chuyển đổi
Trên hóa đơn chuyển đổi có mục người chuyển đổi và ngày chuyển đổi và người mua hàng
Mục người chuyển đổi và người mua hàng khi in hóa đơn bên mua và bên bán sẽ ký đóng dấu tương ứng.
Trên đây là toàn bộ các thông tin về hóa đơn chuyển đổi là gì, quy trình chuyển đổi hóa đơn. Hy vọng NewCA đem lại các thông tin hữu ích cho quý khách hàng. Mọi thông tin cần tư vấn, giải đáp thắc mắc vui lòng liên hệ qua hotline 1900 2066. Truy cập newca.vn để lựa chọn các sản phẩm phù hợp với doanh nghiệp.
Bài viết liên quan:
- Phương pháp nhận biết hóa đơn điện tử hợp lệ
- Chuyển đổi số doanh nghiệp là gì? Tầm quan trọng của chuyển đổi số
- Chuyển đổi số cho doanh nghiệp vừa và nhỏ: thách thức và giải pháp
- [Cập nhật mới nhất] Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho và cách hạch toán (P1)
- Hướng dẫn lấy thông tin tài khoản VNACCS
————————
CÔNG TY CỔ PHẦN NEWCA
- Tổng đài CSKH: 1900 2066
- Hotline: 0936 208 068
- Website: https://newca.vn/
- Email: [email protected]