Cách giải trình và biện pháp hạn chế sai sót khi thanh, kiểm thuế GTGT tại doanh nghiệp xây dựng

cach giai trinh va bien phap han che sai sot khi thanh kiem tra thue gtgt tai dn xay dung 20211125033932

Thanh, kiểm thuế GTGT tại doanh nghiệp xây dựng là một hoạt động thường xuyên của cơ quan thuế đối với người nộp thuế. Để hoạt động thanh tra, kiểm tra được diễn ra một cách hiệu quả đòi hỏi các doanh nghiệp phải có sự chuẩn bị đầy đủ, chu đáo và sự phối hợp một cách nhịp nhàng với đoàn thanh kiểm tra.

Qua bài viết sau đây NewCA xin giới thiệu cách thức doanh nghiệp giải trình và các biện pháp hạn chế sai sót.

1. Đối với kỹ thuật đối sánh doanh thu tính thuế GTGT và doanh thu tính thuế TNDN

Một số chênh lệch có thể giải trình được khi doanh thu tính thuế GTGT nhỏ hơn doanh thu tính thuế TNDN, tránh bị truy thu thuế GTGT:

– Doanh thu tài chính là lãi tiền gửi tại tổ chức tín dụng, ngân hàng không phải xuất hóa đơn.

Lưu ý lãi cho doanh nghiệp khác vay vẫn phải xuất hóa đơn không chịu thuế GTGT và kê khai ở chỉ tiêu [26] HHDV không chịu thuế GTGT trên tờ khai 01/GTGT.

– Lãi tỷ giá

– Các khoản giảm trừ doanh thu (chiết khấu thương mai, giảm giá hàng bán, hàng bán trả lại) có hồ sơ chứng từ chứng minh.

– Các khoản doanh thu cho thuê máy móc, dịch vụ nhận tiền và xuất hóa đơn trước khi thực hiện.

Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm kế toán có chức năng vừa hạch toán, vừa kê khai thuế GTGT, vừa kê khai thuế TNDN từ cùng một cơ sở dữ liệu, để tránh các sai sót do nhầm lẫn khi lập tờ khai thuế GTGT, Báo cáo tài chính và tờ khai Quyết toán thuế TNDN.

Đối với các chênh lệch hợp lý, cần tập hợp, phân loại, photo sẵn chứng từ chứng minh và căn cứ pháp lý cho các khoản chênh lệch đó để khi cơ quan thuế yêu cầu thì cung cấp ngay, tránh mất thời gian tìm kiếm.

Đối với các chênh lệch có khả năng bị truy thu thì doanh nghiệp cần sớm khắc phục, xuất hóa đơn bổ sung, kê khai bổ sung, hạch toán bổ sung, nộp thuế bổ sung… để giảm thiểu khoản phạt vi phạm hành chính và tiền chậm nộp.

2. Đối với các kỹ thuật phân tích tìm bằng chứng kê khai thiếu doanh thu

Kỹ thuật này chủ yếu sẽ thực hiện thông qua phân tích số liệu và phỏng vấn. Kế toán hoặc thành viên ban giám đốc phụ trách giải trình phải thực sự nắm rõ tình hình kinh doanh của công ty, số liệu doanh thu chi phí theo từng dự án, trả lời một cách rõ ràng, nhất quán và tự tin, tránh gây sự hoài nghi cho cán bộ thanh kiểm tra dẫn đến mở rộng phạm vi, phương pháp kiểm tra chi tiết.

Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm kế toán có khả năng theo dõi, tập hợp doanh thu, chi phí dở dang và tính giá thành, giá vốn theo từng hợp đồng xây dựng.

Bộ phận kế toán nên thường xuyên đốc thúc các phòng ban liên quan (bộ phận thi công, nghiệm thu…) tiến hành nghiệm thu và chuyển ngay hồ sơ nghiệm thu với chủ đầu tư về phòng kế toán để xuất hóa đơn, hạch toán doanh thu và kê khai thuế kịp thời.

Trong một số trường hợp đã nghiệm thu sơ bộ, chủ đầu tư đã đồng ý phần lớn các hạng mục, chỉ yêu cầu sửa chữa một số khiếm khuyết nhỏ không đáng kể thì cân nhắc trích trước doanh thu và kê khai tính thuế GTGT, TNDN.

Thu thập bằng chứng đối với công trình bị trì hoãn tiến độ, đã phát sinh chi phí nhưng chưa nghiệm thu hoàn thành tiến độ được để giải trình cho đoàn thanh tra.

3. Đối với các kỹ thuật kiểm tra chi tiết hóa đơn đầu vào

Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm kế toán có chức năng kê khai thuế GTGT, form nhập liệu có đầy đủ các thông tin để vừa hạch toán kế toán (ngày chứng từ, diễn giải, số tiền, tài khoản Nợ/Có) vừa kê khai thuế (nhà cung cấp, mã số thuế, địa chỉ, số hóa đơn, ngày hóa đơn…).

Ngoài ra khâu nhập liệu chứng từ mua hàng ban đầu cũng rất quan trọng. Kế toán phải xác định (hạch toán) riêng được hóa đơn đầu vào nào dùng cho hoạt động chịu thuế GTGT, hóa đơn nào dùng cho hoạt động không chịu thuế GTGT, và hóa đơn nào không hạch toán riêng được phải phân bổ thuế GTGT đầu vào theo tỷ lệ doanh thu đầu ra trên Bảng kê 01-2/GTGT.

Bảng kê hóa đơn hàng hóa dịch vụ mua vào 01-2/GTGT được kết xuất sẽ hỗ trợ cho cán bộ thuế trong việc dễ dàng tổng hợp, phân loại hóa đơn theo một số tiêu chí lựa chọn (nhà cung cấp, ngày hóa đơn, số tiền…) để chọn mẫu kiểm tra chi tiết một cách hiệu quả nhất.

Sau khi cán bộ kiểm tra đã chọn mẫu, việc còn lại của kế toán là nhanh chóng định vị và tìm kiếm hóa đơn, hợp đồng, biên bản nghiệm thu, ủy nhiệm chi, phiếu chi… tương ứng với hóa đơn được chọn để cung cấp cho đoàn kiểm tra.

Việc đánh số chứng từ, cách lưu trữ khoa học có thứ tự và bảo quản chứng từ cẩn thận sẽ giúp kế toán dễ dàng tìm thấy và nhanh chóng cung cấp cho đoàn kiểm tra.

Nếu phát hiện hóa đơn mất cháy hỏng, thì trong vòng năm ngày kế từ ngày phát hiện, kế toán nên yêu cầu bên mua cấp bản sao Liên 1 hóa đơn có xác nhận (ký tên và đóng dấu) của đại diện pháp luật bên bán và thực hiện Báo cáo mất cháy hỏng hóa đơn theo mẫu BC21/AC gửi đến cơ quan thuế.

Sau khi Cơ quan thuế tiến hành lập biên bản và xử phạt hành chính thì Bản sao hóa đơn này có thể dùng để kê khai thuế. Hiện nay, việc mua hàng từ các nhà cung cấp sử dụng hóa đơn điện tử cũng giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro mất cháy hỏng hóa đơn do file hóa đơn điện tử (định dạng *.xml, *.pdf) có thể tải/gửi nhiều lần từ nhà cung cấp.

Tra cứu hóa đơn trên website http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/ của Tổng cục thuế để cân nhắc loại trước các hóa đơn bất hợp pháp.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế theo lộ trình của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC cũng góp phần hạn chế rủi ro này.

4. Đối với việc kiểm tra việc tính phân bổ thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

Kỹ thuật này chủ yếu kiểm tra việc tính toán chính xác tỷ lệ phân bổ thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Doanh nghiệp thường quên không tính phân bổ (không lập các Bảng tính phân bổ 01-4A/GTGT và 01-4B/GTGT) hơn là có lập bảng tính mà tính sai.

Do đó khi doanh nghiệp có phát sinh các khoản doanh thu không chịu thuế GTGT, kế toán cần lưu ý lập Bảng tính phân bổ 01-4A/GTGT cùng với tờ khai thuế 01/GTGT hàng tháng/ hàng quý và Bảng điều chỉnh phân bổ 01-4B/GTGT cùng với tờ khai tháng/quý cuối cùng trong năm.

5. Tiến hành thanh kiểm tra thử về thuế

Ngoài việc tự kiểm tra, doanh nghiệp cũng có thể sử dụng dịch vụ chuyên môn của các công ty tư vấn thuế, các đại lý thuế có đủ năng lực (có thể tham khảo danh sách các đại lý thuế tại Website của tổng cục thuế www.gdt.gov.vn, mục Quản lý hành nghề dịch vụ thuế).

Với các tên gọi dịch vụ khác nhau nhưng có cùng bản chất như:
+ Dịch vụ khám sức khỏe về thuế (tax health check service);
+ Dịch vụ soát xét thuế (tax review service);
+ Thanh kiểm tra thử về thuế (tax mock-audit)
+ …

Các công ty tư vấn thuế, đại lý thuế này bằng kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn của mình có thể tiến hành trước các kỹ thuật thanh kiểm tra, tương tự như các kỹ thuật thanh kiểm tra nêu trên của cơ quan thuế nhằm phát hiện sớm các sai sót (rủi ro), đánh giá mức độ rủi ro về mức độ thiệt hại cũng như khả năng xảy ra và tư vấn cho doanh nghiệp các phương pháp khắc phục hoặc cải thiện nếu có.

Dịch vụ này có thể rất có ích cho doanh nghiệp trong việc định vị các rủi ro hiện hữu, phân loại mức độ ưu tiên của các rủi ro, sử dụng nguồn lực có giới hạn của doanh nghiệp để xử lý trước các rủi ro có đáng kể (độ ảnh hưởng lớn hoặc khả năng xảy ra gần như chắc chắn) trong một khoảng thời gian hợp lý trước khi diễn ra cuộc thanh kiểm tra thực tế.

Do được tập dượt trước, doanh nghiệp, cụ thể là kế toán hoặc cán bộ được phân công giải trình sẽ có kinh nghiệm hơn, tránh việc bị động, “hoảng loạn”, cung cấp chứng từ hoặc giải trình trước sau bất nhất, thậm chí mâu thuẫn lẫn nhau.

NewCA hy vọng bài tổng hợp, chia sẻ giúp ích được nhiều trong công việc của quý độc giả!

Câu hỏi thường gặp

Bản chất của việc tiến hành kiểm tra thử về thuế

– Phát hiện sớm các sai sót (rủi ro), đánh giá mức độ rủi ro về mức độ thiệt hại và tư vấn cho doanh nghiệp các phương pháp khắc phục hoặc cải thiện nếu có.
– Định vị các rủi ro hiện hữu, phân loại mức độ ưu tiên của các rủi ro, sử dụng nguồn lực có giới hạn của doanh nghiệp để xử lý trước các rủi ro.

Bài viết liên quan:

————————

Công ty cổ phần NewCA