Những điều cần biết khi hạch toán lương tháng 13

Những điều cần biết khi hạch toán lương tháng 13

Lương tháng thứ 13 là một khoản tiền thưởng mà người lao động thường được nhận được vào cuối năm dương lịch. Đây là khoản chi phí kế toán cần lưu ý để hạch toán chính xác. Trong bài viết này NewCA xin chia sẻ hướng dẫn cách hạch toán lương tháng 13 cùng với một số lưu ý quan trọng, mời các bạn cùng tham khảo.

1. Tìm hiểu về lương tháng 13

Lương tháng thứ 13 chính là khoản tiền thưởng mà người lao động thường nhận được vào cuối năm dương lịch. Đây là một khoản chi trả phụ thuộc vào thỏa ước lao động giữa doanh nghiệp và người lao động.

Không có quy định cụ thể nào về lương tháng 13, khoản chi này được hiểu chung là thưởng theo Điều 104 Bộ luật Lao động 2019 như sau:

“1. Thưởng là số tiền hoặc tài sản hoặc bằng các hình thức khác mà người sử dụng lao động thưởng cho người lao động căn cứ vào kết quả sản xuất, kinh doanh, mức độ hoàn thành công việc của người lao động.
2. Quy chế thưởng do người sử dụng lao động quyết định và công bố công khai tại nơi làm việc sau khi tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.”

Khoản thưởng này sẽ do doanh nghiệp quyết định và công bố công khai sau khi tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động (đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động). Về hình thức, không nhất thiết phải thưởng bằng tiền, mà có thể thưởng bằng tài sản hoặc các hình thức khác.

Xem Thêm: Cách tính lương chi tiết theo từng hình thức trả lương

2. Cách hạch toán lương tháng 13

Căn cứ: Thông tư số 200/2014/TT-BTC

2.1. Các hình thức tính lương tháng 13

Thông thường lương tháng 13 được tính cụ thể theo các trường hợp như trong hình sau:

– Trường hợp người lao động làm đủ 12 tháng thì lương tháng 13 được tính bằng bình quân của 12 tháng lương trong năm.
Lương tháng 13 = Tiền lương trung bình 12 tháng trong năm

Ví dụ 1: Chị A có mức lương từ tháng 01/2021 – 10/2021 là 7 triệu đồng/tháng; từ tháng 11/2021 – 12/2021 là 10 triệu đồng/tháng.
=> Mức lương tháng 13 của chị A là: [(7 x 10) + (10 x 2)] /12 = 7,5 triệu đồng

– Trường hợp người lao động không làm đủ 12 tháng thì lương tháng 13 được tính theo tỷ lệ số tháng làm việc trong năm.
Lương tháng 13 = (Số tháng làm việc trong năm/12) x Tiền lương trung bình 12 tháng trong năm

Ví dụ 2: Anh B bắt đầu làm việc tại công ty từ tháng 10/2021 với mức lương từ tháng 10/2021 – 12/2021 là 10 triệu đồng/tháng.
=> Mức lương tháng 13 của anh B là: (3/12) x 10 = 2,5 triệu đồng

– Trường hợp đặc biệt: người lao động có những đóng góp đáng kể thì việc tính lương tháng 13 sẽ phụ thuộc vào đặc thù mỗi doanh nghiệp.

Lưu ý: Tiền lương tháng thứ 13, nhiều doanh nghiệp và người lao động coi nó như một khoản tiền thưởng của doanh nghiệp. Việc quy định chi tiết mức hưởng, điều kiện hưởng… là tùy vào quy định, quy chế và quyết định các khoản lương thưởng và điều kiện của từng doanh nghiệp. Có nhiều doanh nghiệp không có khoản chi lương tháng thứ 13 mà gộp chung là khoản thưởng Tết.

2.2. Hướng dẫn hạch toán lương tháng 13

– Khi tính ra lương tháng 13 của người lao động:
Nợ TK 622, 623, 6271, 6411, 6421
Có TK 334
– Thuế thu nhập cá nhân trừ lương (nếu có)
Nợ TK 334
Có TK 3335
– Thanh toán lương tháng 13
Nợ TK 334
Có TK 111,112
– Chứng từ hạch toán: quyết định lương thưởng và bảng lương.

3. Lưu ý về lương tháng 13

3.1. Lưu ý về thuế thu nhập doanh nghiệp

Điều kiện để ghi nhận chi phí hợp lý với lương tháng 13

Khoản 2 Điều 3 Thông tư số 25/2018/TT-BTC, sửa đổi, bổ sung Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC, quy định như sau:

“2. Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:
2.6. Chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động thuộc một trong các trường hợp sau:

a) Chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật.

b) Các khoản tiền lương, tiền thưởng cho người lao động không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: hợp đồng lao động; thỏa ước lao động tập thể; quy chế tài chính của công ty, tổng công ty, tập đoàn; quy chế thưởng do chủ tịch hội đồng quản trị, tổng giám đốc, giám đốc quy định theo quy chế tài chính của công ty, tổng công ty“.

Do đó để ghi nhận chi phí lương tháng 13 là chi phí hợp lý khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp thì phải thỏa mãn điều kiện về hồ sơ, chứng từ như sau:

– Ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng lương tháng 13 tại một trong các hồ sơ: hợp đồng lao động; thỏa ước lao động tập thể; quy chế tài chính; quy chế thưởng.
– Quyết định lương thưởng;
– Chứng từ thanh toán lương thưởng.

Trường hợp doanh nghiệp có kết quả hoạt động kinh doanh lỗ thì chi phí lương tháng 13 có được ghi nhận là chi phí hợp lý không?
Nếu Quy chế tài chính nội bộ có quy định “Khoản tiền lương tháng 13 cho người lao động không phụ thuộc vào kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp” thì khoản tiền lương này được ghi nhận là chi phí hợp lý để tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Nếu Quy chế tài chính nội bộ có quy định “Khoản tiền lương tháng 13 cho người lao động phụ thuộc vào kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, doanh nghiệp có lợi nhuận thì mới chi lương tháng 13” thì khoản tiền lương này không được ghi nhận là chi phí hợp lý để tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

3.2. Thời điểm hạch toán lương tháng 13

Nếu doanh nghiệp thực chi tiền lương tháng 13 vào thời điểm trước khi nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp: chi phí lương này sẽ được ghi nhận vào chi phí năm tài chính phát sinh.

Nếu doanh nghiệp thực chi tiền lương tháng 13 vào thời điểm sau khi nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp: chi phí lương này sẽ được ghi nhận vào chi phí năm sau.

Lưu ý về bảo hiểm

Theo quy định tại Điều 103 Bộ Luật Lao động thì tiền thưởng là khoản tiền mà người sử dụng lao động thưởng cho người lao động căn cứ vào kết quả sản xuất kinh doanh hằng năm và mức độ hoàn thành công việc của người lao động.

Theo Công văn số 560/LĐTBXH-BHXH về việc xác định tiền lương làm căn cứ đóng BHXH quy định như sau: Tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc được thực hiện theo quy định tại Điều 89 Luật BHXH, Điều 17 Nghị định số 115/2015/NĐ-CP ngày 11/11/2015 của Chính phủ, Điều 30 Thông tư số 59/2015/TT-BLĐTBXH ngày 29/12/2015 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.

Từ ngày 01/01/2018 trở đi, tiền lương tháng đóng BHXH là mức lương, phụ cấp lương
và các khoản bổ sung khác.

Tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc không bao gồm các khoản chế độ và phúc lợi khác, như tiền thưởng theo quy định tại. Điều 103 Bộ luật Lao động, tiền thưởng sáng kiến; tiền ăn giữa ca; các khoản hỗ trợ xăng xe, điện thoại, đi lại, tiền nhà ở, tiền giữ trẻ, nuôi con nhỏ; hỗ trợ khi người lao động có thân nhân bị chết, người lao động có người thân kết hôn, sinh nhật của người lao động, trợ cấp cho người lao động gặp hoàn cảnh khó khăn khi bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp và các khoản hỗ trợ, trợ cấp khác.

Bài viết liên quan:

————————

Công ty cổ phần NewCA