Hoá đơn điện tử CyberBill - NewCA

Hóa đơn điện tử CyberBill là giải pháp hóa đơn điện tử toàn diện, được Tổng Cục thuế thừa nhận và khuyến khích sử dụng. Khắc phục hầu hết các nhược điểm của hoá đơn giấy và mang lại trải nghiệm tốt hơn cho doanh nghiệp và khách hàng. 

Tiết kiệm chi phí với phần mềm hóa đơn điện tử CyberBill. 

Phần mềm CyberBill là giải pháp hóa đơn điện tử toàn diện và hữu ích, góp phần nâng cao chất lượng công tác quản trị và kinh doanh trong doanh nghiệp, đồng thời hướng đến trải nghiệm khách hàng. 

Nếu doanh nghiệp của bạn đang có ý định chuyển đổi sang hóa đơn điện tử thì cũng không cần quá lo lắng về mức chi phí. NewCA cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử mới mức ngân sách thấp, chỉ từ 285.000 đồng. 

Bạn nhận được gì khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử CyberBill?

Hiện nay, hoá đơn điện tử gần như được áp dụng rộng rãi và bắt buộc trong các doanh nghiệp. Do đó, ngày càng nhiều các phần mềm hoá đơn điện tử ra đời với mục đích hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết các bài toán về chuyển đổi số. 

Phần mềm hóa đơn điện tử CyberBill cũng vì vậy mà ra đời cùng với nhiều đặc điểm ưu việt giúp bạn: 

• Sử dụng online ở bất cứ đâu 
• Giao diện web responsive, tăng trải nghiệm sử dụng
• Đầy đủ nghiệp vụ về hoá đơn 
• Dễ dàng tích hợp với các phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng,…
• Có thể ký bằng chữ ký số
• Bảo mật thông tin cao 

CyberBill và các tính năng nổi trội

Việc áp dụng hoá đơn điện tử trên diện rộng là một chuyển biến rất tích cực trong cộng đồng doanh nghiệp. Đại đa số khách hàng sau khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đều ghi nhận những tính năng nổi trội của CyberBill: 

• Kết xuất ra nhiều định dạng khác nhau: pdf, html, excel

Hoá đơn điện tử của bạn có thể kết xuất dưới nhiều định dạng để đảm bảo tính hợp pháp nhưng vẫn dễ sử dụng, linh hoạt trong thống kê, báo cáo, lưu trữ hay chia sẻ. 

• Kiểm tra nhanh qua mã QR code

Khi người mua nhận được hoá đơn điện tử có thể tiến hành quét mã QR để kiểm tra tính xác thực của hoá đơn.

• Có thể truy xuất hóa đơn gốc

Người dùng hoàn toàn có thể tìm kiếm và truy xuất hoá đơn gốc ngay trên phần mềm để đảm bảo những thông tin trên HĐĐT là chính xác. 

• Dễ dàng tùy biến hoá đơn dựa trên kho mẫu đa dạng

Phần mềm hóa đơn điện tử CyberBill cung cấp lượng lớn các loại hoá đơn khác nhau nhằm đảm bảo phục vụ nhu cầu của cá nhân và doanh nghiệp. 

• Lưu trữ hóa đơn (định dạng XML) an toàn và bảo mật

File XML chứa dữ liệu của toàn bộ hoá đơn, là file có giá trị pháp lý nên cần đảm bảo an toàn, không bị rò rỉ thông tin. 

• Hỗ trợ nhiều loại chữ ký số và các phương thức ký số khác nhau

CyberBill hỗ trợ ký số với nhiều loại chữ ký khác nhau để khách hàng có trải nghiệm sử dụng phần mềm thuận tiện nhất. 

Giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử CyberBill có những gì? 

Tuỳ vào thời điểm khác nhau, quy mô khác nhau, các doanh nghiệp lựa chọn giải pháp hóa đơn điện tử để đảm bảo tối ưu. Dựa trên nhu cầu đó, chúng tôi cũng triển khai 2 giải pháp sao cho phù hợp với từng đối tượng khách hàng

CyberBill Cloud – Dịch vụ hóa đơn điện tử trực tuyến trên nền tảng đám mây

CyberBill Cloud được cung cấp chính thức từ năm 2018 trên phạm vi toàn quốc phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ, các hộ kinh doanh cá thể. Giải pháp này áp dụng kiến trúc điện toán đám mây giúp bạn dễ dàng sử dụng online trên trình duyệt web bằng cả laptop và mobile. 

CyberBill Cloud mang đến cho người dùng trải nghiệm:

• An toàn và bảo mật: mức độ sẵn sàng cao, mã hoá các thông tin quan trọng, Xác thực đa nhân tố, phân lập cơ sở dữ liệu, kiểm soát lỗi, chống tấn công, sao lưu và phục hồi dữ liệu, ký số tập trung bằng CyberHSM. 
• Toàn diện và thông minh: đầy đủ các nghiệp vụ về hóa đơn điện tử, các chức năng quản lý thông minh, báo cáo và thống kê chi tiết.
• Công nghệ vượt trội: kiến trúc điện toán đám mây, hiệu năng làm việc cao, khả năng phát hành hóa đơn hàng loạt, giám sát và quản trị thời gian thực, giao diện web tương thích trên Mobile. 

CyberBill Enterprise - Giải pháp hóa đơn điện tử chuyên biệt cho doanh nghiệp

CyberBill Enterprise thích hợp sử dụng cho doanh nghiệp vừa và lớn có nhu cầu sử dụng hoá đơn cao. Giải pháp được nhiều doanh nghiệp lớn tin dùng với những đặc điểm nổi bật:

• Được tùy chọn có xác thực từ Tổng cục Thuế
• Triển khai trên hệ thống servers hoặc private cloud của khách hàng
• Khách hàng được phát hành hóa đơn, ký hóa đơn và lưu trữ hóa đơn.
• Dễ dàng nâng cấp và tùy biến
• Sẵn sàng tích hợp với các phần mềm quản lý sẵn có như: ERP, CRM, SCM, Phần mềm kế toán.
• Có thể hỗ trợ các chức năng: Kê khai thuế qua mạng; Khai hải quan điện tử

Đội ngũ phát triển phần mềm CyberBill

Giải pháp Hóa đơn điện tử CyberBill được xây dựng và phát triển bởi đội ngũ có nhiều năm kinh nghiệm trong việc xây dựng các hệ thống quản lý đòi hỏi mức độ bảo mật rất cao. Chúng tôi đã tích hợp đầy đủ các chức năng bảo mật và đảm bảo an toàn thông tin cho hệ thống hóa đơn điện tử nhằm chống lại hầu hết các hành động xấu tấn công vào hệ thống và lấy cắp các thông tin quan trọng như thông tin hóa đơn, thông tin khách hàng.

Hoá đơn điện tử là gì? Các loại hoá đơn điện tử?

Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP: “Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế”. 

Kể từ ngày 01/07/2022, hoá đơn điện tử là bắt buộc đối với doanh nghiệp. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn mang lại lợi ích cả cho Cơ quan Thuế và người mua khi rút ngắn mọi thủ tục hành chính. 

Hoá đơn điện tử được chia thành một số loại cơ bản sau:

1. Hoá đơn giá trị gia tăng (GTGT)

Hoá đơn đỏ hay hoá đơn VAT là những tên gọi khác của loại hoá đơn này. Được áp dụng đối với những người cung cấp hàng hoá, dịch vụ đã thực hiện khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và phải đảm bảo các điều kiện về nguồn vốn điều lệ. 

2. Hoá đơn bán hàng

Đây là hình thức hoá đơn được sử dụng phổ biến nhất, áp dụng cho bên bán khai thuế GTGT trực tiếp. Hoá đơn bán hàng là chứng từ giao dịch quốc tế quan trọng cho những trường hợp buôn bán ra nước ngoài và là căn cứ để hạch toán. 

3. Hoá đơn khác 

Loại hoá đơn này bao gồm: tem điện tử, vé điện tử, sổ sức khỏe điện tử,... và một số chứng từ có tên gọi khác nhưng đảm bảo đáp ứng đầy đủ quy định về hoá đơn điện tử. 

Hoá đơn điện tử dành cho đối tượng nào?

Trên thực tế, các doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi sang hóa đơn điện tử từ giữa năm 2022. Tuy nhiên những đối tượng này cũng cũng được phân chia rõ ràng tuy theo loại hoá đơn mà họ sử dụng:

Hoá đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Đối tượng sử dụng hoá đơn dạng này là các doanh nghiệp đang hoạt động trong lĩnh vực: điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy.

Hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Doanh nghiệp, hộ cá nhân sử dụng hoá đơn có mã số thuế bao gồm:

• Hộ, cá nhân kinh doanh đáp ứng tiêu chí từ mức cao nhất của doanh nghiệp siêu nhỏ trở lên về doanh thu và lao động
• Doanh nghiệp cần thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai
• Doanh nghiệp, tổ chức bán hàng hoá, dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán. 

Hoá đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh

Hộ, cá nhân kinh doanh không đáp ứng đủ điều kiện để sử dụng cả 2 loại trên nhưng cần hoá đơn để giao cho khách sẽ được cơ thuế cấp loại hoá đơn này. 

Quy trình 3 bước đăng ký hoá đơn điện tử 

Quy trình này là khác nhau đối với các loại hoá đơn điện tử khác nhau:

• Đối với hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Bước 1: Truy cập vào hệ thống của Tổng cục Thuế bằng số chứng thư doanh nghiệp

Bước 2: Chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã từ thông báo của Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế. Thời hạn gửi yêu cầu chấp nhận đăng ký là 1 ngày.

Bước 3: Nếu được chấp nhận sử dụng hệ thống, doanh nghiệp sẽ nhận được thông tin tài khoản để đăng nhập từ Tổng cục Thuế. Sau đó, doanh nghiệp có thể thực hiện các nghiệp vụ mong muốn như thành lập hay phát hành hoá đơn. 

Trong trường hợp không được chấp nhận sử dụng hệ thống, Tổng cục Thuế sẽ gửi thông báo tới bạn và nêu rõ lý do từ chối. 

• Đối với hoá đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế

Bước 1: Đăng ký sử dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Bước 2: Cơ quan thuế sẽ gửi thông báo về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng  ký sử dụng từ doanh nghiệp trong vòng 1 ngày

Bước 3: Nếu được chấp nhận sử dụng hoá đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế, doanh nghiệp cần thực hiện tiêu huỷ toàn bộ số hoá đơn giấy chưa sử dụng. 

Trong trường hợp không được chấp nhận sử dụng hoá đơn điện tử không mã, doanh nghiệp có thể cân nhắc đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử có mã.

Lợi ích của doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm hoá đơn điện tử

Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, việc ứng dụng hoá đơn điện tử vào hoạt động kinh doanh không chỉ tạo đà cho doanh nghiệp trên chặng đường chuyển đổi số mà còn mang lại rất nhiều lợi ích thiết thực:

Tiết kiệm chi phí in ấn hoá đơn

Trong khoảng thời gian trước, doanh nghiệp phải mất rất nhiều thời gian, chi phí và cả nguồn lực mỗi năm cho việc in ấn, vận chuyển và lưu trữ hoá đơn giấy. Trong khi đó, hoá đơn điện tử chỉ mất chi phí để mua phần mềm, sau đó bạn có thể tuỳ ý sử dụng và triển khai nó vào các công việc kinh doanh

Ngân sách để chi trả cho hóa đơn điện tử cũng dao động tuỳ theo quy mô và nhu cầu sử dụng hoá đơn của doanh nghiệp đó. 

Giảm thiểu sai sót, chấm dứt tình trạng thất lạc hóa đơn

Việc xử lý quá nhiều thông tin khách hàng trong một ngày rất dễ dẫn đến sai sót của kế toán. Hơn nữa, xuất hoá đơn thủ công và gửi tới cho khách hàng cũng rất tốn thời gian và dễ thất lạc do phải sử dụng tới bên thứ ba làm đơn vị vận chuyển. 

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, công việc của kế toán trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Bạn có thể kiểm tra và chỉnh sửa hoá đơn ngay trên máy tính và gửi trực tiếp cho khách hàng. 

Tra cứu thuận tiện, tránh tình trạng làm giả hoá đơn

Các hành vi gian lận, làm giả hoá đơn gây ra nhiều rắc rối cho cả doanh nghiệp và người mua. HĐĐT và HĐĐT có mã xác thực của cơ quan Thuế sẽ góp phần giảm thiểu hành vi này khi bên mua có thể truy cập vào website của bên bán để xem và tải hoá đơn khi cần.

Ngoài ra, HĐĐT và HĐĐT có mã xác thực của cơ quan Thuế sử dụng chữ ký số của bên bán nên có tính bảo mật rất cao. 

Hạn chế tối đa các thủ tục hành chính về hoá đơn

• Bạn không phải mất quá nhiều thời gian để đăng ký sử dụng HĐĐT có mã xác thực của cơ quan Thuế, quá trình này đã được giả thiểu tối đa, chỉ trong khoảng 1 ngày. 
• Tất cả dữ liệu từ phần mềm hoá đơn điện tử được kết nối và chuyển giao tự động nag phần mềm kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) nên doanh nghiệp cũng không cần mất thêm thời gian để lập tờ khai thuế GTGT.

Những lợi ích mà hoá đơn điện tử mang lại là không thể chối cãi. Doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định trước và trong quá trình chuyển đổi từ hoá đơn giấy sang hóa đơn điện tử để không phát sinh bất cứ rủi ro đáng tiếc nào. Chúng ta đang ở trong thời đại kinh tế 4.0 và đặc biệt đây là giai đoạn các doanh nghiệp trải qua thời kỳ chuyển đổi số. Vậy nên, việc không chuyển đổi sang hóa đơn điện tử có thể được xem là trái với quy định của pháp luật và tự đào thải doanh nghiệp ra khỏi thị trường.