Hướng dẫn xử lý hóa đơn để điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập trong một số trường hợp năm 2026

Trong quá trình xuất hóa đơn, doanh nghiệp và hộ kinh doanh khó tránh khỏi các sai sót như sai thông tin người mua, sai đơn giá, sai thuế suất hoặc sai số tiền thuế. Khi đó, việc điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập cần được thực hiện đúng quy định để tránh rủi ro về thuế và xử phạt hành chính. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn xử lý điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập năm 2026 một cách chi tiết, dễ hiểu, bám sát quy định pháp luật hiện hành.

Hướng dẫn xử lý hóa đơn để điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập trong một số trường hợp năm 2026 ra sao?

Việc điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập trong một số tình huống đặc thù được thực hiện theo khoản 4 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đã được sửa đổi, bổ sung tại khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Theo đó, cách xử lý hóa đơn điện tử được quy định cụ thể đối với từng trường hợp phát sinh như sau:

Trường hợp hóa đơn không sai nhưng phát sinh chênh lệch sau thanh toán hoặc quyết toán

Đối với hóa đơn điện tử đã lập đúng tại thời điểm bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, nhưng sau đó khi thanh toán thực tế hoặc khi quyết toán phát sinh thay đổi về giá trị hoặc khối lượng theo kết luận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, người bán phải:

• Lập hóa đơn điện tử mới phản ánh phần chênh lệch phát sinh sau quyết toán
• Số chênh lệch được ghi nhận tăng (ghi dương +) hoặc giảm (ghi âm -) phù hợp với bản chất nghiệp vụ kinh tế thực tế

Việc lập hóa đơn trong trường hợp này nhằm đảm bảo điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập đúng với kết quả quyết toán và thực tế phát sinh.

Trường hợp chiết khấu thương mại theo số lượng, doanh số

Khi chiết khấu thương mại được xác định căn cứ vào sản lượng hoặc doanh số hàng hóa, dịch vụ, số tiền chiết khấu của các hóa đơn đã xuất trước đó được xử lý theo một trong các cách sau:

• Điều chỉnh trực tiếp trên hóa đơn của lần mua cuối cùng hoặc kỳ mua tiếp theo, với điều kiện tổng số tiền chiết khấu không vượt quá giá trị hàng hóa, dịch vụ ghi trên hóa đơn đó
• Hoặc lập hóa đơn điều chỉnh riêng, kèm theo bảng kê các hóa đơn cần điều chỉnh, trong đó thể hiện rõ số tiền và số thuế điều chỉnh

Bảng kê này được lưu giữ tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu. Căn cứ hóa đơn điều chỉnh, bên bán và bên mua thực hiện kê khai điều chỉnh doanh thu, thuế đầu ra và thuế đầu vào tại kỳ lập hóa đơn điều chỉnh.

Xử lý hóa đơn điện tử trong trường hợp trả lại hàng hóa, dịch vụ

a) Trả lại hàng hóa (toàn bộ hoặc một phần)

Khi người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa, bao gồm cả trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị hàng hóa đã mua:

• Người bán thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh, trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận người mua lập hóa đơn trả lại
• Nếu có thỏa thuận, người mua sẽ lập hóa đơn điện tử giao cho người bán

Việc kê khai và thực hiện nghĩa vụ thuế của hai bên được thực hiện theo quy định như đối với hoạt động bán hàng hóa thông thường.

b) Hàng hóa là tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng

Đối với hàng hóa là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng theo quy định pháp luật và đã đăng ký đứng tên người mua:

• Khi phát sinh việc trả lại hàng hóa và đảm bảo phù hợp với pháp luật liên quan
• Nếu người mua là đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử thì người mua lập hóa đơn điện tử trả lại hàng cho người bán

Trường hợp hoàn phí, giảm phí, giảm hoa hồng bảo hiểm

Đối với các khoản hoàn phí, giảm phí, giảm hoa hồng môi giới bảo hiểm hoặc các khoản giảm thu khác theo quy định pháp luật về kinh doanh bảo hiểm:

• Căn cứ vào hóa đơn đã lập và biên bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ:
  • Số tiền phí bảo hiểm được hoàn, giảm (chưa bao gồm thuế GTGT)
  • Số tiền thuế GTGT theo hóa đơn đã thu
  • Thông tin hóa đơn gốc và lý do hoàn, giảm

Người bán lập hóa đơn điều chỉnh giao cho khách hàng, không phân biệt đã chi tiền hoàn hay chưa. Trên hóa đơn điều chỉnh phải thể hiện rõ số tiền hoàn, giảm và lý do. Hồ sơ này được lưu trữ tại doanh nghiệp và xuất trình khi có yêu cầu.

Hủy hoặc chấm dứt giao dịch sau khi đã lập hóa đơn thu tiền

Trong trường hợp người bán đã lập hóa đơn khi thu tiền trước khi cung cấp dịch vụ hoặc đã lập hóa đơn đối với hoạt động:

• Kinh doanh bất động sản
• Xây dựng cơ sở hạ tầng
• Xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng

Sau đó phát sinh việc hủy giao dịch, chấm dứt giao dịch hoặc hủy một phần dịch vụ, người bán thực hiện điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập theo đúng quy định tại điểm b.1 khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Trường hợp hoàn phí dịch vụ thanh toán thẻ ngân hàng

Khi tổ chức tín dụng hoặc tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt đã lập hóa đơn thu phí dịch vụ thanh toán thẻ, sau đó phát sinh giao dịch hoàn phí cho đơn vị chấp nhận thẻ:

• Đơn vị cung ứng dịch vụ thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh theo quy định
• Trên hóa đơn điều chỉnh không bắt buộc ghi nội dung “Điều chỉnh cho hóa đơn số…, ký hiệu…, ngày…”

Trường hợp dịch vụ viễn thông sử dụng thẻ trả trước

Đối với hoạt động cung cấp dịch vụ viễn thông mà khách hàng sử dụng thẻ trả trước viễn thông di động để:

• Thanh toán cước trả sau
• Nhắn tin ủng hộ từ thiện
• Thanh toán các dịch vụ viễn thông khác được pháp luật cho phép

Sau khi bán thẻ và hoàn thành cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp viễn thông đã lập hóa đơn GTGT thì căn cứ vào bảng kê hoặc biên bản làm việc với đối tác, khách hàng, doanh nghiệp thực hiện điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập theo đúng quy định.

Có thể bạn quan tâm:

>>> Hướng dẫn cách ghi sổ kế toán hộ kinh doanh năm 2026 theo Thông tư 152/2025/TT-BTC

>>> Hướng dẫn tra cứu biên lai thu thuế CTT50 trên hoadondientu.gdt.gov.vn

Nội dung hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền năm 2026

Nội dung hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền năm 2026 được thực hiện theo quy định tại Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đã được sửa đổi, bổ sung tại khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Theo đó, khi lập hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, người bán phải đảm bảo đầy đủ các thông tin sau:

• Thông tin người bán: Ghi rõ tên đơn vị bán hàng, địa chỉ kinh doanh và mã số thuế theo đúng đăng ký với cơ quan thuế.
• Thông tin người mua: Thể hiện tên, địa chỉ và một trong các thông tin định danh như mã số thuế, số định danh cá nhân hoặc số điện thoại của người mua, trong trường hợp người mua có yêu cầu cung cấp thông tin trên hóa đơn.
• Thông tin hàng hóa, dịch vụ: Ghi đầy đủ tên hàng hóa, dịch vụ; đơn giá; số lượng và giá thanh toán.
  Đối với tổ chức, doanh nghiệp thực hiện kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ, hóa đơn phải thể hiện rõ:
  • Giá bán chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng
  • Thuế suất thuế giá trị gia tăng
  • Số tiền thuế giá trị gia tăng
  • Tổng số tiền thanh toán đã bao gồm thuế giá trị gia tăng
• Thời điểm lập hóa đơn: Ghi nhận đúng thời điểm phát sinh giao dịch bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ theo quy định.
• Mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử: Hóa đơn phải có mã xác thực của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể tra cứu, sử dụng và kê khai thông tin hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Sau khi lập hóa đơn, người bán thực hiện gửi hóa đơn điện tử cho người mua bằng phương thức điện tử như tin nhắn, thư điện tử hoặc các hình thức phù hợp khác; đồng thời có thể cung cấp đường dẫn tra cứu hoặc mã QR để người mua dễ dàng xem và tải hóa đơn khi cần.

Việc điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập trong năm 2026 đòi hỏi doanh nghiệp và hộ kinh doanh phải nắm rõ từng trường hợp xử lý cụ thể, tuân thủ đúng quy định pháp luật và thực hiện kê khai thuế chính xác. Chủ động kiểm tra hóa đơn ngay khi phát hành và sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp sẽ giúp hạn chế sai sót, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro pháp lý.

Để hỗ trợ xuất – điều chỉnh – quản lý hóa đơn đúng chuẩn quy định, Hóa đơn điện tử máy tính tiền xCyber Bill – sản phẩm do NewCA phân phối là giải pháp tối ưu, đặc biệt phù hợp cho hộ kinh doanh và doanh nghiệp bán lẻ trong giai đoạn chuyển đổi số hiện nay. Mua ngay tại đây hoặc liên hệ ngay NewCA để được tư vấn!