Chia sẻ kinh nghiệm, BHXH điện tử, Tin Chuyên ngành, Tin tức
Trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội thuộc về ai theo Luật BHXH 2024?
Th9
Chốt sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) không chỉ là thủ tục hành chính đơn thuần mà còn là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc của người sử dụng lao động. Luật Bảo hiểm xã hội 2024 đã quy định rõ trách nhiệm doanh nghiệp trong việc xác nhận thời gian đóng, phối hợp với cơ quan BHXH và hoàn trả sổ cho người lao động khi chấm dứt hợp đồng. Việc thực hiện đúng, đủ và kịp thời không chỉ đảm bảo quyền lợi thụ hưởng chế độ của người lao động mà còn giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý và xử phạt hành chính.
Mục lục
Trách nhiệm chốt sổ Bảo hiểm xã hội thược về ai theo Luật BHXH 2024?
Khoản 3 Điều 13 Luật BHXH 2024 quy định:
Trách nhiệm của người sử dụng lao động
- Đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động theo quy định của Luật này; phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trong việc trả sổ bảo hiểm xã hội bản giấy cho người lao động.
- Lập hồ sơ để người lao động được hưởng chế độ bảo hiểm xã hội.
- Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trong việc xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.
Cùng với đó, khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 cũng quy định:
Trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động
…
- Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:
a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;
b) Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.
Như vậy, theo luật BHXH 2024 thì trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội thuộc về người sử dụng lao động.
>>> Tải về mẫu 600a giao nhận hồ sơ cho người sử dụng lao động
>>> Tải về mẫu 620 phiếu giao nhận hồ sơ cho người lao động
>>> Tải về mẫu TK1-TS tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT
>>> Tải về mẫu TK3-TS tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT
Doanh nghiệp không chốt sổ bảo hiểm xã hội thì bị xử lý như thế nào?
Khoản 2 điều 12 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định:
Vi phạm quy định về sửa đổi, bổ sung, chấm dứt hợp đồng lao động
…
- Phạt tiền đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi: … không hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật; … theo một trong các mức sau đây:
a) Từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động;
b) Từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động;
c) Từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với vi phạm từ 51 người đến 100 người lao động;
d) Từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với vi phạm từ 101 người đến 300 người lao động;
đ) Từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với vi phạm từ 301 người lao động trở lên.
…- Biện pháp khắc phục hậu quả
…
b) Buộc người sử dụng lao động hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại những giấy tờ khác đã giữ của người lao động cho người lao động đối với hành vi không hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy khác đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật quy định tại khoản 2 Điều này;
Nếu doanh nghiệp không thực hiện việc chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động khi chấm dứt hợp đồng, hành vi này sẽ bị xử phạt theo quy định pháp luật. Cụ thể, khoản 2 Điều 12 Nghị định 12/2022/NĐ-CP nêu rõ mức xử phạt hành chính đối với hành vi vi phạm liên quan đến việc chốt và trả sổ BHXH cho người lao động.
Lưu ý rằng, theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt quy định áp dụng cho cá nhân; trong trường hợp vi phạm do tổ chức thực hiện, mức phạt sẽ gấp đôi so với mức phạt dành cho cá nhân.
Theo đó, công ty chậm trễ hoặc không chốt sổ BHXH cho người lao động có thể bị xử phạt hành chính với số tiền từ 2.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng, tùy vào số lượng người lao động bị ảnh hưởng. Ngoài tiền phạt, cơ quan có thẩm quyền còn buộc người sử dụng lao động phải hoàn tất thủ tục chốt sổ để bảo đảm quyền lợi cho người lao động theo đúng quy định.
Đọc thêm:
>>> Mức Hưởng Một Ngày Nghỉ Dưỡng Sức Sau Ốm Đau: Quy Định Mới & Cách Tính Theo Luật BHXH 2024
Nghỉ việc sau thời gian bao lâu thì được chốt sổ bảo hiểm xã hội?
Dựa theo khoản 1 điều 48 Bộ luật lao động 2019 quy định:
Trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động
- Trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên, trừ trường hợp sau đây có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày:
a) Người sử dụng lao động không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động;
b) Người sử dụng lao động thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế;
c) Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, hợp tác xã;
d) Do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa hoặc dịch bệnh nguy hiểm.- Tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, trợ cấp thôi việc và các quyền lợi khác của người lao động theo thỏa ước lao động tập thể, hợp đồng lao động được ưu tiên thanh toán trong trường hợp doanh nghiệp, hợp tác xã bị chấm dứt hoạt động, bị giải thể, phá sản.
Như vậy, việc hoàn tất thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội và trả sổ là nghĩa vụ bắt buộc của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động.
Tuy nhiên, pháp luật hiện hành không đưa ra thời hạn cụ thể mà doanh nghiệp phải hoàn thành việc chốt và trả sổ BHXH. Trên thực tế, quá trình này thường mất khoảng 15–30 ngày kể từ ngày hợp đồng lao động kết thúc, bởi doanh nghiệp cần báo giảm lao động, đối chiếu dữ liệu với cơ quan BHXH và chờ cơ quan này xác nhận quá trình tham gia trước khi trả sổ cho người lao động.
Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội (dành cho doanh nghiệp)
Quy trình chốt sổ bảo hiểm xã hội chỉ được tiến hành sau khi đơn vị đã thực hiện báo giảm thành công cho người lao động. Căn cứ Quyết định 595/QĐ-BHXH của BHXH Việt Nam, thủ tục gồm các bước chính sau:
Bước 1: Thực hiện báo giảm lao động
Doanh nghiệp cần gửi hồ sơ báo giảm lao động tới cơ quan BHXH quản lý. Hồ sơ thường bao gồm:
- Phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 600a;
- Tờ khai TK01-TS (áp dụng với trường hợp người lao động chưa có mã số BHXH; nếu đã có mã số thì chỉ cần cung cấp lại để đơn vị kê khai);
- Danh sách người lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN theo mẫu D02-TS;
- Bảng kê thông tin lao động theo mẫu D01-TS.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội
Sau khi báo giảm, doanh nghiệp tiến hành lập hồ sơ chốt sổ theo hướng dẫn mới nhất. Thành phần hồ sơ bao gồm:
- Phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 620;
- Sổ BHXH (loại cũ) hoặc tờ bìa sổ BHXH (loại mới) kèm tờ rời quá trình đóng của từng lao động;
- Danh sách xác nhận bổ sung quá trình đóng theo mẫu DS-XNBS;
- Danh sách lao động theo mẫu D02-TS;
- Tờ khai TK01-TS (chỉ áp dụng khi cần điều chỉnh thông tin của người lao động).
Bước 3: Nộp hồ sơ lên cơ quan BHXH
Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong ba hình thức nộp hồ sơ:
- Nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH nơi đơn vị tham gia;
- Gửi hồ sơ qua đường bưu điện;
- Thực hiện nộp hồ sơ trực tuyến thông qua phần mềm BHXH điện tử xCyber Care được BHXH Việt Nam cấp phép.
>>> Để quá trình quản lý, kê khai và chốt sổ bảo hiểm xã hội diễn ra thuận tiện, minh bạch và giảm thiểu sai sót, các doanh nghiệp nên ứng dụng giải pháp phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử như xCyber Care. Sản phẩm đang có ưu đãi lên tới 20%, xem ngay tại: https://up.xcyber.vn/xcare
Thời hạn hoàn thành thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội
Theo khoản 1 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có nghĩa vụ xác nhận thời gian tham gia BHXH và trả sổ cho người lao động trong vòng 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng. Trong một số trường hợp đặc biệt, thời hạn này có thể kéo dài nhưng không vượt quá 30 ngày.
Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải phối hợp chặt chẽ với cơ quan BHXH để đảm bảo người lao động được nhận lại sổ (hoặc dữ liệu điện tử) kèm xác nhận quá trình đóng, giúp họ thuận lợi khi tiếp tục tham gia hoặc làm thủ tục hưởng chế độ sau này.