Phát hiện hợp đồng điện tử bị chỉnh sửa sau khi ký: Cách kiểm tra và chứng minh

Hợp đồng điện tử đã ký có thể bị thay đổi nội dung khi được tải xuống, sao chép hoặc chỉnh sửa bằng phần mềm. Vậy làm thế nào để phát hiện hợp đồng điện tử bị chỉnh sửa sau khi ký và xác định đâu là bản tài liệu được các bên xác nhận ban đầu? Với hợp đồng có chữ ký số, doanh nghiệp có thể kiểm tra trạng thái chữ ký, đối chiếu dữ liệu và sử dụng thông tin lưu trữ liên quan để xác minh. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn kế toán, pháp chế cách nhận biết dấu hiệu bất thường, bảo toàn bằng chứng và xử lý khi cần điều chỉnh hợp đồng đã ký.

Vì sao cần phát hiện hợp đồng điện tử bị chỉnh sửa sau khi ký?

Hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian ký kết, lưu trữ và tra cứu hồ sơ. Tuy nhiên, việc quản lý tài liệu sau khi ký vẫn cần được thực hiện chặt chẽ, đặc biệt với những hợp đồng liên quan đến giá trị thanh toán, nghĩa vụ thực hiện hoặc quyền lợi của các bên. Hãy thử hình dung: doanh nghiệp đã ký hợp đồng cung cấp dịch vụ trị giá 200 triệu đồng. Khi đối chiếu hồ sơ, kế toán phát hiện bản hợp đồng đang lưu có giá trị thanh toán khác với nội dung đã thống nhất ban đầu. Nếu không có bản gốc đáng tin cậy và thông tin xác minh đi kèm, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi xác định tài liệu nào phản ánh đúng thỏa thuận. Đó là lý do phát hiện hợp đồng điện tử bị chỉnh sửa không chỉ là vấn đề kỹ thuật mà còn liên quan trực tiếp đến việc quản lý hồ sơ và bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp.

Những nội dung nào có thể bị thay đổi?

Tùy thuộc vào định dạng tài liệu và phần mềm được sử dụng, hợp đồng có thể bị chỉnh sửa ở nhiều vị trí, chẳng hạn:

• Thông tin thương mại: Giá trị hợp đồng, đơn giá, phương thức thanh toán hoặc thời hạn thanh toán.
• Thông tin pháp lý: Tên doanh nghiệp, mã số thuế, người đại diện hoặc thông tin các bên tham gia.
• Điều khoản thực hiện: Thời hạn giao hàng, phạm vi công việc, trách nhiệm và nghĩa vụ của các bên.
• Thông tin trình bày: Lỗi chính tả, định dạng, cách xuống dòng hoặc vị trí hiển thị nội dung.

Không phải mọi thay đổi đều xuất phát từ hành vi gian lận. Một số trường hợp chỉ là lỗi thao tác hoặc nhu cầu cập nhật thông tin. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần xác định nội dung nào đã thay đổi, thời điểm thay đổi và liệu thay đổi đó có được các bên chấp thuận hay không.

Rủi ro khi không kiểm tra hợp đồng đã ký

Nếu không có quy trình phát hiện hợp đồng điện tử bị chỉnh sửa, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi:

• Đối chiếu công nợ và xác định nghĩa vụ thanh toán.
• Kiểm tra hồ sơ phục vụ kiểm toán, thanh tra hoặc giải quyết tranh chấp.
• Xác định phiên bản hợp đồng được các bên thực sự ký kết.
• Chứng minh lịch sử thay đổi và căn cứ chấp thuận nội dung điều chỉnh.

Vì vậy, doanh nghiệp không nên chỉ lưu một tệp hợp đồng mà cần xây dựng quy trình xác minh, quản lý phiên bản và bảo toàn hồ sơ ngay từ thời điểm ký kết.

Cơ chế nào giúp phát hiện hợp đồng điện tử bị chỉnh sửa?

Để hiểu cách kiểm tra hợp đồng, trước hết cần phân biệt chữ ký số với hình ảnh chữ ký được chèn vào tài liệu. Hình ảnh chữ ký đơn thuần không tự cung cấp cơ chế mật mã để xác minh nội dung đã ký. Trong khi đó, chữ ký số được tạo và kiểm tra bằng các thuật toán mật mã, cho phép xác minh chữ ký theo dữ liệu và cơ chế kỹ thuật tương ứng.

Chữ ký số liên kết với dữ liệu được ký như thế nào?

Trong một quy trình ký số thông dụng, hệ thống sử dụng thuật toán băm để tạo giá trị đại diện cho dữ liệu cần ký. Giá trị này thường được gọi là mã băm (hash). Có thể hình dung mã băm như một dấu vân tay kỹ thuật của dữ liệu: khi nội dung đầu vào thay đổi, giá trị băm thường thay đổi tương ứng. Chữ ký số được tạo dựa trên giá trị băm và cơ chế mật mã của hệ thống ký.

Khi xác minh, phần mềm kiểm tra chữ ký và dữ liệu liên quan để xác định chữ ký có phù hợp với nội dung được ký hay không. Vì thế, nếu nội dung thuộc phạm vi được bảo vệ bởi chữ ký bị thay đổi, việc xác minh có thể phát hiện sự không khớp và đưa ra cảnh báo. Đây là cơ sở kỹ thuật quan trọng để phát hiện hợp đồng điện tử bị chỉnh sửa. Tuy nhiên, không nên hiểu rằng mọi thay đổi trong tệp đều mặc nhiên làm toàn bộ chữ ký mất hiệu lực. Kết quả còn phụ thuộc vào định dạng tài liệu, phạm vi dữ liệu được ký, cấu trúc chữ ký và những thay đổi được định dạng hoặc phần mềm cho phép.

Tính toàn vẹn của hợp đồng điện tử được pháp luật quy định ra sao?

Theo Điều 10 Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15, thông điệp dữ liệu được sử dụng và có giá trị như bản gốc khi đáp ứng các điều kiện luật định, trong đó có yêu cầu bảo đảm tính toàn vẹn kể từ khi được khởi tạo lần đầu dưới dạng thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh và có thể truy cập, sử dụng dưới dạng hoàn chỉnh. Điều luật cũng xác định thông tin được xem là toàn vẹn khi chưa bị thay đổi, ngoại trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình gửi, lưu trữ hoặc hiển thị thông điệp dữ liệu.

Điều 11 của Luật quy định thông điệp dữ liệu có thể được sử dụng làm chứng cứ theo pháp luật về giao dịch điện tử và tố tụng. Giá trị chứng cứ được xác định căn cứ vào độ tin cậy của cách thức khởi tạo, gửi, nhận, lưu trữ; cách thức bảo đảm, duy trì tính toàn vẹn; cách thức xác định chủ thể và các yếu tố phù hợp khác. Như vậy, cần phân biệt khả năng xác minh chữ ký số với việc đánh giá giá trị pháp lý và chứng cứ của hợp đồng. Kết quả xác minh là thông tin quan trọng, nhưng không tự động giải quyết mọi vấn đề về thẩm quyền ký, sự đồng thuận hoặc hiệu lực của giao dịch.

Căn cứ: Điều 10, Điều 11 Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/07/2024.

Cách phát hiện hợp đồng điện tử bị chỉnh sửa sau khi ký

Khi nghi ngờ tài liệu đã bị thay đổi, doanh nghiệp nên tiến hành kiểm tra theo từng bước, tránh chỉnh sửa hoặc ghi đè lên tệp đang cần xác minh. Dưới đây là quy trình kiểm tra có thể áp dụng tùy theo định dạng hợp đồng và công cụ doanh nghiệp đang sử dụng.

Bước 1: Kiểm tra chữ ký số trên tài liệu

Trước tiên, hãy mở hợp đồng bằng phần mềm có hỗ trợ xác minh chữ ký số phù hợp với định dạng tài liệu. Kiểm tra các thông tin như:

• Trạng thái xác minh chữ ký.
• Danh tính chủ thể ký được thể hiện trong thông tin chữ ký.
• Thời điểm ký được ghi nhận.
• Cảnh báo về thay đổi tài liệu sau khi ký, nếu phần mềm cung cấp.
• Thông tin chứng thư số và trạng thái chứng thư tại thời điểm kiểm tra, trong phạm vi hệ thống hỗ trợ.

Không nên chỉ nhìn hình ảnh chữ ký hiển thị trên trang hợp đồng rồi kết luận tài liệu hợp lệ. Hình ảnh hiển thị và kết quả xác minh mật mã là hai vấn đề khác nhau.

Bước 2: Đối chiếu với bản hợp đồng gốc

Nếu hợp đồng được ký qua nền tảng điện tử, hãy truy xuất bản tài liệu gốc được lưu trong hệ thống và so sánh với tệp đang bị nghi ngờ. Doanh nghiệp cần chú ý:

• Nội dung điều khoản có khác biệt không?
• Có trang, phụ lục hoặc phần nội dung nào bị thiếu không?
• Số lượng chữ ký và trạng thái ký có thống nhất không?
• Tệp đang kiểm tra có đúng là phiên bản cuối cùng được các bên ký không?

Nếu có công cụ so sánh tài liệu, doanh nghiệp có thể sử dụng để xác định vị trí khác biệt. Tuy nhiên, kết quả so sánh cần được kết hợp với việc xác minh chữ ký và thông tin lưu trữ.

Bước 3: Kiểm tra mã băm của tệp nếu có dữ liệu đối chiếu

Trong trường hợp doanh nghiệp đã lưu mã băm của bản gốc, có thể tính mã băm của tệp đang kiểm tra bằng cùng thuật toán và đối chiếu kết quả. Nếu hai giá trị khác nhau, điều đó cho thấy hai đầu vào được băm không giống nhau theo phép kiểm tra tương ứng. Tuy nhiên, sự khác biệt không tự chứng minh ai đã chỉnh sửa, chỉnh sửa vào lúc nào hoặc nội dung nào đã thay đổi. Ngược lại, nếu không có mã băm của bản gốc hoặc không bảo đảm cùng phương pháp tính, việc đối chiếu sẽ không đủ cơ sở để kết luận.

Bước 4: Đối chiếu nhật ký thao tác và lịch sử phiên bản

Nếu nền tảng ký có lưu nhật ký, doanh nghiệp nên kiểm tra các sự kiện liên quan như:

• Thời điểm tạo và gửi hợp đồng.
• Thời điểm các bên thực hiện ký.
• Lịch sử cập nhật hoặc thay thế tài liệu.
• Trạng thái hoàn tất quy trình ký.
• Thông tin truy cập hoặc thao tác mà hệ thống thực tế ghi nhận.

Nhật ký thao tác có thể giúp làm rõ diễn biến xử lý tài liệu. Tuy nhiên, cần xem xét nguồn tạo lập, cơ chế bảo vệ, khả năng truy xuất và độ tin cậy của dữ liệu; không nên mặc định mọi nhật ký đều độc lập hoặc không thể bị thay đổi.

Bước 5: Kiểm tra thông tin thời gian của tệp

Một số định dạng tệp có thể chứa metadata, chẳng hạn thông tin tạo lập hoặc chỉnh sửa gần nhất. Doanh nghiệp có thể sử dụng dữ liệu này như một dấu hiệu tham khảo. Dù vậy, metadata có thể thay đổi khi sao chép, tải xuống, chuyển đổi hoặc xử lý bằng phần mềm. Vì thế, thời gian chỉnh sửa hiển thị trong thuộc tính tệp không đủ để tự mình chứng minh thời điểm nội dung hợp đồng bị can thiệp.

Làm thế nào để chứng minh hợp đồng đã bị chỉnh sửa?

Sau khi phát hiện dấu hiệu bất thường, doanh nghiệp cần chuyển từ việc kiểm tra kỹ thuật sang bảo toàn hồ sơ và xây dựng căn cứ đối chiếu. Việc phát hiện hợp đồng điện tử bị chỉnh sửa sẽ có ý nghĩa thực tế hơn khi doanh nghiệp lưu giữ được dữ liệu và tài liệu hỗ trợ xác minh.

Bảo toàn tài liệu và dữ liệu liên quan

Trước hết, hãy giữ nguyên tệp đang bị nghi ngờ, không chỉnh sửa hoặc lưu đè. Đồng thời, truy xuất bản gốc từ hệ thống lưu trữ, bản mà đối tác đang giữ hoặc nguồn lưu trữ đáng tin cậy khác.

Nên tập hợp:

• Bản hợp đồng được các bên ký.
• Kết quả xác minh chữ ký số.
• Nhật ký thao tác và lịch sử phiên bản hiện có.
• Thư điện tử, thông báo hoặc trao đổi liên quan đến việc ký kết.
• Phụ lục, biên bản hoặc tài liệu thể hiện sự chấp thuận thay đổi, nếu có.

Việc lưu trữ nên bảo đảm khả năng truy xuất và xác định nguồn gốc tài liệu.

Lập hồ sơ đối chiếu các phiên bản

Doanh nghiệp nên lập bảng ghi nhận những điểm khác biệt giữa bản gốc và bản đang bị nghi ngờ.

Nội dung đối chiếu	Thông tin cần ghi nhận
Tên và định danh tệp	Tên tệp, định dạng, nguồn truy xuất
Thời điểm	Thời điểm ký được ghi nhận và thời điểm thu thập tệp
Chữ ký số	Kết quả xác minh, thông tin chữ ký và cảnh báo liên quan
Nội dung khác biệt	Điều khoản, số liệu hoặc phần tài liệu có thay đổi
Dữ liệu hệ thống	Nhật ký, lịch sử phiên bản hoặc thông tin liên quan
Tài liệu bổ sung	Email, phụ lục, biên bản và trao đổi giữa các bên

Bảng này giúp bộ phận phụ trách hệ thống hóa thông tin. Khi phát sinh tranh chấp, doanh nghiệp cần cung cấp tài liệu và dữ liệu liên quan theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền; việc đánh giá chứng cứ sẽ căn cứ vào quy định pháp luật và toàn bộ tình tiết vụ việc.

Khi nào cần yêu cầu nhà cung cấp hỗ trợ?

Nếu không thể tự xác minh hoặc cần làm rõ dữ liệu kỹ thuật, doanh nghiệp có thể liên hệ nhà cung cấp nền tảng ký hoặc dịch vụ chứng thực chữ ký số để đề nghị hỗ trợ. Tùy phạm vi dịch vụ và dữ liệu được lưu trữ, đơn vị cung cấp có thể hỗ trợ truy xuất thông tin, giải thích kết quả xác minh hoặc cung cấp hồ sơ liên quan theo quy trình áp dụng. Doanh nghiệp nên nêu rõ mã hợp đồng, thời điểm ký, dấu hiệu bất thường và nội dung cần xác minh. Không nên mặc định nhà cung cấp luôn có thể xác nhận mọi sự kiện hoặc đưa ra kết luận pháp lý thay cho cơ quan giải quyết tranh chấp.

Hợp đồng giấy và hợp đồng điện tử ký số: Khác nhau thế nào khi kiểm tra chỉnh sửa?

Khả năng phát hiện thay đổi phụ thuộc vào cách tạo lập, ký và lưu trữ tài liệu. Bảng dưới đây so sánh ở mức khái quát để doanh nghiệp hiểu rõ các phương thức kiểm tra có thể áp dụng.

Tiêu chí	Hợp đồng giấy	Hợp đồng điện tử ký số
Cách kiểm tra thay đổi	Có thể cần đối chiếu bản lưu, dấu vết vật lý hoặc giám định khi cần	Có thể xác minh chữ ký số và đối chiếu dữ liệu bằng công cụ phù hợp
Dữ liệu hỗ trợ	Bản gốc, bản sao, biên bản, tài liệu trao đổi	Tệp đã ký, thông tin chữ ký, mã băm, nhật ký và lịch sử phiên bản nếu có
Khả năng kiểm tra tự động	Thường phụ thuộc công cụ và tình trạng tài liệu	Có thể tự động hóa một số bước xác minh
Yếu tố cần lưu ý	Bản sao hoặc bản scan có thể không thể hiện đầy đủ dấu vết trên bản gốc	Kết quả phụ thuộc định dạng, cơ chế ký, phần mềm xác minh và dữ liệu được lưu
Giá trị chứng cứ	Được đánh giá theo quy định pháp luật và tình tiết vụ việc	Được đánh giá theo quy định pháp luật và độ tin cậy của dữ liệu điện tử

Hợp đồng điện tử ký số có thể hỗ trợ kiểm tra tính toàn vẹn bằng phương pháp kỹ thuật. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa mọi hợp đồng điện tử đều dễ xác minh hơn trong mọi tình huống hoặc đương nhiên có giá trị chứng cứ cao hơn hợp đồng giấy.

Cần sửa nội dung hợp đồng sau khi ký thì xử lý thế nào?

Khi các bên thống nhất thay đổi hợp đồng, doanh nghiệp nên thực hiện theo quy trình phù hợp với loại giao dịch, thỏa thuận ban đầu và quy định pháp luật áp dụng. Đây cũng là cách hạn chế nhầm lẫn giữa bản gốc và bản đã được điều chỉnh.

Lập phụ lục hoặc hợp đồng thay thế

Nếu chỉ cần điều chỉnh một số điều khoản, các bên có thể xem xét lập phụ lục hợp đồng. Nếu cần thay thế toàn bộ thỏa thuận, có thể lập hợp đồng mới theo hình thức phù hợp. Nội dung tài liệu điều chỉnh nên thể hiện rõ:

• Thông tin nhận diện hợp đồng gốc.
• Điều khoản hoặc nội dung được sửa đổi, bổ sung.
• Nội dung mới và thời điểm áp dụng.
• Sự chấp thuận của các bên có thẩm quyền.
• Mối liên hệ giữa tài liệu điều chỉnh và hợp đồng gốc.

Không nên tự ý sửa trực tiếp bản hợp đồng đã ký rồi tiếp tục sử dụng như thể đó vẫn là phiên bản ban đầu được các bên xác nhận.

Lưu giữ đầy đủ lịch sử hợp đồng

Sau khi hoàn tất việc điều chỉnh, doanh nghiệp nên lưu bản hợp đồng gốc cùng phụ lục hoặc hợp đồng thay thế và các thông tin xác minh liên quan. Việc lưu giữ đầy đủ giúp người phụ trách có thể xác định phiên bản nào được ký trước, nội dung nào được điều chỉnh và căn cứ nào thể hiện sự thống nhất của các bên. Bạn có thể tham khảo thêm bài viết “Phụ lục hợp đồng điện tử ký khác ngày có hợp lệ không?” để tìm hiểu những vấn đề cần lưu ý khi các bên ký phụ lục vào các thời điểm khác nhau.

Câu hỏi thường gặp về phát hiện hợp đồng điện tử bị chỉnh sửa

Trong quá trình quản lý hợp đồng, kế toán và pháp chế thường gặp những tình huống cần xác minh nhanh nhưng vẫn phải bảo đảm căn cứ đối chiếu. Dưới đây là những câu hỏi phổ biến liên quan đến việc phát hiện hợp đồng điện tử bị chỉnh sửa, chữ ký số và cách xử lý tài liệu sau khi ký.

Hợp đồng ký số bị sửa sau khi ký có phát hiện được không?

Có thể phát hiện thông qua việc xác minh chữ ký số và đối chiếu tài liệu, nếu định dạng và cơ chế ký hỗ trợ kiểm tra thay đổi. Kết quả cụ thể phụ thuộc vào phạm vi dữ liệu được ký và cách tài liệu được xử lý sau đó.

Chữ ký số có phát hiện được khi chỉ thay đổi một dấu câu không?

Nếu dấu câu nằm trong phần dữ liệu được chữ ký bảo vệ, thay đổi đó thường làm kết quả kiểm tra tính toàn vẹn không còn khớp. Tuy nhiên, kết quả xác minh thực tế còn phụ thuộc định dạng tài liệu và cơ chế chữ ký được sử dụng.

Bản hợp đồng scan có thể xác minh chữ ký số không?

Nếu hợp đồng chỉ là bản scan hình ảnh chữ ký tay, bản scan thông thường không có dữ liệu chữ ký số mật mã để xác minh như tài liệu được ký số. Doanh nghiệp cần đối chiếu với bản gốc và các hồ sơ liên quan để kiểm tra tính xác thực.

Nhật ký thao tác có được dùng làm chứng cứ không?

Thông điệp dữ liệu có thể được sử dụng làm chứng cứ theo Điều 11 Luật Giao dịch điện tử 2023. Giá trị chứng cứ được xem xét dựa trên độ tin cậy của cách thức khởi tạo, gửi, nhận, lưu trữ, bảo đảm tính toàn vẹn, xác định chủ thể và các yếu tố phù hợp khác. Vì vậy, không nên mặc định mọi nhật ký đều được chấp nhận hoặc có giá trị quyết định.

Nếu vô tình chỉnh sửa file hợp đồng đã ký thì cần làm gì?

Hãy giữ nguyên tệp đã thay đổi, không tiếp tục chỉnh sửa hoặc lưu đè. Sau đó, truy xuất bản gốc từ hệ thống lưu trữ hoặc liên hệ đối tác, nhà cung cấp để tìm lại tài liệu đã ký. Nếu cần điều chỉnh nội dung hợp đồng, hãy thực hiện theo quy trình lập phụ lục hoặc hợp đồng mới phù hợp.

>>> Xem thêm: Checklist hạch toán chi phí hợp đồng điện tử: 5 bước kế toán cần kiểm tra

Để hạn chế rủi ro trong quá trình ký kết và lưu trữ, doanh nghiệp nên lựa chọn giải pháp hợp đồng điện tử có quy trình xác minh chữ ký, quản lý phiên bản và lưu trữ dữ liệu phù hợp với nhu cầu sử dụng. NewCA triển khai các giải pháp như xCyber Contract và xCyber Doc, hỗ trợ doanh nghiệp trong quy trình xử lý tài liệu điện tử. Khi lựa chọn và triển khai, doanh nghiệp nên tìm hiểu cụ thể về phạm vi xác minh chữ ký, dữ liệu nhật ký được lưu, khả năng truy xuất hồ sơ và chính sách lưu trữ của từng giải pháp.

Đừng đợi đến khi phát sinh tranh chấp mới kiểm tra lại hồ sơ. Chủ động phát hiện hợp đồng điện tử bị chỉnh sửa, xác minh chữ ký, bảo toàn bản gốc và quản lý lịch sử thay đổi sẽ giúp doanh nghiệp có cơ sở đối chiếu rõ ràng hơn khi cần.

>>> Tìm hiểu giải pháp hợp đồng điện tử tại NewCA để lựa chọn phương án phù hợp với quy trình vận hành của doanh nghiệp.