Lưu ý 10 sai sót thường gặp khi lập bảng cân đối kế toán

Bảng cân đối kế toán là một trong những tài liệu quan trọng của doanh nghiệp. Nó phản ánh đầy đủ tình hình tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định. Vậy làm sao để tránh những sai sót thường gặp khi lập Bảng cân đối kế toán theo quy định của Chuẩn mực Kế toán Việt Nam và Thông tư số 200/2014/TT-BTC. Cùng tìm hiểu thắc mắc qua bài viết dưới đây.

1. Chưa kiểm tra, rà soát lại số liệu

Việc kiểm tra, rà soát lại số liệu trước khi lập Bảng cân đối kế toán là việc làm hết sức quan trọng. Do đó, trước khi lập báo cáo, kế toán cần thực hiện:

– Kiểm tra, rà soát số liệu trong các sổ, thẻ kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp. Số liệu được đưa lên Bảng CĐKT căn cứ vào:

• Sổ kế toán tổng hợp
• Sổ, thẻ kế toán chi tiết hoặc bảng tổng hợp chi tiết
• Bảng CĐKT năm trước (để trình bày cột đầu năm)

– Kiểm tra các tài khoản doanh thu, thu nhập khác, tài khoản chi phí và chi phí khác không có số dư.
– Kiểm tra lại các tài khoản kế toán: Các tài khoản chỉ có số dư bên Nợ, không có số dư bên Có là các tài khoản loại 1,2, các tài khoản chỉ có số dư bên Có không có số dư bên Nợ là các tài khoản loại 3,4 trừ các tài khoản lưỡng tính (131; 138; 331, 333; 334; 338,…) và những tài khoản đặc biệt là những tài khoản điều chỉnh giảm như 139; 159; 229; 214,…

>>> Xem thêm: Tìm hiểu về phần mềm kế toán tại NewCA

2. Sai sót trong phân biệt khoản mục Tài sản (hoặc Nợ phải trả) ngắn hạn và dài hạn

Khi lập Bảng CĐKT thì tài sản và nợ phải trả phải được trình bày thành ngắn hạn và dài hạn và sắp xếp theo tính thanh khoản giảm dần. Có một sai sót liên quan đến vấn đề này đó là sai sót trong việc xác định và ghi nhận Tài sản hay Nợ phải trả ngắn hạn / dài hạn. Vậy làm thế nào để phân biệt được tài sản hoặc nợ phải trả là ngắn hạn hay dài hạn?

Tài sản hoặc nợ phải trả mà có thời gian đáo hạn còn lại không quá 12 tháng kể từ thời điểm lập Bảng CĐKT được phân loại là ngắn hạn;

Những tài sản hoặc nợ phải trả được phân loại là dài hạn khi nó không là ngắn hạn.

Việc phân loại tài sản hoặc nợ phải trả ngắn hạn, dài hạn dựa vào thời hạn thanh toán hoặc thời gian đáo hạn trên hợp đồng mua, bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, hợp đồng vay, hợp đồng tiền gửi…

Tuy nhiên, Bảng CĐKT được lập tại một thời điểm nhất định, nên khi lập Bảng CĐKT, người lập phải thực hiện tái phân loại lại tài sản và nợ phải trả của kỳ trước thuộc dài hạn nhưng đến kỳ lập báo cáo có thời gian đáo hạn còn lại không quá 12 tháng thì được phân vào ngắn hạn.

3. Sai sót bù trừ số dư Nợ và số dư Có của tài khoản 131 và tài khoản 331

Sai sót này thường xảy ra đối với các bạn sinh viên mới ra trường hoặc kế toán mới vào nghề. Tài khoản 131 và 331 là các tài khoản lưỡng tính, vừa có số dư bên Nợ, vừa có số dư bên Có nhưng bản chất khác nhau.

Do vậy, khi lập Bảng CĐKT, người lập cần phải đưa đúng lên chỉ tiêu trên Bảng CĐKT, không được bù trừ giữa số dư bên Nợ và bên Có của tài khoản.

4. Thiếu lập dự phòng nợ phải thu khó đòi

Việc lập dự phòng nợ phải thu khó đòi thường bị kế toán bỏ ngỏ đặc biệt trong các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa. Việc lập dự phòng nợ phải thu khó đòi được thực hiện tại thời điểm lập Bảng CĐKT.
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp cần phải lập, phân tích và theo dõi tuổi nợ. Căn cứ vào đó, cùng với tình hình thực tế của khách hàng và theo hướng dẫn của Bộ Tài Chính quy định tại Thông tư 48/2019/TT-BTC tiến hành trích lập dự phòng.

Ví dụ: Doanh nghiệp có khoản phải thu của khách hàng A, hạn thanh toán đến tháng 02/N+1, tuy nhiên đến thời điểm lập Bảng CĐKT 31/12/N, Doanh nghiệp đã có bằng chứng chắc chắn rằng khách hàng A này đang lâm vào trình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể không có khả năng trả được nợ, thì kế toán phải tiến hành lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.

5. Sai sót trong việc ghi nhận hàng tồn kho

Hàng tồn kho (HTK) được trình bày trên Bảng CĐKT theo giá gốc. Theo Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02) thì chi phí giá gốc HTK được cấu thành từ chi phí mua, chi phí chế biến và chi phí liên quan trực tiếp khác.

Tuy nhiên, kế toán cần lưu ý các khoản chi phí sau không được tính vào giá gốc của HTK đó là:
– Chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công và các chi phí sản xuất kinh doanh khác phát sinh trên mức bình thường (vượt định mức) thì hạch toán vào chi phí phát sinh trong kỳ;
– Chi phí bảo quản trừ trường hợp bảo quản cần thiết cho quá trình sản xuất tiếp theo;
– Chi phí bán hàng, chi phí quản lý chung…

6. Không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Trong thực tế, việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho ít được kế toán chú ý. Tuy nhiên, để phản ánh tình hình tài chính một cách khách quan, hợp lý và đáng tin cậy, kế toán cần phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Vậy lập khi nào?

Kế toán lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho khi giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc, tức là khi:
– Hàng tồn kho bị hư hỏng, lỗi thời, dự kiến tiêu hủy;
– Hàng tồn kho bị giảm giá do thị trường hoặc do chính sách của doanh nghiệp;
– Chi phí hoàn thiện, chi phí bán hàng tồn kho tăng lên;
– Kế toán cần lưu ý lập dự phòng giảm giá HTK phải được lập trên cơ sở từng mặt hàng tồn kho.

7. Sai sót về việc ghi nhận chi phí phát sinh sau ghi nhận ban đầu vào nguyên giá TSCĐ hữu hình

Việc xác định sai chi phí sau ghi nhận ban đầu vào nguyên giá TSCĐ hữu hình làm tăng nguyên giá TSCĐ hữu hình dẫn đến sai lệch số liệu khi trình bày trên Bảng CĐKT. Chính vì vậy, kế toán cần phải phân biệt khi nào được vốn hóa vào nguyên giá TSCĐ hữu hình, khi nào hạch toán vào chi phí phát sinh trong kỳ.
TSCĐ hữu hình sau ghi nhận ban đầu, phát sinh các khoản chi phí về sửa chữa, bảo dưỡng nhằm duy trì hoặc khôi phục lại khả năng lợi ích kinh tế của tài sản như trạng thái hoạt động ban đầu thì phải hạch toán vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ.

Chi phí phát sinh sau ghi nhận ban đầu từ việc cải tạo, nâng cấp được vốn hóa ghi tăng nguyên giá khi chắc chắn làm tăng lợi ích kinh tế khi sử dụng tài sản đó hoặc chi phí cải tại, nâng cấp giúp cải thiện trạng thái hiện tại so với trạng thái tiêu chuẩn ban đầu như:
– Làm tăng thời gian sử dụng hữu ích hoặc làm tăng công suất sử dụng;
– Việc cải tạo, nâng cấp giúp tăng đáng kể chất lượng sản phẩm sản xuất ra;
– Giúp giảm chi phí hoạt động của tài sản so với trước đó

8. Sai sót trong ghi nhận bất động sản đầu tư

Trong thực tế, kế toán thường hay nhầm lẫn trong việc phân loại bất động sản là thuộc bất động sản đầu tư, hay TSCĐ hay là hàng hóa bất động sản (hàng tồn kho).
Bất động sản đầu tư là bất động sản nắm giữ nhằm mục đích thu lợi từ việc cho thuê hoặc chờ tăng giá mà không phải sử dụng cho sản xuất, cung cấp hàng hóa dịch vụ hoặc sử dụng cho mục đích quản lý hoặc bán trong kỳ hoạt động kinh doanh thông thường.

9. Thiếu hạch toán chi phí phải trả

Trong thực tế hoạt động của doanh nghiệp, có nhiều khoản chi phí đã phát sinh nhưng chưa có đầy đủ hóa đơn hoặc chưa có đủ hồ sơ, tài liệu kế toán để ghi nhận vào chi phí sản xuất, kinh doanh của kỳ báo cáo. Do đó, nhiều kế toán đã bỏ qua chi phí dẫn đến hạch toán thiếu chi phí phát sinh trong kỳ, không phản ánh đúng chi phí từng kỳ.

10. Sai sót trong việc đánh giá chênh lệch tỷ giá hối đoái cuối kỳ với những khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ

Trước khi tiến hành lập Bảng CĐKT, kế toán cần phải xác định lại các khoản mục nào là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tiến hành đánh giá chênh lệch tỷ giá hối đoái.

Tỷ giá giao dịch thực tế khi đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập Bảng CĐKT cụ thể như sau:
– Nếu khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ được phân loại là tài sản là tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng thương mại nơi mà doanh nghiệp thường xuyên giao dịch tại thời điểm lập báo cáo.
– Nếu khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ được phân loại là nợ phải trả: là tỷ giá bán ngoại tệ của ngân hàng thương mại nơi mà doanh nghiệp thường xuyên giao dịch tại thời điểm lập báo cáo

Lời kết
Thông qua việc chia sẻ những sai sót thường gặp khi lập Bảng cân đối kế toán, NewCA hy vọng sẽ giúp các bạn kế toán tránh được những sai sót nên trên và tự tin hơn khi lập Bảng cân đối kế toán.

Tóm lược nội dung

Bài viết liên quan:

• Mẫu biên bản thanh lý tài sản cố định theo Thông tư 133 và Thông tư 200
• Bật mí 8 cách quản lý công nợ phải thu khách hàng hiệu quả
• Hướng dẫn trích lập dự phòng phải thu khó đòi và cách hạch toán
• 21 công việc kế toán cần làm cuối năm 2021 và đầu năm 2022
• [Cập nhật mới nhất] Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho và cách hạch toán (P2)

————————

Công ty cổ phần NewCA

• Tổng đài CSKH: 1900 2066
• Hotline: 0936 208 068
• Website: https://newca.vn/
• Email: [email protected]