Với sự phát triển của các hoạt động kinh doanh, bán hàng như hiện nay thì việc sử dụng các hóa đơn giấy truyền thống đang dần bị thay thế bởi sự xuất hiện của hóa đơn điện tử. Vậy hóa đơn điện tử là gì?Bài viết dưới đây, NewCA sẽ chỉ cách kiểm tra hóa đơn điện tử đơn giản và chính xác nhất.
Mục lục
Giới thiệu vài nét về hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử là tập hợp các hệ thống các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng những phương tiện điện tử.
Hiện nay trên thị trường đang có các sản phẩm hóa đơn điện tử nổi bật có thể kể đến như: hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác( vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm, phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế…)
Xem thêm: Hóa đơn điện tử – NewCA
Hóa đơn điện tử có nguyên tắc, quy định gì nổi bật?
Với những doanh nghiệp hoạt động sản xuất khi muốn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của mình chuyên nghiệp hơn thì cần phải nắm rõ một số nguyên tắc, quy định của hóa đơn điện tử.
- Khi các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh, bán hàng, cung cấp các dịch vụ đến với khách hàng thì yêu cầu sẽ phải lập hóa đơn điện tử và phải có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế để giao cho người mua theo quy định dạng chuẩn dữ liệu mà cơ quan thuế quy định.
- Không chỉ thế, khi các doanh nghiệp tiến hành đăng ký, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử trong các hoạt động giao dịch bán hàng, dịch vụ của mình thì bắt buộc sẽ phải tuân thủ các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán, thuế và các quy định tại Nghị định.
- Mọi dữ liệu trên hóa đơn điện tử khi bán hàng, cung cấp dịch vụ sẽ là cơ sở dữ liệu về hóa đơn điện tử để nó phục vụ cho các công việc quản lý và cung cấp thông tin hóa đơn điện tử cho các tổ chức, cá nhân có liên quan.
- Việc cấp mã hóa đơn điện tử sẽ do cơ quan thuế cấp và dựa trên các thông tin kinh doanh của doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh..Bởi thế, các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh sẽ cần đảm bảo sự chính xác và trung thực, cũng như chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính chính xác của các thông tin khai báo.
Cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào?
Bước 1: Bạn sẽ truy cập vào hệ thống của Tổng cục thuế bằng số chứng minh thư, căn cước công dân
Bước 2: Bạn sẽ chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã từ thông báo của Cổng thông tin điện tử Tổng Cục Thuế với thời hạn đăng nhập, đăng ký sử dụng chỉ sau 24h kể từ sau khi nhận được mã.
Bước 3: Doanh nghiệp khi muốn sử dụng hóa đơn điện tử cần phải chấp nhận sử dụng hệ thống, doanh nghiệp sẽ nhận được tin tài khoản từ Tổng cục Thuế . Sau đó, doanh nghiệp đã có thể sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử.
Nếu trường hợp doanh nghiệp vẫn muốn sử dụng nhưng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thì :
Doanh nghiệp vẫn phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế qua Cổng thông tin của Tổng cục thuế. Sau đó cơ quan thuế sẽ gửi thông báo về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng của doanh nghiệp.
Lưu ý nếu doanh nghiệp được chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thì doanh nghiệp sẽ phải tiêu hủy hết toàn bộ số hóa đơn giấy chưa sử dụng trước đó.
Cách kiểm tra hóa đơn điện tử đơn giản nhất
Tra cứu và kiểm tra hóa đơn điện tử được xem là một nghiệp vụ quan trọng của các nhân viên kế toán làm việc trong các doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh để giúp kiểm tra được tính minh bạch và hợp pháp của các hoạt động kinh doanh. Dưới đây, NewCA sẽ hướng dẫn cách kiểm tra hóa đơn điện tử đúng chuẩn.
Kiểm tra hóa đơn điện tử trên hệ thống hóa đơn điện tử của tổng cục thuế
Bước 1: Để có thể kiểm tra hóa đơn điện tử trên trang website của hệ thống hóa đơn điện tử của tổng cục thuế thì bạn sẽ tiến hành đăng nhập vào cổng thông tin hệ thống hóa đơn điện tử.
Tài khoản đăng nhập và mật khẩu đăng nhập tài khoản của bạn sẽ được cấp bởi cơ quan thuế, họ sẽ gửi thông tin qua hệ thống email của doanh nghiệp.
Bước 2: Bạn sẽ vào menu và tiến hành chọn vào “ tra cứu hóa đơn” sau đó kế toán chỉ cần nhập hóa đơn điện tử mua vào.
Bước 3: Hệ thống hóa đơn điện tử sẽ giúp bạn hiển thị danh sách hóa đơn điện tử mua vào của doanh nghiệp bao gồm các thông tin như: loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, ngày lập hóa đơn…nếu muốn xem chi tiết các hóa đơn chỉ cần ấn chọn” xem hóa đơn”.
Xem thêm: 5 mẫu hóa đơn điện tử phổ biến theo quy định
Tóm tắt nội dung
Cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào?
– Bước 1: Truy cập vào hệ thống của Tổng cục thuế
– Bước 2: Chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã
– Bước 3: Tổng cục Thuế gửi thông tin tài khoản cho doanh nghiệp
Kiểm tra hóa đơn điện tử trên hệ thống hóa đơn điện tử của tổng cục thuế
Kiểm tra hoá đơn điện tử theo 3 bước:
Bước 1: Đăng nhập vào cổng thông tin hệ thống hóa đơn điện tử
Bước 2: Chọn “tra cứu hóa đơn”
Bước 3: Hệ thống hiển thị danh sách hóa đơn điện tử. Nếu muốn xem chi tiết các hóa đơn chỉ cần ấn chọn” xem hóa đơn”.
Bài viết trên, NewCA đã chia sẻ với bạn đọc sơ lược về hóa đơn điện tử, cách kiểm tra hóa đơn điện tử mà các doanh nghiệp cần phải lưu ý cùng với đó là cách kiểm tra hóa đơn điện tử đơn giản và nhanh chóng nhất. Nếu có nhu cầu sử dụng các dịch vụ chữ ký số, hóa đơn điện tử uy tín hãy đến với NewCA.
CÔNG TY CỔ PHẦN NEWCA
- Tổng đài CSKH: 1900 2066
- Hotline: 0936 208 068
- Website: https://newca.vn/