Đổi phần mềm kế toán hoặc hóa đơn điện tử: Làm sao chuyển dữ liệu mà không mất lịch sử?

Đổi nhà cung cấp phần mềm kế toán hoặc hóa đơn điện tử có thể giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, cải thiện quy trình vận hành và đáp ứng nhu cầu quản lý mới. Tuy nhiên, nhiều kế toán vẫn e ngại đổi phần mềm kế toán không mất dữ liệu liệu có thực sự khả thi, đặc biệt khi doanh nghiệp đã sử dụng hệ thống cũ trong nhiều năm và lưu trữ lượng lớn chứng từ. Thực tế, việc chuyển đổi không chỉ dừng lại ở thao tác xuất và nhập dữ liệu. Doanh nghiệp còn cần bảo đảm tài liệu kế toán được lưu trữ đầy đủ, an toàn, có thể truy xuất khi cần thiết. Vậy cần chuẩn bị những gì để chuyển sang hệ thống mới mà không làm gián đoạn hoạt động kế toán? Hãy cùng NewCA tìm hiểu quy định pháp lý và checklist chuyển đổi an toàn trong bài viết dưới đây.

Vì sao doanh nghiệp lo ngại mất dữ liệu khi đổi phần mềm kế toán?

Khi sử dụng một phần mềm trong thời gian dài, doanh nghiệp thường tích lũy lượng lớn dữ liệu về hóa đơn, chứng từ, sổ sách, công nợ và báo cáo tài chính. Vì vậy, việc chuyển sang hệ thống mới có thể phát sinh nhiều vấn đề nếu không được chuẩn bị kỹ lưỡng.

Dữ liệu cũ không còn hiển thị đầy đủ trên phần mềm mới

Một số trường hợp, dữ liệu sau khi chuyển đổi chỉ được lưu dưới dạng Excel, PDF hoặc bản sao lưu riêng biệt. Khi cần tra cứu chứng từ, kế toán phải mở nhiều tệp khác nhau thay vì tìm kiếm trực tiếp trên hệ thống. Điều này có thể gây mất thời gian khi đối chiếu công nợ, kiểm tra số liệu hoặc chuẩn bị hồ sơ giải trình.

Sai lệch dữ liệu trong quá trình chuyển đổi

Sự khác biệt về cấu trúc dữ liệu giữa hai phần mềm có thể khiến thông tin bị thiếu hoặc sai lệch nếu quá trình ánh xạ và nhập dữ liệu không được kiểm tra cẩn thận. Một số vấn đề có thể phát sinh gồm:

• Thiếu chứng từ chi tiết hoặc dữ liệu của một số kỳ kế toán.
• Sai mã tài khoản, mã khách hàng hoặc mã nhà cung cấp.
• Chênh lệch số dư đầu kỳ, công nợ hoặc số liệu tổng hợp.
• Không còn đầy đủ thông tin liên kết giữa hóa đơn và chứng từ kế toán.

Không còn quyền truy cập hệ thống cũ

Nếu doanh nghiệp chấm dứt hợp đồng khi chưa sao lưu và kiểm tra dữ liệu, việc truy xuất thông tin sau đó có thể gặp khó khăn. Đặc biệt, khi cần kiểm tra một hóa đơn đã phát hành hoặc đối chiếu số liệu của năm trước, doanh nghiệp có thể phải liên hệ lại nhà cung cấp cũ để tìm phương án khôi phục. Vì vậy, muốn đổi phần mềm kế toán không mất dữ liệu, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch chuyển đổi trước khi ngừng sử dụng hệ thống cũ.

Quy định pháp lý về lưu trữ dữ liệu kế toán khi đổi nhà cung cấp

Trước khi chuyển đổi phần mềm, doanh nghiệp cần hiểu rõ nghĩa vụ lưu trữ tài liệu kế toán và các yêu cầu liên quan đến hóa đơn điện tử.

Trách nhiệm lưu trữ tài liệu kế toán

Theo khoản 5 Điều 41 Luật Kế toán số 88/2015/QH13, tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn quy định, gồm tối thiểu 5 năm, tối thiểu 10 năm hoặc lưu trữ vĩnh viễn tùy loại tài liệu. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán có trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán theo quy định. Do đó, việc thay đổi nhà cung cấp phần mềm không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp được phép bỏ dữ liệu cũ hoặc chấm dứt nghĩa vụ lưu trữ.

Căn cứ pháp lý: Luật Kế toán số 88/2015/QH13.

Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán

Theo Điều 12, Điều 13 và Điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, tài liệu kế toán được phân thành các nhóm thời hạn lưu trữ như sau:

Thời hạn	Nhóm tài liệu
Tối thiểu 5 năm	Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính; tài liệu phục vụ quản lý, điều hành không trực tiếp ghi sổ và lập báo cáo tài chính.
Tối thiểu 10 năm	Chứng từ trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính; sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính năm và các tài liệu thuộc nhóm quy định tại Điều 13.
Vĩnh viễn	Tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng theo quy định tại Điều 14.

Lưu ý: Không phải mọi tài liệu liên quan đến thành lập, sáp nhập, giải thể hoặc kiểm tra doanh nghiệp đều mặc nhiên thuộc nhóm lưu trữ vĩnh viễn. Cần xác định đúng loại tài liệu và căn cứ áp dụng. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ được thực hiện theo Điều 15 Nghị định 174/2016/NĐ-CP.

Căn cứ pháp lý: Nghị định 174/2016/NĐ-CP.

Lưu trữ hóa đơn điện tử khi chuyển đổi phần mềm

Đối với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần xem xét các quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và nội dung sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Khi chuyển đổi nhà cung cấp, doanh nghiệp cần bảo đảm dữ liệu hóa đơn đã lập, phát hành và các thông tin liên quan được lưu trữ, tra cứu theo quy định áp dụng. Việc xuất hóa đơn ra PDF hoặc Excel có thể hỗ trợ tra cứu, nhưng không nên mặc định rằng chỉ lưu những tệp này là đã đáp ứng đầy đủ mọi yêu cầu. Doanh nghiệp cần kiểm tra định dạng dữ liệu, thông tin hóa đơn và khả năng truy xuất theo quy định pháp luật.

Căn cứ pháp lý: Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Checklist 6 bước đổi phần mềm kế toán không mất dữ liệu

Để quá trình chuyển đổi diễn ra an toàn, doanh nghiệp nên thực hiện lần lượt các bước dưới đây.

Bước 1: Kiểm kê và sao lưu toàn bộ dữ liệu trên hệ thống cũ

Trước khi chuyển đổi, kế toán cần xác định rõ những dữ liệu đang được lưu trữ trên phần mềm cũ. Danh mục kiểm tra nên bao gồm:

• Chứng từ kế toán và các tài liệu liên quan.
• Sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp và báo cáo tài chính.
• Danh mục tài khoản, khách hàng, nhà cung cấp và hàng hóa.
• Dữ liệu công nợ, tồn kho và số dư các tài khoản.
• Hóa đơn điện tử cùng thông tin phục vụ tra cứu, đối chiếu.

Doanh nghiệp nên lưu bản sao tại vị trí an toàn, kiểm tra khả năng mở tệp và xác nhận dữ liệu sao lưu không bị lỗi.

Bước 2: Xây dựng bảng ánh xạ dữ liệu giữa hai phần mềm

Mỗi phần mềm có thể sử dụng cấu trúc dữ liệu, mã tài khoản và cách tổ chức chứng từ khác nhau. Vì vậy, doanh nghiệp cần lập bảng ánh xạ để xác định dữ liệu nào được chuyển sang trường thông tin nào trên hệ thống mới. Nếu đồng thời thay đổi hệ thống tài khoản theo Thông tư 99, cần kiểm tra riêng việc chuyển đổi tài khoản để tránh nhầm lẫn giữa sai lệch do phần mềm và sai lệch do thay đổi chế độ kế toán.

Bước 3: Chuyển dữ liệu và kiểm tra tính đầy đủ

Sau khi hoàn tất ánh xạ, doanh nghiệp tiến hành nhập hoặc đồng bộ dữ liệu vào phần mềm mới theo phương án đã thống nhất. Không nên chỉ chuyển số dư tổng hợp nếu nhu cầu quản lý yêu cầu truy xuất chứng từ chi tiết của các kỳ trước. Sau khi nhập dữ liệu, cần kiểm tra:

• Số lượng chứng từ đã chuyển.
• Các kỳ kế toán có dữ liệu.
• Số dư đầu kỳ và số liệu công nợ.
• Thông tin hóa đơn và liên kết chứng từ.
• Các trường dữ liệu quan trọng có bị thiếu hoặc thay đổi định dạng hay không.

Bước 4: Đối chiếu số liệu giữa hệ thống cũ và mới

Đây là bước quan trọng để phát hiện sai lệch trước khi chính thức chuyển sang phần mềm mới. Doanh nghiệp nên lựa chọn các kỳ kế toán đại diện để chạy báo cáo trên cả hai hệ thống, sau đó so sánh những chỉ tiêu phù hợp như:

• Tổng phát sinh Nợ – Có.
• Số dư các tài khoản.
• Công nợ phải thu, phải trả.
• Số liệu nhập – xuất – tồn.
• Doanh thu, chi phí và các chỉ tiêu báo cáo tài chính.

Nếu phát hiện chênh lệch, cần xác định nguyên nhân, điều chỉnh và thực hiện đối chiếu lại trước khi nghiệm thu.

Bước 5: Kiểm tra khả năng truy xuất dữ liệu lịch sử

Dữ liệu được chuyển sang hệ thống mới không chỉ cần đầy đủ mà còn phải có khả năng tra cứu phù hợp với nhu cầu sử dụng. Kế toán nên thử tìm kiếm ngẫu nhiên một số chứng từ thuộc các năm trước, kiểm tra thông tin chi tiết và đối chiếu với bản lưu từ hệ thống cũ. Đối với hóa đơn điện tử, cần kiểm tra khả năng tra cứu thông tin hóa đơn và các dữ liệu liên quan theo phương án lưu trữ đã lựa chọn.

Bước 6: Nghiệm thu và chỉ ngừng hệ thống cũ khi đã có phương án lưu trữ

Sau khi hoàn tất chuyển đổi, doanh nghiệp cần lập biên bản hoặc hồ sơ xác nhận kết quả kiểm tra, đối chiếu dữ liệu. Trước khi chấm dứt hợp đồng hoặc ngừng truy cập hệ thống cũ, cần xác nhận:

• Dữ liệu cần thiết đã được sao lưu đầy đủ.
• Các chỉ tiêu đối chiếu đã được kiểm tra và xử lý chênh lệch.
• Dữ liệu lịch sử có thể truy xuất theo phương án đã thống nhất.
• Quyền truy cập, thời gian lưu trữ và trách nhiệm hỗ trợ sau chuyển đổi đã được làm rõ.

Doanh nghiệp có thể duy trì hệ thống cũ trong một khoảng thời gian đệm nếu điều kiện hợp đồng và chi phí cho phép. Thời gian này nên được xác định theo quy mô dữ liệu và mức độ phức tạp của việc chuyển đổi, không phải một thời hạn bắt buộc áp dụng chung cho mọi doanh nghiệp.

Những lưu ý giúp chuyển đổi phần mềm kế toán và hóa đơn điện tử an toàn

Ngoài checklist trên, doanh nghiệp nên lưu ý một số vấn đề sau để hạn chế rủi ro trong quá trình chuyển đổi.

Làm rõ phạm vi dữ liệu được chuyển giao

Trước khi ký hợp đồng với nhà cung cấp mới, hãy xác định rõ dữ liệu nào được chuyển, dữ liệu nào cần lưu trữ riêng và dữ liệu nào có thể tiếp tục được truy cập trên hệ thống cũ. Điều này giúp doanh nghiệp chủ động về chi phí, thời gian và nguồn lực triển khai.

Thống nhất trách nhiệm giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp

Doanh nghiệp nên làm rõ trách nhiệm của các bên đối với việc sao lưu, xuất dữ liệu, hỗ trợ chuyển đổi, bảo mật thông tin và xử lý sự cố. Các nội dung này nên được thể hiện trong hợp đồng hoặc tài liệu triển khai để hạn chế tranh chấp khi phát sinh vấn đề.

Không xóa dữ liệu gốc khi chưa hoàn tất kiểm tra

Trong giai đoạn chuyển đổi, dữ liệu gốc là cơ sở quan trọng để kiểm tra và xác định nguyên nhân sai lệch. Doanh nghiệp không nên tự ý xóa dữ liệu hoặc đóng quyền truy cập khi chưa xác nhận phương án lưu trữ đáp ứng yêu cầu pháp lý và nhu cầu quản lý.

Có kế hoạch dự phòng khi phát sinh lỗi

Doanh nghiệp nên thống nhất trước cách xử lý khi dữ liệu bị thiếu, sai định dạng hoặc không thể nhập vào hệ thống mới. Phương án dự phòng có thể bao gồm khôi phục từ bản sao lưu, yêu cầu nhà cung cấp hỗ trợ hoặc sử dụng kho lưu trữ riêng để bảo đảm khả năng truy xuất.

NewCA đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi phần mềm

Đổi phần mềm kế toán không chỉ là thay đổi công cụ làm việc mà còn liên quan đến dữ liệu vận hành, lịch sử chứng từ và khả năng tra cứu của doanh nghiệp. Với định hướng trở thành đối tác vận hành số, NewCA cung cấp các giải pháp công nghệ và dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp lựa chọn công cụ phù hợp với nhu cầu thực tế.

Khi có nhu cầu chuyển đổi, doanh nghiệp nên trao đổi trước về phạm vi dữ liệu, yêu cầu đối chiếu, phương án lưu trữ và khả năng truy xuất để xây dựng kế hoạch triển khai phù hợp. NewCA hỗ trợ tư vấn phương án chuyển đổi dữ liệu, kiểm tra và đối chiếu theo phạm vi dịch vụ thống nhất trước khi bàn giao, giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình chuyển sang hệ thống mới.

Câu hỏi thường gặp khi đổi phần mềm kế toán và hóa đơn điện tử

Khi đổi phần mềm kế toán hoặc hóa đơn điện tử, doanh nghiệp thường băn khoăn về thời hạn lưu trữ dữ liệu, trách nhiệm của các bên và cách xử lý khi phát sinh sai lệch trong quá trình chuyển đổi. Dưới đây là những câu hỏi thường gặp cùng giải đáp giúp doanh nghiệp chủ động hơn trước khi thay đổi nhà cung cấp.

Đổi phần mềm kế toán thì dữ liệu cũ phải lưu trong bao lâu?

Theo Điều 12, Điều 13 và Điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, thời hạn lưu trữ phụ thuộc vào loại tài liệu: tối thiểu 5 năm, tối thiểu 10 năm hoặc vĩnh viễn đối với nhóm tài liệu đáp ứng điều kiện quy định. Doanh nghiệp cần phân loại tài liệu cụ thể để xác định thời hạn lưu trữ phù hợp.

Có bắt buộc phải chuyển toàn bộ dữ liệu cũ sang phần mềm mới không?

Không nên mặc định mọi dữ liệu đều phải nhập trực tiếp vào phần mềm mới. Doanh nghiệp cần xác định dữ liệu nào phải lưu trữ, dữ liệu nào cần tiếp tục khai thác và phương án lưu trữ nào đáp ứng quy định pháp luật. Tuy nhiên, nếu chỉ lưu bản xuất dữ liệu, doanh nghiệp cần kiểm tra khả năng truy xuất, tính đầy đủ và độ tin cậy của bản lưu.

Nếu nhà cung cấp cũ không hỗ trợ xuất dữ liệu thì phải làm gì?

Doanh nghiệp nên rà soát hợp đồng, yêu cầu nhà cung cấp làm rõ phạm vi dữ liệu có thể bàn giao và phương án hỗ trợ khi chấm dứt dịch vụ. Đồng thời, cần chủ động sao lưu những dữ liệu đang có quyền truy cập và tìm phương án khôi phục phù hợp. Không nên chờ đến khi hệ thống cũ ngừng hoạt động mới bắt đầu xử lý.

Ai chịu trách nhiệm nếu dữ liệu bị mất trong quá trình chuyển đổi?

Trách nhiệm cần được xác định theo quy định pháp luật, vai trò của các bên và thỏa thuận hợp đồng. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán có trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán theo quy định. Nhà cung cấp có thể có trách nhiệm tương ứng theo hợp đồng và pháp luật áp dụng. Vì vậy, doanh nghiệp cần phân định rõ trách nhiệm trước khi triển khai chuyển đổi.

Có nên duy trì song song phần mềm cũ và phần mềm mới không?

Có thể duy trì song song trong giai đoạn kiểm tra, đối chiếu nếu điều kiện triển khai và hợp đồng cho phép. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần xác định rõ hệ thống nào là hệ thống sử dụng chính thức, cách xử lý dữ liệu phát sinh và thời điểm ngừng hệ thống cũ để tránh ghi nhận trùng lặp hoặc sai lệch.

Chuyển phần mềm cùng lúc với thay đổi hệ thống tài khoản có rủi ro gì?

Việc thực hiện đồng thời hai thay đổi có thể làm tăng độ phức tạp của quá trình đối chiếu. Doanh nghiệp nên tách riêng việc kiểm tra dữ liệu chuyển đổi và việc ánh xạ tài khoản theo chế độ kế toán mới. Nếu đang chuẩn bị áp dụng Thông tư 99, kế toán có thể tham khảo thêm Bài 3 – Hệ thống tài khoản sau Thông tư 99 để chủ động xây dựng phương án chuyển đổi phù hợp.

>>> Xem thêm: Checklist hạch toán chi phí hợp đồng điện tử: 5 bước kế toán cần kiểm tra

Đổi phần mềm kế toán không mất dữ liệu hoàn toàn có thể thực hiện theo một kế hoạch chuyển đổi được chuẩn bị kỹ lưỡng. Điều quan trọng là doanh nghiệp phải kiểm kê, sao lưu, đối chiếu và xác nhận khả năng truy xuất dữ liệu trước khi ngừng sử dụng hệ thống cũ. Bên cạnh đó, việc chuyển đổi cần gắn với nghĩa vụ lưu trữ tài liệu kế toán và hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật hiện hành, thay vì chỉ tập trung vào thao tác kỹ thuật.

>>> Nếu doanh nghiệp đang có kế hoạch đổi nhà cung cấp, hãy liên hệ NewCA để được tư vấn phương án chuyển đổi dữ liệu phù hợp, làm rõ phạm vi hỗ trợ và chủ động bảo toàn lịch sử chứng từ trong quá trình vận hành. Đăng ký tư vấn chuyển đổi dữ liệu cùng NewCA ngay hôm nay!