Doanh nghiệp nhỏ thì cần gì dùng phần mềm kế toán, chỉ có doanh nghiệp lớn mới cần dùng thôi. Quan điểm này có đúng không? Cùng NewCA tìm hiểu xem khi nào doanh nghiệp cần dùng phần mềm kế toán và doanh nghiệp mới thành lập hoặc quy mô nhỏ thì có cần dùng phần mềm kế toán không trong bài viết dưới đây.
Mục lục
Phần mềm kế toán là gì? Những tính năng thường có của phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán là một ứng dụng hoặc chương trình máy tính được thiết kế để hỗ trợ quá trình quản lý tài chính và kế toán của một tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân. Phần mềm này giúp tổng hợp, xử lý, và theo dõi thông tin tài chính liên quan đến thu chi, lưu chuyển tiền tệ, quản lý tài sản, và thực hiện các nhiệm vụ kế toán khác. Mục tiêu chính của phần mềm kế toán là tạo ra báo cáo tài chính chính xác và đáng tin cậy, giúp quản lý hiểu rõ về tình hình tài chính của tổ chức và ra quyết định chiến lược.
Phần mềm kế toán thường bao gồm các tính năng như:
- Lập bảng cân đối tài khoản: Theo dõi các giao dịch thu chi, tài sản, và nợ – có trong tài khoản của bạn và đảm bảo sự cân đối.
- Lập báo cáo tài chính: Tạo ra các báo cáo như báo cáo tài sản, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, báo cáo lợi nhuận và lỗ, để cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính.
- Quản lý thuế: Hỗ trợ tính toán và theo dõi các khoản thuế cần nộp, đảm bảo tuân thủ các quy định thuế.
- Quản lý công nợ và công nợ: Theo dõi các khoản phải thu và phải trả, giúp quản lý kiểm soát dòng tiền.
- Quản lý tài sản cố định: Giúp theo dõi và quản lý tài sản cố định của doanh nghiệp, bao gồm việc tính khấu hao.
- Lập kế hoạch ngân sách: Hỗ trợ việc lập kế hoạch ngân sách, so sánh với thực tế, và phân tích biến động.
- Liên kết với ngân hàng và thanh toán: Các tính năng kết nối với ngân hàng để theo dõi giao dịch tài chính và thực hiện các thanh toán.
- Bảo mật dữ liệu: Đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin tài chính của doanh nghiệp.
- Tích hợp với hệ thống khác: Khả năng kết nối với các hệ thống khác trong doanh nghiệp như hệ thống quản lý kho hoặc hệ thống bán hàng.
Doanh nghiệp mới có nên dùng phần mềm kế toán?
Doanh nghiệp mới thành lập 1-2 năm các giao dịch chưa nhiều, chi phí cho nhân sự cần tối ưu nhất nên thường sẽ sử dụng kế toán dịch vụ. Tuy nhiên về lâu dài, khi doanh nghiệp phát triển, mở rộng quy mô, chắc chắn sẽ cần đến một quy trình công nghệ chuyên nghiệp hơn.
Do vậy, doanh nghiệp dù nhỏ cũng nên đầu tư sử dụng riêng phần mềm kế toán để thiết lập nền móng vững chắc về Tài chính kế toán, đảm bảo lưu trữ đầy đủ các dữ liệu…
Lúc này, phần mềm kế toán sẽ giúp doanh nghiệp thống kê một cách bài bản, kiểm soát một cách minh bạch, rõ ràng đầu ra, đầu vào. Ngoài ra, phần mềm kế toán cũng giúp doanh nghiệp lưu trữ thông tin tốt hơn, hạn chế nguy cơ thất lạc hồ sơ chứng từ. Đặc biệt, phần mềm kế toán còn là tiền đề để tạo thành bước đà vững chắc cho sự phát triển sau này.
Tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán cho doanh nghiệp
Hiện nay trên thị trường có nhiều loại phần mềm khác nhau, mỗi phần mềm đều có những ưu điểm riêng. Tuy nhiên, để lựa chọn một phần mềm kế toán phù hợp với nhu cầu và quy mô của công ty thì cần phải đánh giá chính xác. Dưới đây là những tiêu chí để lựa chọn một phần mềm kế toán tốt nhất cho doanh nghiệp bạn.
Phù hợp với quy mô doanh nghiệp: Chọn phần mềm phù hợp với quy mô và phạm vi hoạt động của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp nhỏ có thể không cần một phần mềm quá phức tạp và đắt đỏ.
- Tích hợp dễ dàng: Phần mềm kế toán nên tích hợp dễ dàng với các hệ thống và ứng dụng khác mà doanh nghiệp của bạn sử dụng, chẳng hạn như hệ thống quản lý kho, hệ thống bán hàng, hay CRM.
- Khả năng tùy chỉnh: Khả năng tùy chỉnh phần mềm để phù hợp với quy trình kế toán cụ thể của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp có thể có các yêu cầu riêng về kế toán và quản lý tài chính.
- Dễ sử dụng: Phần mềm nên có giao diện thân thiện và dễ sử dụng. Điều này giúp đội ngũ nhân viên dễ dàng thích nghi và sử dụng hiệu quả phần mềm mà không cần đào tạo phức tạp.
- Hỗ trợ và khả năng đào tạo: Đảm bảo rằng nhà cung cấp phần mềm cung cấp hỗ trợ kỹ thuật và tài liệu đào tạo đầy đủ để giúp bạn và đội ngũ của mình sử dụng phần mềm một cách hiệu quả.
- Bảo mật: Đảm bảo phần mềm kế toán có các tính năng bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ thông tin tài chính quan trọng của doanh nghiệp khỏi các mối đe dọa an ninh.
- Khả năng thích nghi: Lựa chọn phần mềm có khả năng mở rộng và thích nghi với sự phát triển của doanh nghiệp theo thời gian.
- Tính năng phù hợp: Đảm bảo phần mềm cung cấp các tính năng cần thiết cho việc quản lý tài chính, bao gồm lập báo cáo tài chính, theo dõi công nợ, quản lý thuế, và các chức năng kế toán cơ bản khác.
- Giá cả: Xem xét ngân sách của doanh nghiệp và so sánh giá cả của các phần mềm kế toán khác nhau để chọn lựa phần mềm phù hợp với khả năng tài chính.
- Đánh giá từ người dùng khác: Tìm hiểu về những đánh giá và đánh giá từ người dùng khác về các phần mềm kế toán mà bạn đang xem xét. Điều này có thể giúp bạn có cái nhìn tổng quan về chất lượng và hiệu suất của phần mềm.
Top 3 phần mềm kế toán phù hợp với doanh nghiệp mới, quy mô nhỏ
Phần mềm kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ Misa
Phần mềm kế toán doanh nghiệp đầy đủ tính năng và tiện lợi. Khám phá 18 phân hệ như phân tích tài chính, quỹ, ngân hàng mua hàng, bán hàng và nhiều hơn nữa. Các tính năng giúp cho công việc kế toán trở nên đơn giản hơn. Chủ doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt tình hình tài chính mọi lúc mọi nơi.
Phần mềm kế toán doanh nghiệp CyberBook
CyberBook được phát triển bởi Công ty Cổ phần CyberLotus – đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp công nghệ số: chữ ký số, xác thực điện tử, sản phẩm phần mềm và dịch vụ doanh nghiệp, các giải pháp phần mềm dịch vụ công trực tuyến, chính phủ điện tử, ứng dụng trong cải cách thủ tục hành chính tại các Bộ/Ban/Ngành và tỉnh/thành phố tại Việt Nam.
Tính năng Phần mềm kế toán CyberBook:
- Đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ theo quy định của Bộ Tài Chính
- Liên kết đa ứng dụng
- Hệ thống 160+ báo cáo quản trị tức thời và đa chiều
- Làm việc từ mọi nơi, trên nhiều thiết bị
- Quản lý đa diện
- Phù hợp cho kế toán dịch vụ
Phần mềm kế toán Fast Finance
Phần mềm quản trị tài chính kế toán Fast Financial là phần mềm kế toán online cho phép người dùng truy cập và làm việc mọi lúc, mọi nơi, từ bất kỳ thiết bị nào.
Điểm nổi bật của Fast Financial là: Phù hợp chế độ tài chính, kế toán và thuế; Quản lý dữ liệu của các đơn vị thành viên; Bảo mật hệ thống; Quản lý các danh mục từ điển; Thực hiện, xử lý giao dịch (chứng từ); Báo cáo; Công cụ phân tích số liệu kinh doanh nhiều chiều Fast Analytics; Quản lý đa tiền tệ, song tệ; Ngôn ngữ giao diện vào báo cáo.
Bên cạnh đó, giao diện của Fast cũng tương đối thân thiện nên cách nhập liệu chứng từ vào có thể dễ dàng thực hiện.
Lời kết
Trong thế giới kinh doanh hiện đại, việc quản lý tài chính và kế toán là một phần quan trọng không thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp mới thành lập. Sử dụng phần mềm kế toán trong quá trình hoạt động sẽ đem lại nhiều lợi ích to lớn.
Phần mềm kế toán giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc nhập liệu, theo dõi giao dịch, và tạo báo cáo tài chính. Nhờ vào tính tự động hóa, việc tính toán và theo dõi số liệu trở nên nhanh chóng và chính xác hơn, giúp quản lý luôn có cái nhìn toàn cảnh về tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Tóm lại, việc sử dụng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp mới thành lập là một quyết định thông minh và có lợi. Điều này giúp doanh nghiệp tập trung vào phát triển kinh doanh chính và đạt được sự bền vững trong môi trường cạnh tranh ngày càng khắc nghiệt.