Dịch vụ hợp đồng điện tử được phân phối bởi NewCA, giúp doanh nghiệp tận dụng toàn bộ tính năng ưu việt của hợp đồng điện tử. Công việc ký kết văn bản nói riêng và chuyển đổi số trong doanh nghiệp được thực hiện và phát triển bền vững.

Với nhiều tiện ích thiết thực như tiện lợi, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, chi phí… hợp đồng điện tử là giải pháp công nghệ số đã và đang được nhiều tổ chức, doanh nghiệp lựa chọn sử dụng trong quá trình hoạt động. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin quan trọng về những điều khoản về hợp đồng điện tử trong hệ thống pháp luật, lợi ích khi sử dụng hợp đồng điện tử và phần mềm hợp đồng điện tử chất lượng trên thị trường hiện nay.

Hợp đồng điện tử và quy định pháp luật về hợp đồng điện tử

Ngày 16/6/2022, tại Hội nghị “Phát triển hợp đồng điện tử tại Việt Nam - Triển khai Nghị định 85/2021/NĐ-CP”, Bộ Công thương đã cấp phép đăng ký cho các Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử (CeCA). Theo đó, doanh nghiệp, cá nhân khi giao kết hợp đồng đã hoàn toàn có thể sử dụng hợp đồng điện tử thay thế cho hợp đồng bằng giấy trước đây.

Hợp đồng điện tử là gì?

Theo Điều 33 Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11: “Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của Luật này”. 

Trong đó, thông điệp dữ liệu “là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử” (Khoản 12 Điều 4).

Đặc điểm của hợp đồng điện tử

Hợp đồng điện tử có các đặc trưng sau:

Hình thức thể hiện là bằng các thông điệp dữ liệu

Đây là đặc điểm nổi bật nhất của hợp đồng điện tử khi được xây dựng trên nền tảng cơ sở của các thông điệp dữ liệu. Đồng thời, đây cũng là điểm khác biệt rõ rệt giữa hợp đồng điện tử và hợp đồng giấy thông thường.

Tạo lập, truyền tải và lưu trữ bằng phương tiện điện tử

Hợp đồng điện tử được tạo lập trên các thiết bị công nghệ như máy tính, điện thoại…, truyền tải đến các bên ký kết bằng mạng lưới Internet và lưu trữ bởi các điện toán đám mây.

Có ba chủ thể tham gia giao kết

Ngoài hai chủ thể trực tiếp trao đổi, thỏa thuận và tham gia giao kết như hợp đồng giấy, hợp đồng điện tử có thêm chủ thể thứ ba đó là tổ chức cung cấp dịch vụ ký số và hợp đồng điện tử. Tuy nhiên, bên thứ ba sẽ không tham gia hay tác động vào quá trình thỏa thuận mà chỉ có vai trò hỗ trợ, đảm bảo việc giao kết hợp đồng điện tử diễn ra hợp pháp và hiệu quả.

Xác thực hợp đồng bằng chữ ký số

Khi tham gia giao kết hợp đồng điện tử, các bên giao dịch sẽ thực hiện ký kết hợp đồng bằng chữ ký số được cung cấp bởi các tổ chức chứng thực trên thị trường thay cho chữ ký viết tay truyền thống. 

Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử

Điều 34 Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 quy định: “Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận chỉ vì hợp đồng đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu”.

Như vậy, hợp đồng điện tử được pháp luật công nhận là có giá trị pháp lý tương đương như hợp đồng bằng giấy thông thường.

Nguyên tắc giao kết hợp đồng điện tử

Giao kết hợp đồng điện tử “là việc sử dụng thông điệp dữ liệu để tiến hành một phần hoặc toàn bộ giao dịch trong quá trình giao kết hợp đồng”. 

Về nguyên tắc, việc giao kết hợp đồng điện tử phải được tiến hành trên cơ sở pháp lý như sau:

“1. Các bên tham gia có quyền thỏa thuận sử dụng phương tiện điện tử trong giao kết và thực hiện hợp đồng.

2. Việc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử phải tuân thủ các quy định của Luật này và pháp luật về hợp đồng.
3. Khi giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, các bên có quyền thỏa thuận về yêu cầu kỹ thuật, chứng thực, các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hợp đồng điện tử đó”.

(Theo Điều 35, 36 Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11).

Tính pháp lý của chữ ký số trên hợp đồng điện tử

Quy định về pháp lý chữ ký số trên hợp đồng điện tử, Điều 24 Luật Giao dịch điện tử 2005 chỉ rõ:

“1. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu chữ ký điện tử được sử dụng để ký thông điệp dữ liệu đó đáp ứng các điều kiện sau đây:

1. Phương pháp tạo chữ ký điện tử cho phép xác minh được người ký và chứng tỏ được sự chấp thuận của người ký đối với nội dung thông điệp dữ liệu.
2. Phương pháp đó là đủ tin cậy và phù hợp với mục đích mà theo đó thông điệp dữ liệu được tạo ra và gửi đi.
3. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan, tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký điện tử của cơ quan, tổ chức đáp ứng các điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 22 của Luật này và chữ ký điện tử đó có chứng thực.
4. Chính phủ quy định cụ thể việc quản lý và sử dụng chữ ký điện tử của cơ quan, tổ chức”.

Như vậy, pháp luật công nhận chữ ký số trên hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý khi đáp ứng những điều kiện trên.

Lợi ích khi sử dụng hợp đồng điện tử

Hợp đồng điện tử là giải pháp công nghệ số thông minh đem đến cho người dùng nhiều lợi ích.

Tiết kiệm thời gian, chi phí

Khi sử dụng hợp đồng điện tử, các bên tham gia giao kết hợp đồng có thể xác nhận và ký kết bằng phương thức trực tuyến. Từ đó, tiết kiệm được thời gian, chi phí in ấn, đi lại, nhân sự,… như khi giao kết hợp đồng bằng giấy truyền thống. 

Bắt kịp xu thế, tăng khả năng cạnh tranh 

Hiện nay, thời đại công nghệ số đang ngày càng phát triển và bao trùm lên mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Là một minh chứng cho quá trình áp dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực kinh doanh, sử dụng hợp đồng điện tử là một trong những cách giúp doanh nghiệp nhanh chóng bắt kịp xu thế chung của thời đại.

Không những thế, với đặc trưng cho phép giao kết thông qua phương tiện điện tử và mạng viễn thông, hợp đồng điện tử còn góp phần mở rộng phạm vi giao kết trong nước và quốc tế. Đồng thời còn làm tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.

Giao kết nhanh chóng, tiện lợi

Với hợp đồng điện tử, người dùng có thể tiến hành tạo lập, truyền tải, tiếp nhận, xác thực và ký kết mọi lúc, mọi nơi trên mọi thiết bị có kết nối Internet. Quá trình ký kết giữa các bên giao dịch diễn ra thuận tiện dựa trên các thao tác đơn giản, nhanh chóng và vô cùng tiện lợi.

Đảm bảo tính pháp lý và an toàn thông tin

Trong giao kết hợp đồng điện tử, mọi thông tin, dữ liệu của các bên tham gia đều được bảo mật một cách tuyệt đối. Quyền truy cập sẽ chỉ được cấp phép cho các bên trực tiếp tham gia giao dịch, tránh được tình trạng mất cắp hay tiết lộ thông tin ra bên ngoài.

Đặc biệt, các điều khoản trong hợp đồng và trách nhiệm pháp lý của mỗi bên cũng được ràng buộc chặt chẽ về mặt pháp lý trước sự chứng thực của tổ chức cung cấp dịch vụ ký số và hợp đồng điện tử. Trường hợp cần đối chiếu, so sánh, xác thực hay tra cứu, người dùng có thể xem xét, tải về và in ấn theo nhu cầu sử dụng.

Phần mềm ký số văn bản và hợp đồng điện tử CyberSign

CyberSign là phần mềm ký số văn bản và hợp đồng điện tử đến từ Công ty cổ phần CyberLotus - nhà cung cấp, đối tác tin cậy trong lĩnh vực giao dịch điện tử tại Việt Nam. Với sứ mệnh “Vì nền kinh tế số Việt Nam”, CyberSign đem lại cho người dùng trải nghiệm dịch vụ chất lượng và hiện được tin tưởng, sử dụng bởi nhiều đối tác lớn trên thị trường.

Tính năng dịch vụ

Dịch vụ CyberSign sở hữu nhiều tính năng vượt trội như:

• Ký hợp đồng điện tử trong 3 bước: CyberSign cho phép người dùng tạo lập hợp đồng từ file có sẵn hoặc mẫu tài liệu trên hệ thống, cấp quyền truy cập tới các bên tham gia ký kết và gửi link hợp đồng đến từng người.
• Phù hợp với mọi trường hợp ký: Khi sử dụng CyberSign, người dùng có thể lựa chọn thứ tự ký kết sao cho phù hợp với mọi trường hợp cụ thể trong thực tế như ký trước, ký đồng thời, chờ duyệt ký theo quy trình nội bộ… 
• Quản lý đối tác: Dịch vụ CyberSign hỗ trợ người dùng quản lý dữ liệu về các đối tác, giúp nhập thông tin có sẵn của tổ chức/doanh nghiệp hoặc nhập thêm thông tin tại thời điểm trình ký hợp đồng.
• Tùy chọn vị trí ký: Với CyberSign, người dùng có thể sắp xếp và chọn trước vị trí hiển thị chữ ký của các bên tham gia giao kết hợp đồng.
• Đối tác dễ dàng ký trực tuyến: Hợp đồng điện tử được cung cấp bởi CyberSign cho phép đối tác có thể dễ dàng thực hiện ký kết chỉ với những thao tác đơn giản và tiện lợi.
• Tra cứu hợp đồng nhanh chóng: Khi cần tra cứu thông tin về hợp đồng, các bên tham gia có thể tìm kiếm, xem hoặc tải xuống bản sao hợp đồng đã ký từ hệ thống với mã bảo mật riêng tư cho mỗi đối tượng trong từng thời điểm.

Trên đây là những thông tin quan trọng người dùng cần biết khi sử dụng hợp đồng điện tử. Để thực hiện giao kết hợp đồng điện tử nhanh chóng, tiện lợi và đảm bảo tính pháp lý, người dùng nên lựa chọn phần mềm hợp đồng điện tử chất lượng được cung cấp bởi đơn vị uy tín trên thị trường.