Việc sử dụng hợp đồng điện tử không chỉ mang lại lợi ích về tiết kiệm thời gian và chi phí cho các doanh nghiệp, mà còn giúp tăng cường hiệu suất kinh doanh và thúc đẩy quá trình chuyển đổi số một cách hiệu quả. Đối với ngày nay, có những dạng hợp đồng điện tử nào đang phổ biến? Cùng NewCA tìm hiểu các loại hợp đồng điện tử thường dùng trong doanh nghiệp nhé!
Mục lục
Hợp đồng điện tử là gì?
Trong thời đại số hóa, hợp đồng điện tử hay còn được gọi là Econtract (viết tắt của từ Electronic Contract) là khái niệm không mấy xa lạ trong các doanh nghiệp. Đặc biệt, giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử giống như hợp đồng giấy thông thường.
Theo sách trắng Thương mại điện tử 2021, có 33% doanh nghiệp được Bộ Công Thương khảo sát đã ứng dụng trong hoạt động thương mại của mình.
Căn cứ Điều 3 Luật Giao dịch điện tử 2023 thì hợp đồng điện tử Econtract là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu.
Như vậy, hợp đồng điện tử là loại hợp đồng được thiết lập, gửi đi, nhận lại và lưu trữ thông qua các phương tiện điện tử như công nghệ điện tử, kỹ thuật số, quang học,… hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý giống như hợp đồng văn bản truyền thống.
Các loại hợp đồng điện tử thông dụng nhất
Hiện nay, các loại hợp đồng điện tử thông dụng có rất nhiều loại, được áp dụng trong hầu hết các trường hợp phát sinh giao dịch. Tuy nhiên, hợp đồng lao động điện tử, hợp đồng dân sự điện tử và hợp đồng thương mại điện tử được áp dụng nhiều hơn cả. Các loại hợp đồng này tạo ra sự khác biệt về tốc độ, thuận tiện và xoá đi khoảng cách địa lý cho cả người cung cấp dịch vụ lẫn người mua.
Hợp đồng điện tử theo tính chất
Hợp đồng lao động điện tử
Đây là loại hợp đồng để cập thỏa thuận giữa bên sử dụng lao động và người lao động, thể hiện theo phương thức thông điệp dữ liệu. Nội dung cơ bản trong hợp đồng gồm cam kết tiền lương, loại hình công việc, điều kiện làm việc, quyền và nghĩa vụ của từng bên tham gia giao kết.
Thời hạn trong hợp đồng có thể xác định theo mốc thời hạn cụ thể hoặc không xác định.
- Dạng hợp đồng có thời hạn cụ thể: Các bên tham gia vào giao kết đồng ý với thời điểm bắt đầu và kết thúc hợp đồng. Thời hạn của dạng hợp đồng này không quá 3 năm, tính từ thời điểm hợp đồng chính thức có hiệu lực.
- Dạng hợp đồng không xác định thời hạn: Các bên tham gia giao kết không ấn định thời gian cụ thể kết thúc hợp đồng.
Hợp đồng lao động điện tử ưu thế hơn hợp đồng lao động truyền thống ở việc có thể kết nối người lao động và doanh nghiệp dù ở bất cứ đâu. Chính vì vậy, loại hợp đồng này sẽ cần thiết cho các trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng lao động nhưng họ lại không thể ký kết được như hợp đồng lao đồng truyền thống.
Hợp đồng thương mại điện tử
Đây là một trong các loại hợp đồng điện tử thông dụng nhất hiện nay. Hợp đồng thương mại điện tử là hợp đồng nhằm thoả thuận giữa một bên là chủ thể có đầy đủ các tư cách pháp lý, một bên là thương nhân, nhằm xác lập hợp đồng thông qua phương tiện điện tử. Nói một cách cụ thể hơn, dễ nhận diện hơn, chúng ta có thể phân biệt hợp đồng thương mại điện tử khác ở những điểm sau:
- Phân loại hợp đồng: Loại hợp đồng này bao gồm các hợp đồng cung ứng dịch vụ cụ thể và hợp đồng mua bán hàng hoá.
- Đối tượng chính của hợp đồng: Hàng hoá.
- Mục đích chính: Kiếm lợi nhuận.
Hợp đồng thương mại điện tử sẽ có hiệu lực ngay từ lúc hai bên đồng ý với các giao kết trong hợp đồng. Cũng giống các loại hợp đồng điện tử thông dụng khác, hợp đồng thương mại điện tử cũng cần đảm bảo các yếu tố nhất định sau nếu muốn được công nhận về tính pháp lý:
- Các bên đều đã thống nhất về việc chứng thực chữ ký số.
- Các chủ thể tham gia vào hợp đồng đều phải có đầy đủ các năng lực, hành vi.
- Các bên đều phải truy cập vào được hợp đồng thương mại điện tử.
- Toàn bộ nội dung trong hợp đồng đều phải được đảm bảo tuyệt đối về tính toàn vẹn.
- Và một số yếu tố khác tuỳ theo hợp đồng cụ thể …
Đa số các giao dịch thương mại đều có thể sử dụng loại hợp đồng này. Một số ví dụ để quý khách dễ hình dung có thể kể đến như: hợp đồng cung cấp dịch vụ internet, hợp đồng cung cấp điện, nước, hợp đồng mua bán hàng hoá, .. Việc sử dụng hợp đồng thương mại sẽ giúp người cung cấp dịch vụ và người có nhu cầu kết nối nhanh hơn, xử lý giao dịch nhanh hơn, từ đó giúp doanh nghiệp gia tăng doanh thu hiệu quả.
Hợp đồng dân sự điện tử
Hợp đồng dân sự điện tử là thỏa thuận dân sự giữa các bên thông qua phương tiện điện tử.
Đặc điểm nhận diện
Hợp đồng dân sự điện tử có một số đặc điểm nhận diện rõ nét như sau:
– Chủ thể: các cá nhân, đơn vị có đầy đủ năng lực hành vi dân sự và đang thực hiện một giao dịch dân sự thông qua giao kết hợp đồng.
– Mục đích: Nhằm thiết lập hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự giữa các bên.
Phân loại
Có 6 loại hợp đồng dân sự, bao gồm: song vụ, đơn vụ, hợp đồng chính, hợp đồng phụ, liên quan đến lợi ích của bên thứ 3, hợp đồng có điều kiện. Cụ thể:
– Hợp đồng song vụ là hợp đồng mà cả 2 bên đều có nghĩa vụ thực hiện đối với nhau.
– Hợp đồng đơn vụ là hợp đồng mà chỉ một bên có nghĩa vụ đối với bên còn lại.
– Hợp đồng chính là hợp đồng mà hiệu lực không phụ thuộc vào hợp đồng phụ.
– Hợp đồng phụ là hợp đồng mà hiệu lực phụ thuộc vào hợp đồng chính.
– Hợp đồng vì lợi ích của bên thứ ba là hợp đồng mà các bên giao kết hợp đồng đều phải thực hiện nghĩa vụ và bên thứ ba là đối tượng được hưởng lợi ích từ hợp đồng.
– Hợp đồng có điều kiện là hợp đồng mà việc thực hiện giao kết phụ thuộc vào việc phát sinh, thay đổi hoặc chấm dứt một nội dung hoặc sự việc nhất định.
Hợp đồng theo cách thức cấu thành
Hợp đồng truyền thống ( hợp đồng giấy) được đưa lên Internet
Hợp đồng truyền thống là hợp đồng soạn thảo trên giấy, được tải lên Internet thông qua việc quét tài liệu hoặc chuyển đổi sang định dạng file PDF.
Hợp đồng này có nút tick xanh để thể hiện sự đồng ý với các điều khoản hợp đồng, người dùng có thể lựa chọn đồng ý hoặc không đồng ý ký kết hợp đồng.
Tuy nhiên, việc đưa hợp đồng giấy lên Internet chỉ đơn thuần là việc chuyển đổi định dạng, không đủ tính pháp lý, tính bảo mật còn hạn chế và có thể bị giả mạo.
Hợp đồng tạo tự động qua giao dịch online
Loại hợp đồng này thường không được soạn thảo trước mà sẽ được hình thành tự động trong quá trình giao dịch. Dựa trên thông tin khách hàng cung cấp, máy tính sẽ tự động tổng hợp, xử lý và tạo hợp đồng để khách hàng xác nhận.
Người bán sẽ được nhận thông báo về hợp đồng và xác nhận lại với người mua qua email, điện thoại hoặc fax,… Hợp đồng tạo tự động qua giao dịch online sẽ áp dụng cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh trên website hoặc các nền tảng trực tuyến khác.
Hợp đồng điện tử hình thành qua email (thư điện tử)
Giao kết qua thư điện tử cũng là một hình thức của hợp đồng điện tử, các quy trình tạo lập cũng giống như hợp đồng truyền thống nhưng thay vì được lên 1 nền tảng internet thì phương tiện giao kết hợp đồng sẽ thông qua máy tính, email,…
Ưu điểm của loại hợp đồng điện tử này chính là tốc độ nhanh và tối ưu chi phí. Tuy nhiên, việc giao kết qua email có tính bảo mật thấp, dễ bị lộ thông tin và giá trị pháp lý của các bên chưa được đảm bảo.
Quy trình giao kết hợp đồng điện tử Econtract chuẩn pháp luật
Việc ký kết hợp đồng điện tử sẽ có giá trị như hợp đồng truyền thống và chữ ký số được sử dụng trên hợp đồng điện tử có giá trị như chữ ký viết tay hay con dấu doanh nghiệp trong giao dịch hợp đồng giấy.
Cụ thể quy trình giao kết hợp đồng điện tử giữa các bên được thực hiện qua 3 bước sau:
- Bước 1: Bên đề nghị giao kết thiết lập hợp đồng điện tử online trên phần mềm hợp đồng điện tử
- Bước 2: Bên bán tạo luồng ký, thực hiện ký số, tạo link hợp đồng và gửi cho bên mua qua email
- Bước 3: Bên mua truy cập link hợp đồng điện tử, thực hiện ký số lên hợp đồng điện tử nếu đồng ý với các điều khoản trên hợp đồng.
- Bước 4: Các bên hoàn tất giao kết và lưu trữ hợp đồng.
Sau khi các bên thực hiện ký kết hợp đồng điện tử Econtract thành công thì bên bán sẽ thực hiện xuất hóa đơn điện tử GTGT và gửi đề nghị thanh toán. Khách hàng hãy kiểm tra kỹ các thông tin, thanh toán và hoàn tất quy trình giao kết hợp đồng điện tử. Hợp đồng điện tử sau khi được ký kết sẽ được lưu trữ lại để tra cứu khi cần thiết.
Lời kết
Với sự đa dạng của hợp đồng điện tử và khả năng ứng dụng đa dạng lĩnh vực, các doanh nghiệp và tổ chức có thể ứng dụng giải pháp này để tạo ra những hợp đồng điện tử ứng dụng trong thương mại, quản lý nhân sự… giúp cải thiện hiệu quả hoạt động và tiết kiệm thời gian và chi phí. Trên đây là toàn bộ kiến thức về các loại hợp đồng điện tử, hi vọng qua những thông tin trên sẽ giúp ích được cho doanh nghiệp trong quá trình áp dụng vào thực tiễn kinh doanh.