Tin tức, Chia sẻ kinh nghiệm, Hợp đồng điện tử, Tin Chuyên ngành
Checklist rà soát hợp đồng điện tử quyết toán: 7 bước kế toán cần biết
Th10
Trước mỗi kỳ quyết toán, kế toán không nên chỉ kiểm tra hợp đồng điện tử đã có chữ ký hay chưa. Một bộ hồ sơ hoàn chỉnh còn cần được đối chiếu về tính toàn vẹn của dữ liệu, nội dung giao dịch, hóa đơn, chứng từ thanh toán, thẩm quyền người ký và tài liệu lưu trữ. Vì vậy, checklist rà soát hợp đồng điện tử quyết toán dưới đây được xây dựng theo 7 bước, giúp kế toán doanh nghiệp kiểm tra nhanh những điểm quan trọng trước khi lập hồ sơ quyết toán và chủ động xử lý thiếu sót nếu có.
Mục lục
Vì sao nên rà soát hợp đồng điện tử trước kỳ quyết toán?
Hợp đồng điện tử là một dạng thông điệp dữ liệu và không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng điện tử. Tuy nhiên, để dữ liệu điện tử có thể sử dụng như văn bản, bản gốc hoặc làm chứng cứ, pháp luật đặt ra các yêu cầu liên quan đến khả năng truy cập, tính toàn vẹn, nguồn gốc và độ tin cậy của dữ liệu. Do đó, khi rà soát hợp đồng điện tử trước quyết toán, kế toán cần nhìn toàn bộ hồ sơ của giao dịch thay vì kiểm tra riêng file hợp đồng.
Một hợp đồng có chữ ký hợp lệ nhưng thiếu chứng từ thanh toán, thiếu tài liệu chứng minh thẩm quyền người ký hoặc không truy xuất được bản hoàn chỉnh vẫn có thể khiến doanh nghiệp mất thêm thời gian khi đối chiếu hồ sơ. Đặc biệt, cần phân biệt rõ giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử với điều kiện để khoản chi được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Đây là hai vấn đề liên quan nhưng không đồng nhất.
7 bước trong checklist rà soát hợp đồng điện tử quyết toán
Để việc kiểm tra hợp đồng điện tử không bị bỏ sót, kế toán có thể thực hiện theo trình tự từ hợp đồng gốc đến toàn bộ chứng từ phát sinh trong giao dịch.
Bước 1: Kiểm tra chữ ký điện tử của các bên
Đầu tiên, kế toán cần xác minh chữ ký điện tử trên hợp đồng thay vì chỉ nhìn thấy hình ảnh chữ ký trên file. Việc kiểm tra cần xác định được người ký, trạng thái chữ ký và khả năng xác minh chữ ký tại thời điểm giao kết. Với chữ ký số, có thể sử dụng phần mềm hoặc công cụ xác minh chữ ký để kiểm tra thông tin chứng thư và trạng thái xác thực.
Nên kiểm tra:
- Hợp đồng đã được tất cả các bên cần ký hoàn tất hay chưa.
- Chữ ký có xác minh được hay không.
- Thông tin người ký có đúng với chủ thể giao kết hay không.
- Chứng thư chữ ký điện tử có vấn đề về hiệu lực hoặc trạng thái tại thời điểm ký hay không.
- Có phát sinh cảnh báo liên quan đến chữ ký trong quá trình xác minh hay không.
Lưu ý, không nên hiểu rằng chứng thư hết hạn sau thời điểm ký thì hợp đồng đương nhiên mất giá trị. Khi rà soát, cần xem xét trạng thái của chữ ký và chứng thư tại thời điểm giao kết.
Bước 2: Kiểm tra tính toàn vẹn của hợp đồng sau khi ký
Sau khi xác minh chữ ký, bước tiếp theo trong checklist rà soát hợp đồng điện tử quyết toán là kiểm tra nội dung hợp đồng có bị thay đổi sau khi hoàn tất ký hay không. Theo Luật Giao dịch điện tử 2023, thông điệp dữ liệu có giá trị như bản gốc khi thông tin được bảo đảm toàn vẹn và có thể truy cập, sử dụng dưới dạng hoàn chỉnh. Vì vậy, việc lưu một file hợp đồng có thể mở được chưa đủ; doanh nghiệp cần bảo đảm đó là dữ liệu hoàn chỉnh và có thể kiểm tra khi cần.
Cách thực hiện:
- Mở chức năng xác minh chữ ký của file hợp đồng.
- Kiểm tra trạng thái toàn vẹn của tài liệu.
- Xem hệ thống có cảnh báo nội dung đã bị thay đổi sau khi ký hay không.
- Đối chiếu với bản hợp đồng được lưu trên hệ thống ký điện tử nếu có.
- Với hợp đồng quan trọng, nên lưu thông tin hoặc báo cáo xác minh để thuận tiện tra cứu sau này.
Bước 3: Đối chiếu hợp đồng với hóa đơn và giao dịch thực tế
Một trong những nội dung quan trọng nhất khi rà soát hợp đồng điện tử trước quyết toán là đối chiếu hợp đồng với hóa đơn và giao dịch thực tế. Không nên hiểu rằng mọi thông tin trên hợp đồng và hóa đơn phải giống nhau tuyệt đối. Điều cần kiểm tra là nội dung trên các chứng từ có phản ánh đúng giao dịch đã phát sinh và phù hợp với thỏa thuận giữa các bên hay không.
Các thông tin nên đối chiếu gồm:
- Tên hàng hóa, dịch vụ.
- Số lượng, đơn giá nếu có.
- Giá trị giao dịch.
- Thời điểm cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
- Điều khoản nghiệm thu và thanh toán.
- Thông tin của bên mua, bên bán.
- Các khoản chiết khấu, điều chỉnh hoặc phát sinh.
Với hợp đồng thực hiện theo nhiều giai đoạn, kế toán nên lập bảng theo dõi riêng từng lần nghiệm thu, xuất hóa đơn và thanh toán để dễ phát hiện sai lệch.
Bước 4: Kiểm tra chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
Đây là bước cần đặc biệt lưu ý trong checklist rà soát hợp đồng điện tử quyết toán vì phương thức thanh toán có liên quan trực tiếp đến điều kiện tính chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Theo quy định tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP, khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên thuộc trường hợp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đáp ứng điều kiện chi phí được trừ. Quy định này được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 141/2026/NĐ-CP. Bộ Tài chính cũng đã hướng dẫn về ngưỡng 5 triệu đồng trong các nội dung giải đáp chính thức. Do đó, khi kiểm tra hợp đồng điện tử, kế toán nên rà theo từng lần thanh toán thay vì chỉ nhìn tổng giá trị hợp đồng.
Cần kiểm tra:
- Giá trị từng lần thanh toán.
- Ngày thanh toán thực tế.
- Phương thức thanh toán.
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt trong trường hợp thuộc diện áp dụng.
- Sự phù hợp giữa khoản thanh toán và điều khoản trong hợp đồng.
- Các chứng từ liên quan đến trường hợp thanh toán đặc thù nếu phát sinh.
Quan trọng, mốc 5 triệu đồng nói trên là quy định phục vụ việc xác định điều kiện chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, không phải điều kiện quyết định hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý hay không.
Bước 5: Xác minh thẩm quyền của người ký
Một nội dung khác dễ bị bỏ qua khi rà soát hợp đồng điện tử trước quyết toán là thẩm quyền của người ký. Kế toán nên đối chiếu người ký trên hợp đồng với thông tin đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Nếu người ký không phải đại diện theo pháp luật, cần kiểm tra căn cứ chứng minh người đó có thẩm quyền ký kết.
Hồ sơ nên kiểm tra gồm:
- Thông tin người ký trên hợp đồng.
- Chức vụ của người ký.
- Văn bản ủy quyền nếu có.
- Phạm vi ủy quyền.
- Thời hạn ủy quyền.
- Tính phù hợp giữa nội dung được ủy quyền và giao dịch thực tế.
Việc lưu cùng văn bản ủy quyền giúp doanh nghiệp có đầy đủ căn cứ khi cần giải thích về chủ thể ký hợp đồng.
Bước 6: Rà soát phụ lục và các tài liệu điều chỉnh
Hợp đồng phát sinh trong thực tế có thể được thay đổi, bổ sung về giá trị, thời hạn, khối lượng công việc hoặc phương thức thực hiện. Vì vậy, checklist rà soát hợp đồng điện tử quyết toán cần bao gồm cả phụ lục và các tài liệu điều chỉnh liên quan. Kế toán nên sắp xếp hợp đồng và phụ lục theo trình tự thời gian để dễ kiểm tra mối liên hệ giữa các tài liệu.
Cần rà soát:
- Phụ lục có xác định rõ hợp đồng gốc hay không.
- Nội dung điều chỉnh có phù hợp với giao dịch thực tế không.
- Giá trị hoặc điều khoản thanh toán có thay đổi không.
- Thời hạn thực hiện có thay đổi không.
- Người ký phụ lục có đúng thẩm quyền không.
- Các tài liệu điều chỉnh đã được lưu đầy đủ hay chưa.
Không nên mặc định phụ lục ký sau hợp đồng là bất hợp lệ. Điều quan trọng là xác định được nội dung điều chỉnh, thời điểm phát sinh và căn cứ của việc thay đổi.
Bước 7: Hoàn thiện và lưu trữ tập trung hồ sơ
Sau khi hoàn tất 6 bước trên, kế toán cần kiểm tra lại khả năng truy xuất toàn bộ hồ sơ. Đây là bước cuối cùng nhưng có ý nghĩa quan trọng khi lưu trữ hợp đồng điện tử phục vụ đối chiếu, kiểm tra hoặc giải trình. Theo Luật Giao dịch điện tử 2023, việc lưu trữ thông điệp dữ liệu phải đáp ứng các yêu cầu theo quy định, trong đó dữ liệu cần có khả năng truy cập, sử dụng khi cần và được lưu giữ theo cách bảo đảm các yếu tố liên quan đến tính toàn vẹn, nguồn gốc và thời gian của dữ liệu.
Một bộ hồ sơ nên được tập hợp theo từng giao dịch, gồm:
- Hợp đồng điện tử hoàn chỉnh.
- Dữ liệu hoặc kết quả xác minh chữ ký.
- Phụ lục, biên bản điều chỉnh nếu có.
- Hóa đơn liên quan.
- Biên bản nghiệm thu, bàn giao hoặc tài liệu chứng minh giao dịch nếu có.
- Chứng từ thanh toán.
- Văn bản ủy quyền hoặc tài liệu chứng minh thẩm quyền người ký nếu có.
Doanh nghiệp nên thống nhất cách đặt tên và phân loại hồ sơ để kế toán có thể tìm kiếm nhanh thay vì phụ thuộc vào thư mục cá nhân của từng nhân sự.
Bảng checklist kiểm tra hợp đồng điện tử trước quyết toán
Sau khi thực hiện đầy đủ checklist rà soát hợp đồng điện tử quyết toán, kế toán có thể sử dụng bảng dưới đây để kiểm tra nhanh tình trạng hồ sơ:
| Bước | Nội dung cần kiểm tra | Dấu hiệu cần xử lý |
|---|---|---|
| 1 | Chữ ký điện tử | Không xác minh được chữ ký hoặc thông tin người ký có vấn đề |
| 2 | Tính toàn vẹn | Chữ ký báo không hợp lệ hoặc nội dung có dấu hiệu thay đổi |
| 3 | Hợp đồng – hóa đơn – giao dịch | Thông tin hoặc giá trị có sai lệch cần đối chiếu |
| 4 | Thanh toán | Thiếu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản chi thuộc trường hợp từ 5 triệu đồng/từng lần |
| 5 | Thẩm quyền ký | Chưa có căn cứ chứng minh thẩm quyền của người ký |
| 6 | Phụ lục, điều chỉnh | Thiếu tài liệu hoặc chưa xác định rõ nội dung thay đổi |
| 7 | Lưu trữ | Không truy xuất được bộ hồ sơ hoàn chỉnh |
Nếu thời gian gấp, kế toán nên ưu tiên rà soát hồ sơ nào?
Không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ thời gian để kiểm tra hàng trăm hoặc hàng nghìn hợp đồng theo cùng một mức độ. Khi đó, có thể áp dụng checklist rà soát hợp đồng điện tử quyết toán theo mức độ rủi ro. Trước tiên, nên ưu tiên hợp đồng có giá trị lớn, giao dịch phát sinh nhiều lần, có nhiều phụ lục điều chỉnh hoặc đang thiếu chứng từ. Sau đó kiểm tra các nội dung liên quan trực tiếp đến chữ ký, hóa đơn và thanh toán.
Những hợp đồng có đầy đủ hồ sơ, phát sinh thường xuyên và không có dấu hiệu bất thường có thể được kiểm tra theo quy trình chuẩn thay vì dành cùng một lượng thời gian như hồ sơ rủi ro cao. Cách phân loại này giúp kế toán giảm áp lực trước kỳ quyết toán mà vẫn tập trung được nguồn lực vào những hồ sơ cần xử lý trước.
Giải đáp các câu hỏi thường gặp khi rà soát hợp đồng điện tử trước quyết toán
Trong quá trình kiểm tra hợp đồng điện tử, kế toán thường gặp một số tình huống không thể chỉ trả lời bằng “có” hoặc “không”. Dưới đây là những câu hỏi cần được phân biệt rõ giữa giá trị pháp lý của hợp đồng và điều kiện về hồ sơ thuế.
Hợp đồng điện tử có được sử dụng làm hồ sơ khi quyết toán thuế không?
Có thể. Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định thông tin trong thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu. Thông điệp dữ liệu cũng có thể đáp ứng yêu cầu về văn bản và có giá trị như bản gốc nếu đáp ứng các điều kiện luật định về khả năng truy cập và tính toàn vẹn. Tuy nhiên, việc hợp đồng có giá trị pháp lý không đồng nghĩa mọi khoản chi phát sinh từ hợp đồng đương nhiên được chấp nhận là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Doanh nghiệp vẫn phải đáp ứng các điều kiện về chi phí, hóa đơn, chứng từ và thanh toán theo quy định thuế.
Hợp đồng điện tử đã ký hợp lệ có đủ để chứng minh một khoản chi không?
Không nên chỉ dựa vào hợp đồng. Khi rà soát hợp đồng điện tử trước quyết toán, kế toán cần xem xét cả hóa đơn, chứng từ thanh toán, hồ sơ nghiệm thu hoặc bàn giao và các tài liệu khác chứng minh giao dịch thực tế nếu có. Hợp đồng là một mắt xích trong bộ hồ sơ chứ không phải toàn bộ hồ sơ của khoản chi.
Khoản thanh toán từ 5 triệu đồng có bắt buộc chuyển khoản không?
Đối với điều kiện chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần từ 5 triệu đồng trở lên thuộc trường hợp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định. Khi áp dụng thực tế, kế toán cần kiểm tra cả phương thức thanh toán và quy định đối với từng trường hợp cụ thể, không nên chỉ căn cứ vào tổng giá trị của hợp đồng.
Chứng thư chữ ký số hết hạn sau ngày ký thì hợp đồng có mất giá trị không?
Không thể kết luận như vậy chỉ dựa trên việc chứng thư đã hết hạn ở thời điểm kiểm tra. Khi kiểm tra hợp đồng điện tử, cần xác định trạng thái chữ ký và chứng thư tại thời điểm ký, đồng thời kiểm tra khả năng xác minh chữ ký trên tài liệu. Nếu chứng thư bị thu hồi hoặc có vấn đề tại thời điểm ký thì cần rà soát riêng trường hợp đó.
Có cần lưu phụ lục cùng hợp đồng điện tử không?
Nên lưu đầy đủ. Nếu phụ lục làm thay đổi giá trị, thời hạn, phạm vi công việc hoặc điều khoản thanh toán, việc lưu cùng hợp đồng gốc giúp kế toán dễ dàng xác định phiên bản và nội dung thỏa thuận được áp dụng cho giao dịch.
Có nên đợi đến cuối năm mới rà soát hợp đồng điện tử?
Không nên. Checklist rà soát hợp đồng điện tử quyết toán nên được áp dụng ngay trong quá trình ký kết và hoàn thiện hồ sơ. Khi phát hiện thiếu chữ ký, thiếu ủy quyền, thiếu chứng từ hoặc sai lệch giữa các tài liệu ngay sau giao dịch, doanh nghiệp sẽ có nhiều thời gian hơn để xử lý.
Chuẩn hóa quy trình để không phải “chạy” hồ sơ trước kỳ quyết toán
Một checklist rà soát hợp đồng điện tử quyết toán sẽ khó phát huy hiệu quả nếu doanh nghiệp vẫn lưu hợp đồng, hóa đơn và chứng từ thanh toán ở nhiều nơi khác nhau. Thay vì chờ đến cuối kỳ mới kiểm tra thủ công, doanh nghiệp có thể chuẩn hóa ngay từ đầu quy trình ký kết – xác minh – đối chiếu – lưu trữ. Khi toàn bộ dữ liệu được quản lý tập trung, kế toán có thể nhanh chóng xác định hợp đồng nào đã hoàn tất, hồ sơ nào còn thiếu và giao dịch nào cần bổ sung chứng từ.
>>> NewCA cung cấp giải pháp xCyber Contract hỗ trợ doanh nghiệp quản lý quy trình hợp đồng điện tử và xCyber Doc phục vụ quản lý, lưu trữ tài liệu điện tử. Doanh nghiệp có thể tham khảo giải pháp để từng bước chuẩn hóa quy trình quản lý hồ sơ thay vì rà soát thủ công vào mỗi kỳ quyết toán. Liên hệ ngay đến Zalo OA của NewCA để tìm hiểu về giải pháp hợp đồng điện tử tại NewCA và nhận tư vấn cách chuẩn hóa quy trình ký, quản lý và lưu trữ hồ sơ phù hợp với doanh nghiệp.
Thực hiện checklist rà soát hợp đồng điện tử quyết toán từ sớm giúp kế toán chủ động kiểm tra 7 nhóm nội dung quan trọng: chữ ký, tính toàn vẹn, hóa đơn, thanh toán, thẩm quyền ký, phụ lục và lưu trữ hồ sơ. Quan trọng hơn, doanh nghiệp nên xem hợp đồng điện tử như một phần của toàn bộ bộ chứng từ giao dịch để hạn chế thiếu sót khi quyết toán. Thay vì chờ đến cuối kỳ mới kiểm tra hàng loạt, hãy biến checklist rà soát hợp đồng điện tử quyết toán thành một bước cố định trong quy trình quản lý hợp đồng và chứng từ của doanh nghiệp.
>>> Xem thêm: Truy xuất lịch sử ký hợp đồng điện tử: Kế toán quản lý hồ sơ thế nào?