Truy xuất lịch sử ký hợp đồng điện tử: Kế toán quản lý hồ sơ thế nào?

Với kế toán, việc hoàn tất chữ ký trên một hợp đồng chưa phải là bước cuối cùng của quá trình quản lý hồ sơ. Sau khi ký, hợp đồng vẫn cần được lưu trữ, tra cứu và kiểm tra lại khi doanh nghiệp đối chiếu thông tin, rà soát hồ sơ hoặc cần sử dụng tài liệu đã ký trong quá trình vận hành. Nếu hợp đồng được lưu rải rác ở email, máy tính cá nhân hoặc nhiều thư mục khác nhau, việc tìm lại một văn bản cũ có thể mất nhiều thời gian và phụ thuộc vào người từng xử lý hồ sơ. Đây cũng là lý do truy xuất lịch sử ký hợp đồng điện tử đang trở thành một nhu cầu đáng quan tâm khi doanh nghiệp chuyển sang quản lý hợp đồng trên nền tảng số.

Những khó khăn khi tra cứu hợp đồng điện tử của kế toán

Trong công việc hằng ngày, kế toán có thể phải tiếp nhận và kiểm tra nhiều loại hồ sơ phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Hợp đồng mua bán, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng với nhà cung cấp, đối tác hoặc các văn bản liên quan đều có thể được yêu cầu kiểm tra lại sau một khoảng thời gian kể từ khi ký kết. Khi doanh nghiệp chưa có phương thức quản lý tập trung, việc lưu trữ hợp đồng thường phụ thuộc vào thói quen của từng bộ phận hoặc từng nhân sự. Có hợp đồng được gửi qua email, có tài liệu được tải về máy tính rồi lưu trong thư mục riêng, trong khi một số hồ sơ khác lại được lưu tại thư mục dùng chung hoặc hệ thống nội bộ. Khi số lượng tài liệu ngày càng tăng, cách lưu trữ này có thể khiến quá trình tìm kiếm trở nên phức tạp hơn.

Khó khăn trong việc tìm kiếm và xác định hợp đồng đã ký

Khi cần kiểm tra một hợp đồng được ký từ vài tháng hoặc vài năm trước, kế toán thường phải bắt đầu bằng việc xác định tên đối tác, thời điểm ký hoặc người từng phụ trách hồ sơ. Những thông tin này sau đó được sử dụng để tìm kiếm trong email, thư mục lưu trữ hoặc liên hệ với bộ phận liên quan để lấy lại tài liệu. Vấn đề phát sinh khi người phụ trách trước đó đã chuyển vị trí hoặc không còn làm việc tại doanh nghiệp.

Khi đó, người tiếp nhận công việc có thể không biết hợp đồng được lưu ở đâu, tên file được đặt như thế nào hoặc đâu là phiên bản cuối cùng đã hoàn tất ký. Hợp đồng vẫn có thể tồn tại đầy đủ trong hệ thống lưu trữ của doanh nghiệp nhưng việc xác định và truy cập đúng tài liệu lại không đơn giản. Đối với kế toán, đây không chỉ là câu chuyện mất thêm thời gian tìm kiếm. Khi cần đối chiếu hồ sơ trong một khoảng thời gian ngắn, việc phải tìm kiếm qua nhiều nguồn dữ liệu còn làm gián đoạn quy trình xử lý công việc.

Khó khăn khi kiểm tra lại văn bản và thông tin ký kết

Tìm thấy một file hợp đồng chưa chắc đã đáp ứng đầy đủ nhu cầu của người phụ trách hồ sơ. Trong nhiều trường hợp, kế toán còn cần kiểm tra lại nội dung văn bản, xác định hợp đồng đã được ký đầy đủ hay chưa, xem lại thông tin chữ ký hoặc đối chiếu tài liệu với các hồ sơ liên quan. Nếu doanh nghiệp chỉ lưu các file hợp đồng rời rạc, người dùng có thể phải thực hiện thêm nhiều bước để xác định bản nào là tài liệu chính thức sau khi hoàn tất ký. Đặc biệt, với những hợp đồng trải qua nhiều lần chỉnh sửa hoặc có nhiều bên tham gia ký, việc quản lý các phiên bản tài liệu càng cần được thực hiện có hệ thống. Vì vậy, nhu cầu của kế toán không chỉ là lưu trữ hợp đồng điện tử, mà còn phải có khả năng tra cứu và xem lại hồ sơ đã ký một cách thuận tiện khi phát sinh nhu cầu.

Truy xuất lịch sử ký hợp đồng điện tử giúp kế toán chủ động hơn trong quản lý hồ sơ

Khi hợp đồng được quản lý trên một nền tảng tập trung, cách kế toán tiếp cận hồ sơ cũng có sự thay đổi. Thay vì phải nhớ chính xác tài liệu nằm trong thư mục nào hoặc trước đây do ai phụ trách, người dùng có thể bắt đầu quá trình tìm kiếm trực tiếp từ hệ thống quản lý hợp đồng. Điều này đặc biệt có ý nghĩa với những doanh nghiệp thường xuyên phát sinh hợp đồng và có nhiều bộ phận cùng tham gia vào quá trình trình ký, phê duyệt và ký kết.

Tra cứu hợp đồng điện tử trên hệ thống tập trung

Với phương thức quản lý tập trung, kế toán có thể truy cập hệ thống để tìm lại hợp đồng thay vì phải kiểm tra lần lượt nhiều nguồn lưu trữ. xCyber hiện cung cấp chức năng tra cứu hợp đồng trong nhóm tính năng dành cho hợp đồng điện tử, bên cạnh các chức năng quản lý đối tác và hỗ trợ quá trình ký kết. Điểm quan trọng của cách làm này không chỉ nằm ở thao tác tìm kiếm. Khi hợp đồng được đưa về một hệ thống quản lý thống nhất, doanh nghiệp có thể giảm sự phụ thuộc vào cách lưu trữ riêng của từng cá nhân hoặc từng phòng ban. Người tiếp nhận hồ sơ cũng có cơ sở rõ ràng hơn để tìm kiếm tài liệu mà không nhất thiết phải biết trước file được lưu ở đâu.

Xem lại văn bản đã ký và kiểm tra chữ ký số

Sau khi tìm được hợp đồng, kế toán có thể tiếp tục kiểm tra lại văn bản để phục vụ nhu cầu đối chiếu. Đây là lý do chức năng xem lại tài liệu đã ký và kiểm tra thông tin chữ ký cũng có vai trò quan trọng trong quá trình quản lý hợp đồng điện tử. Theo tài liệu hướng dẫn chính thức của xCyber, hệ thống hỗ trợ xem lại văn bản đã ký và kiểm tra xác thực chữ ký số. Người dùng vì vậy có thể tiếp tục kiểm tra tài liệu sau khi hoàn tất quá trình ký, thay vì chỉ tìm kiếm một file hợp đồng đã được lưu từ trước. Với kế toán, điều này giúp quy trình tra cứu hồ sơ liền mạch hơn: từ việc tìm đúng hợp đồng đến xem lại văn bản và kiểm tra thông tin liên quan đến chữ ký.

Từ lưu trữ phân tán sang quản lý hợp đồng điện tử tập trung

Sự khác biệt giữa hai phương thức không chỉ nằm ở việc doanh nghiệp sử dụng thêm một phần mềm. Vấn đề quan trọng hơn là cách hồ sơ được tổ chức và tiếp cận sau khi hợp đồng hoàn tất. Với cách lưu trữ phân tán, quá trình tìm kiếm thường bắt đầu từ con người: ai xử lý, ai lưu file, file được gửi qua email nào hoặc nằm trong thư mục nào. Với phương thức quản lý tập trung, quá trình tìm kiếm có thể bắt đầu từ chính hồ sơ trên hệ thống.

Giảm phụ thuộc vào cách lưu trữ của từng nhân sự

Trong doanh nghiệp, mỗi nhân sự có thể có cách đặt tên file, phân loại thư mục hoặc lưu trữ tài liệu khác nhau. Khi người phụ trách thay đổi, cách tổ chức hồ sơ cũ có thể trở thành trở ngại đối với người tiếp nhận. Quản lý hợp đồng điện tử trên một nền tảng tập trung giúp doanh nghiệp xây dựng một phương thức lưu trữ thống nhất hơn. Thay vì để mỗi cá nhân tự quyết định nơi lưu hợp đồng, doanh nghiệp có thể đưa quá trình quản lý hồ sơ về cùng một hệ thống và phân quyền sử dụng theo nhu cầu thực tế. Điều này đặc biệt hữu ích đối với kế toán, bởi công việc của bộ phận này thường xuyên liên quan đến việc kiểm tra và đối chiếu hồ sơ do nhiều phòng ban hoặc nhân sự khác nhau tạo lập.

Thuận tiện hơn khi cần đối chiếu hồ sơ

Trong quá trình vận hành, hợp đồng có thể được sử dụng làm căn cứ để kiểm tra nhiều thông tin liên quan đến giao dịch. Khi cần đối chiếu, kế toán không chỉ cần biết hợp đồng đã tồn tại mà còn cần tiếp cận đúng văn bản đã hoàn tất ký. Nếu tài liệu được quản lý tập trung, người dùng có thể thực hiện tra cứu lịch sử ký hợp đồng từ hệ thống thay vì phải tìm kiếm qua nhiều nguồn dữ liệu. Việc này giúp quy trình xử lý hồ sơ có tính nhất quán hơn, đặc biệt khi doanh nghiệp có số lượng hợp đồng lớn hoặc nhiều người cùng tham gia quản lý.

xCyber Contract hỗ trợ quản lý và tra cứu hợp đồng điện tử như thế nào?

Từ nhu cầu thực tế của doanh nghiệp, một giải pháp hợp đồng điện tử không nên chỉ tập trung vào thao tác ký. Sau khi các bên hoàn tất ký kết, doanh nghiệp vẫn cần theo dõi quá trình xử lý, kiểm tra tài liệu và tìm lại hợp đồng khi cần. xCyber Contract được NewCA giới thiệu là phần mềm ký số văn bản và hợp đồng điện tử trên nền tảng điện toán đám mây. Thông tin sản phẩm hiện công bố các chức năng liên quan đến lưu trữ, ký duyệt và quản lý hợp đồng, đồng thời cho phép người dùng tra cứu hợp đồng trên hệ thống.

Tra cứu hợp đồng sau khi hoàn tất ký kết

Tra cứu là một trong những chức năng quan trọng đối với doanh nghiệp có nhu cầu quản lý số lượng lớn hợp đồng. Khi hợp đồng được đưa lên cùng một hệ thống, người dùng có thể chủ động tìm kiếm hồ sơ thay vì phải kiểm tra lần lượt các thư mục hoặc email liên quan. Theo tài liệu hướng dẫn của xCyber, nhóm chức năng hợp đồng điện tử hiện bao gồm tra cứu hợp đồng, quản lý đối tác, lựa chọn vị trí ký và hỗ trợ ký hợp đồng điện tử. Đối với kế toán, chức năng này có thể trở thành một phần trong quy trình xử lý hồ sơ sau ký, nhất là khi cần tìm lại hợp đồng để đối chiếu thông tin với các tài liệu khác.

Theo dõi tiến trình ký và xem lại văn bản đã ký

Quản lý hợp đồng không chỉ diễn ra sau khi văn bản đã hoàn tất. Trong quá trình ký, người dùng cũng cần biết tài liệu đang ở bước nào, ai đã ký và hồ sơ còn cần xử lý hay không. Tài liệu hướng dẫn của xCyber hiện có nhóm chức năng theo dõi tiến trình ký, đồng thời hỗ trợ xem lại văn bản đã ký và kiểm tra xác thực chữ ký số. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể quản lý hợp đồng xuyên suốt hơn, từ quá trình trình ký đến khi văn bản hoàn tất và cần được tra cứu lại trong quá trình vận hành.

Quản lý dữ liệu hợp đồng và đối tác trên cùng nền tảng

Bên cạnh khả năng tra cứu, xCyber cũng cung cấp chức năng quản lý đối tác trong nhóm tính năng hợp đồng điện tử. Việc kết hợp quản lý dữ liệu đối tác với quy trình ký và tra cứu hợp đồng giúp doanh nghiệp có thêm cơ sở để tổ chức hồ sơ theo một quy trình thống nhất. Đây là điểm đáng chú ý đối với những doanh nghiệp đang muốn chuyển từ việc lưu file đơn thuần sang một phương thức quản lý hợp đồng điện tử có quy trình rõ ràng hơn.

Lưu trữ và truy xuất hợp đồng điện tử cần được quản lý như thế nào?

Khi chuyển sang giao dịch điện tử, doanh nghiệp không chỉ cần quan tâm đến việc ký hợp đồng mà còn phải tính đến khả năng truy cập và sử dụng thông tin sau khi giao dịch hoàn tất. Đây là một phần quan trọng của quy trình quản lý hồ sơ điện tử. Về cơ sở pháp lý, Văn bản hợp nhất số 36/VBHN-VPQH ngày 13/03/2026 của Văn phòng Quốc hội hiện là văn bản hợp nhất Luật Giao dịch điện tử, được ban hành ngày 13/03/2026.

Khả năng truy cập hồ sơ là một phần của quản lý dữ liệu điện tử

Đối với doanh nghiệp, việc lưu một file hợp đồng ở đâu đó chưa phải là toàn bộ bài toán lưu trữ. Hồ sơ cần được tổ chức theo cách phù hợp để người có thẩm quyền có thể tiếp cận và sử dụng khi phát sinh nhu cầu. Điều này càng đáng lưu ý với kế toán, bởi nhiều hồ sơ có thể được yêu cầu kiểm tra lại sau một khoảng thời gian kể từ khi giao dịch hoàn tất. Nếu doanh nghiệp không có phương thức quản lý rõ ràng, việc tìm kiếm và đối chiếu hồ sơ sẽ phụ thuộc nhiều vào cách lưu trữ trước đó. Do đó, truy xuất lịch sử ký hợp đồng điện tử nên được xem là một phần trong quy trình quản lý hợp đồng, thay vì chỉ là một thao tác phát sinh khi doanh nghiệp cần tìm lại tài liệu.

Doanh nghiệp nên quản lý hợp đồng xuyên suốt từ ký đến lưu trữ

Một quy trình quản lý hợp đồng điện tử hoàn chỉnh có thể được nhìn nhận theo chuỗi: tạo lập hoặc tiếp nhận văn bản, trình ký, ký kết, theo dõi trạng thái, lưu trữ và tra cứu khi cần. Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp tránh tình trạng hợp đồng được xử lý trên một nền tảng nhưng sau khi ký lại được chuyển sang nhiều phương thức lưu trữ khác nhau. Khi toàn bộ quá trình được tổ chức có hệ thống, kế toán và các bộ phận liên quan sẽ thuận tiện hơn trong việc tiếp cận hồ sơ sau này.

Kế toán cần lưu ý gì khi lựa chọn giải pháp quản lý hợp đồng điện tử?

Không phải doanh nghiệp nào cũng có cùng số lượng hợp đồng hoặc quy trình ký giống nhau. Vì vậy, khi lựa chọn phần mềm, doanh nghiệp nên đánh giá giải pháp dựa trên nhu cầu quản lý thực tế thay vì chỉ quan tâm đến khả năng ký điện tử.

Khả năng tra cứu và xem lại hợp đồng

Đây là nhóm tính năng nên được kiểm tra đầu tiên nếu doanh nghiệp đang gặp vấn đề với việc tìm kiếm hồ sơ. Phần mềm cần cho phép người dùng có quyền truy cập tìm lại hợp đồng đã ký và xem được văn bản khi phát sinh nhu cầu.

Khả năng theo dõi quá trình ký kết

Với những hợp đồng có nhiều người tham gia, việc theo dõi tiến trình giúp doanh nghiệp kiểm soát tình trạng xử lý của hồ sơ. Người dùng có thể biết văn bản đang ở bước nào thay vì phải liên hệ thủ công với từng người để cập nhật.

Khả năng kiểm tra chữ ký trên văn bản đã ký

Sau khi hoàn tất, doanh nghiệp có thể cần kiểm tra lại chữ ký trên tài liệu. Vì vậy, khả năng kiểm tra xác thực chữ ký số và xem lại văn bản đã ký là những chức năng cần được xem xét khi lựa chọn giải pháp.

Khả năng lưu trữ phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp

Bên cạnh chức năng ký và tra cứu, doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến dung lượng, số lượng văn bản, thời gian lưu trữ và các điều kiện sử dụng cụ thể của từng gói dịch vụ. Những thông tin này có thể thay đổi theo chính sách sản phẩm, vì vậy nên kiểm tra trực tiếp tại thời điểm đăng ký.

>>> Xem thêm: Giải trình hợp đồng điện tử: Vì sao hợp đồng đã ký đầy đủ nhưng doanh nghiệp vẫn mất nhiều ngày xử lý hồ sơ?

Đối với kế toán, giá trị của hợp đồng điện tử không chỉ nằm ở việc thay thế quy trình ký giấy bằng thao tác ký trên môi trường số. Sau khi hoàn tất chữ ký, doanh nghiệp vẫn cần quản lý văn bản, lưu trữ hồ sơ và có khả năng truy xuất lịch sử ký hợp đồng điện tử khi cần đối chiếu hoặc sử dụng lại tài liệu. Khi hợp đồng được quản lý tập trung, kế toán có thể chủ động hơn trong việc tra cứu lịch sử ký hợp đồng, xem lại văn bản đã ký và kiểm tra thông tin chữ ký, thay vì phải tìm kiếm qua nhiều email, thư mục hoặc phụ thuộc vào người từng trực tiếp xử lý hồ sơ.

>>> xCyber Contract hiện hỗ trợ các chức năng liên quan đến ký duyệt, theo dõi tiến trình ký, tra cứu hợp đồng, xem lại văn bản đã ký và kiểm tra xác thực chữ ký số. Đây là những nhóm tính năng doanh nghiệp có thể cân nhắc khi muốn chuẩn hóa quy trình quản lý hợp đồng điện tử từ lúc ký kết đến khi lưu trữ và tra cứu sau này. Nếu doanh nghiệp đang gặp tình trạng hợp đồng lưu trữ phân tán, khó tìm lại văn bản đã ký hoặc mất nhiều thời gian khi cần đối chiếu hồ sơ, NewCA có thể tư vấn giải pháp xCyber Contract phù hợp với quy trình quản lý hợp đồng thực tế của doanh nghiệp. Xem chi tiết tại đây!