Báo giảm BHXH khi nhân viên nghỉ việc

Khi nhân viên nghỉ việc, doanh nghiệp cần thực hiện báo giảm BHXH khi nhân viên nghỉ việc để cập nhật chính xác quá trình tham gia bảo hiểm. Tuy nhiên, thời điểm báo giảm, hồ sơ cần chuẩn bị và cách xử lý theo quy định hiện hành là những vấn đề kế toán không nên chủ quan. Bài viết dưới đây của NewCA sẽ giúp doanh nghiệp nắm rõ quy trình, hồ sơ và những lưu ý quan trọng khi báo giảm BHXH năm 2026, cũng tham khảo ngay nhé.

Mục lục

Báo giảm BHXH khi nhân viên nghỉ việc thực hiện khi nào?

Khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp cần thực hiện báo giảm BHXH khi nhân viên nghỉ việc để điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT, BHTN theo tình trạng thực tế. Đồng thời, doanh nghiệp có trách nhiệm phối hợp với cơ quan BHXH trong việc xác nhận thời gian đóng BHXH khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc.

Một điểm kế toán cần đặc biệt lưu ý là pháp luật hiện hành không quy định một thời hạn chung là 10 ngày kể từ ngày nghỉ việc đối với mọi trường hợp báo giảm BHXH. Vì vậy, không nên đưa mốc “10 ngày” thành thời hạn bắt buộc trong quy trình nội bộ nếu chưa có căn cứ cụ thể áp dụng cho trường hợp của doanh nghiệp. Khi thực hiện báo giảm BHXH khi nhân viên nghỉ việc, kế toán nên căn cứ vào ngày chấm dứt hợp đồng, tình trạng hưởng lương trong tháng và thông tin tham gia thực tế để xác định thời điểm giảm chính xác.

Báo giảm BHXH khi nhân viên nghỉ việc: Hướng dẫn chi tiết

Báo giảm BHXH khi nhân viên nghỉ việc thực hiện khi nào?-bhxh-khi-nhan-vien-nghi-viec-2

Vì sao doanh nghiệp cần báo giảm BHXH khi nhân viên nghỉ việc?

Việc báo giảm không chỉ là bước cập nhật dữ liệu nhân sự mà còn liên quan đến quá trình đóng và xác nhận thời gian tham gia bảo hiểm của người lao động. Do đó, doanh nghiệp nên xử lý nghiệp vụ ngay khi phát sinh căn cứ giảm thay vì gom hồ sơ đến cuối tháng hoặc cuối quý.

Báo giảm BHXH giúp cập nhật đúng dữ liệu tham gia

Khi người lao động đã chấm dứt hợp đồng, thông tin tham gia BHXH cần được điều chỉnh theo tình trạng thực tế. Dữ liệu về sổ BHXH phải được cập nhật chính xác, kịp thời theo Luật BHXH 2024. Thực hiện báo giảm BHXH khi nhân viên nghỉ việc đúng thông tin giúp doanh nghiệp hạn chế sai lệch về người tham gia, thời gian đóng và mức đóng.

Báo giảm BHXH liên quan đến việc xác nhận thời gian đóng

Theo khoản 3 Điều 13 Luật BHXH 2024, người sử dụng lao động có trách nhiệm phối hợp với cơ quan BHXH trong việc xác nhận thời gian đóng BHXH khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc. Vì vậy, sau khi nhân viên nghỉ việc, doanh nghiệp không nên chỉ hoàn tất thủ tục nhân sự nội bộ mà cần tiếp tục xử lý phần bảo hiểm liên quan.

Thời hạn báo giảm BHXH khi nhân viên nghỉ việc là bao lâu?

Đây là vấn đề thường gây nhầm lẫn giữa kế toán và bộ phận nhân sự. Đặc biệt, mốc 10 ngày xuất hiện trong nhiều nội dung hướng dẫn trên internet nhưng không nên mặc định đó là thời hạn pháp lý chung cho nghiệp vụ báo giảm.

Không có quy định chung “10 ngày” đối với báo giảm

Luật BHXH 2024 quy định người sử dụng lao động phải kê khai và nộp hồ sơ đăng ký tham gia BHXH bắt buộc trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc. Đây là quy định về đăng ký tham gia, không phải thời hạn báo giảm khi người lao động nghỉ việc.

Do đó, doanh nghiệp không nên lấy mốc 30 ngày hoặc 10 ngày làm “thời hạn báo giảm” nếu không có căn cứ riêng cho trường hợp đang xử lý. Với báo giảm BHXH khi nhân viên nghỉ việc, cách xử lý an toàn là xác định chính xác căn cứ giảm, lập hồ sơ và gửi cơ quan BHXH sớm sau khi phát sinh thay đổi.

Cần lưu ý quy định 14 ngày làm việc trong tháng

Khoản 5 Điều 33 Luật BHXH 2024 quy định một số nhóm người lao động nếu không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì không phải đóng BHXH tháng đó, trừ trường hợp người sử dụng lao động và người lao động có thỏa thuận tiếp tục đóng theo quy định. Vì vậy, khi báo giảm BHXH khi nhân viên nghỉ việc, kế toán không nên chỉ nhìn vào ngày ra quyết định nghỉ việc mà cần kiểm tra cả số ngày làm việc và tình trạng hưởng lương trong tháng.

3 mốc cần kiểm tra khi báo giảm BHXH

Thay vì ghi cứng một “deadline 10 ngày”, kế toán nên kiểm tra 3 mốc thực tế dưới đây để xác định đúng thời điểm báo giảm.

Ngày chấm dứt hợp đồng lao động

Ngày chấm dứt HĐLĐ là căn cứ quan trọng để xác định tình trạng làm việc của người lao động. Kế toán cần đối chiếu ngày này giữa hợp đồng, quyết định chấm dứt HĐLĐ hoặc thỏa thuận chấm dứt và thông tin kê khai trên hồ sơ báo giảm BHXH khi nhân viên nghỉ việc.

Số ngày không hưởng tiền lương trong tháng

Nếu người lao động không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng, doanh nghiệp cần kiểm tra quy định tại khoản 5 Điều 33 Luật BHXH 2024 để xác định nghĩa vụ đóng BHXH của tháng đó. Mốc 14 ngày này không đồng nghĩa với “14 ngày kể từ ngày nghỉ việc”. Đây là số ngày không hưởng tiền lương trong tháng theo trường hợp luật quy định.

Thời hạn làm hồ sơ trợ cấp thất nghiệp của người lao động

Từ ngày 01/01/2026, Luật Việc làm 2025 quy định người lao động phải nộp đủ hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc chấm dứt làm việc nếu đáp ứng các điều kiện hưởng. Do đó, doanh nghiệp nên hoàn tất các thủ tục liên quan đến báo giảm BHXH khi nhân viên nghỉ việc và xác nhận quá trình đóng kịp thời để người lao động có cơ sở thực hiện thủ tục BHTN.

Hồ sơ báo giảm BHXH khi nhân viên nghỉ việc gồm những gì?

Sau khi xác định căn cứ giảm, doanh nghiệp cần lập hồ sơ theo quy trình hiện hành của BHXH Việt Nam. Từ ngày 01/05/2026, Quyết định 366/QĐ-BHXH là văn bản đang có hiệu lực về quy trình thu BHXH, BHYT, BHTN và cấp sổ BHXH, thẻ BHYT.

Mẫu D02-LT

Theo Quyết định 366/QĐ-BHXH, D02-LT là mẫu “Danh sách tham gia, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN”. Đối với trường hợp giảm do nghỉ việc, trên D02-LT cần kê khai thông tin giảm và ghi rõ các nội dung liên quan, trong đó có ngày chấm dứt HĐLĐ, HĐLV tại phần lý do/nội dung điều chỉnh theo hướng dẫn của mẫu.

Mẫu TK3-TS

TK3-TS là “Tờ khai đơn vị đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT, BHTN” được ban hành theo Quyết định 366/QĐ-BHXH năm 2026. Tùy trường hợp phát sinh, doanh nghiệp thực hiện kê khai mẫu TK3-TS cùng D02-LT và hồ sơ liên quan theo quy định.

Hồ sơ nhân sự làm căn cứ báo giảm

Doanh nghiệp cần lưu và đối chiếu giấy tờ xác định việc chấm dứt quan hệ lao động như:

Quyết định chấm dứt HĐLĐ;
Thỏa thuận chấm dứt HĐLĐ;
Hợp đồng lao động hết hạn hoặc giấy tờ khác xác nhận thời điểm chấm dứt, tùy trường hợp.

Không nên mặc định mọi trường hợp báo giảm BHXH khi nhân viên nghỉ việc đều phải nộp một bộ giấy tờ giống nhau. Thành phần hồ sơ cụ thể thực hiện theo trường hợp và yêu cầu của cơ quan BHXH/hệ thống giao dịch.

Quy trình báo giảm BHXH điện tử khi nhân viên nghỉ việc

Sau khi có đầy đủ thông tin, doanh nghiệp có thể thực hiện báo giảm BHXH điện tử theo phương thức giao dịch phù hợp. Luật BHXH 2024 quy định giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH có giá trị pháp lý tương đương giao dịch bằng bản giấy.

Bước 1: Kiểm tra thông tin người lao động

Trước khi lập hồ sơ, kế toán cần kiểm tra:

Họ và tên người lao động;
Mã số BHXH;
Ngày chấm dứt HĐLĐ;
Lý do giảm;
Thời gian làm việc và hưởng lương trong tháng;
Tháng dự kiến giảm.

Việc đối chiếu trước giúp hạn chế sai tháng giảm hoặc sai thông tin khi gửi hồ sơ.

Bước 2: Lập hồ sơ báo giảm

Doanh nghiệp lập danh sách điều chỉnh trên D02-LT theo thông tin thực tế. Đối với trường hợp giảm do nghỉ việc, hướng dẫn D02-LT yêu cầu ghi rõ ngày chấm dứt HĐLĐ/HĐLV tại phần nội dung liên quan đến lý do giảm.

Bước 3: Ký số và gửi hồ sơ

Sau khi kiểm tra toàn bộ thông tin, người có thẩm quyền thực hiện ký số và gửi hồ sơ thông qua phương thức giao dịch điện tử đang sử dụng. Việc thực hiện báo giảm BHXH khi nhân viên nghỉ việc trên môi trường điện tử giúp doanh nghiệp hạn chế thao tác giấy tờ và thuận tiện theo dõi tình trạng hồ sơ.

Bước 4: Theo dõi kết quả xử lý

Sau khi gửi, kế toán cần theo dõi trạng thái hồ sơ để kịp thời bổ sung hoặc điều chỉnh nếu cơ quan BHXH yêu cầu. Theo Điều 29 Luật BHXH 2024, khi nhận đủ tờ khai và giấy tờ theo quy định, cơ quan BHXH có trách nhiệm điều chỉnh thông tin tham gia trong thời hạn 05 ngày làm việc; nếu không thực hiện thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Lưu ý: 05 ngày làm việc là thời hạn xử lý của cơ quan BHXH trong trường hợp điều chỉnh thông tin, không phải thời hạn doanh nghiệp phải hoàn thành báo giảm.

Báo giảm BHXH khi nhân viên nghỉ việc có bị đóng thêm tiền không?

Không nên kết luận rằng cứ báo giảm muộn là doanh nghiệp chắc chắn phải đóng thêm một tháng bảo hiểm. Số tiền phải đóng phụ thuộc vào tình trạng tham gia thực tế, tháng giảm, tiền lương làm căn cứ đóng và quy định về số ngày không hưởng lương trong tháng.

Mức đóng của doanh nghiệp hiện nay là bao nhiêu?

Đối với người lao động Việt Nam thuộc trường hợp đóng đầy đủ các khoản bảo hiểm bắt buộc, tỷ lệ đóng của người sử dụng lao động là 21,5% tiền lương làm căn cứ đóng, gồm:

17,5% BHXH, trong đó 14% vào quỹ hưu trí, tử tuất; 3% vào quỹ ốm đau, thai sản; 0,5% vào quỹ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp;
3% BHYT;
1% BHTN.

BHXH Việt Nam xác nhận mức đóng này được áp dụng đối với lao động Việt Nam. Tuy nhiên, 21,5% không nên được dùng để tính tự động khoản tiền phát sinh do báo giảm muộn. Kế toán phải xác định nghĩa vụ đóng của từng tháng trước khi tính toán.

Đóng thừa có phải mất hoàn toàn không?

Không nên hiểu rằng tiền đã đóng thừa chắc chắn không được xử lý. Quyết định 366/QĐ-BHXH có quy định về việc xử lý, hoàn trả tiền đóng trong các trường hợp phù hợp. BHXH Việt Nam cũng hướng dẫn trường hợp có thời gian đóng BHYT trùng được hoàn trả phần tiền tương ứng với thời gian chưa sử dụng. Vì vậy, nếu phát hiện báo giảm sai hoặc phát sinh khoản đóng thừa, doanh nghiệp cần rà soát và thực hiện điều chỉnh, hoàn trả theo hồ sơ thực tế thay vì mặc định khoản tiền đó không thể thu hồi.

Báo giảm BHXH chậm ảnh hưởng gì đến người lao động?

Báo giảm chậm hoặc kê khai chưa chính xác có thể khiến dữ liệu tham gia chưa được cập nhật đúng thời điểm, từ đó làm phát sinh thêm bước điều chỉnh hồ sơ.

Ảnh hưởng đến quá trình xác nhận thời gian đóng

Luật BHXH 2024 quy định doanh nghiệp phải phối hợp với cơ quan BHXH xác nhận thời gian đóng khi người lao động chấm dứt HĐLĐ, HĐLV hoặc thôi việc. Do đó, việc xử lý báo giảm BHXH khi nhân viên nghỉ việc kịp thời sẽ giúp quá trình hoàn tất thủ tục sau nghỉ việc thuận lợi hơn.

Có liên quan đến hồ sơ trợ cấp thất nghiệp

Theo Luật Việc làm 2025, người lao động phải nộp đủ hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày chấm dứt HĐLĐ, HĐLV hoặc chấm dứt làm việc và phải đáp ứng các điều kiện khác theo luật. Vì vậy, doanh nghiệp nên hạn chế tình trạng hồ sơ nghỉ việc kéo dài chưa được xử lý, nhất là khi người lao động cần thực hiện thủ tục hưởng BHTN.

Báo giảm BHXH sai thời điểm phải xử lý thế nào?

Nếu phát hiện thông tin báo giảm không đúng với hồ sơ nhân sự, doanh nghiệp cần rà soát lại dữ liệu trước khi thực hiện điều chỉnh.

Kiểm tra lại các thông tin đã kê khai

Kế toán nên đối chiếu:

Ngày chấm dứt HĐLĐ thực tế;
Tháng đã báo giảm;
Tháng đã đóng BHXH;
Số ngày làm việc và hưởng lương;
Mức tiền lương làm căn cứ đóng;
Tình trạng xử lý hồ sơ trên hệ thống.

Sau khi xác định nguyên nhân, doanh nghiệp thực hiện hồ sơ điều chỉnh theo quy trình hiện hành.

Không tự sửa dữ liệu nếu chưa xác định nguyên nhân

Với trường hợp báo giảm BHXH khi nhân viên nghỉ việc sai tháng hoặc sai thông tin, việc điều chỉnh cần căn cứ vào hồ sơ thực tế và hướng dẫn của cơ quan BHXH quản lý. Điều này đặc biệt quan trọng khi sai lệch đã ảnh hưởng đến số tiền đóng hoặc quá trình tham gia của người lao động.

5 lỗi thường gặp khi báo giảm BHXH

Nắm được các lỗi phổ biến sẽ giúp kế toán hạn chế việc phải điều chỉnh hồ sơ sau khi gửi.

Mặc định thời hạn báo giảm là 10 ngày

Không nên ghi “báo giảm trong 10 ngày” như một quy định chung nếu không có căn cứ pháp lý cụ thể.

Nhầm 30 ngày là thời hạn báo giảm: 30 ngày tại Điều 28 Luật BHXH 2024 là thời hạn đăng ký tham gia BHXH bắt buộc kể từ khi người lao động thuộc đối tượng tham gia.
Chỉ nhìn ngày nghỉ mà bỏ qua tình trạng hưởng lương: Trường hợp người lao động không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng cần được kiểm tra theo khoản 5 Điều 33 Luật BHXH 2024.
Dùng biểu mẫu cũ: Từ ngày 01/05/2026, Quyết định 366/QĐ-BHXH có hiệu lực và thay thế quy trình cũ. Doanh nghiệp cần sử dụng biểu mẫu theo quy định hiện hành, trong đó có TK3-TS và D02-LT.
Gửi hồ sơ nhưng không theo dõi kết quả: Sau khi thực hiện báo giảm BHXH khi nhân viên nghỉ việc, kế toán vẫn cần kiểm tra trạng thái hồ sơ để kịp thời xử lý yêu cầu bổ sung hoặc điều chỉnh.

Báo giảm BHXH khi nhân viên nghỉ việc: Checklist cho kế toán

Để thao tác nhanh và hạn chế sai sót, kế toán có thể kiểm tra theo checklist sau:

Bước 1: Xác định ngày chấm dứt HĐLĐ.
Bước 2: Kiểm tra số ngày làm việc và hưởng lương trong tháng nghỉ.
Bước 3: Xác định tháng giảm theo tình trạng thực tế.
Bước 4: Chuẩn bị hồ sơ nhân sự làm căn cứ.
Bước 5: Lập D02-LT và các biểu mẫu cần thiết theo Quyết định 366/QĐ-BHXH.
Bước 6: Ký số, gửi hồ sơ qua phương thức giao dịch phù hợp.
Bước 7: Theo dõi kết quả xử lý và thực hiện điều chỉnh nếu có yêu cầu.
Bước 8: Phối hợp xác nhận thời gian đóng BHXH cho người lao động.

Câu hỏi thường gặp về báo giảm BHXH khi nhân viên nghỉ việc

Trong quá trình báo giảm BHXH khi nhân viên nghỉ việc, kế toán có thể gặp một số tình huống liên quan đến thời điểm báo giảm, hồ sơ, tiền đóng và quyền lợi của người lao động. Dưới đây là những câu hỏi thường gặp giúp doanh nghiệp xử lý đúng ngay từ đầu.

Báo giảm BHXH khi nhân viên nghỉ việc trong bao nhiêu ngày?

Hiện không có căn cứ để khẳng định 10 ngày là thời hạn chung áp dụng cho mọi trường hợp báo giảm BHXH. Doanh nghiệp nên thực hiện hồ sơ sớm khi phát sinh căn cứ giảm và xác định đúng thời điểm giảm theo tình trạng thực tế của người lao động.

30 ngày có phải thời hạn báo giảm BHXH không?

Không. Điều 28 Luật BHXH 2024 quy định thời hạn 30 ngày đối với việc đăng ký tham gia BHXH bắt buộc kể từ khi người lao động thuộc đối tượng tham gia. Đây không phải thời hạn chung của nghiệp vụ báo giảm.

Nhân viên nghỉ việc từ đầu tháng có phải đóng BHXH tháng đó không?

Không thể kết luận chỉ dựa vào ngày nghỉ việc. Kế toán cần kiểm tra số ngày người lao động không hưởng tiền lương trong tháng. Với các đối tượng thuộc khoản 5 Điều 33 Luật BHXH 2024, trường hợp không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì không phải đóng BHXH tháng đó, trừ trường hợp có thỏa thuận tiếp tục đóng theo quy định.

Báo giảm BHXH dùng mẫu D02-LT phải không?

Có. Theo Quyết định 366/QĐ-BHXH năm 2026, D02-LT là Danh sách tham gia, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN và được sử dụng để kê khai các trường hợp tăng, giảm, điều chỉnh theo nghiệp vụ phát sinh.

Báo giảm BHXH có cần TK3-TS không?

TK3-TS là mẫu tờ khai dành cho đơn vị đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT, BHTN. Hồ sơ của đơn vị được thực hiện theo trường hợp cụ thể; doanh nghiệp không nên mặc định mọi lần báo giảm của từng nhân viên đều phải lập lại toàn bộ TK3-TS.

Báo giảm BHXH điện tử có cần đến cơ quan BHXH không?

Không nhất thiết. Luật BHXH 2024 quy định giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH có giá trị pháp lý tương đương giao dịch bằng bản giấy. Doanh nghiệp có thể thực hiện theo phương thức giao dịch điện tử nếu đáp ứng điều kiện.

Cơ quan BHXH điều chỉnh thông tin trong bao lâu?

Theo Điều 29 Luật BHXH 2024, trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ tờ khai và giấy tờ theo quy định, cơ quan BHXH có trách nhiệm điều chỉnh thông tin tham gia BHXH; nếu không thực hiện phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Người lao động có bao lâu để nộp hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp?

Theo Luật Việc làm 2025, người lao động phải nộp đủ hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày chấm dứt HĐLĐ, HĐLV hoặc chấm dứt làm việc, đồng thời phải đáp ứng các điều kiện hưởng khác theo luật.

>>> Xem thêm: Khoản thu nhập tính đóng BHXH: Cách xác định đúng năm 2026

Báo giảm BHXH khi nhân viên nghỉ việc cần được thực hiện dựa trên ngày chấm dứt hợp đồng, tình trạng hưởng lương trong tháng và hồ sơ thực tế của người lao động. Doanh nghiệp không nên áp dụng máy móc mốc 10 ngày vì đây không phải thời hạn chung được quy định cho mọi trường hợp báo giảm. Thực hiện báo giảm BHXH khi nhân viên nghỉ việc kịp thời, kê khai đúng thông tin và theo dõi kết quả xử lý sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế sai lệch dữ liệu đóng, thuận tiện xác nhận quá trình tham gia và hỗ trợ người lao động hoàn thiện các thủ tục sau khi nghỉ việc.

>>> Nếu doanh nghiệp muốn giảm thao tác thủ công khi thực hiện báo giảm BHXH điện tử, có thể sử dụng phần mềm BHXH điện tử của NewCA để hỗ trợ lập hồ sơ, ký số, gửi và theo dõi trạng thái xử lý trên hệ thống.