Chia sẻ kinh nghiệm, BHXH điện tử, Tin Chuyên ngành, Tin tức
Khoản thu nhập tính đóng BHXH: Cách xác định đúng năm 2026
Th9
Mục lục
Khoản thu nhập tính đóng BHXH được xác định theo quy định nào?
Trước khi phân loại từng khoản thu nhập, doanh nghiệp cần xác định đúng căn cứ pháp lý đang được áp dụng. Đây là cơ sở để tránh tình trạng chỉ dựa vào tên gọi “phụ cấp”, “thưởng” hay “hỗ trợ” trên bảng lương để quyết định có đóng BHXH hay không.
Luật BHXH 2024 quy định thế nào?
Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 được Quốc hội thông qua ngày 29/06/2024 và có hiệu lực từ ngày 01/07/2025. Theo Điều 31 Luật BHXH 2024, tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc đối với người lao động thuộc đối tượng hưởng lương do người sử dụng lao động quyết định gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác theo quy định.
Nghị định 158/2025/NĐ-CP hướng dẫn ra sao?
Nghị định 158/2025/NĐ-CP ngày 25/06/2025 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Bảo hiểm xã hội về BHXH bắt buộc. Nghị định có hiệu lực từ ngày 01/07/2025 và là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp xác định tiền lương làm căn cứ đóng BHXH đối với người lao động hưởng lương do doanh nghiệp quyết định.
Vì vậy, khi rà soát bảng lương năm 2026, doanh nghiệp cần đối chiếu đồng thời Luật BHXH 2024 và Nghị định 158/2025/NĐ-CP thay vì tiếp tục áp dụng máy móc cách phân loại theo các quy định cũ.
3 nhóm khoản thu nhập tính đóng BHXH bắt buộc
Về cơ bản, tiền lương làm căn cứ đóng BHXH của người lao động hưởng lương do doanh nghiệp quyết định được xác định từ 3 nhóm chính. Nắm được 3 nhóm này sẽ giúp kế toán nhanh chóng khoanh vùng những khoản cần đưa vào căn cứ đóng.
1. Mức lương theo công việc hoặc chức danh
Đây là mức lương được thỏa thuận giữa người lao động và doanh nghiệp, gắn với công việc hoặc chức danh mà người lao động đảm nhận. Khoản tiền này được ghi nhận trong hợp đồng lao động và là thành phần của tiền lương làm căn cứ đóng BHXH.
Ví dụ:
- Nhân viên kế toán: 12 triệu đồng/tháng.
- Nhân viên kinh doanh: 15 triệu đồng/tháng.
- Trưởng phòng: 25 triệu đồng/tháng.
Nếu đây là mức lương theo công việc hoặc chức danh được thỏa thuận trong hợp đồng lao động thì thuộc khoản thu nhập tính đóng BHXH.
2. Phụ cấp lương
Phụ cấp lương là khoản tiền nhằm bù đắp các yếu tố như điều kiện lao động, tính chất phức tạp của công việc, điều kiện sinh hoạt hoặc mức độ thu hút lao động mà mức lương theo công việc, chức danh chưa tính đến hoặc tính chưa đầy đủ. Một số khoản phụ cấp có thể thuộc tiền lương làm căn cứ đóng BHXH nếu đáp ứng điều kiện theo quy định.
Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên chỉ nhìn vào tên gọi “phụ cấp” để kết luận. Nghị định 158/2025/NĐ-CP có quy định loại trừ đối với những khoản phụ cấp phụ thuộc hoặc biến động theo năng suất lao động, quá trình làm việc và chất lượng thực hiện công việc. Do đó, cần xem xét đồng thời bản chất khoản tiền, nội dung thỏa thuận và cách chi trả thực tế.
3. Khoản bổ sung khác
Đây là nhóm dễ gây nhầm lẫn nhất khi xác định khoản thu nhập tính đóng BHXH. Khoản bổ sung khác thuộc tiền lương làm căn cứ đóng BHXH khi đáp ứng các điều kiện theo quy định, trong đó đáng chú ý là khoản tiền có mức xác định cụ thể cùng với mức lương và được trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương.
Ngược lại, những khoản bổ sung phụ thuộc hoặc biến động theo năng suất lao động, quá trình làm việc và chất lượng thực hiện công việc không thuộc khoản bổ sung phải tính vào tiền lương làm căn cứ đóng theo quy định. Vì vậy, kế toán cần kiểm tra cả tính chất và phương thức chi trả thay vì chỉ dựa trên tên khoản thu nhập.
Những khoản nào không tính đóng BHXH?
Sau khi xác định 3 nhóm cấu thành tiền lương làm căn cứ đóng, bước tiếp theo là nhận diện những khoản được loại trừ. Đây cũng là phần dễ phát sinh sai sót nhất khi doanh nghiệp xây dựng cơ cấu thu nhập cho người lao động.
Tiền thưởng có phải tính đóng BHXH không?
Theo quy định về tiền lương làm căn cứ đóng BHXH, tiền thưởng theo quy định tại Điều 104 Bộ luật Lao động không thuộc tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc. Trong đó có thể bao gồm tiền thưởng căn cứ vào kết quả sản xuất, kinh doanh hoặc mức độ hoàn thành công việc của người lao động theo quy chế thưởng của doanh nghiệp. Tuy nhiên, cần phân biệt tiền thưởng thực sự với khoản tiền được doanh nghiệp đặt tên là “thưởng” nhưng thực chất lại là một thành phần tiền lương.
Tiền ăn giữa ca có tính đóng BHXH không?
Tiền ăn giữa ca không thuộc tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc khi được xác định đúng là khoản phúc lợi và ghi thành mục riêng trong hợp đồng lao động theo quy định. Do đó, khi kiểm tra các khoản không tính đóng BHXH, kế toán có thể đưa tiền ăn giữa ca vào nhóm cần phân biệt với tiền lương và phụ cấp lương.
Các khoản hỗ trợ khác thì sao?
Một số khoản hỗ trợ, phúc lợi như:
- Hỗ trợ xăng xe;
- Hỗ trợ điện thoại;
- Hỗ trợ đi lại;
- Hỗ trợ tiền nhà ở;
- Hỗ trợ giữ trẻ, nuôi con nhỏ;
- Một số khoản trợ cấp, hỗ trợ khác;
Nếu được ghi thành mục riêng trong hợp đồng lao động và thuộc nhóm khoản được loại trừ theo quy định thì không tính vào tiền lương làm căn cứ đóng BHXH. Điểm quan trọng là doanh nghiệp cần thể hiện rõ các khoản này trong hồ sơ tiền lương và hợp đồng lao động, đồng thời bảo đảm cách chi trả phù hợp với bản chất của khoản hỗ trợ.
Bảng phân loại khoản thu nhập tính đóng BHXH
Để kế toán và nhân sự dễ áp dụng vào bảng lương thực tế, có thể tham khảo bảng phân loại dưới đây. Tuy nhiên, với các khoản có tính chất đặc thù, cần đối chiếu hồ sơ và điều kiện chi trả cụ thể trước khi kết luận.
| Khoản thu nhập | Có tính đóng BHXH? | Lưu ý |
|---|---|---|
| Mức lương theo công việc/chức danh | Có | Là thành phần tiền lương làm căn cứ đóng |
| Phụ cấp lương | Có nếu đáp ứng điều kiện | Cần xem bản chất và điều kiện áp dụng |
| Khoản bổ sung xác định được mức tiền, trả thường xuyên, ổn định | Có | Thuộc tiền lương làm căn cứ đóng nếu đáp ứng quy định |
| Khoản bổ sung biến động theo năng suất, chất lượng công việc | Không thuộc khoản bổ sung phải tính | Phụ thuộc điều kiện thực tế |
| Tiền thưởng theo Điều 104 BLLĐ | Không | Nếu đúng bản chất là tiền thưởng |
| Tiền ăn giữa ca | Không | Nếu thuộc khoản phúc lợi và được ghi riêng |
| Hỗ trợ xăng xe | Không | Nếu thuộc khoản hỗ trợ được ghi riêng |
| Hỗ trợ điện thoại | Không | Nếu thuộc khoản hỗ trợ được ghi riêng |
| Hỗ trợ đi lại | Không | Nếu thuộc khoản hỗ trợ được ghi riêng |
| Hỗ trợ nhà ở | Không | Nếu thuộc khoản hỗ trợ được ghi riêng |
Ví dụ cách xác định khoản thu nhập tính đóng BHXH
Bảng phân loại sẽ dễ hiểu hơn nếu đặt vào một tình huống cụ thể. Giả sử doanh nghiệp có nhân viên với cơ cấu thu nhập hàng tháng như sau:
| Khoản thu nhập | Số tiền |
|---|---|
| Lương theo chức danh | 12.000.000đ |
| Phụ cấp trách nhiệm | 2.000.000đ |
| Tiền ăn giữa ca | 730.000đ |
| Hỗ trợ điện thoại | 300.000đ |
| Thưởng KPI | 2.000.000đ |
Khoản nào được đưa vào căn cứ đóng?
Lương theo chức danh là thành phần tiền lương làm căn cứ đóng. Phụ cấp trách nhiệm cần được xem xét theo bản chất và điều kiện cụ thể. Nếu đây là phụ cấp lương thuộc tiền lương làm căn cứ đóng thì khoản này được tính vào căn cứ đóng.
Trong khi đó, tiền ăn giữa ca, hỗ trợ điện thoại và thưởng KPI có thể không thuộc tiền lương làm căn cứ đóng nếu đáp ứng đúng điều kiện loại trừ theo quy định. Như vậy, không thể lấy tổng thu nhập 17.030.000 đồng để mặc định làm tiền lương đóng BHXH. Doanh nghiệp phải phân loại từng khoản trước khi xác định căn cứ đóng.
“Thưởng chuyên cần” trả hàng tháng có phải đóng BHXH không?
“Thưởng chuyên cần” là một trường hợp doanh nghiệp rất dễ phân loại nhầm. Chỉ dựa vào việc khoản tiền này được trả hàng tháng là chưa đủ để kết luận có phải tính đóng BHXH hay không.
Khi nào có thể được xem là tiền thưởng?
Nếu khoản thưởng chuyên cần được xây dựng đúng theo cơ chế thưởng của doanh nghiệp, có điều kiện hưởng và thuộc chính sách tiền thưởng theo quy định thì cần xem xét theo quy định về tiền thưởng.
Khi nào cần rà soát lại bản chất khoản tiền?
Nếu doanh nghiệp gọi là “thưởng chuyên cần” nhưng thực tế khoản tiền này được thỏa thuận như một phần tiền lương cố định, không thể hiện đúng bản chất của tiền thưởng, doanh nghiệp nên rà soát lại hồ sơ. Vì vậy, không nên áp dụng máy móc nguyên tắc “cứ trả cố định hàng tháng thì phải đóng” hoặc “cứ gọi là thưởng thì không phải đóng”. Bản chất và căn cứ chi trả mới là yếu tố cần xem xét.
Có được chia nhỏ tiền lương thành phụ cấp để giảm đóng BHXH?
Một số doanh nghiệp có thể nghĩ rằng chia tiền lương thành nhiều khoản phụ cấp, hỗ trợ sẽ giúp giảm tiền lương làm căn cứ đóng BHXH. Tuy nhiên, đây không phải cách xử lý an toàn nếu việc phân loại không phản ánh đúng bản chất khoản tiền.
Doanh nghiệp nên xây dựng cơ cấu thu nhập minh bạch, thống nhất giữa hợp đồng lao động, quy chế tiền lương, bảng lương và hồ sơ BHXH. Việc đặt tên một khoản tiền là “hỗ trợ”, “phụ cấp” hay “thưởng” không tự động quyết định khoản đó có thuộc tiền lương làm căn cứ đóng hay không.
Cách rà soát khoản thu nhập tính đóng BHXH trên bảng lương
Sau khi nắm được nguyên tắc, kế toán có thể áp dụng quy trình 5 bước dưới đây để tự kiểm tra bảng lương của doanh nghiệp.
Bước 1: Liệt kê toàn bộ khoản người lao động được hưởng
Tổng hợp đầy đủ mức lương, phụ cấp, khoản bổ sung, thưởng, hỗ trợ và các khoản chi trả khác.
Bước 2: Đối chiếu hợp đồng lao động
Kiểm tra từng khoản có được thỏa thuận trong hợp đồng lao động hay không và được mô tả như thế nào.
Bước 3: Xác định bản chất từng khoản
Đối chiếu khoản tiền với quy định về mức lương, phụ cấp lương, khoản bổ sung, tiền thưởng, phúc lợi và hỗ trợ.
Bước 4: Kiểm tra cách doanh nghiệp thực tế chi trả
Không chỉ kiểm tra giấy tờ, kế toán cần đối chiếu với bảng lương và chứng từ chi trả để bảo đảm cách thực hiện phù hợp với nội dung đã thỏa thuận.
Bước 5: Điều chỉnh nếu phát hiện phân loại chưa phù hợp
Nếu phát hiện khoản thu nhập đang được xác định chưa đúng, doanh nghiệp cần rà soát và điều chỉnh hồ sơ liên quan, đồng thời thực hiện các thủ tục BHXH cần thiết theo quy định.
Mức tiền lương làm căn cứ đóng BHXH tối đa là bao nhiêu?
Bên cạnh việc xác định đúng từng khoản thu nhập, doanh nghiệp còn phải lưu ý giới hạn tiền lương làm căn cứ đóng BHXH. Theo Điều 31 Luật BHXH 2024, tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc thấp nhất bằng mức tham chiếu và cao nhất bằng 20 lần mức tham chiếu tại thời điểm đóng.
Trong thời gian chưa bãi bỏ mức lương cơ sở thì mức tham chiếu được xác định bằng mức lương cơ sở. Do đó, khi tính khoản thu nhập tính đóng BHXH, doanh nghiệp cần thực hiện đồng thời hai việc: xác định đúng các khoản thuộc tiền lương làm căn cứ đóng và kiểm tra giới hạn tiền lương đóng theo quy định tại thời điểm thực hiện.
Tóm tắt cách xác định khoản thu nhập tính đóng BHXH
Nếu cần một cách ghi nhớ nhanh, kế toán có thể bắt đầu từ 3 nhóm chính: mức lương theo công việc/chức danh, phụ cấp lương và khoản bổ sung khác đáp ứng điều kiện theo quy định. Bên cạnh đó, cần loại trừ đúng các khoản như tiền thưởng, tiền ăn giữa ca và một số khoản hỗ trợ, phúc lợi khi đáp ứng điều kiện pháp luật. Đặc biệt, không nên quyết định chỉ dựa vào tên gọi của khoản tiền. Cùng một tên “phụ cấp” hoặc “thưởng” nhưng cách thỏa thuận và chi trả khác nhau có thể dẫn đến cách xác định khác nhau.
Câu hỏi thường gặp về khoản thu nhập tính đóng BHXH
Việc xác định khoản thu nhập tính đóng BHXH có thể gây nhầm lẫn, đặc biệt với những khoản như tiền thưởng, tiền ăn giữa ca, phụ cấp trách nhiệm hay các khoản hỗ trợ khác. Dưới đây là những câu hỏi thường gặp giúp kế toán và doanh nghiệp nhanh chóng đối chiếu trường hợp thực tế trước khi thực hiện kê khai, đóng BHXH.
Tiền thưởng Tết có phải tính đóng BHXH không?
Thông thường không, nếu đây là tiền thưởng đúng bản chất theo Điều 104 Bộ luật Lao động và không phải là một thành phần tiền lương làm căn cứ đóng BHXH.
Tiền ăn giữa ca có tính đóng BHXH không?
Không thuộc tiền lương làm căn cứ đóng BHXH nếu được xác định là khoản tiền ăn giữa ca/phúc lợi và đáp ứng điều kiện loại trừ theo quy định.
Phụ cấp xăng xe có tính đóng BHXH không?
Khoản hỗ trợ xăng xe không thuộc tiền lương làm căn cứ đóng BHXH nếu được xác định đúng là khoản hỗ trợ, ghi thành mục riêng trong hợp đồng lao động và đáp ứng điều kiện theo quy định.
Phụ cấp trách nhiệm có tính đóng BHXH không?
Có thể có. Nếu khoản tiền thực chất là phụ cấp lương và đáp ứng điều kiện thuộc tiền lương làm căn cứ đóng BHXH thì phải tính đóng. Doanh nghiệp cần căn cứ vào bản chất, nội dung thỏa thuận và cách chi trả thực tế.
Doanh nghiệp có được tự quyết định khoản nào tính đóng BHXH không?
Không hoàn toàn. Doanh nghiệp có quyền xây dựng cơ cấu tiền lương, nhưng việc một khoản có thuộc tiền lương làm căn cứ đóng BHXH hay không phải căn cứ vào quy định pháp luật và bản chất thực tế của khoản chi.
Bao lâu nên rà soát bảng lương một lần?
Doanh nghiệp nên rà soát khi có thay đổi về mức lương, phụ cấp, khoản bổ sung, chính sách thưởng hoặc phúc lợi. Ngoài ra, có thể kiểm tra định kỳ để kịp thời phát hiện những khoản đang được phân loại chưa phù hợp.
>>> Xem thêm: Chi phí thực trả lương Gross 30 triệu: Doanh nghiệp tốn bao nhiêu
Xác định đúng khoản thu nhập tính đóng BHXH giúp doanh nghiệp bảo đảm quyền lợi cho người lao động và hạn chế rủi ro khi kê khai, đóng BHXH. Theo quy định hiện hành, tiền lương làm căn cứ đóng BHXH chủ yếu gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác đáp ứng điều kiện theo quy định.
Các khoản thưởng, tiền ăn giữa ca, hỗ trợ và phúc lợi không phải mặc nhiên tính đóng hoặc không tính đóng chỉ dựa trên tên gọi. Kế toán cần đối chiếu bản chất khoản chi, hợp đồng lao động, quy chế của doanh nghiệp và cách chi trả thực tế trước khi đưa ra kết luận.
>>> Nếu doanh nghiệp đang cần thực hiện thủ tục BHXH cho nhân viên mới, có thể xem thêm hướng dẫn báo tăng BHXH nhân viên mới trên BHXH điện tử NewCA để thực hiện đúng ngay từ khâu kê khai.
