Hướng dẫn cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử chi tiết

Kinh doanh online trên Shopee, TikTok Shop, Lazada hay các sàn thương mại điện tử khác đang ngày càng phổ biến. Tuy nhiên, không ít người bán vẫn băn khoăn liệu bán trên sàn thương mại điện tử có phải xuất hóa đơn không, thời điểm xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử là khi nào và giá xuất hóa đơn được xác định ra sao khi có voucher giảm giá. Bài viết dưới đây của NewCA sẽ giúp bạn hiểu rõ các quy định mới nhất về xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử để thực hiện đúng quy định và hạn chế rủi ro về thuế. 

Bán trên sàn thương mại điện tử có phải xuất hóa đơn không?

Theo quy định hiện hành, việc sàn thương mại điện tử thực hiện khấu trừ và nộp thuế thay không đồng nghĩa với việc hộ kinh doanh được miễn các nghĩa vụ khác liên quan đến hóa đơn, chứng từ. Hộ kinh doanh vẫn phải tuân thủ đầy đủ các quy định về quản lý thuế được quy định tại Nghị định 68/2026/NĐ-CP.

Cụ thể, khoản 5 Điều 8 Nghị định 68/2026/NĐ-CP quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Theo đó, những hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh có doanh thu thuộc diện chịu thuế giá trị gia tăng từ 1 tỷ đồng/năm trở lên bắt buộc phải áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối và truyền dữ liệu trực tiếp đến cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Đối với trường hợp hộ kinh doanh có nhiều địa điểm bán hàng hoặc nhiều cửa hàng, toàn bộ các địa điểm kinh doanh sẽ sử dụng chung mã số thuế của hộ kinh doanh. Tuy nhiên, trên hóa đơn điện tử phát hành phải thể hiện rõ địa chỉ của từng địa điểm phát sinh giao dịch để đảm bảo tính minh bạch và thuận tiện cho công tác quản lý thuế.

Như vậy, có thể hiểu rằng:

• Hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
• Hộ kinh doanh có doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm hiện chưa thuộc diện bắt buộc nhưng được khuyến khích triển khai hóa đơn điện tử để thuận tiện cho hoạt động kinh doanh và quản lý doanh thu.

Do đó, dù sàn thương mại điện tử đã thực hiện nghĩa vụ khấu trừ và nộp thuế thay người bán, hộ kinh doanh vẫn có trách nhiệm lập hóa đơn điện tử khi khách hàng yêu cầu hoặc trong các trường hợp pháp luật quy định. Đây cũng là cơ sở quan trọng để đối soát doanh thu, quản lý giao dịch và chứng minh tính hợp pháp của hoạt động kinh doanh.

Ngoài việc tự xuất hóa đơn, hộ kinh doanh còn được phép ủy quyền cho sàn thương mại điện tử lập hóa đơn điện tử thay mình đối với các giao dịch phát sinh trên sàn. Khi nhận được sự ủy quyền hợp pháp, sàn thương mại điện tử có trách nhiệm thông báo với cơ quan thuế theo đúng quy định.

Trong trường hợp hóa đơn được lập theo hình thức ủy nhiệm, nội dung hóa đơn phải thể hiện đầy đủ thông tin của cả hai bên, bao gồm tên, địa chỉ và mã số thuế của hộ kinh doanh (bên ủy nhiệm) cũng như của sàn thương mại điện tử (bên nhận ủy nhiệm), nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch của chứng từ điện tử. 

Quy định về xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử 

Khi hoạt động kinh doanh trực tuyến phát triển mạnh mẽ, các quy định về hóa đơn điện tử cũng ngày càng được hoàn thiện nhằm tăng tính minh bạch trong quản lý thuế. Dưới đây là những nội dung quan trọng mà người bán cần nắm rõ khi thực hiện xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử. 

Thời điểm xuất hóa đơn điện tử

Nhiều người bán hàng online cho rằng chỉ khi đơn hàng giao thành công mới phải lập hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, quy định hiện hành không hoàn toàn xác định như vậy.

Theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và hướng dẫn tại Công văn 15769/CTTPHCM-TTHT năm 2022, đối với hoạt động bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc vào việc đã thu được tiền hay chưa.

Đối với hoạt động cung cấp dịch vụ, hóa đơn điện tử được lập khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ. Trường hợp người bán thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền theo quy định.

Riêng những đơn hàng được giao nhiều lần hoặc thực hiện theo từng hạng mục, từng giai đoạn, người bán phải lập hóa đơn tương ứng với phần hàng hóa hoặc dịch vụ đã bàn giao ở từng lần phát sinh.

Như vậy, khi thực hiện xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử, người bán không nên mặc định rằng hóa đơn chỉ được lập sau khi giao hàng thành công. Thay vào đó, cần căn cứ vào bản chất giao dịch và thời điểm chuyển giao hàng hóa theo quy định để xuất hóa đơn đúng thời điểm, tránh các rủi ro về thuế và hóa đơn điện tử.

Giá xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử

Giá xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử (TMĐT) bắt buộc phải là giá bán niêm yết sản phẩm đến tay người tiêu dùng cuối cùng. Bạn tuyệt đối không được trừ đi các khoản phí sàn (phí dịch vụ, phí cố định, phí hoa hồng, chiết khấu voucher…) khi tính giá trị ghi trên hóa đơn điện tử. 

Ví dụ, sản phẩm có giá niêm yết là 1.000.000 đồng.

Trường hợp người bán tự tạo mã giảm giá 10%, khách hàng chỉ thanh toán 900.000 đồng thì hóa đơn thường được lập theo giá bán sau giảm giá là 900.000 đồng.

Trách nhiệm của sàn và người bán trong việc xuất HĐĐT

Khi thực hiện xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử, cả sàn TMĐT và nhà bán hàng đều có những trách nhiệm riêng nhằm đảm bảo việc lập, quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định của pháp luật. Việc hiểu rõ vai trò của từng bên sẽ giúp hạn chế sai sót trong quá trình kinh doanh và kê khai thuế.

Đối với sàn thương mại điện tử

Sàn TMĐT đóng vai trò là đơn vị cung cấp nền tảng giao dịch và hỗ trợ kỹ thuật cho người bán. Theo đó, sàn có trách nhiệm:

• Xây dựng và cung cấp hạ tầng công nghệ hỗ trợ người bán thực hiện xuất hóa đơn điện tử.
• Tích hợp các giải pháp kết nối dữ liệu hoặc API với phần mềm hóa đơn điện tử nhằm tự động hóa quy trình xuất hóa đơn.
• Thông báo, hướng dẫn người bán về các quy định mới liên quan đến hóa đơn điện tử và nghĩa vụ thuế.
• Hỗ trợ đối soát dữ liệu giao dịch để người bán xác định chính xác doanh thu khi lập hóa đơn.
• Cung cấp thông tin giao dịch cho cơ quan thuế khi có yêu cầu theo quy định của pháp luật.
• Thực hiện xuất hóa đơn thay người bán trong trường hợp được ủy nhiệm hợp pháp.

Đối với nhà bán hàng

Người bán là chủ thể trực tiếp phát sinh doanh thu nên vẫn phải chịu trách nhiệm chính đối với hóa đơn điện tử được phát hành. Cụ thể:

• Chủ động đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành.
• Thực hiện lập hóa đơn điện tử cho các giao dịch bán hàng phát sinh trên sàn thương mại điện tử.
• Đảm bảo nội dung trên hóa đơn đầy đủ, chính xác và phản ánh đúng giá trị giao dịch thực tế.
• Xuất hóa đơn đúng thời điểm theo quy định của pháp luật về hóa đơn và thuế.
• Lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ và dữ liệu liên quan theo thời hạn quy định.
• Phối hợp với sàn TMĐT trong việc đối soát doanh thu, xử lý hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế khi phát sinh sai sót.
• Chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực, hợp lệ và chính xác của hóa đơn điện tử đã phát hành.

Có thể thấy, mặc dù sàn thương mại điện tử có vai trò hỗ trợ về mặt kỹ thuật và dữ liệu, nhưng trách nhiệm cuối cùng đối với việc xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử vẫn thuộc về người bán. Do đó, các cá nhân, hộ kinh doanh và doanh nghiệp cần chủ động nắm rõ quy định để thực hiện đúng nghĩa vụ về hóa đơn và thuế.  

>>> Xem thêm: Giải đáp: Hộ kinh doanh có doanh thu dưới 1 tỷ có phải đóng thuế không?

Phương pháp xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử

Hiện nay, người bán có thể lựa chọn nhiều phương pháp xuất hóa đơn trên sàn TMĐT tùy thuộc vào quy mô hoạt động và nhu cầu quản lý của mình. Mỗi phương pháp đều có những ưu điểm riêng, phù hợp với từng nhóm đối tượng kinh doanh khác nhau.

Xuất hóa đơn điện tử thủ công

Đây là hình thức phổ biến đối với các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoặc những đơn vị có số lượng đơn hàng phát sinh không nhiều. Người bán sẽ sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để nhập thông tin đơn hàng và phát hành hóa đơn cho khách hàng.

• Chủ động kiểm soát toàn bộ quá trình lập hóa đơn.
• Phù hợp với mô hình kinh doanh nhỏ, ít đơn hàng.
• Không yêu cầu hệ thống công nghệ phức tạp.
• Tốn nhiều thời gian xử lý khi lượng đơn hàng tăng cao.
• Dễ xảy ra sai sót trong quá trình nhập liệu thủ công.

Tích hợp API hóa đơn điện tử với sàn thương mại điện tử

Đây là giải pháp được nhiều doanh nghiệp và nhà bán hàng có quy mô lớn lựa chọn nhằm tự động hóa quy trình xuất hóa đơn. Hệ thống hóa đơn điện tử sẽ được kết nối trực tiếp với nền tảng quản lý bán hàng hoặc sàn thương mại điện tử thông qua API.

• Tự động đồng bộ dữ liệu đơn hàng sang hệ thống hóa đơn.
• Giảm thiểu thao tác thủ công và hạn chế sai sót.
• Tiết kiệm thời gian xử lý đối với số lượng đơn hàng lớn.
• Dễ dàng quản lý, tra cứu và đối soát dữ liệu.
• Phù hợp với doanh nghiệp có nhu cầu chuyển đổi số và tối ưu vận hành.

Sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Đối với các cửa hàng bán lẻ, chuỗi cửa hàng hoặc hộ kinh doanh có điểm bán trực tiếp, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là giải pháp giúp đơn giản hóa quy trình bán hàng và quản lý doanh thu.

• Tự động lập hóa đơn ngay khi phát sinh giao dịch thanh toán.
• Dữ liệu bán hàng được cập nhật liên tục và chính xác.
• Hỗ trợ truyền dữ liệu đến cơ quan thuế theo quy định.
• Giảm bớt công việc nhập liệu và quản lý chứng từ.
• Phù hợp với các mô hình bán lẻ có tần suất giao dịch cao.

Chi tiết cách xuất hóa đơn điện tử khi bán hàng trên shopee

Dưới đây là cách xuất hóa đơn điện tử khi bán hàng trên shopee mà bạn có thể tham khảo ngay: 

Bước 1: Chọn yêu cầu xuất hóa đơn điện tử

Tại trang thanh toán, tìm mục “Hóa đơn điện tử” thường được hiển thị ở khu vực thông tin đơn hàng hoặc bên dưới phần tổng thanh toán. Sau đó nhấn vào nút “Yêu cầu” để bắt đầu khai báo thông tin xuất hóa đơn.

Bước 2: Lựa chọn đối tượng nhận hóa đơn

Người mua có thể lựa chọn xuất hóa đơn cho cá nhân hoặc doanh nghiệp/tổ chức. Trường hợp xuất hóa đơn cho cá nhân có mã số thuế, cần nhập chính xác mã số thuế cá nhân theo quy định.

Bước 3: Cung cấp thông tin xuất hóa đơn

Nếu xuất hóa đơn cho doanh nghiệp, người mua cần điền đầy đủ các thông tin gồm tên công ty, mã số thuế, địa chỉ và email nhận hóa đơn điện tử. Hệ thống cũng hỗ trợ lưu thông tin mặc định để sử dụng cho các lần mua hàng tiếp theo.

Đối với cá nhân, người mua chỉ cần nhập các thông tin theo yêu cầu của hệ thống để hoàn tất việc đăng ký nhận hóa đơn.

Bước 4: Gửi yêu cầu xuất hóa đơn

Sau khi kiểm tra lại toàn bộ thông tin đã khai báo, nhấn “Gửi yêu cầu” để hoàn tất đăng ký xuất hóa đơn GTGT cho đơn hàng trước khi đặt mua thành công.

Lưu ý khi yêu cầu xuất hóa đơn trên Shopee

Người mua nên đọc kỹ các điều khoản và nội dung miễn trừ trách nhiệm liên quan đến việc phát hành hóa đơn điện tử. Trong trường hợp hệ thống không hiển thị tính năng yêu cầu xuất hóa đơn, khách hàng có thể chủ động liên hệ với người bán để trao đổi và thống nhất phương án xuất hóa đơn theo quy định hiện hành.

Việc xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử hiện nay không còn là lựa chọn mà đã trở thành nghĩa vụ bắt buộc đối với nhiều doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh. Hy vọng bài viết này của NewCA sẽ giúp bạn đọc nắm được những thông tin quan trọng khi xuất hóa đơn trên sàn TMĐT, xây dựng quy trình xuất hóa đơn điện tử bài bản ngay từ đầu sẽ giúp người bán tuân thủ đúng quy định pháp luật, hạn chế rủi ro về thuế và nâng cao uy tín với khách hàng.