Trong quá trình lập hay xuất hóa đơn gặp phải những sai sót là điều khó tránh khỏi. Theo đó, khi có hóa đơn được lập hay xuất gặp sai sót thì sẽ phải xuất hóa đơn điều chỉnh. Trong bài viết dưới đây chúng tôi sẽ hướng dẫn đến bạn cách xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm trên phần mềm.
Mục lục
Các trường hợp cần điều chỉnh giảm hóa đơn điện tử
Điều chỉnh giảm hóa đơn chính là việc xuất hóa đơn hoặc lập một biên bản với mục đích ghi nhận sự giảm giá trị của một hóa đơn đã lập trước đó.
Dưới đây là các trường hợp cần xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm:
Viết sai hóa đơn
Xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm là cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai. Theo hướng dẫn tại Điều 19 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC. Trường hợp, hóa đơn điện tử đã lập có sai sót về thành tiền, thuế suất GTGT, tiền thuế,… nhưng cao hơn thực tế thì doanh nghiệp cần phải xuất hóa đơn điều chỉnh giảm hoặc xuất hóa đơn thay thế.
Thực hiện giảm giá hàng hóa
Khi lập hóa đơn điện tử và hạch toán, doanh nghiệp phát hiện hàng lỗi. Khi đó, chất lượng thấp và quyết định giảm giá cho khách hàng. Lúc này sẽ phát hành một hóa đơn điều chỉnh giảm giá trị cho hóa đơn điện tử ban đầu.
Thực hiện chiết khấu thương mại
Trường hợp, số tiền chiết khấu cuối cùng kết thúc chương trình bán hàng lớn hơn các khoản đã giảm trước đó cho khách hàng thì kế toán được lập hóa đơn điều chỉnh giảm.
Khi điều chỉnh giảm doanh thu do giá trị quyết toán cuối cùng của công trình xây dựng, lắp đặt thấp hơn giá trị tạm tính trước đó.
>>> Xem thêm: Tìm hiểu về hóa đơn điện tử tại NewCA
Thủ tục xử lý xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm
Theo khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC. Quy định về một số việc cần thực hiện khi xử lý hóa đơn điện có sai sót theo hình thức điều chỉnh như sau:
Khi lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót, hóa đơn điện tử điều chỉnh phải có dòng chữ: Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm.
Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế. Lúc này người bán được lựa chọn sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT. Với mục đích để thông báo việc điều chỉnh đối với từng hóa đơn có sai sót. Hoặc thông báo về việc điều chỉnh nhiều hóa đơn điện tử có sai sót. Và gửi thông báo dựa theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào. Chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.
Đối với, hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh. Hay thay thế nhưng sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót. Lúc này, các lần xử lý sau người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.
Cách xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm trên phần mềm
Ngày nay, tất cả các phần mềm hóa đơn đều cập nhật tính năng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm. Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Nêu lý do điều chỉnh giảm
Truy cập vào phân hệ Lập hóa đơn như bình thường. Tiếp đến, chọn mục Lập hóa đơn điều chỉnh. Sau đó, lựa chọn hóa đơn bị sai sót gốc. Các phần mềm đều kế thừa dữ liệu thông tin từ hóa đơn gốc khi chuyển sang hóa đơn điều chỉnh.
Tại đây, bạn ghi rõ lý do điều chỉnh hóa đơn theo mẫu: Điều chỉnh …(1)… từ…(2)…thành …(3)… Chẳng hạn như: Điều chỉnh giảm giá bán sản phẩm H từ 3,000,000đ/kg còn 2,000,000đ/kg
Bước 2: Viết nội dung hóa đơn điều chỉnh giảm
Thực hiện điều chỉnh nội dung sai sót theo nguyên tắc, sai ở đâu thì sửa ở đó. Đặc biệt chỉ ghi giá trị chênh lệch cần điều chỉnh lên hóa đơn điều chỉnh.
Trường hợp xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm thuế suất, bạn giữ nguyên các ô đơn giá. Cùng với đó là khối lượng, thành tiền. Còn tại ô % thuế suất, bạn ghi số % thuế cần giảm.
Trường hợp, xuất hóa đơn điều chỉnh giảm thành tiền, bạn chỉ điền mức giảm vào ô “thành tiền”. Khi đó, hệ thống sẽ tự động tính mức thuế giảm tương ứng. Tương tự như vậy với xuất hóa đơn điều chỉnh giảm đơn giá.
Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn điều chỉnh cho người mua
Bạn xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm phát hành hóa đơn, ký số rồi gửi cho người mua. Đối với những trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử mà không có mã của cơ quan thuế. Hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới. Với mục đích gửi cho người mua. Đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Bên cạnh đó, kế toán cũng cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử trên file word. Đồng thời, in và đóng dấu nếu trên phần mềm HĐĐT không hỗ trợ tính năng này.
Một vài lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm
- Khi hóa đơn chỉ sai tên, địa chỉ người mua thì không cần lập hóa đơn điều chỉnh.
- Điều chỉnh giảm cho các hóa đơn cũ đã lập theo nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP thì thì không xuất hóa đơn điều chỉnh giảm. Bởi phải lập hóa đơn mới thay thế hóa đơn cũ. Theo khoản 6, điều 12 thông tư 78/2021/NĐ-CP.
Tóm tắt bài viết
Các trường hợp cần điều chỉnh giảm hóa đơn điện tử
1. Viết sai hóa đơn
2. Thực hiện giảm giá hàng hóa
3. Thực hiện chiết khấu thương mại
4. Thủ tục xử lý xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm
Cách xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm trên phần mềm
Bước 1: Nêu lý do điều chỉnh giảm
Bước 2: Viết nội dung hóa đơn điều chỉnh giảm
Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn điều chỉnh cho người mua
Mong rằng, với các hướng dẫn trên, bạn sẽ thực hiện thủ tục điều chỉnh giảm hóa đơn một cách dễ dàng.
CÔNG TY CỔ PHẦN NEWCA
- Tổng đài CSKH: 1900 2066
- Hotline: 0936 208 068
- Website: https://newca.vn/