Hiện nay, việc sử dụng hoá đơn điện tử trong kinh doanh là bắt buộc ở Việt Nam. Bởi sự tiện lợi, an toàn và tính bảo mật cao. Bên cạnh đó, sử dụng hóa đơn điện tử giúp đảm bảo công tác quản lý của Cơ quan thuế. Tuy nhiên trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, tình trạng sai sót là điều không thể tránh khỏi. Trong trường hợp này, bạn cần phải làm gì và cần lưu ý gì trong quá trình thực hiện? Hãy cùng NewCA tìm hiểu về cách xử lý hoá đơn sai sót theo nghị định 123 qua bài viết dưới đây.
Mục lục
Các trường hợp hóa đơn sai sót
Cũng giống như hoá đơn giấy, khi sử dụng hoá đơn điện tử không thể nào tránh khỏi các sai sót trong quá trình lập hoá đơn. Tuy nhiên, không quá khó để xử lý các hóa đơn sai sót
Một số trường hợp hóa đơn sai sót:
- Trường hợp 1: Người bán tự phát hiện hóa đơn chưa gửi cho người mua có sai sót, hoá đơn đã được cấp mã của Cơ quan thuế
- Trường hợp 2: Tự phát hiện, gửi cho người mua, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã của cơ quan thuế
- Trường hợp 3: Cơ quan thuế phát hiện ra hóa đơn điện tử có sai sót
- Trường hợp 4: Phát hiện Hóa đơn theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC, lỗi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/ TT-BTC.
Vậy, cách xử lý hóa đơn sai sót theo nghị định 123 là như thế nào, hãy cùng tìm hiểu ngay sau đây.
Cách xử lý hóa đơn sai sót theo nghị định 123
Hiện nay, có nhiều cách xử lý hoá đơn sai sót. Tuy nhiên, NewCA sẽ nêu những cách xử lý thông dụng nhất, dễ thực hiện đối với từng trường hợp.
Trường hợp 1: Người bán tự phát hiện hóa đơn chưa gửi cho người mua có sai sót, hóa đơn đã được cấp mã của Cơ quan thuế.
Bước 1: Cần thông báo những sai sót của hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HDDT, sau đó cơ quan thuế sẽ thực hiện hủy hóa đơn đã được cấp mã trên hệ thống của cơ quan thuế
Bước 2: Bên bán sẽ lập hóa đơn điện tử mới gửi đến Cơ quan thuế để lấy mã mới gửi cho người mua ( nếu trong trường hợp đang sử dụng hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế)
Bước 3: Gửi lại cho người mua hóa đơn điện tử đúng.
Cần lưu ý :
- Thông báo sai sót có thể được tạo cho từng hóa đơn riêng lẻ hoặc cho danh sách các hóa đơn sai sót.
- Thông báo sai sót được phép lập ở bất cứ thời điểm nào trước thời hạn nộp tờ khai thuế GTGT của hóa đơn điều chỉnh.
- Sau khi gửi thông báo sai sót đến cơ quan thuế, cơ quan thuế sẽ phản hồi kết quả tiếp nhận và xử lý thông báo sai sót. Bạn có thể kiểm tra trạng thái thông báo sai sót trong phần chi tiết phản hồi của cơ quan thuế.
Trong trường hợp này cần hủy hóa đơn đã phát hành và lập hóa đơn mới thay thế.
Trường hợp 2: Người bán hoặc người mua phát hiện hoá đơn điện tử đã được gửi cho người mua có mã của Cơ quan thuế có sai sót
Trong trường hợp này việc xử lý sẽ được thực hiện tuỳ vào nội dung sai sót của hóa đơn và được chia thành 3 trường hợp cụ thể như sau :
2.1. Trường hợp tên và địa chỉ của người mua bị sai sót nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác
- Bước 1: Người bán cần thông báo cho người mua về thông tin hoá đơn sai sót
- Bước 2: Người bán tiến hành thông báo sai sót của hóa đơn điện tử với cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐ
- Bước 3: Không cần lập lại hóa đơn trong trường hợp này
- Bước 4: Người bán gửi cho người mua kết quả đã thông báo với Cơ quan thuế về sai sót của hoá đơn.
Trường hợp này bạn cần thông báo những sai sót của hóa đơn điện tử cho người mua và cho cơ quan thuế mà không phải lập lại hóa đơn
2.2 . Trường hợp này hoá đơn điện tử bị sai sót về thông tin như: mã số thuế, số tiền ghi trên hoá đơn, thuế suất, tiền thuế hặc hàng hóa ghi trên hoá đơn không đạt chất lượng
Có 2 cách giải quyết trong trường hợp này.
- Cách 1 : Người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh cho hoá đơn sai sót
Bước 1: Người mua và người bán thỏa thuận về việc lập hoá đơn điều chỉnh cho hoá đơn có sai sót trước đó.
Bước 2: Người bán tiến hành thông báo về sai sót của hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT.
Bước 3: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn sai sót.
Bước 4: Gửi lại hóa đơn điện tử đúng cho người mua.
Lưu ý : Khi lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn có sai sót cần phải có dòng chữ ” Điều chỉnh cho hóa đơn mẫu số …. ký hiệu…..số ….. ngày ….tháng…. năm…….”
- Cách 2: Người bán lập hoá đơn điện tử mới thay thế cho hoá đơn điện tử có sai sót
Bước 1: Người mua và người bán lập biên bản thoả thuận ghi rõ nội dung sai sót của hoá đơn
Bước 2: Người bán tiến hành thông báo về sai sót của hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT
Bước 3: Người bán lập lại hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn sai sót
Bước 4: Gửi lại hóa đơn điện tử đúng cho người mua
Lưu ý : Khi lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hoá đơn có sai sót cần phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn mẫu số …. ký hiệu…..số ….. ngày ….tháng…. năm……”
Trong trường hợp này người bán có thể lập hóa đơn điện tử mới thay thế hoặc điều chỉnh lại hóa đơn sai sót.
Trường hợp 3: Cơ quan thuế phát hiện ra hóa đơn điện tử có sai sót.
Quy trình thực hiện như sau :
- Bước 1: Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo mẫu số 01/TB-RSĐT để người bán kiểm tra các sai sót
- Bước 2: Người bán cần thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT
- Bước 3: Thực hiện xử lý hóa đơn điện tử theo các trường hợp 1, 2 và 4.
Trường hợp 4: Phát hiện Hóa đơn theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC, lỗi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/ TT-BTC.
Quy trình thực hiện như sau:
- Bước 1: Người bán cần tiến hành thông báo sai sót của hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT
- Bước 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới (HĐĐT có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế ) thay thế cho hoá đơn bị sai sót. (Lưu ý: không lập hoá đơn thay thế )
- Bước 3: Gửi lại hóa đơn điện tử mới cho người mua.
Trường hợp này người bán lập thông báo và xuất hóa đơn thay thế cho hoá đơn bị sai sót.
Những lưu ý trong quá trình xử lý hóa đơn sai sót theo nghị định 123
Quá trình sử dụng hóa đơn điện tử không thể tránh khỏi những sai sót. Dưới đây là những lưu ý trong quá trình xử lý hóa đơn điện tử:
- Chọn đơn vị uy tín cung cấp phần mềm về hóa đơn điện tử
- Cán bộ phụ trách sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử cần được tập huấn hướng dẫn kỹ năng sử dụng cũng như xử lý đối với các trường hợp phần mềm hư hỏng hoặc lỗi
- Cần liên hệ ngay với đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử khi phát hiện hư hỏng hoặc không xử lý được hóa đơn bị sai
- Cần cẩn thận hơn trong quá trình làm hóa đơn giữa các bên trong các hợp đồng mua bán, giao dịch….
Câu hỏi thường gặp
Có bao nhiêu trường hợp cần xử lý hóa đơn sai sót theo nghị định 123?
Theo nghị định 123, có 4 trường hợp hoá đơn sai sót giữa người bán và người mua.
Cần lưu ý gì trong quá trình xử lý hóa đơn sai sót theo nghị định 123?
– Đơn vị cung cấp
– Tập huấn kỹ năng cho cán bộ phụ trách
– Liên hệ với đơn vị cung cấp dịch vụ
– Cẩn thận hơn trong quá trình làm hoá đơn
Lựa chọn đơn vị uy tín cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử, Tuy nhiên, việc lựa chọn đơn vị uy tín là điều vô cùng quan trọng. Nếu bạn đang phân vân trong việc tìm kiếm một phần mềm hoá đơn điện tử uy tín thì Công ty cổ phần NewCA tự hào là đơn vị hàng đầu Việt Nam. Công ty NewCA cam kết:
- Cung cấp các dịch vụ phần mềm chính hãng
- Tư vấn nhiệt tình
- Đặt uy tín lên hàng đầu
CÔNG TY CỔ PHẦN NEWCA
- Tổng đài CSKH: 1900 2066
- Hotline: 0936 208 068
- Website: https://newca.vn/