Hóa đơn điện tử đã được sử dụng trong nhiều năm này, nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn còn mắc nhiều sai sót về viết sai địa chỉ. Bài viết sau đây, NewCA sẽ hướng dẫn bạn cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai địa chỉ theo Thông tư 78 và Nghị định 123.
Mục lục
Xử lý hóa đơn điện tử viết sai địa chỉ dựa trên cơ sở pháp lý nào?
Trước khi tìm hiểu về cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai địa chỉ, thì doanh nghiệp hãy cùng tìm hiểu về căn cứ pháp lý thực hiện cho từng loại hóa đơn. Theo đó, tùy thuộc vào từng loại hóa đơn mà doanh nghiệp áp dụng cho từng căn cứ pháp lý khác nhau.
Hiện nay, đa số doanh nghiệp áp dụng hóa đơn điện tử loại mới ban hành theo thông tư 78/2021/ TT-BTC và Nghị định 123/2020 NĐ-CP: căn cứ xử lý theo khoản 1 điều 7 theo thông tư 78 về hóa đơn điện tử và điều 19 Nghị định 123.
>>> Xem thêm: Tìm hiểu thêm về hóa đơn điện tử tại NewCA
Nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử viết sai địa chỉ
Hóa đơn điện tử viết sai địa chỉ chia thành nhiều trường hợp. Tùy vào từng trường hợp sẽ có những cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai địa chỉ khác nhau
Chưa gửi cho khách hàng: Những hóa đơn điện tử viết sai địa chỉ chưa được gửi cho khách hàng thì cách xử lý hóa đơn này rất đơn giản.
Doanh nghiệp có thể hủy bản hóa đơn lỗi này và ghi rõ nguyên nhân hủy bỏ trên phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng. Sau khi hủy, doanh nghiệp tiến hành lặp lại một hóa đơn mới mà không cần thông báo cho khách hàng.
Đã gửi cho khách hàng: Với hóa đơn điện tử đã gửi cho khách hàng chia ra hai trường hợp:
- Chưa khai thuế: Doanh nghiệp ngay lập tức lập biên bản hủy hóa đơn điện tử và thông báo cho bên mua. Sau khi khách hàng đã nắm rõ thông tin thì lập lại một hóa đơn điện tử mới và gửi lại cho khách hàng.
- Đã khai thuế: Với hóa đơn đã khai thuế thì việc xử lý sẽ có chút phức tạp hơn. Doanh nghiệp cần tiến hành lập biên bản điều chỉnh và xuất hóa đơn điều chỉnh. Biên bản điều chỉnh cần phải chữ chữ ký của bên mua và bên bán. Ghi rõ ngày tháng, nội dung thật chi chiết.
Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử viết sai địa chỉ
Hóa đơn khi bị viết sai địa chỉ sẽ được chia thành nhiều trường hợp khác nhau. Để thực hiện xử lý sai sót, dưới đây sẽ chia sẻ cho các bạn cách giải quyết – xử lý hóa đơn viết sai địa chỉ một cách chi tiết theo thông tư 78 và NĐ 123.
TH1: Viết sai hóa đơn địa chỉ công ty
Hóa đơn điện tử ghi sai địa chỉ của công ty khi đã gửi cho người mua, khi đó công ty/doanh nghiệp cần thông báo lại cho người mua và cơ quan thuế khi phát hiện lỗi sai. Trong trường hợp này, người bán không cần phải lập hóa đơn thay thế.
Theo điểm a khoản 2 điều 19 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bên bán xử lý hóa đơn điện tử sai địa chỉ như sau:
Xử lý trường hợp sai sót trên theo 3 bước sau
- BƯỚC 1: Khi bên bán đã phát hiện lỗi sai, thì ngay lập tức bên bán cần phải gửi email thông báo cho bên mua về lỗi sai sót của mình. Khi bên mua đã xác nhận thông tin, thì bên bán tiens hành lập biên bản điều chỉnh hóa đơn theo mẫu sau:
( Chỉ thực hiện bước tiếp theo khi hóa đơn đã được khai thuế)
- BƯỚC 2: Bên bán lập thông báo về hóa đơn bị sai sót gửi tới cơ quan thuế theo mẫu 04 trong Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP
- BƯỚC 3: Sau khi cơ quan thuế đã phê duyệt và xác nhận thông tin, bên bán gửi cho bên mua kết quả đã thông báo cho cơ quan thuế về việc ghi sai địa chỉ của hóa đơn điện tử
TH2: Xử lý hóa đơn điện tử viết sai địa chỉ chưa được khai thuế
Hóa đơn điện tử đã được lập nhưng ghi sai địa chỉ mà chưa được khai thuế sẽ có hướng xử lý như sau:
Khi phát hiện sai sót, công ty/doanh nghiệp cần nhanh chóng tiến hành hủy hóa đơn điện tử đó. Sau khi hóa đơn điện tử đó đã được hủy thành công, công ty/doanh nghiệp lập một hóa đơn mới theo đúng quy định của pháp luật và chính xác thông tin về địa chỉ hay nội dung khác để tránh sai sót lập lại.
Cách thực hiện như sau:
- BƯỚC 1: Sau khi đã kiểm tra, bên bán và bên mua sẽ xác nhận sai sót và đồng ý hóa đơn điện tử ghi sai địa chỉ
- BƯỚC 2: Sau khi cả 2 bên đã xác nhận, người bán tiến hành lập lại hóa đơn điện tử mới theo đúng quy định của pháp luật để gửi lại cho người mua. Bên bán cần lưu ý, khi lập hóa đơn điện tử mới, trên hóa đơn phải có dòng chữ:” Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số…”; “ký hiệu”; “gửi vào ngày…tháng…năm…” để phân biệt đâu là hóa đơn điện tử mới.
TH3: Xử lý hóa đơn điện tử viết sai địa chỉ đã được khai thuế
Căn cứ vào điểm b khoản 2 điều 19 của nghị định 123/2020/NĐ-CP, bên bán tiến hành điều chỉnh hóa đơn điện tử ghi sai địa chỉ đã được khai thuế như sau:
- BƯỚC 1: Bên bán và bên mua sẽ cần phải thỏa thuận lại và lập biên bản hoá đơn điều chỉnh hóa đơn điện tử. Cần phải ghi rõ sai sót – ghi sai địa chỉ.
Biên bản điều chỉnh hóa đơn ghi sai địa chỉ sau khi hai bên xác nhận sai sót.
- BƯỚC 2: Sau khi 2 bên đã đi đến thống nhất về hóa đơn điều chỉnh. Bên bán sẽ tiến hành lập lại hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn điện tử thay thế bắt buộc phải có dòng chữ: ”Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số…”; “ký hiệu”; “gửi vào ngày…tháng…năm…”. Hóa đơn mới sau khi được lập xong sẽ được cơ quan thuế cấp mã, và sẽ được gửi đến cho bên mua.
Lưu ý: Hóa đơn điều chỉnh khi đã được cơ quan thuế cấp mã thì sẽ không được hủy.
Tóm tắt bài viết
Cơ sở pháp lý xử lý hóa đơn điện tử viết sai địa chỉ
Đa số doanh nghiệp áp dụng hóa đơn điện tử loại mới ban hành theo thông tư 78/2021/ TT-BTC và Nghị định 123/2020 NĐ-CP: căn cứ xử lý theo khoản 1 điều 7 theo thông tư 78 về hóa đơn điện tử và điều 19 Nghị định 123.
Xử lý hoá đơn điện tử viết địa chỉ được chia theo 2 loại
– Chưa gửi cho khách hàng
– Đã gửi cho khách hàng
Qua bài viết này, chúng tôi hy vọng bạn có thêm được nhiều thông tin bổ ích giúp cho doanh nghiệp/công ty/tổ chức có thể dễ dàng xử lý hóa đơn điện tử viết sai địa chỉ trong thực tế một cách nhanh chóng nhất.
CÔNG TY CỔ PHẦN NEWCA
- Tổng đài CSKH: 1900 2066
- Hotline: 0936 208 068
- Website: https://newca.vn/