Có nhiều lý do chủ quan và khách quan khiến người lao động cần phải xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội. Người dùng vẫn còn nhiều băn khoăn về thủ tục, cách làm để xin cấp lại sổ. Bài viết sau đây, NewCA sẽ hướng dẫn người lao động xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội một cách dễ dàng và đơn giản nhất.

Trường hợp nào được phép xin cấp lại sổ BHXH?

Căn cứ vào khoản 2, Điều 46 Quyết định 595 của của Bảo hiểm xã hội Việt Nam quy định sẽ có 03 trường hợp được phép cấp lại sổ BHXH: 

• Trường hợp 1: Cấp lại sổ BHXH (bìa và tờ rời) các trường hợp: mất, hỏng, gộp, thay đổi số sổ, họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; thông tin cá nhân người dùng; người đã hưởng BHXH một lần nhưng còn thời gian đóng BH thất nghiệp chưa hưởng.
• Trường hợp 2: Cấp lại bìa sổ BHXH các trường hợp: sai giới tính, quốc tịch.
• Trường hợp 3: Cấp lại tờ rời sổ BHXH các trường hợp: mất, hỏng

Theo đó, các cơ quan chức năng đã tạo điều kiện cho người lao động trong trường hợp bị mất hay bị hỏng sổ có thể làm lại. Như vậy, người lao động (NLĐ) có thể đảm bảo được hưởng những quyền lợi chính đáng của mình.

Trường hợp NLĐ không được cấp lại BHXH sau khi đã rút 1 lần

Khi người lao động tham gia BHXH bắt buộc tại doanh nghiệp hay một đơn vị sẽ đồng thời tham gia vào bảo hiểm thất nghiệp, khi đó việc được cấp lại BHXH lần 2 có được hay không sẽ tùy thuộc vào quyết định của người lao động và giá trị sử dụng BHXH cũ.

Trường hợp người lao động đã được hưởng BHXH và bảo hiểm thất nghiệp lần 1 rồi thì cơ quan BHXH sẽ không cấp lại sổ cho người lao động nữa. Đến khi người lao động tham gia BHXH ở công ty mới hoặc tham gia vào BHXH tự nguyện.

Khi tham gia BHXH ở công ty mới, người dùng sẽ thực hiện những thủ tục kê khai như mã số BHXH cá nhân đã được cấp lần 1 vào tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo mẫu TK1-TS và nộp lại cho công ty mới để công ty đó tiến hành nộp lại cho cơ quan BHXH. Khi đó người dùng sẽ được cấp lại sổ BHXH mới theo mã số BHXH cũ trước đó.

Trường hợp người dùng đã được hưởng BHXH 1 lần nhưng thời gian đóng BHTN vẫn còn và chưa được hưởng thì có thể yêu cầu cơ quan BHXH cấp lại sổ để làm thủ tục hưởng quyền lợi BHTN sau này.

Thủ tục xin cấp lại sổ BHXH 

Căn cứ vào mục 1, Điều 27 Quyết định số 595/QĐ-BHXH quy định:

• Thành phần hồ sơ cấp lại sổ BHXH do mất, hỏng gồm: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (theo mẫu TK1-TS).
• Số lượng hồ sơ: 01 bộ

Tại tiết c, Điểm 1.1, Khoản 1, Điều 31 Quyết định số 595/QĐ-BHXH đã quy định các trường hợp cấp lại sổ BHXH sẽ phải  kê khai hồ sơ theo quy định tại Điều 27 đã được nêu bên trên và thực hiện nộp hồ sơ như sau:

• Người đang làm việc nộp cho đơn vị nơi đang làm việc hoặc nộp cho cơ quan BHXH
• Người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH nộp cho cơ quan BHXH.

Quy trình thực hiện thủ tục xin cấp lại sổ BHXH

Dựa trên người nộp là cá nhân hay một đơn vị sẽ có nơi nộp và hình thức nộp khác nhau. Để thực hiện thủ tục xin cấp lại sổ BHXH, người lao động cần tiến hành những bước sau:

#1. Người nộp là một cá nhân:

Bước 1: Lập hồ sơ của người dùng (tùy theo 3 trường hợp trên)

Bước 2: Thực hiện nộp hồ sơ

Nơi nộp:

• Người đang làm việc: sẽ nộp cho đơn vị mình đang làm việc hoặc nộp trực tiếp cho cơ quan BHXH tiếp thu
• Người tham gia BHXH tự nguyện: nộp trực tiếp cho Đại lý thu hoặc cơ quan BHXH tiếp thu.
• Người đang bảo lưu thời gian đóng hoặc người được hưởng lương hưu, trợ cấp xã hội  đề nghị cấp lại, điều chỉnh nội dung trên BHXH: sẽ nộp cho cơ quan BHXH trên toàn quốc.

Hình thức nộp:

• Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan BHXH, Trung tâm Phục vụ hành chính công các cấp
• Qua dịch vụ bưu chính công ích
• Qua giao dịch điện tử: người dùng đăng ký nhận mã xác thực và gửi hồ sơ điện tử đến Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam

#2. Người nộp là một đơn vị:

Bước 1: Lập hồ sơ của người dùng (tùy theo 3 trường hợp trên)

Bước 2: Thực hiện nộp hồ sơ

Các đơn vị đại diện cho một tổ chức, công ty, doanh nghiệp,…: kê khai hồ sơ liên quan cho cơ quan BHXH cấp tỉnh, cấp huyện hoặc Trung tâm Phục vụ hành chính công các cấp

Hình thức nộp:

• Đơn vị nộp hồ sơ qua dịch vụ bưu chính công ích
• Qua giao dịch điện tử: Đơn vị lập phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội điện tử của BHXH Việt Nam, ký điện tử trên hồ sơ và gửi đến cổng thông tin BHXH.

Bước 3: Cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ và chờ được xử lý theo quy định.

• Căn cứ vào Điều 29 quyết định số 595/QĐ-BHXH đã quy định thời hạn cấp lại sổ BHXH do mất, hỏng, thay đổi về thông tin cá nhân thời gian giải quyết kéo dài không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định. 
• Trong trường hợp cơ quan BHXH cần phải xác minh quá trình đóng BHXH ở tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị – nơi người lao động làm việc thì không quá 45 ngày (nhưng phải có văn bản thông báo cho người lao động biết).
•  Trong trường hợp điều chỉnh đã ghi trên BHXH không quá 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

Bước 4: Nhận lại kết quả sau khi nộp hồ sơ:

Cá nhân người dùng và đơn vị đều trực tiếp nhận tại cơ quan BHXH, Trung tâm Phục vụ hành chính công các cấp hoặc người dùng có thể qua dịch vụ bưu chính công ích 

Thực hiện xin cấp lại sổ BHXH trực tuyến

Hiện nay nhiều người lao động vì bận rộn nhiều việc nên gần như không có thời gian đến cơ quan BHXH xin cấp lại sổ BHXH trực tiếp được. Sau đây chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn thực hiện xin cấp lại sổ BHXH trực tuyến thông qua ứng dụng VssID – của Bảo hiểm xã hội Việt Nam để bạn có thể dễ dàng thực hiện:

Bước 1: Đăng nhập tài khoản VssID

Người dùng đăng nhập VssID bằng mã số BHXH và mật khẩu của tài khoản do cơ quan BHXH đã cung cấp.

Bước 2: Xin cấp lại sổ BHXH

Trên giao diện “Dịch vụ công” -> nhấn chọn “Cấp lại sổ BHXH không thay đổi thông tin” 

Bước 3: Lựa chọn phương thức nhận kết quả

Chọn phương thức nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính và điền thông tin cần thiết bao gồm địa chỉ nhà cụ thể. 

Tóm tắt bài viết

Qua bài viết trên, NewCA mong muốn gửi tới bạn đọc những thông tin hữu ích nhất giúp cho cá nhân hay đơn vị có thể biết thêm về vấn đề liên quan đến xin cấp lại sổ BHXH.

Trân trọng cảm ơn!

CÔNG TY CỔ PHẦN NEWCA

• Tổng đài CSKH: 1900 2066
• Hotline: 0936 208 068
• Website: https://newca.vn/