Bạn đang ấp ủ dự án khởi nghiệp và muốn thành lập doanh nghiệp của riêng mình nhưng vẫn chưa rõ về quy trình và thủ tục thành lập? Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn chi tiết về thủ tục thành lập doanh nghiệp từ A – Z theo quy định mới nhất năm 2024.
Mục lục
Thành lập Doanh nghiệp là gì?
Xét theo góc độ kinh tế:
Thành lập công ty là quá trình chuẩn bị đầy đủ các điều kiện kinh doanh để thành lập tổ chức kinh tế. Chủ thể kinh doanh cần chuẩn bị tên, địa chỉ trụ sở, máy móc, thiết bị, nhân sự, vốn điều lệ…
Xét theo góc độ pháp lý:
Thành lập công ty được xem là thủ tục pháp lý được chủ doanh nghiệp tiến hành tại những cơ quan quản lý, cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Những hồ sơ, thủ tục này sẽ đơn giản hoặc phức tạp tùy thuộc vào loại hình công ty.
Điều kiện cần thiết để thành lập doanh nghiệp?
Để thành lập công ty, bạn cần đảm bảo thỏa mãn các điều kiện dưới đây:
- Người đại diện pháp luật và chủ sở hữu: Đủ 18 tuổi trở lên, có chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn thời hạn và không thuộc nhóm đối tượng bị cấm thành lập công ty.
- Địa chỉ công ty: có địa chỉ được xác định và không thuộc chung cư để ở
- Tên công ty: Tên công ty không bị trùng hoặc gây nhầm lẫn với Tên của các công ty đã thành lập trước đó (áp dụng trên toàn quốc).
- Vốn điều lệ: Xác định vốn điều lệ để đăng ký kinh doanh. Vốn điều lệ là số vốn do chủ sở hữu, thành viên, cổ đông góp hoặc cam kết góp đủ trong một thời hạn nhất định (không quá 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp) và được ghi vào Điều lệ công ty.
- Xác định ngành nghề kinh doanh: Ngành nghề mà bạn muốn đăng ký phải được pháp luật cho phép cũng như doanh nghiệp phải đáp ứng đủ các điều kiện thuộc ngành nghề đó (nếu có).
- Xác định loại hình công ty: Chủ doanh nghiệp cần cân nhắc để lựa chọn loại hình của tổ chức phù hợp dựa trên các tiêu chí về trách nhiệm thuế, trách nhiệm pháp lý, khả năng chuyển nhượng, bổ sung, thay thế và quy mô doanh nghiệp để đáp ứng hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Quy trình thủ tục chung để thành lập một công ty mới
Các doanh nghiệp cần lưu ý về những thay đổi mới: Một quy trình thủ tục thành lập công ty/doanh nghiệp đối với hầu hết các loại hình công ty/doanh nghiệp theo luật doanh nghiệp kể từ thời điểm hiện tại 04/2024 (căn cứ theo bộ Luật doanh nghiệp 2020) (doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH, công ty cổ phần, công ty TNHH 1 thành viên) đầy đủ bao gồm 4 giai đoạn như sau:
Giai đoạn 1: Chuẩn bị đầy đủ các thông tin cần thiết để lập hồ sơ thành lập doanh nghiệp.
Trước khi bắt đầu thực hiện các công việc soạn thảo hồ sơ để thành lập một công ty mới, chủ doanh nghiệp cùng các thành viên cần ngồi lại với nhau để bàn bạc và xác định đầy đủ các thông tin liên quan đến việc thành lập công ty.
1. Lựa chọn loại hình doanh nghiệp
Lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp: Hiểu rõ đặc điểm từng loại hình giúp lựa chọn phù hợp với định hướng phát triển; Cân nhắc yếu tố thuế, trách nhiệm pháp lý, khả năng chuyển nhượng, quy mô doanh nghiệp và thu hút nhà đầu tư.
Hiện nay, có 6 loại hình doanh nghiệp phổ biến tại Việt Nam: Doanh nghiệp tư nhân; Công ty hợp danh; Công ty TNHH 1 thành viên; Công ty TNHH (2 thành viên trở lên); Công ty cổ phần.
Lưu ý: Mỗi loại hình có ưu và nhược điểm riêng, cần tìm hiểu kỹ trước khi lựa chọn.
2. Lựa chọn ngành nghề kinh doanh
Lĩnh vực kinh doanh của một doanh nghiệp quy định các hoạt động kinh doanh mà nó có thể thực hiện, cũng như các sản phẩm hoặc dịch vụ mà nó có thể cung cấp và ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng cho khách hàng.
Hiện nay, các ngành nghề kinh doanh đều được quy định theo luật pháp về đăng ký kinh doanh.
3. Đặt tên công ty
Khi đặt tên cho công ty, lời khuyên tốt nhất là chọn một tên ngắn gọn, dễ nhớ, dễ phát âm và không trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn với các công ty đã tồn tại trước đó (trên toàn quốc). Để kiểm tra xem tên bạn đặt có trùng lặp với các công ty khác hay không, bạn có thể sử dụng “Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp” để tra cứu.
4. Xác định địa chỉ trụ sở công ty
Địa chỉ trụ sở chính của một doanh nghiệp được xác định bao gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, tên đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc trung ương, số điện thoại, số fax và địa chỉ thư điện tử (nếu có). Cần nhớ rằng, căn hộ chung cư (dùng để ở) không được sử dụng làm địa chỉ trụ sở công ty để đăng ký kinh doanh.
5. Xác định thành viên/cổ đông góp vốn
Thành viên/cổ đông sáng lập là những người đầu tư trực tiếp và sở hữu công ty từ khi mới thành lập.
Thông tin cần xác định: Số lượng, Số vốn góp, Tỷ lệ vốn góp
Lưu ý: Thành viên/cổ đông có tỷ lệ góp vốn cao nhất sẽ có quyền hạn và trách nhiệm cao nhất đối với công ty.
6. Xác định mức vốn điều lệ
Vốn điều lệ:
- Khái niệm: Số vốn do các thành viên/cổ đông góp hoặc cam kết góp trong thời hạn nhất định (tối đa 90 ngày sau khi được cấp phép hoạt động).
- Xác định: Dựa trên tổng số vốn góp của các thành viên/cổ đông.
Lưu ý: Mức thuế môn bài hàng năm phụ thuộc vào mức vốn điều lệ.
Kết luận: Xác định kỹ lưỡng mức vốn điều lệ phù hợp với nhu cầu hoạt động và khả năng tài chính của công ty.
7. Xác định người đại diện pháp luật
Người đại diện theo pháp luật được xác định với:
- Vai trò: Đại diện cho công ty thực hiện các giao dịch (ký hợp đồng, hồ sơ thuế,…).
- Chức danh: Giám đốc, tổng giám đốc, phó giám đốc, phó tổng giám đốc (thông thường).
Lưu ý: Xác định người đại diện pháp luật dựa trên quy định của pháp luật và cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
Giai đoạn 2: Soạn thảo và nộp hồ sơ thành lập công ty
Sau khi đã chuẩn bị xong các thông tin cần thiết, người thực hiện thủ tục bắt đầu tiến hành soạn thảo và chuẩn bị hồ sơ cần thiết. Tùy theo loại hình doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh mà hồ sơ cần chuẩn bị sẽ khác nhau. Dưới đây là những loại hồ sơ phổ biến mà hầu hết người thực hiện đều phải chuẩn bị khi thành lập một công ty mới:
1. Giấy đề nghị đăng ký công ty
Giấy đề nghị đăng ký công ty là văn bản với nội dung đề nghị đăng ký công ty (doanh nghiệp mới) gửi đến cơ quan thẩm quyền (sở đăng ký kinh doanh).
2. Điều lệ công ty
Điều lệ công ty đóng vai trò như “hiến pháp” cho hoạt động của doanh nghiệp, thể hiện thỏa thuận giữa các thành viên/cổ đông về cách thức thành lập, vận hành và giải thể công ty một cách hiệu quả. Nội dung điều lệ được xây dựng dựa trên khuôn khổ pháp lý chung (luật doanh nghiệp, luật thuế, luật lao động, luật tài chính, kế toán…) và có thể tham khảo các mẫu nội dung được quy định trong Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT hướng dẫn đăng ký doanh nghiệp.
3. Danh sách thành viên/cổ đông góp vốn
Doanh nghiệp mới khi thành lập cần chuẩn bị 1 bản danh sách thành viên góp vốn (đối với công ty TNHH) hoặc danh sách cổ đông (đối với công ty cổ phần). Bản danh sách này liệt kê rõ thông tin của từng thành viên/cổ đông cũng như tỷ lệ vốn góp trong công ty mà bạn muốn đăng ký.
4. Bản sao giấy tờ tùy thân của các thành viên/cổ đông góp vốn
Sau khi đã có bản danh sách, cần chuẩn chuẩn bị bản sao của một trong các giấy tờ sau đối với mỗi thành viên/cổ đông:
- Chứng minh nhân dân.
- Căn cước công dân.
- Hộ chiếu.
Việc chọn lựa ai sẽ là thành viên (cổ đông) của công ty sẽ do chủ doanh nghiệp quyết định, tuy nhiên số lượng thành viên và cổ đông sẽ được quy định bởi loại hình doanh nghiệp.
Lưu ý: thời hạn CMND chưa quá 15 năm.
5. Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư nếu công ty có yếu tố vốn góp nước ngoài
Trong trường hợp công ty thành có vốn góp từ thành viên, cổ đông là người nước ngoài thì cần phải có Giấy Chứng Nhận Đăng Ký Đầu Tư còn hiệu lực.
6. Giấy tờ bổ sung trong trường hợp thành viên/cổ đông góp vốn là tổ chức
Thành viên góp vốn là tổ chức:
- Trong nước: Cần nộp Quyết định thành lập/Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bản sao Giấy chứng thực cá nhân của người đại diện ủy quyền, văn bản ủy quyền.
- Nước ngoài: Cung cấp đầy đủ giấy tờ như tổ chức trong nước và hợp pháp hóa lãnh sự cho tất cả.
Lưu ý: Hợp pháp hóa lãnh sự là thủ tục bắt buộc cho tổ chức nước ngoài
7. Văn bản ủy quyền cho tổ chức/cá nhân thực hiện thủ tục nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh (nếu người làm thủ tục không phải Đại diện pháp luật)
Trong trường người làm thủ tục không phải là người đại diện pháp luật của công ty, cần có giấy ủy quyền để người nộp hồ sơ có thể thay mặt người đại diện thực hiện các thủ tục liên quan đến hồ sơ
8. Các loại hồ sơ khác đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện
Nhiều ngành nghề kinh doanh tại Việt Nam buộc doanh nghiệp phải có thêm giấy phép đặc biệt để hoạt động hợp pháp. Ví dụ: Sản xuất thực phẩm: Giấy Chứng Nhận Vệ Sinh An Toàn Thực Phẩm; Xuất nhập khẩu: Giấy phép xuất nhập khẩu.
Giai đoạn 3: Nộp hồ sơ & đăng bố cáo
1. Xác định cơ quan đăng ký:
Tìm hiểu cơ quan đăng ký kinh doanh địa phương nơi bạn đặt trụ sở công ty.
Ví dụ: Công ty tại TP.HCM nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh Sở Kế Hoạch & Đầu Tư TP.HCM.
2. Nộp hồ sơ và lệ phí:
Chuẩn bị hồ sơ theo quy định.
Nộp hồ sơ và lệ phí đăng ký kinh doanh, lệ phí đăng bố cáo (nếu có).
Người đại diện hoặc người được ủy quyền có thể nộp hồ sơ.
3. Nhận Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh:
Sau 3 ngày làm việc (nếu hồ sơ hợp lệ), bạn sẽ nhận được giấy chứng nhận.
4. Đăng bố cáo (nếu nộp lệ phí):
Cơ quan đăng ký sẽ thay mặt bạn đăng thông tin lên Cổng thông tin quốc gia.
Nộp hồ sơ điện tử bao gồm:
- Truy cập cổng thông tin đăng ký kinh doanh: https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn/.
- Tạo tài khoản, kích hoạt tài khoản, yêu cầu tài khoản đăng ký kinh doanh.
- Nộp hồ sơ và chờ kết quả (3-5 ngày làm việc).
Lưu ý:
Tham khảo thêm thông tin chi tiết tại cổng thông tin đăng ký kinh doanh.
Nên sử dụng dịch vụ tư vấn thành lập công ty để tiết kiệm thời gian và công sức.
Giai đoạn 4: Làm con dấu pháp nhân
1. Thiết kế mẫu dấu:
Tự thiết kế hoặc thuê đơn vị thiết kế.
Lưu ý nội dung theo quy định.
2. Khắc dấu:
Mang bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và bản thiết kế mẫu dấu (nếu có) đến cơ sở khắc dấu.
3. Nhận con dấu pháp nhân:
Mang theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản gốc).
Nếu ủy quyền, cần có ủy quyền có công chứng.
Giai đoạn 5: Thủ tục sau khi thành lập công ty
1. Treo bảng hiệu:
Nội dung: Tên công ty, Mã Số Thuế, Địa Chỉ.
Kích thước:
Biển hiệu ngang: chiều cao tối đa 2m, chiều dài không quá ngang mặt tiền nhà.
Biển hiệu dọc: chiều ngang tối đa 1m, chiều cao tối đa 4m (không quá chiều cao tầng nhà).
Vị trí: dễ nhìn từ bên ngoài.
Thời gian: từ khi có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đến khi giải thể hoặc chuyển địa chỉ.
2. Đăng ký chữ ký số:
Dùng để ký hóa đơn điện tử, tờ khai thuế điện tử, hợp đồng điện tử…
Tham khảo thông tin tại https://thuedientu.gdt.gov.vn/.
3. Đăng ký tài khoản ngân hàng:
Mỗi doanh nghiệp nên mở ít nhất 1 tài khoản đứng tên doanh nghiệp để sử dụng trong các trường hợp như: nộp thuế điện tử, nhận thanh toán từ khách hàng, giao dịch khác…
Hồ sơ bao gồm
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (có công chứng).
- Bản sao CMND/CCCD người đại diện theo pháp luật (có công chứng).
- Quyết định bổ nhiệm kế toán (nếu có).
Liên hệ ngân hàng để biết thêm thông tin.
4. Đăng ký khai thuế qua mạng:
Doanh nghiệp đăng nhập hệ thống thuế điện tử Etax (https://thuedientu.gdt.gov.vn/) với tài khoản do cơ quan thuế cấp và đăng ký các tờ khai cần thiết.
5. Nộp tờ khai & nộp thuế môn bài
Nộp tờ khai thuế môn bài và nộp lệ phí môn bài ( Mẫu số 01/MBAI theo Nghị định 139/2016/NĐ-CP).
Mức đóng lệ phí môn bài được quy định theo vốn như sau:
Từ 10 tỷ trở lên đóng 3.000.000 VNĐ / năm
Dưới 10 tỷ đóng 2.000.000 VNĐ / năm
Văn phòng đại diện, chi nhánh, địa điểm kinh doanh đóng 1.000.000 VNĐ / năm
6. Đăng ký phương pháp tính thuế GTGT
Doanh nghiệp tiến hành đăng ký khai thuế ban đầu với cơ quan thuế quản lý trong thời hạn quy định.
Tiến hành đăng ký kê khai thuế qua mạng điện tử thông qua dịch vụ chữ ký số, “Từ ngày 01 tháng 7 năm 2013 tất cả các doanh nghiệp trong cả nước phải kê khai, nộp tờ khai thuế qua mạng, nội dung này được quy định trong Luật số 21/2012/QH13 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Quản lý thuế”.
7. Đăng ký và thông báo sử dụng hóa đơn điện tử
Làm thủ tục mua, đặt in, tự in hóa đơn theo thông tư 39/2014/TT-BTC hóa đơn chứng từ có hiệu lực từ 01/06/2014. Kể từ ngày 1/9/2014 các doanh nghiệp mới thành lập sẽ được đăng ký phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và được đặt in hóa đơn GTGT sử dụng.
8. Chuẩn bị đầy đủ các điều kiện kinh doanh đối với những ngành nghề kinh doanh có điều kiện.
Cuối cùng người thực hiện thực hiện một số thủ tục khác đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện để đáp ứng đầy đủ về mặt pháp lý, chẳng hạn như xin cấp giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm (ngành sản xuất hàng thực phẩm), quyết định cho phép thành lập trường (đối với ngành giáo dục)…
Kết quả sau khi đã hoàn tất các thủ tục thành lập công ty về mặt pháp lý
Kết quả nhận được sau khi hoàn tất các thủ tục thành lập doanh nghiệp (Đây là toàn bộ tài liệu và hồ sơ để một công ty hoạt động đúng pháp luật và tránh những rủi ro cho doanh nghiệp về sau):
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Con dấu pháp nhân doanh nghiệp và Giấy xác nhận mẫu dấu của Cơ sở khắc dấu.
- Điều lệ công ty (Bố cáo thành lập, Giấy chứng nhận góp vốn, Sổ đăng ký thành viên, Đơn đăng ký kinh doanh, Điều lệ công ty).
- Hóa đơn GTGT.
- Thông báo về việc sử dụng hóa đơn điện tử.
- Thông báo mở tài khoản ngân hàng lên sở KH&DT.
- Bảng đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định.
- Thông báo về việc chuyển đổi phương pháp tính thuế GTGT của người nộp thuế.
- Thông báo áp dụng phương pháp tính thuế khấu trừ.
- Thông báo xác nhận nộp hồ sơ thuế điện tử.
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
- Giấy chứng nhận sử dụng chứng thư số.
- Token kê khai thuế qua mạng.
Trên đây chính là thủ tục từ A – Z các hoạt động bạn cần làm để thành lập Doanh nghiệp trong năm 2024. Lưu ngay bài viết để giúp ích cho bạn trong thời gian tới. Bạn có thể sử dụng dịch vụ đăng ký Doanh nghiệp của NewCA để tối ưu thời gian và nguồn lực cho bước thành lập để tập trung xây dựng những nhiệm vụ khác.
Dịch vụ đăng ký kinh doanh tại NewCA là sự lựa chọn tốt cho doanh nghiệp khi cần đăng ký kinh doanh trong điều kiện còn nhiều hạn chế. Để quá trình đăng ký kinh doanh diễn ra thuận lợi, nhanh chóng và hợp pháp, doanh nghiệp nên lựa chọn dịch vụ uy tín và chất lượng trên thị trường hiện nay.
Liên hệ ngay với chúng tôi!
———————–
📍 NHÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ SỐ NEWCA
🌐 https://newca.vn/
☎️ Tổng đài CSKH: 1900 2066
📞 Hotline: 0936.208.068
#newca #thanhlapdoanhnghiep #dichvudangkykinhdoanh