Khi sử dụng hóa đơn điện tử, trong một số trường hợp, doanh nghiệp phải thực hiện việc chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế. Đây là trách nhiệm của người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT). Bài viết do NewCA tổng hợp những lưu ý khi chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế.
Mục lục
Đối tượng phải chuyển dữ liệu HĐĐT đến Cơ quan thuế (CQT)?
Doanh nghiệp sử dụng HĐĐT không có mã của CQT sẽ phải chuyển dữ liệu HĐĐT đã lập đến CQT qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (chuyển trực tiếp hoặc gửi qua đơn vị cung cấp dịch vụ HĐĐT).
Hình thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp tư nhân
Doanh nghiệp tư nhân thực hiện chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế theo định dạng dữ liệu theo quy định tại Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và hướng dẫn của Tổng cục Thuế bằng một trong hai hình thức sau:
Hình thức gửi trực tiếp áp dụng cho trường hợp:
Doanh nghiệp tư nhân sử dụng hóa đơn số lượng lớn, có hệ thống công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu về định dạng chuẩn dữ liệu, có nhu cầu chuyển dữ liệu theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế và gửi văn bản kèm theo tài liệu chứng minh đáp ứng điều kiện đến Tổng cục Thuế, bao gồm:
– Có kết nối với Tổng cục Thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm 1 kênh truyền chính và 1 kênh truyền dự phòng. Mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 5 Mbps;
– Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa làm phương thức để kết nối.
– Sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.
Hình thức gửi thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử áp dụng cho trường hợp:
Các doanh nghiệp tư nhân không thuộc trường hợp chuyển dữ liệu theo hình thức trực tiếp và thực hiện ký hợp đồng với tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để tổ chức này làm dịch vụ chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế.
Căn cứ hợp đồng được ký kết, doanh nghiệp có trách nhiệm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để tổ chức này gửi tiếp đến cơ quan thuế.
Phương thức và thời điểm chuyển
Trường hợp 1: Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử thông qua Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/TH-HĐĐT (Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP) đến cơ quan thuế cùng thời hạn nộp hồ sơ khai thuế GTGT áp dụng đối với các trường hợp sau:
– Cung cấp dịch vụ thuộc lĩnh vực: bưu chính viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không, chứng khoán.
– Bán hàng hóa là điện, nước sạch nếu có thông tin về mã khách hàng hoặc mã số thuế của khách hàng.
Tùy thuộc vào thời hạn nộp hồ khai thuế GTGT theo tháng hoặc quý mà công ty sẽ phải lập Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử phát sinh trong tháng hoặc quý (tính từ ngày đầu của tháng hoặc quý đến ngày cuối cùng của tháng hoặc quý) và nộp cùng với hồ sơ khai thuế GTGT.
Lưu ý:
– Trường hợp phát sinh số lượng hóa đơn lớn thì bảng tổng hợp sẽ được tách theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế nhằm đảm bảo yêu cầu gửi nhận dữ liệu trên đường truyền.
– Đối với hóa đơn gửi theo bảng tổng hợp thì công ty gửi thông tin hủy, điều chỉnh trực tiếp trên bảng tổng hợp của các kỳ tiếp theo mà không gửi thông báo hóa đơn điện tử có sai sót đến cơ quan thuế.
– Đối với trường hợp bán xăng dầu cho khách thì công ty tổng hợp dữ liệu tất cả các hóa đơn bán xăng dầu trong ngày theo từng mặt hàng để thể hiện trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử và chuyển đến cơ quan thuế ngay trong ngày, trừ trường hợp:
Công ty và người mua có thỏa thuận để tạo thuận lợi cho việc lưu thông hàng hóa hoặc tra cứu dữ liệu thì sau khi lập hóa đơn điện tử và gửi cho người mua thì có thể đồng thời gửi hóa đơn cho cơ quan thuế mà không cần phải lập Bảng tổng hợp hóa đơn điện tử.
– Các hóa đơn được lập cho tổng doanh thu của người mua là cá nhân không kinh doanh phát sinh trong ngày hoặc tháng theo bảng kê chi tiết thì công ty chỉ gửi dữ liệu hóa đơn điện tử (không kèm bảng kê chi tiết) đến cơ quan thuế.
Trường hợp 2: Chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn áp dụng đối với trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không thuộc các đối tượng nêu tại trường hợp 1 như sau:
Công ty TNHH hai thành viên sau khi gửi hóa đơn cho người mua thì đồng thời gửi hóa đơn cho cơ quan thuế, chậm nhất là trong cùng ngày gửi cho người mua.
Ngành nghề nào được chuyển dữ liệu HĐĐT theo Bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT?
Doanh nghiệp sử dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế kinh doanh trong lĩnh vực: bưu chính viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không, chứng khoán, điện, nước sạch, xăng dầu.
Mức phạt chậm chuyển, không chuyển dữ liệu HĐĐT đến CQT?
Theo Điều 30 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định về xử phạt hành vi vi phạm quy định về chuyển dữ liệu HĐĐT như sau:
– Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế quá thời hạn từ 01 đến 05 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.
– Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
a) Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quá thời hạn từ 06 đến 10 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định;
b) Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử không đầy đủ số lượng hóa đơn đã lập trong kỳ.
– Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
a) Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định;
b) Không chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế theo thời hạn quy định.
– Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế theo quy định.
CÔNG TY CỔ PHẦN NEWCA
- Tổng đài CSKH: 1900 2066
- Hotline: 0936 208 068
- Website: https://newca.vn/