Hộ kinh doanh có phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử khi đổi phương pháp nộp thuế?

Khi hộ kinh doanh chuyển từ phương pháp kê khai sang nộp thuế theo từng lần phát sinh, nhiều người băn khoăn liệu có phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử hay không. Bài viết dưới đây phân tích căn cứ pháp lý hiện hành và làm rõ nghĩa vụ sử dụng hóa đơn điện tử trong từng trường hợp cụ thể, giúp hộ kinh doanh hiểu đúng – thực hiện đúng – tránh rủi ro về thuế.

Hộ kinh doanh có phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử khi chuyển sang nộp thuế từng lần phát sinh?

Căn cứ khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại khoản 12 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), pháp luật quy định 10 trường hợp phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, bao gồm:

1. Doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bị chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
2. Bị cơ quan thuế xác minh và thông báo không còn hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.
3. Tạm ngừng kinh doanh; hoặc có văn bản đề nghị tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế (theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT – Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 70/2025/NĐ-CP); hộ kinh doanh chuyển đổi phương pháp từ kê khai sang phương pháp khoán hoặc nộp thuế theo từng lần phát sinh theo thông báo của cơ quan thuế.
4. Có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế.
5. Bị phát hiện sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ và có thông báo từ cơ quan có thẩm quyền.
6. Lập hóa đơn điện tử nhằm mục đích bán khống hàng hóa, dịch vụ để chiếm đoạt tiền; bị cơ quan có thẩm quyền phát hiện, khởi tố và có văn bản đề nghị cơ quan thuế ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.
7. Bị cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu tạm ngừng ngành, nghề kinh doanh có điều kiện do không đáp ứng đủ điều kiện; hoặc bị phát hiện vi phạm pháp luật về thuế và hóa đơn.
8. Đang sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nhưng thay đổi ngành nghề dẫn đến không còn đáp ứng điều kiện sử dụng theo quy định, khi đó cơ quan thuế sẽ ra thông báo ngừng áp dụng hình thức này.
9. Qua thanh tra, kiểm tra, cơ quan thuế xác định người nộp thuế có hành vi trốn thuế; thành lập để mua bán, sử dụng hóa đơn điện tử không hợp pháp hoặc sử dụng hóa đơn điện tử trái quy định để trốn thuế.
10. Người nộp thuế bị xếp vào diện rủi ro rất cao theo phân loại quản lý rủi ro và bị cơ quan thuế ban hành thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

Từ các căn cứ nêu trên, có thể khẳng định: Hộ kinh doanh chuyển đổi phương pháp từ kê khai sang phương pháp khoán hoặc nộp thuế theo từng lần phát sinh theo thông báo của cơ quan thuế thì thuộc trường hợp phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

Việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử trong trường hợp này không phải do tự quyết định của hộ kinh doanh, mà thực hiện theo thông báo và hướng dẫn của cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Đọc thêm: Chính sách thuế mới áp dụng từ kỳ tính thuế 2026 theo Công văn 603

Có mấy loại hóa đơn điện tử?

Căn cứ khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được bổ sung bởi điểm a khoản 2 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), pháp luật hiện hành quy định và giải thích các loại hóa đơn điện tử như sau:

Hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là hóa đơn được lập dưới dạng dữ liệu điện tử, có thể là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế.

Loại hóa đơn này do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử nhằm ghi nhận thông tin bán hàng theo đúng quy định của pháp luật về kế toán và pháp luật về thuế.

Khái niệm này cũng bao gồm trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối và truyền dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Đây là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi người bán gửi cho người mua. Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn bao gồm:

• Một số giao dịch duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo lập;
• Một chuỗi ký tự được mã hóa dựa trên thông tin người bán kê khai trên hóa đơn.

Việc cấp mã nhằm đảm bảo tính xác thực và giúp cơ quan thuế quản lý dữ liệu hóa đơn chặt chẽ hơn.

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Đây là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập và gửi cho người mua nhưng không có mã xác thực từ cơ quan thuế.

Hình thức này thường áp dụng đối với các doanh nghiệp, tổ chức đáp ứng đủ điều kiện theo quy định và được cơ quan thuế chấp thuận sử dụng.

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế) là loại hóa đơn điện tử được lập từ hệ thống tính tiền của người bán.

Dữ liệu hóa đơn được truyền đến cơ quan thuế theo đúng định dạng quy định tại Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Loại hóa đơn này có thể:

• Là hóa đơn có mã của cơ quan thuế; hoặc
• Là dữ liệu điện tử để người mua có thể tra cứu, kê khai thông tin.

Việc chuyển từ phương pháp kê khai sang nộp thuế theo từng lần phát sinh không đồng nghĩa với việc phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử. Nghĩa vụ lập hóa đơn phụ thuộc vào việc có phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thuộc diện phải lập hóa đơn hay không.

Hiểu đúng bản chất quy định sẽ giúp hộ kinh doanh tránh vi phạm và đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế một cách an toàn, minh bạch trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử.

Để quản lý, phát hành và lưu trữ hóa đơn nhanh chóng – đúng chuẩn quy định – hộ kinh doanh có thể tham khảo phần mềm hóa đơn điện tử xCyber Bill, giải pháp tối ưu giúp vận hành hóa đơn điện tử thuận tiện, an toàn và đúng pháp luật. Xem ngay tại đây!