Một bên ký số, một bên ký tay scan: Hợp đồng có giá trị không?

Một bên ký số, một bên ký tay scan là tình huống khá phổ biến khi doanh nghiệp giao kết hợp đồng với đối tác chưa sử dụng chữ ký số. Vậy cách ký này có làm hợp đồng mất giá trị pháp lý không? Câu trả lời là không thể kết luận hợp đồng vô hiệu chỉ vì một bên ký số còn bên kia ký tay rồi scan. Tuy nhiên, giá trị chứng minh và khả năng xác thực chữ ký cần được xem xét dựa trên cách thức giao kết, nội dung hợp đồng và các bằng chứng liên quan. Đặc biệt, khi xảy ra tranh chấp, doanh nghiệp có thể gặp bất lợi nếu chỉ lưu một file scan mà không có thêm tài liệu chứng minh quá trình ký và sự chấp thuận của bên còn lại.

Một bên ký số một bên ký tay scan có giá trị pháp lý không?

Trước hết, cần phân biệt giá trị pháp lý của hợp đồng với giá trị chứng minh của một hình thức ký. Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 quy định thông tin trong thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng điện tử. Luật cũng quy định chữ ký điện tử không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng chữ ký điện tử. Đáng chú ý, khoản 2 Điều 23 Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của cá nhân đó trong văn bản giấy.

Vì vậy, với trường hợp một bên ký số một bên ký tay scan, không nên hiểu rằng toàn bộ hợp đồng đương nhiên không có giá trị. Ngược lại, cũng không nên mặc định file scan chữ ký tay có mức độ bảo đảm và khả năng chứng minh tương đương chữ ký số. Điểm cần quan tâm là: có thể xác định được ai đã ký, họ có thực sự chấp thuận nội dung hợp đồng hay không và dữ liệu được lưu giữ có đáng tin cậy hay không?

Vì sao một bên ký số một bên ký tay scan có rủi ro cao hơn?

Để đánh giá đúng rủi ro, cần nhìn vào cách thức hình thành và lưu trữ tài liệu thay vì chỉ nhìn vào hình ảnh chữ ký trên hợp đồng.

Chữ ký scan khó chứng minh quá trình ký

Một chữ ký được ký trực tiếp trên giấy rồi scan thành PDF về bản chất là hình ảnh được đưa vào một tài liệu điện tử. Bản thân hình ảnh đó không cung cấp đầy đủ các thông tin xác thực như một chữ ký số. Trong khi đó, chữ ký số được tạo ra trên cơ sở chứng thư chữ ký số và cơ chế kỹ thuật cho phép kiểm tra chữ ký, chủ thể ký và tính toàn vẹn của dữ liệu được ký. Đây là điểm khác biệt quan trọng khi doanh nghiệp phải chứng minh hợp đồng trong trường hợp có tranh chấp.

File scan không cho biết đầy đủ quá trình giao kết

Ví dụ, doanh nghiệp nhận được một file PDF có chữ ký tay của đối tác qua email. Nếu sau đó đối tác phủ nhận việc ký, doanh nghiệp có thể phải sử dụng thêm các tài liệu khác để chứng minh như:

• Email trao đổi về nội dung hợp đồng.
• Lịch sử gửi và nhận file.
• Biên bản giao nhận hàng hóa hoặc nghiệm thu dịch vụ.
• Chứng từ thanh toán.
• Trao đổi xác nhận giá, số lượng, thời hạn.
• Các tài liệu thể hiện việc hai bên đã thực hiện hợp đồng.

Do đó, vấn đề không chỉ nằm ở chữ ký hình ảnh hợp đồng điện tử, mà còn nằm ở toàn bộ quá trình giao kết và thực hiện giao dịch.

Chữ ký số có khả năng kiểm tra tính toàn vẹn tốt hơn

Một trong những ưu điểm quan trọng của chữ ký số là khả năng kiểm tra mối liên hệ giữa chữ ký và dữ liệu được ký. Nếu nội dung tài liệu đã được ký số bị thay đổi sau khi ký, phần mềm kiểm tra chữ ký có thể phát hiện sự thay đổi và thông báo chữ ký không còn hợp lệ theo trạng thái kiểm tra. Điều này tạo ra một lớp bằng chứng kỹ thuật mà hình ảnh chữ ký scan thông thường không có.

Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định thế nào về chữ ký điện tử?

Đây là phần quan trọng nhất khi đánh giá một bên ký số, một bên ký tay scan.

Điều 22 phân loại chữ ký điện tử

Theo Điều 22 Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15, chữ ký điện tử được phân loại theo phạm vi sử dụng, trong đó có chữ ký điện tử chuyên dùng, chữ ký số công cộng và chữ ký số chuyên dùng công vụ.

Luật cũng quy định việc sử dụng các hình thức xác nhận khác bằng phương tiện điện tử để thể hiện sự chấp thuận của chủ thể đối với thông điệp dữ liệu nhưng không phải là chữ ký điện tử thì thực hiện theo quy định pháp luật có liên quan. Điều này rất đáng lưu ý khi doanh nghiệp sử dụng OTP, email xác nhận hoặc các phương thức xác thực khác trong quy trình ký hợp đồng.

Điều 23 quy định giá trị pháp lý của chữ ký điện tử

Điều 23 Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định:

• Chữ ký điện tử không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng điện tử.
• Chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của cá nhân trên văn bản giấy.
• Trong trường hợp pháp luật yêu cầu văn bản phải được cơ quan, tổ chức xác nhận, thông điệp dữ liệu được ký bằng chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số của cơ quan, tổ chức có thể đáp ứng yêu cầu này theo quy định của Luật.

Vì vậy, không nên viết rằng “chỉ chữ ký số mới có giá trị pháp lý”. Cách diễn đạt chính xác hơn là: chữ ký số thuộc nhóm hình thức ký được pháp luật quy định rõ giá trị tương đương chữ ký trên văn bản giấy, còn các hình thức điện tử khác cần xem xét theo quy định áp dụng và bằng chứng của từng giao dịch.

So sánh chữ ký scan, xác nhận điện tử và chữ ký số

Để kế toán, hành chính và doanh nghiệp dễ lựa chọn phương án phù hợp, có thể xem xét ba trường hợp phổ biến sau:

Bảng trên không có nghĩa rằng mọi giao dịch dùng chữ ký scan đều không hợp lệ. Ngược lại, doanh nghiệp cũng không nên coi mọi phương thức OTP hoặc email là đương nhiên tương đương chữ ký số. Cần đánh giá cơ chế xác thực cụ thể và quy định pháp luật áp dụng cho giao dịch đó.

Ví dụ thực tế: một bên ký số, một bên ký tay scan

Hãy giả sử Công ty A ký hợp đồng cung cấp hàng hóa với Công ty B. Công ty A ký hợp đồng bằng chữ ký số. Công ty B in hợp đồng, ký tay, scan thành file PDF rồi gửi lại cho A qua email. Hai bên sau đó giao hàng, nghiệm thu và thanh toán theo hợp đồng.

Trong trường hợp này, việc một bên ký số còn một bên ký tay scan không đồng nghĩa hợp đồng tự động mất giá trị. Tuy nhiên, nếu sau đó B phủ nhận chữ ký hoặc cho rằng file PDF đã bị thay đổi, A có thể phải cung cấp thêm bằng chứng về quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng.

Ví dụ:

• Email gửi bản hợp đồng.
• Email xác nhận nội dung và điều khoản.
• File hợp đồng được lưu trữ đầy đủ.
• Phiếu giao hàng.
• Biên bản nghiệm thu.
• Chứng từ thanh toán.
• Các trao đổi liên quan đến việc thực hiện hợp đồng.

Như vậy, với hợp đồng một bên ký số, một bên ký tay scan, việc lưu trữ đầy đủ hồ sơ giao dịch có ý nghĩa rất quan trọng.

5 cách giảm rủi ro khi đối tác chưa có chữ ký số

Không phải lúc nào doanh nghiệp cũng có thể yêu cầu đối tác sử dụng chữ ký số ngay. Khi đó, có thể áp dụng một số biện pháp kiểm soát sau.

Xác nhận hợp đồng qua kênh chính thức

Thay vì chỉ nhận file scan qua Zalo hoặc một tài khoản cá nhân, doanh nghiệp nên yêu cầu đối tác xác nhận nội dung hợp đồng qua email hoặc kênh giao dịch chính thức. Nội dung xác nhận nên thể hiện rõ đối tác đã nhận, kiểm tra và đồng ý với bản hợp đồng gửi kèm. Cách này giúp bổ sung thêm bằng chứng về quá trình giao kết.

Lưu toàn bộ lịch sử trao đổi

Doanh nghiệp không nên chỉ lưu riêng file PDF cuối cùng. Hãy lưu cả quá trình:

soạn thảo → gửi dự thảo → trao đổi → thống nhất → ký → gửi bản hoàn chỉnh → thực hiện hợp đồng.

Các email và tài liệu liên quan nên được lưu trữ có hệ thống để có thể truy xuất khi cần.

Sử dụng nền tảng hợp đồng điện tử có cơ chế xác thực

Nếu đối tác chưa có chữ ký số, doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng nền tảng hợp đồng điện tử hỗ trợ nhiều phương thức xác thực phù hợp với từng đối tượng. Điểm quan trọng là nền tảng cần có khả năng ghi nhận thông tin giao dịch, thời điểm xác nhận và dữ liệu liên quan đến quá trình ký/xác nhận.

Phân loại hợp đồng theo mức độ rủi ro

Doanh nghiệp có thể xây dựng quy trình nội bộ dựa trên:

• Giá trị hợp đồng.
• Loại giao dịch.
• Đối tượng ký.
• Mức độ quan trọng của hợp đồng.
• Khả năng phát sinh tranh chấp.
• Yêu cầu pháp lý riêng của từng loại hợp đồng.

Không nhất thiết mọi giao dịch đều phải áp dụng cùng một quy trình, nhưng các hợp đồng quan trọng nên sử dụng phương thức xác thực có độ tin cậy cao hơn.

Lưu đầy đủ chứng cứ về quá trình thực hiện

Đây là bước nhiều doanh nghiệp dễ bỏ qua.

Ngoài hợp đồng, nên lưu các tài liệu thể hiện giao dịch thực tế như:

• Đơn đặt hàng.
• Báo giá.
• Biên bản giao nhận.
• Biên bản nghiệm thu.
• Hóa đơn.
• Chứng từ thanh toán.
• Email và các trao đổi liên quan.

Khi tranh chấp xảy ra, việc có một hệ thống chứng cứ nhất quán sẽ giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn trong việc chứng minh giao dịch.

Khi nào doanh nghiệp nên ưu tiên chữ ký số?

Việc một bên ký số một bên ký tay scan có thể xuất hiện trong nhiều giao dịch, nhưng không phải lúc nào đây cũng là phương án tối ưu. Với hợp đồng giá trị lớn, hợp đồng dài hạn hoặc giao dịch với đối tác mới, doanh nghiệp nên ưu tiên phương thức ký có khả năng xác thực và kiểm tra dữ liệu tốt hơn.

Đặc biệt, nếu hợp đồng có nhiều phụ lục, thay đổi về giá trị hoặc điều khoản quan trọng, việc quản lý phiên bản và bằng chứng ký càng cần được chuẩn hóa. Ngược lại, với giao dịch đơn giản, đối tác quen thuộc và đã có đầy đủ bằng chứng về quá trình thỏa thuận, doanh nghiệp có thể đánh giá phương thức ký phù hợp với mức độ rủi ro thực tế.

Điểm quan trọng là không nên chỉ đặt câu hỏi “hợp đồng có chữ ký hay chưa?”, mà cần hỏi “doanh nghiệp có thể chứng minh ai đã ký, ký vào nội dung nào và quá trình giao kết diễn ra như thế nào hay không?”.

Hợp đồng ký tay scan có giá trị pháp lý không?

Có thể có giá trị và không bị mất giá trị chỉ vì được chuyển sang dạng điện tử, nhưng không nên hiểu rằng mọi bản scan chữ ký đều mặc nhiên có giá trị tương đương chữ ký số. Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng điện tử; đồng thời chữ ký điện tử không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng điện tử. Khi đánh giá một hợp đồng cụ thể, cần xem xét thêm cách thức giao kết, sự chấp thuận của các bên, tính toàn vẹn của tài liệu và những bằng chứng khác liên quan đến giao dịch.

Chữ ký hình ảnh trên hợp đồng điện tử có được coi là chữ ký số không?

Hình ảnh chữ ký tay được scan và chèn vào file PDF không phải là chữ ký số. Chữ ký số là một loại chữ ký điện tử có cơ chế kỹ thuật và chứng thư chữ ký số theo quy định của pháp luật. Do đó, không nên sử dụng hai khái niệm này thay thế cho nhau.

Một bên ký số, một bên ký tay scan có cần ký lại không?

Không phải mọi trường hợp đều bắt buộc ký lại. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu tăng mức độ xác thực hoặc muốn chuẩn hóa hồ sơ, hai bên có thể thống nhất thực hiện lại việc ký/xác nhận bằng phương thức điện tử phù hợp.

Khi thực hiện, cần xác định rõ tài liệu mới nhằm thay thế, xác nhận hay bổ sung cho tài liệu trước đó, tránh tạo ra nhiều phiên bản hợp đồng nhưng không rõ bản nào là bản có hiệu lực áp dụng.

Cập nhật pháp lý doanh nghiệp cần biết

Ngoài Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15, hiện doanh nghiệp cần lưu ý Nghị định 23/2025/NĐ-CP của Chính phủ về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy, có hiệu lực từ ngày 10/04/2025. Nghị định này quy định chi tiết hơn về chữ ký điện tử, chứng thư chữ ký điện tử và các dịch vụ tin cậy.

Bên cạnh đó, Thông tư 28/2025/TT-BKHCN quy định định dạng thông tin trên chứng thư chữ ký số và có hiệu lực từ ngày 01/01/2026. Vì vậy, khi xây dựng quy trình ký hợp đồng điện tử trong năm 2026, doanh nghiệp không nên chỉ tham chiếu các quy định cũ về chữ ký số mà cần cập nhật theo hệ thống pháp luật hiện hành.

Chuẩn hóa quy trình ký hợp đồng để giảm rủi ro

Tình huống một bên ký số, một bên ký tay scan thường phát sinh vì mỗi đối tác có một cách ký khác nhau. Nếu doanh nghiệp xử lý thủ công từng trường hợp, bộ phận kế toán, hành chính hoặc kinh doanh rất dễ bỏ sót bước xác nhận và lưu trữ. Giải pháp phù hợp là xây dựng một quy trình ký thống nhất, trong đó doanh nghiệp có thể lựa chọn phương thức xác thực phù hợp với từng đối tác và từng loại giao dịch.

>>> NewCA cung cấp giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp số hóa quy trình hợp đồng, giúp doanh nghiệp triển khai các phương thức xác thực điện tử phù hợp thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào việc gửi file PDF qua email hoặc ứng dụng nhắn tin. Tìm hiểu giải pháp Hợp đồng điện tử tại NewCA ngay tại đây.

Với tình huống một bên ký số một bên ký tay scan, doanh nghiệp không nên mặc định hợp đồng vô hiệu, nhưng cũng không nên xem bản scan chữ ký tay có mức độ xác thực tương đương chữ ký số. Theo Luật Giao dịch điện tử 2023, thông điệp dữ liệu và chữ ký điện tử không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng điện tử; trong đó chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của cá nhân trên văn bản giấy.

Vì vậy, với một bên ký số, một bên ký tay scan, điều doanh nghiệp cần quan tâm nhất là khả năng xác định chủ thể ký, nội dung được chấp thuận và hệ thống bằng chứng đi kèm. Với những giao dịch quan trọng, việc chuyển sang quy trình ký điện tử có cơ chế xác thực và lưu trữ rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi cần chứng minh giao dịch.

>>> Xem thêm: Hộ kinh doanh có cần chữ ký số không? Khi nào cần sử dụng?