Hướng dẫn kê khai mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động theo Mẫu số 01/PLI

Báo cáo tình hình sử dụng lao động là một trong những nghĩa vụ quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện định kỳ theo quy định của pháp luật lao động hiện hành. Trong năm 2026, các đơn vị sử dụng lao động tiếp tục áp dụng Mẫu số 01/PLI ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP để thực hiện kê khai và báo cáo biến động nhân sự.

Thông qua biểu mẫu này, cơ quan quản lý lao động có cơ sở theo dõi tình hình tuyển dụng, biến động lao động và công tác sử dụng nhân sự tại doanh nghiệp. Trong bài viết dưới đây, NewCA sẽ cập nhật mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động mới nhất, hướng dẫn chi tiết cách kê khai Mẫu 01/PLI và giải đáp những vấn đề doanh nghiệp thường gặp khi thực hiện báo cáo.

Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động mới nhất hiện nay

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động bằng Mẫu số 01/PLI được ban hành tại Phụ lục I của Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Bộ luật Lao động.

Mẫu biểu này được sử dụng để báo cáo định kỳ với cơ quan quản lý lao động cấp tỉnh hoặc địa phương về tình hình biến động lao động tại đơn vị. Nội dung kê khai bao gồm số lượng lao động hiện có, lao động tăng giảm trong kỳ, lao động nữ, lao động nước ngoài, lao động chưa thành niên cùng nhiều thông tin liên quan khác.

Mẫu số 01/PLI áp dụng cho những đối tượng nào?

Các tổ chức, đơn vị thuộc diện phải thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động gồm có:

• Doanh nghiệp hoạt động theo Luật Doanh nghiệp
• Hợp tác xã và liên hiệp hợp tác xã
• Chi nhánh, văn phòng đại diện
• Tổ chức, cá nhân có thuê mướn người lao động theo hợp đồng lao động

Ngoài ra, hộ kinh doanh nếu có sử dụng lao động theo hợp đồng cũng thuộc nhóm đối tượng phải kê khai và nộp báo cáo theo đúng quy định.

Nội dung chính trong Mẫu 01/PLI

Mẫu 01/PLI dùng để tổng hợp và quản lý thông tin lao động tại doanh nghiệp với các nội dung chính như:

• Thông tin cơ bản của đơn vị sử dụng lao động: tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh, thông tin liên hệ
• Tổng số lao động đang làm việc tại thời điểm báo cáo
• Tình hình tăng giảm lao động trong kỳ
• Thống kê lao động theo giới tính, độ tuổi và trình độ chuyên môn
• Danh sách thông tin chi tiết của người lao động
• Thông tin lao động nước ngoài đang làm việc tại doanh nghiệp (nếu có)

Đây là căn cứ quan trọng để cơ quan quản lý lao động theo dõi tình hình sử dụng nhân sự và phục vụ công tác quản lý nhà nước về lao động.

Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động mới nhất năm 2026

Hiện nay, doanh nghiệp vẫn áp dụng Mẫu số 01/PLI theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP khi thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động năm 2026. Doanh nghiệp nên sử dụng đúng biểu mẫu quy định để tránh trường hợp hồ sơ bị yêu cầu điều chỉnh hoặc bổ sung trong quá trình tiếp nhận.

>>> Link tải mẫu số 01/PLI file Excel: Tải tại đây.

Cách điền mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động – Mẫu 01/PLI chi tiết

Việc kê khai đầy đủ và chính xác Mẫu số 01/PLI giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót khi nộp hồ sơ cho cơ quan quản lý lao động. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng nội dung trong biểu mẫu.

Phần thông tin doanh nghiệp

Ở phần đầu biểu mẫu, doanh nghiệp cần điền đầy đủ các thông tin sau:

• Tên doanh nghiệp hoặc đơn vị sử dụng lao động
• Địa chỉ trụ sở
• Số điện thoại liên hệ
• Fax
• Email
• Website
• Mã số doanh nghiệp hoặc giấy phép thành lập
• Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh chính

Các thông tin này cần thống nhất với nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp để tránh phát sinh yêu cầu chỉnh sửa hồ sơ.

Hướng dẫn kê khai thông tin sử dụng lao động

Khi điền Mẫu 01/PLI, doanh nghiệp cần kê khai chính xác thông tin tương ứng tại từng cột theo hướng dẫn dưới đây:

Chỉ tiêu	Nội dung hướng dẫn kê khai
Cột (1)	Ghi số thứ tự của người lao động theo thứ tự liên tiếp
Cột (2)	Ghi đầy đủ họ và tên người lao động
Cột (3)	Điền mã số bảo hiểm xã hội nếu đã được cấp
Cột (4)	Ghi ngày tháng năm sinh theo giấy tờ tùy thân hợp lệ
Cột (5)	Kê khai giới tính Nam hoặc Nữ
Cột (6)	Ghi số CCCD/CMND hoặc số hộ chiếu đối với lao động nước ngoài
Cột (7)	Ghi chức danh, vị trí công việc theo hợp đồng lao động
Cột (8) đến (11)	Phân loại nhóm nghề nghiệp hoặc đặc điểm công việc
Cột (12)	Kê khai mức lương hoặc hệ số lương theo thỏa thuận
Cột (13) đến (15)	Ghi các khoản phụ cấp như chức vụ, thâm niên hoặc phụ cấp nghề
Cột (16)	Kê khai các khoản phụ cấp khác thuộc chế độ tiền lương
Cột (17)	Ghi các khoản bổ sung ngoài lương nếu có
Cột (18) và (19)	Áp dụng với công việc nặng nhọc, độc hại hoặc nguy hiểm
Cột (20) đến (22)	Ghi thời điểm bắt đầu làm việc, hiệu lực hợp đồng và ngày hết hạn hợp đồng
Cột (23) và (24)	Áp dụng với hợp đồng thử việc hoặc hợp đồng dưới 01 tháng
Cột (25) và (26)	Ghi thời điểm tham gia và chấm dứt BHXH
Cột (27)	Ghi thông tin hợp đồng lao động và đối tượng hưởng BHYT cao hơn nếu có

 

FAQ về mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động

Nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn khi xác định đối tượng áp dụng, thời hạn nộp hoặc quy định xử phạt liên quan đến mẫu 01/PLI báo cáo tình hình sử dụng lao động. Dưới đây là những câu hỏi phổ biến nhất. 

Câu 1: Đối tượng nào phải nộp mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động?

Theo quy định tại Bộ luật Lao động 2019, các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ gia đình và cá nhân có thuê mướn hoặc sử dụng lao động theo hợp đồng lao động đều thuộc diện phải thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ. 

Câu 2: Hạn nộp mẫu số 01/PLI về tình hình sử dụng lao động 2026 là khi nào?

Thời hạn nộp báo cáo được thực hiện như sau:

• Báo cáo 6 tháng đầu năm 2026: nộp trước ngày 05/6/2026
• Báo cáo cuối năm 2026: nộp trước ngày 05/12/2026

Doanh nghiệp nên chủ động theo dõi lịch nộp để tránh phát sinh vi phạm hành chính do nộp chậm hoặc quên nộp báo cáo.

Câu 3: Chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động có bị phạt không?

Có. Trường hợp doanh nghiệp không nộp hoặc nộp chậm báo cáo tình hình sử dụng lao động có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định hiện hành. Mức phạt đối với tổ chức có thể từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng. Đối với cá nhân, mức phạt dao động từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.

Câu 4: Mẫu 01/PLI có thay thế báo cáo tham gia BHXH không?

Không. Báo cáo tình hình sử dụng lao động theo mẫu 01/PLI nghị định 145 và hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội là hai thủ tục hoàn toàn độc lập. Doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện đầy đủ cả hai nghĩa vụ theo quy định. 

Câu 5: Lao động thử việc có tính trong mẫu báo cáo sử dụng lao động không?

Có. Người lao động đang trong thời gian thử việc vẫn thuộc đối tượng phải kê khai trong báo cáo tình hình sử dụng lao động của doanh nghiệp. 

Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động là biểu mẫu quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện định kỳ nhằm tuân thủ đúng quy định pháp luật lao động hiện hành. Việc sử dụng đúng Mẫu số 01/PLI, kê khai đầy đủ thông tin và nộp đúng thời hạn sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro xử phạt hành chính cũng như thuận lợi hơn trong quá trình quản lý nhân sự.

Hy vọng bài viết trên của NewCA đã giúp bạn hiểu rõ hơn về cách sử dụng Mẫu 01/PLI, quy trình kê khai cũng như các lưu ý quan trọng khi thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động năm 2026.