Tổng hợp
Đã lập hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn cũ nhưng lại có sai sót thì việc điều chỉnh thực hiện như thế nào?
Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, việc xảy ra sai sót là điều không thể tránh khỏi. Vậy nếu đã lập hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn cũ nhưng lại phát hiện ra sai sót thì phải làm thế nào? Việc điều chỉnh hóa đơn trong trường hợp này sẽ được thực hiện như thế nào để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật? Bài viết này sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc này.
Mục lục
Người bán có được lập hóa đơn điện tử thay thế khi hóa đơn điện tử đã lập bị sai sót không?
Căn cứ Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về việc xử lý hóa đơn có sai sót như sau:
Xử lý hóa đơn có sai sót
…
2. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người …
b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
b1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
…”
Theo quy định trên, khi phát hiện sai sót trong hóa đơn điện tử đã lập, người bán có thể lập hóa đơn điện tử thay thế, trừ khi có thỏa thuận trước giữa người bán và người mua về việc lập văn bản xác nhận sai sót. Trong trường hợp này, người bán và người mua cần lập văn bản thỏa thuận, ghi rõ các sai sót, và sau đó người bán sẽ lập hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn sai sót trước đó.
Hóa đơn điện tử thay thế cần ghi rõ dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Đã lập hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn cũ nhưng lại có sai sót thì việc điều chỉnh thực hiện như thế nào?
Căn cứ Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định về việc xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp như sau:
Xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp
1. Đối với hóa đơn điện tử:
…
c) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu;
…
Nếu bên chị đã xuất hóa đơn thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trước đó, và hóa đơn thay thế tiếp tục có sai sót, thì không được thực hiện hủy hóa đơn. Thay vào đó, cần phải lập một hóa đơn điện tử mới để thay thế cho hóa đơn thay thế đã có sai sót.
Hóa đơn điện tử khi được chuyển đổi sang hóa đơn giấy thì có hiệu lực giao dịch hay không?
Căn cứ Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định về việc chuyển đổi hóa đơn điện tử như sau:
Chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy
1. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.
2. Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.
3. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy thì hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.
Vì vậy, hóa đơn điện tử khi chuyển đổi sang hóa đơn giấy sẽ không có giá trị giao dịch và chỉ được sử dụng để ghi sổ, theo dõi, trừ khi hóa đơn đó được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối truyền dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định của pháp luật.
Việc điều chỉnh hóa đơn điện tử khi phát sinh sai sót là một quy trình phức tạp đòi hỏi sự cẩn trọng và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật. Bằng cách thực hiện đúng các thủ tục, doanh nghiệp không chỉ đảm bảo tính chính xác của hóa đơn mà còn tránh được những rủi ro liên quan đến pháp lý và tài chính.
———————–
NHÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ SỐ NEWCA
Tổng đài CSKH: 1900 2066
Hotline: 0936.208.068