Ngày nay, hóa đơn điện tử được sử dụng rộng rãi trong kinh doanh và cung cấp dịch vụ. Để tận dụng tối đa hóa chức năng của hóa đơn điện tử, kế toán doanh nghiệp phải nắm rõ từng nghiệp vụ kế toán. Thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn còn băn khoăn về việc có thể khôi phục hóa đơn điện tử đã hủy không? Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp giải đáp thắc mắc trên.
Mục lục
Có thể khôi phục hóa đơn điện tử đã hủy không?
Theo quy định tại khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP : “Trường hợp doanh nghiệp lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ theo quy định. Sau đó có phát sinh việc hủy hay chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì doanh nghiệp có thể thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập.
Tiếp theo đơn vị thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo văn bản số 04/SS-HDDT của Phụ lục IA được ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP”.
Bên cạnh đó, thao tác hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn đó không có giá trị sử dụng. Trường hợp này, hóa đơn bị hủy vẫn tồn tại và doanh nghiệp có thể tra cứu thông tin trên hóa đơn bị hủy.
Tuy nhiên, doanh nghiệp không thể tiến hành khôi phục hóa đơn điện tử đã bị hủy. Lúc này, lựa chọn xuất hóa đơn điện tử mới dựa trên thông tin của hóa đơn điện tử cũ là hướng đi phù hợp và đúng đắn nhất đối với doanh nghiệp.
>>> Xem thêm: Tìm hiểu thêm về hóa đơn điện tử tại NewCA
Hướng dẫn doanh nghiệp tạo lại hóa đơn mới từ hóa đơn điện tử đã hủy
Như đã đề cập ở trên, doanh nghiệp không thể khôi phục hóa đơn điện tử đã hủy. Vì vậy, NewCA sẽ hướng dẫn doanh nghiệp tạo lại hóa đơn mới dựa trên thông tin cũ.
#1. Chọn mẫu hóa đơn mới
Đầu tiên, doanh nghiệp truy cập vào hệ thống phần mềm điện tử. Kế tiếp, doanh nghiệp click vào nút “Phát hành hóa đơn”. Chọn mẫu hóa đơn có mã và nhấp “Tạo mới hóa đơn”.
Lưu ý, hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 có phần mẫu số ký hiệu gồm 7 chữ số (dựa vào vào quy định tại điều 4, Thông tư TT78/2021/TT-BTC) hoàn toàn khác với thông tư 32.
#2. Điền thông tin vào hóa đơn mới
Sau đó doanh nghiệp điền đầy đủ thông tin vào hóa đơn. Thông tin bao gồm:
- Tên và địa chỉ khách hàng
- phương thức thanh toán
- Số lượng hàng hóa dịch vụ
- Đơn giá bán (Đơn vị phải đúng với tính chất hàng hóa)
Tiếp theo, chọn thuế suất giá trị gia tăng và click vào ô “Lưu dữ liệu hóa đơn”.
#3. Phát hành hóa đơn mới tạo lập
Hoàn thành những bước trên thì hóa đơn điện tử vẫn ở trong trạng thái mới tạo lập và chưa được phát hành. Doanh nghiệp nhấp chọn phát hành hóa đơn.
Cùng thời điểm đó, hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử sẽ tự động gửi hóa đơn điện tử này lên cơ quan Thuế. Trạng thái kết quả trả về máy là “Đang kiểm tra”. Trong khoảng thời gian 5 phút cơ quan thuế gửi lại mã hóa đơn cho doanh nghiệp. Nếu hóa đơn được cấp mã số của cơ quan Thuế thì mới được xem là hợp lệ và doanh nghiệp được phép gửi hóa đơn cho khách hàng. Đơn vị chọn gửi hóa đơn, nhập địa chỉ email khách hàng và nhấn nút gửi.
Quá trình tạo lại hóa đơn cần lưu ý điều gì?
Doanh nghiệp hãy nhớ phải điền đúng thông tin của hóa đơn điện tử cũ đã bị hủy. Như vậy, chỉ với những thao tác đơn giản, doanh nghiệp đã có thể dễ dàng tạo lại và xuất hóa đơn điện tử trên các phần mềm hóa đơn phổ biến hiện nay.
Với thao tác nhanh chóng, dễ dàng thực hiện, phần mềm hóa đơn điện tử đã giúp doanh nghiệp xóa bỏ nỗi lo khó khăn trong việc sử dụng hóa đơn online. Nhờ vậy mà doanh nghiệp có thể dễ dàng lập hóa đơn điện tử, hóa đơn nháp.
NewCA – Nhà phân phối phần mềm hóa đơn điện tử hàng đầu Việt Nam
Công ty Cổ phần NewCA tự hào là đơn vị đi đầu trong lĩnh vực cung cấp hàng đầu các dịch vụ số với hơn 500 đối tác và 3000 doanh nghiệp đã tin tưởng lựa chọn.
NewCA luôn mong muốn góp phần mang lại thành công và gia tăng giá trị cho khách hàng giữa xu thế chuyển đổi số và tạo dựng nền kinh tế số tại Việt Nam.
Sản phẩm dịch vụ NewCA cung cấp luôn làm hài lòng tất cả khách hàng, kể cả những vị khách khó tính nhất. Hóa đơn điện tử thực sự là giải pháp tối ưu nhất trong việc tiết kiệm chi phí, thời gian và nguồn nhân lực, rút ngắn các thủ tục hành chính về hóa đơn.
Hiện nay, NewCA đang cung cấp ra thị trường dịch vụ hóa đơn điện tử sau:
- Hóa đơn điện tử Easylnvoice
- Hóa đơn điện tử CyberBill
Có thể khôi phục hóa đơn điện tử đã hủy không?
Như đã đề cập ở trên, doanh nghiệp không thể khôi phục hóa đơn điện tử đã hủy. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể tạo hóa đơn mới dựa trên thông tin cũ.
Hướng dẫn doanh nghiệp khôi phục hóa đơn điện tử đã hủy
Bước 1: Chọn mẫu hóa đơn mới
Bước 2: Điền thông tin vào hóa đơn mới
Bước 3: Phát hành hóa đơn mới tạo lập
Trên đây là toàn bộ thông tin về vấn đề khôi phục hóa đơn điện tử đã hủy. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp doanh nghiệp trong quá trình ra quyết định và xử lý tình huống nhanh chóng, hiệu quả.
Trân trọng cảm ơn!
CÔNG TY CỔ PHẦN NEWCA
- Tổng đài CSKH: 1900 2066
- Hotline: 0936 208 068
- Website: https://newca.vn/