Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử chi tiết

Bài viết sau, NewCA sẽ hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử theo 3 cách:

• Tra cứu hóa đơn điện tử tại website của Tổng cục Thuế
• Tra cứu hóa đơn qua website của CyberBill
• Tra cứu bằng tệp XML của hóa đơn gốc

Có rất nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là kế toán mới ra trường còn vướng mắc tại sao cần phải tra cứu hóa đơn điện tử. Cách tra cứu hóa đơn điện tử và in hóa đơn điện tử được thực hiện như thế nào?

Để giải đáp những vướng mắc trên, NewCA sẽ giải đáp tường tận, chi tiết những vấn đề liên quan đến việc tra cứu hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là tập hợp các dữ liệu bán hàng, cung cấp dịch vụ được lưu, gửi, nhận, khởi tạo và quản lý qua phương thức phương tiện điện tử. Các hóa đơn điện tử được tạo, lập được xử lý trên hệ thống của các tổ chức được cung cấp mã số thuế khi bán các mặt hàng, dịch vụ và được cung cấp vào dữ liệu các bên theo quy định của pháp luật về xử lý giao dịch điện tử.

Vì sao phải tra cứu hóa đơn điện tử?

Tra cứu hóa đơn điện tử là nghiệp vụ đơn giản nhưng rất quan trọng đối với doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể sử dụng thông tin sau tra cứu để sử dụng với nhiều mục đích khác nhau.

Tuy nhiên, việc tra cứu hóa đơn điện tử chủ yếu xuất phát từ các mục đích chính sau:

• Kiểm tra lại thông tin trên mỗi hóa đơn xuất đi
• Việc tra cứu hóa đơn điện tử để kiểm tra tính chính xác trong mỗi hoá đơn khi bạn tiếp nhận.
• Kiểm tra tính chính xác, tính hợp lệ, tính hợp pháp của các thông tin trên hóa đơn.
• Dễ dàng nắm bắt được các nguồn tin về hoá đơn mà bạn đã thanh toán qua hoá đơn điện tử
• Nhận ra sai sót trên hóa đơn (nếu có) để khắc phục kịp thời, giảm thiếu rủi ro cho doanh nghiệp.

Những trường hợp cần tra cứu hóa đơn điện tử

Những trường hợp nào cơ quan có thẩm quyền yêu cầu phải kiểm tra hóa đơn điện tử ngay. Hóa đơn của các công ty sẽ đăng cung cấp chi tiết trên trang của Tổng cục Thuế. 

Sau đây là trường hợp buộc doanh nghiệp phải tra cứu thông tin trên hóa đơn điện tử:

• Kiểm tra xem hóa đơn điện tử của đơn vị đó đã được phép sử dụng hay chưa 
• Xác nhận tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn điện tử được đơn vị cung cấp trước khi hạch toán và kê khai hóa đơn.

Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử chi tiết

Sau đây là hướng dẫn chi tiết doanh nghiệp và bạn đọc cách thức tra cứu, xác thực hóa đơn điện tử qua 3 cách:

#1. Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử tại Website

Tra cứu hóa đơn điện tử theo thông tư chính phủ 78/2021/TT-BTC tại website của Tổng Cục Thuế. Đối với những người lựa chọn tra cứu hoá đơn điện điện tử qua website của Tổng Cục Thuế làm theo các bước như sau.

• Bước 1. Truy cập website: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/.
• Bước 2. Nhập mã số thuế, loại hoá đơn, ký hiệu hoá đơn, số hoá đơn, tổng tiền thuế, tổng tiền thanh toán và mã captcha rồi click vào thanh tìm kiếm.
• Bước 3. Kiểm tra và xem lại kết quả thông tin đã tra của hoá đơn.

Khi hoá đơn đã hợp lệ, bạn sẽ thấy thanh trạng thái xử lý hoá đơn hiển thị là Đã cấp mã hoá đơn.

Trường hợp trả về kết quả “Không tồn tại hoá đơn có thông tin trùng với các thông tin của tổ chức hoặc cá nhân tìm kiếm”. Bạn cần kiểm tra lại các thông tin đã đúng hay chưa và thực hiện lại thao tác tra cứu hóa đơn điện tử.

#2. Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử qua website của CyberBill

Bạn có thể tra cứu hoá đơn trực tiếp qua cổng website của CyberBill bằng các bước sau.

• Bước 1. Bạn truy cập vào website qua đường link: https://tracuu.cyberbill.vn.
• Bước 2. Nhập “Mã số” vào ô thông tin “Nhập mã tra cứu hoá đơn” mã tra cứu khách hàng được ghi rõ “Mã tra cứu” tại vị trí góc dưới bên phải hoá đơn.
• Bước 3. Nhập mã captcha và ấn “Tra cứu“

Như vậy chỉ 3 bước đơn giản doanh nghiệp hoặc cá nhân có thể tra cứu được hóa đơn hàng thông qua website CyberBill.

#3. Tra cứu bằng tệp XML của hóa đơn gốc

• Bước 1: Tải tệp XML có sẵn trong Email thông báo phát hành về máy tính. Sau đó tích chọn ô “Hóa đơn gốc (XML)” để tải lên tệp tin hóa đơn điện tử có định dạng XML được gửi theo Email thông báo phát hành nhận được.
• Bước 2: Nhập vào ô “Mã xác thực”.
• Bước 3: Bấm “Nhận” để tra cứu.

Lợi ích của hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử góp phần cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả, hiệu lực công tác quản lý hóa đơn. Đồng thời nhằm phòng, chống việc sử dụng hóa đơn bất hợp pháp hoặc sử dụng bất hợp pháp hóa đơn để gian lận, trốn thuế.

#1. Lợi ích đối với xã hội

• Sử dụng hoá đơn điện tử trả góp tránh các tình trạng gian lận trong sử dụng bất hợp pháp hóa đơn, tránh tình trạng làm giả hoá đơn.
• Góp phần tạo nên một môi trường kinh doanh lành mạnh.
• Giúp triển khai thương mại điện tử nước ta hoàn thiện hơn từ đặt, giao, thanh toán qua mạng được thuận lợi và nhanh chóng.
• Việc sử dụng hoá đơn điện giúp giảm thiểu ô nhiễm môi trường cải thiện một môi trường xanh, sạch, đẹp.

#2. Lợi ích đối với doanh nghiệp.

• Giúp giảm chi phí sử dụng giấy để in hoá đơn.
• Giúp doanh nghiệp giảm chi phí về thủ tục hành chính thuế hay các thủ tục khác.
• Giảm thiểu mọi rủi ro hổng, hư hoặc bị cháy khi đưa vào hệ thống lưu trữ hoá đơn, nên khả năng mất hoặc các rủi ro khác là khó xảy ra khi đưa vào hệ thống lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử.

#3. Cơ quan thuế các cơ quan khác của nhà Nước thực hiện chức năng quản lý.

• Đối với các cơ quan khi sử dụng hoá đơn điện tử giúp cơ sở thuế xây dựng hoá đơn dữ liệu dễ dàng hơn.
• Các cơ quan thuế và cơ quan quản lý sẽ không tốn nhiều chi phí, thời gian đối chiếu các đơn như hiện nay.
• Giúp ngăn chặn kịp thời các hoá đơn của các doanh nghiệp đã bỏ trốn, mất tích ngăn chặn các tình trạng gian lận trốn thuế của các doanh nghiệp lớn cũng như nhỏ lẻ. 
• Các mã số xác thực trên mỗi hóa đơn điện tử có mã của các cơ quan thuế giúp doanh nghiệp tăng độ uy tin khi giao dịch với khách hàng.

Tóm tắt nội dung

Trên đây, NewCA đã hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử chi tiết, đồng thời cung cấp thêm thông tin về lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử. Để biết thêm chi tiết về những vấn đề liên quan đến hóa đơn điện tử, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua địa chỉ sau.

CÔNG TY CỔ PHẦN NEWCA

• Tổng đài CSKH: 1900 2066
• Hotline: 0936 208 068
• Website: https://newca.vn/