Có thể bạn đã biết về khái niệm hóa đơn điện tử, cách sử dụng và đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, trong quá trình xuất hóa đơn điện tử, nhiều người còn thắc mắc không biết nên xuất ra định dạng nào. Chính vì vậy, trong bài viết dưới đây, NewCA sẽ đưa ra cho bạn một số thông tin liên quan, giúp bạn giải đáp thắc mắc cho câu hỏi “Hóa đơn điện tử lưu file PDF hay XML”.
Mục lục
Một vài khái niệm cơ bản liên quan đến câu hỏi “Hóa đơn điện tử lưu file pdf hay xml”
Hiểu đúng khái niệm về hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử là tập hợp những thông điệp dữ liệu về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận và lưu trữ thông qua các phương tiện điện tử. Mà phương tiện điện tử này là hệ thống máy tính của tổ chức được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và hóa đơn điện tử sẽ được lưu trên máy tính của các bên theo quy định pháp luật.
Hóa đơn điện tủ phải có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng. Đồng thời, thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
Khái niệm về hóa đơn điện tử lưu file PDF
PDF là định dạng tài liệu di động, tập tin văn bản phổ biến tại Việt Nam. Văn bản PDF hiển thị giống nhau trên mọi thiết bị, cấu hình, phần mềm, hệ điều hành của máy tính. Vì thế, khi chuyển file qua lại giữa các máy tính với nhau, người ta thường sử dụng văn bản file PDF.
Hóa đơn điện tử bản PDF thể hiện nội dung kinh tế và nghiệp vụ của một hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, nó lại không phải là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử nên chỉ có công dụng lưu trữ để ghi sổ, theo dõi quy trình về kế toán và không có hiệu lực để thanh toán, giao dịch.
>>> Xem thêm: Tìm hiểu về hóa đơn điện tử tại NewCA
Khái niệm về hóa đơn điện tử lưu file XML
XML hay còn có tên gọi là ngôn ngữ đánh dấu mở rộng được sử dụng để xác định cấu trúc dữ liệu cũng như cách lưu trữ và truyền tải dữ liệu đó. Vì thế, theo quy định của pháp luật, đây chính là định dạng hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý dùng để thanh toán và giao dịch.
Hóa đơn điện tử lưu file PDF hay XML là hợp pháp?
Như vậy, hóa đơn điện tử luôn có 2 file đi kèm là file dữ liệu hóa đơn XML và bản thể hiện của hóa đơn PDF. Và hóa đơn điện tử hợp pháp phải có nội dung trong file PDF trùng với các dữ liệu có trong file XML từ thông tin đơn vị bán hàng, tên công ty, mã số thuế,…
Dựa theo nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định rằng “Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML”. Chính vì thế, hóa đơn điện tử mà chỉ sử dụng file PDF là không đúng quy định và không có bất kỳ giá trị pháp lý nào.
Xem thêm: Hóa đơn điện tử – NewCA
Doanh nghiệp có phải lưu trữ hóa đơn điện tử file XML không?
Qua những thông tin kể trên, chắc chắn các bạn độc giả của NewCA đã thấy rõ được tầm quan trọng của hóa đơn điện tử file PDF dùng để thể hiện nội dung kinh tế cũng như nghiệp vụ của một hóa đơn điện tử. Vậy, doanh nghiệp có cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử file XML không?
Câu trả lời là Có. Bởi hóa đơn điện tử file XML và PDF là 2 dạng song song và doanh nghiệp cần phải lưu trữ cả hai bản này.
Hơn nữa, theo điều 11 của Thông tư 32/2011/TT-BTC có quy định việc lưu trữ hóa đơn điện tử: người bán, người mua là đơn vị kế toán và trung gian cung cấp các giải pháp hóa đơn điện tử phải có trách nhiệm sao lưu hóa đơn điện tử ra các vật mang tin như USB, đĩa CD, DVD, đĩa cứng hoặc sao lưu trực tuyến,…
Do vậy, doanh nghiệp không những phải lưu hóa đơn điện tử file XML mà còn phải lưu thêm hóa đơn điện tử file PDF trong vòng 10 năm.
Đơn vị nào cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử chất lượng nhất hiện nay?
NewCA là đơn vị cung cấp các sản phẩm dịch vụ liên quan đến hóa đơn điện tử, chữ ký số, bảo hiểm xã hội điện tử, dịch vụ kế toán, phần mềm kế toán, thuế điện tử, hợp đồng điện tử, đăng ký kinh doanh và dịch vụ bảo hiểm,… Những người đã từng sử dụng sản phẩm dịch vụ của NewCA luôn có sự hài lòng trong đó. Đội ngũ nhân viên của NewCA là những người có kinh nghiệm cùng kiến thức chuyên sâu, chắc chắn sẽ lắng nghe, tiếp nhận và đưa ra cho bạn mức báo giá tốt nhất trên thị trường.
Xem thêm: NewCA cung cấp dịch vụ gì? Hệ sinh thái sản phẩm số NewCA
Tóm tắt nội dung
Hóa đơn điện tử lưu file pdf hay xml là hợp pháp?
Dựa theo nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định rằng “Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML”. Chính vì thế, hóa đơn điện tử mà chỉ sử dụng file PDF là không đúng quy định và không có bất kỳ giá trị pháp lý nào
Doanh nghiệp có phải lưu trữ hóa đơn điện tử file XML không?
Hóa đơn điện tử file XML và PDF là 2 dạng song song và doanh nghiệp cần phải lưu trữ cả hai bản này.
Qua bài viết trên, chắc hẳn các bạn độc giả của NewCA đã có cho mình những thông tin chuẩn xác nhất để trả lời cho câu hỏi “Hóa đơn điện tử lưu file PDF hay XML”. Vì thế, nếu bạn chưa tìm được đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử chất lượng, uy tín trên thị trường, hãy liên hệ với NewCA chúng tôi.
CÔNG TY CỔ PHẦN NEWCA
- Tổng đài CSKH: 1900 2066
- Hotline: 0936 208 068
- Website: https://newca.vn/