File XML hóa đơn điện tử đang được sử dụng phổ biến nhưng trên thực tế hiện nay vẫn còn rất nhiều người thậm chí có cả kế toán vẫn chưa biết cách đọc file XML hóa đơn điện tử. Điều này vô tình tạo nên các thông tin sai lệch trên hóa đơn điện tử so với file pdf. Dưới đây chúng tôi sẽ đưa ra cách đọc file XML hóa đơn điện tử nhanh chóng, tiện lợi nhất, chính xác nhất.
Mục lục
Quy định về định dạng hóa đơn điện tử hiện nay
Căn cứ theo Điều 5, Thông tư 68/2019/TT-BTC, định dạng hóa đơn điện tử chính là các tiêu chuẩn về kỹ thuật quy định vào kiểu dữ liệu. Chiều dài của dữ liệu trong các trường thông tin phục vụ về việc truyền nhận và lưu trữ, hiển thị các loại hóa đơn điện tử.
Định dạng hóa đơn điện tử chúng ta sẽ sử dụng các loại ngôn ngữ định dạng cho văn bản XML (tên Tiếng Anh đó là “eXtensible Markup Language”, mục đích chính là để chia và sử dữ liệu điện tử giữa hệ thống công nghệ thông tin với nhau).
Định dạng các hóa đơn điện tử bao gồm như sau:
- Đầu tiên đó là các thành phần chứa dữ liệu liên quan đến nghiệp vụ của hóa đơn điện tử;
- Tiếp theo đó là thành phần chứa các dữ liệu chữ ký số;
Đặc biệt chú ý riêng đối với các mẫu hóa đơn điện tử có chứa mã của cơ quan thuế thì chúng ta cần phải có thêm các thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã của chính cơ quan thuế.
Khi bạn lưu trữ các loại hóa đơn điện tử, bạn cần phải lưu đồng thời cả hai file định dạng cho cả PDF và XML. Cụ thể như sau:
- Với file XML: phải bao gồm đầy đủ các loại dữ liệu của hóa đơn điện tử, bao gồm có các giá trị về pháp lý khi chưa bị sửa đổi.
- Với file PDF: Bạn có thể hiện các nội dung kinh tế và nghiệp vụ riêng của từng hóa đơn điện tử, tương đương với các loại hóa đơn thông thường. Tuy nhiên file pdf không có giá trị nhiều về mặt pháp lý nên chúng chỉ là bản thể hiện của file XML;
Qua đây chúng ta có thể thấy được đó là file XML của hóa đơn điện tử có vai trò rất là quan trọng đối với các doanh nghiệp cần chứng thực về tính pháp lý, hợp lệ đối với hóa đơn điện tử.
Tuy nhiên thì một vài kế toán và các doanh nghiệp vẫn còn khá luống cuống khi nhận được file XML hóa đơn điện tử được gửi từ bên bán do chưa thể đọc file XML hóa đơn điện tử.
>>> Xem thêm: Tìm hiểu về hóa đơn điện tử tại NewCA
Hướng dẫn đọc file XML hóa đơn điện tử
Khi nhận được hóa đơn điện tử được gửi từ người bán qua Email hay SMS, người mua có thể chủ động mở và đọc được file này trên chính hệ thống của nhà cung cấp các loại hóa đơn điện tử. Đây chính là cách làm nhanh chóng nhất và đơn giản nhất.
Dưới đây chính là hướng dẫn chi tiết nhất về cách đọc file XML hóa đơn điện tử, các bạn có thể sử dụng trong trường hợp khi hóa đơn điện tử được người bán phát hành thông qua chính phần mềm của nhà cung cấp.
- Bước 1: Đầu tiên bạn tiến hành mở email thông báo của hóa đơn điện tử được người bán gửi đến lên.
- Bước 2: Sau đó nhấn vào link liên kết trên email.
- Bước 3: Tải file XML hóa đơn đính kèm (theo định dạng XML) về máy tính của bạn.
- Bước 4: Sau đó trên giao diện để tra cứu hóa đơn điện tử và tiến hành chọn tab theo file XML.
- Bước 5: Tiếp theo bạn nhấn Chọn file và tìm đường để dẫn đến file XML vừa tải về.
- Bước 6: Sau đó chương trình sẽ hiển thị thông tin hóa đơn từ file XML.
Một số lưu ý:
- Bạn không được chỉnh sửa vào nội dung thông tin file XML để tra cứu hóa đơn điện tử thành công
- Nếu bạn chọn file XML không đúng theo định dạng quá 5 lần, thì bạn sẽ phải nhập Mã bảo mật (Captcha) do chính hệ thống cung cấp.
Bạn có phải lưu trữ file XML hóa đơn điện tử hay không?
Thông thường các hóa đơn điện tử file XML sẽ được hỗ trợ lưu trữ trên chính hệ thống server của đơn vị cung cấp, hay các doanh nghiệp, bạn có thể tải về để lưu trữ trên chính hệ thống cơ sở dữ liệu của mình.
Người bán hay người mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán. Lập báo cáo về tài chính cần phải lưu trữ các hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp mà hóa đơn điện tử cần được khởi tạo thêm từ chính hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp và giải pháp hóa đơn điện tử. Các tổ chức trung gian này cũng cần phải thực hiện lưu trữ và đảm bảo các loại hóa đơn điện tử theo đúng thời đã được nêu như trên.
Tóm tắt bài viết
Định dạng lưu trữ hoá đơn điện tử
– Với file XML hoá đơn điện tử: phải bao gồm đầy đủ các loại dữ liệu của hóa đơn điện tử, bao gồm có các giá trị về pháp lý khi chưa bị sửa đổi.
– Với file PDF: Bạn có thể hiện các nội dung kinh tế và nghiệp vụ riêng của từng hóa đơn điện tử, tương đương với các loại hóa đơn thông thường. Tuy nhiên file pdf không có giá trị nhiều về mặt pháp lý nên chúng chỉ là bản thể hiện của file XML
Hướng dẫn đọc file XML hóa đơn điện tử
Hướng dẫn chi tiết nhất về cách đọc file XML hóa đơn điện tử có thể sử dụng trong trường hợp hóa đơn điện tử được người bán phát hành thông qua chính phần mềm của nhà cung cấp.
Lời kết
Trên đây là toàn bộ những thông tin chi tiết nhất để có thể tiến hành đọc file XML hóa đơn điện tử hiện nay đồng thời giải đáp một số thắc mắc. Nếu bạn còn bất kỳ câu hỏi nào cần giải đáp thì liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ ngay nhé!
CÔNG TY CỔ PHẦN NEWCA
- Tổng đài CSKH: 1900 2066
- Hotline: 0936 208 068
- Website: https://newca.vn/