Hiện nay, dịch vụ đăng ký kinh doanh là giải pháp hữu hiệu dành cho các chủ thể kinh doanh trên thị trường khi cần thực hiện đăng ký kinh doanh nhanh chóng và thuận lợi. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp ba thông tin quan trọng mà bạn nên biết về dịch vụ đăng ký kinh doanh, bao gồm khái niệm, lợi ích và quy trình đăng ký kinh doanh trực tuyến.

Dịch vụ đăng ký kinh doanh là gì?

Trước hết, ta cần hiểu về hai khái niệm: đăng ký kinh doanh và dịch vụ đăng ký kinh doanh.

Đăng ký kinh doanh

Đăng ký kinh doanh là việc thực hiện đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền về sự ra đời của chủ thể kinh doanh. Mục đích của đăng ký kinh doanh là để sự tồn tại của hoạt động kinh doanh được ghi nhận về mặt pháp lý. Đây là một hoạt động mang tính tất yếu đối với các chủ thể kinh doanh trong lĩnh vực ngành nghề bắt buộc phải đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật.

Đăng ký kinh doanh là một bước trong quy trình đăng ký doanh nghiệp. Theo Khoản 1 Điều 3 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP: “Đăng ký doanh nghiệp là việc người thành lập doanh nghiệp đăng ký thông tin về doanh nghiệp dự kiến thành lập, doanh nghiệp đăng ký những thay đổi trong thông tin về đăng ký doanh nghiệp với Cơ quan đăng ký kinh doanh và được lưu giữ tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp”.

Dịch vụ đăng ký kinh doanh 

Dịch vụ đăng ký kinh doanh trực tuyến là dịch vụ của tổ chức cung cấp giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp đăng ký kinh doanh bằng hình thức trực tuyến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. 

Về định nghĩa Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, Khoản 8 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định: 

“Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp là cổng thông tin điện tử được sử dụng để đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử, công bố thông tin về đăng ký doanh nghiệp và truy cập thông tin về đăng ký doanh nghiệp”.

Dịch vụ đăng ký kinh doanh đem lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Dịch vụ đăng ký kinh doanh đem lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích thiết thực như:

Sở hữu giấy phép kinh doanh một cách thuận lợi và nhanh chóng

Dịch vụ đăng ký kinh doanh ra đời với mong muốn có thể hỗ trợ các chủ thể kinh doanh còn hạn chế về kinh nghiệm, thời gian và chưa nắm chắc quy trình làm thủ tục đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật. 

Do đó, thông qua dịch vụ đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp có thể thuận lợi được cấp giấy phép kinh doanh từ cơ quan chức năng có thẩm quyền. Sau đó nhanh chóng tiến hành các hoạt động kinh doanh trên thị trường một cách công khai, hợp pháp theo đúng kế hoạch đã đề ra, không bị gián đoạn hay trục trặc về mặt giấy tờ, thủ tục.

Đảm bảo tính pháp lý trong quá trình đăng ký kinh doanh 

Dịch vụ đăng ký kinh doanh được thực hiện bởi đội ngũ nhân lực có kinh nghiệm, trình độ chuyên môn cao, thường xuyên cập nhật và am hiểu các quy định của pháp luật về lĩnh vực kinh doanh. 

Nhờ vậy, quá trình đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp sẽ được thực hiện một cách nhanh gọn, hợp pháp và đảm bảo đầy đủ tính pháp lý như pháp luật quy định.

Tạo dựng uy tín trong mắt khách hàng và đối tác

Dựa trên nền tảng pháp lý vững chắc của giấy phép kinh doanh, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trên thị trường sẽ ghi điểm trong mắt khách hàng và các nhà đầu tư bằng sự uy tín và chất lượng. 

• Với khách hàng có nhu cầu sử dụng sản phẩm/dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp: Thông qua giấy phép kinh doanh được cấp một cách nhanh chóng bởi cơ quan chức năng, họ sẽ có thêm cơ sở để quyết định lựa chọn và trải nghiệm sản phẩm/dịch vụ.
• Với đối tác, nhà đầu tư: Trong quá trình thương lượng, thuyết phục giữa các bên, giấy phép đăng ký kinh doanh sẽ là “tấm giấy thông hành” giúp doanh nghiệp có được lòng tin từ đối tác/nhà đầu tư, tiến tới ký kết hợp đồng và bắt tay vào quá trình hợp tác như mong đợi. 

Quy trình đăng ký kinh doanh trực tuyến

Quy trình đăng ký kinh doanh trực tuyến gồm có ba bước: Đăng ký sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh, Tạo, nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh và Nhận kết quả.

Đăng ký sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh

Tạo tài khoản đăng ký kinh doanh là bước đầu tiên doanh nghiệp cần thực hiện khi cần đăng ký kinh doanh trực tuyến. Các bước tạo tài khoản như sau:

Bước 1. Truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại địa chỉ: http://dangkyquamang.dkkd.gov.vn và chọn Tạo tài khoản mới.

Bước 2. Tại mục Chi tiết đăng nhập, người dùng cần nhập đầy đủ các thông tin bao gồm: thông tin cá nhân, địa chỉ liên hệ, địa chỉ cư trú và thông tin chi tiết liên hệ. Sau đó nhập mã Captcha và nhấn Đăng ký.

Bước 3. Kích hoạt tài khoản truy cập bằng cách nhấp vào đường link hệ thống đã gửi qua email đăng ký.

Bước 4. Đăng nhập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng tài khoản vừa đăng ký. Trên thanh công cụ của hệ thống tại mục Quản lý thông tin cá nhân, chọn Yêu cầu Tài khoản đăng ký kinh doanh.

Bước 5. Tích vào mục “Tôi đồng ý với các điều khoản và điều kiện để được gán Tài khoản đăng ký kinh doanh với Phòng Đăng ký kinh doanh” và tải lên các tài liệu chứng thực cá nhân bằng cách nhấn vào Browse và Upload.

Bước 6. Điền đầy đủ các thông tin của giấy tờ chứng thực cá nhân (gồm có loại giấy chứng thực cá nhân, số giấy chứng thực cá nhân, ngày cấp, nơi cấp, ngày hết hạn) và chọn Xác nhận để hoàn thành quá trình đăng ký.

Bước 7. Người dùng có thể kiểm tra trạng thái tài khoản đăng ký kinh doanh mục tại mục Thay đổi thông tin cá nhân.

 Tạo và nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh

Quy trình tạo và nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh như sau:

Bước 1. Tạo hồ sơ

• Chọn phương thức nộp hồ sơ bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc bằng chữ ký số công cộng.
• Chọn loại đăng ký trực tuyến theo nhu cầu bằng cách chọn một trong ba trường hợp: 

• Đăng ký thành lập doanh nghiệp.
• Đăng ký lập chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh.
• Đăng ký thay đổi doanh nghiệp/đơn vị trực thuộc.

• Xác nhận thông tin đăng ký.

Bước 2. Nhập thông tin

Tại bước này, người dùng sẽ tiến hành nhập đầy đủ thông tin vào các khối dữ liệu bao gồm: 

• Hình thức đăng ký.
• Địa chỉ.
• Ngành nghề kinh doanh.
• Tên doanh nghiệp/đơn vị trực thuộc.
• Thông tin về vốn.
• Thông tin về cổ phần.
• Thông tin về cổ đông sáng lập.
• Người đại diện theo pháp luật.
• Thông tin về thuế.
• Người liên hệ.
• Người ký.

Bước 3. Scan và tải tài liệu đính kèm

Khi tạo hồ sơ đăng ký kinh doanh trực tuyến, người dùng cần đính kèm các file tài liệu tương ứng với các giấy tờ cần có trong bộ hồ sơ giấy:

• Nhấn Chọn tệp để chọn file tài liệu cần tải và chọn Tải lên.
• Chọn loại tài liệu đính kèm tương ứng với file tài liệu đã tải, sau đó nhấn Lưu để hoàn thành.

Lưu ý:

• Tài liệu đính kèm phải là file văn bản điện tử được tạo ra bằng các phần mềm trực tuyến hoặc phải được scan từ văn bản giấy. Tài liệu cần có định dạng file doc hoặc pdf.
• Đảm bảo tài liệu đính kèm phải thể hiện chính xác, toàn vẹn nội dung văn bản và đã được ký xác thực theo quy định.
• Tên văn bản điện tử phải được đặt tương ứng với tên loại giấy tờ trong hồ sơ bằng bản giấy.
• Tài liệu có dung lượng không được quá 15 MB.

Bước 4. Chuẩn bị hồ sơ

• Chọn mục Chuẩn bị và nhấn Xác nhận để chuẩn bị hồ sơ đăng ký kinh doanh cần nộp.

Bước 5. Ký xác thực, nộp hồ sơ và thanh toán phí đăng ký

• Người dùng thực hiện ký số để xác thực hồ sơ (tương ứng với bước ký tay khi nộp hồ sơ giấy).
• Tiến hành thanh toán phí đăng ký hồ sơ. Trường hợp hồ sơ đăng ký thuộc đối tượng phải công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp (hồ sơ đăng ký thành lập mới), người dùng tiến hành thanh toán trực tuyến như sau:

• Chọn Thanh toán, kiểm tra/chỉnh sửa các thông tin hiển thị trên biên lai điện tử, xác nhận đồng ý với điều khoản và điều kiện sử dụng.
• Chọn phương thức thanh toán là Thẻ nội địa SmartLink hoặc Thẻ quốc tế KeyPay và tiến hành thanh toán.

Lưu ý:

• Nếu thanh toán bằng thẻ nội địa, người thanh toán cần sử dụng thẻ của các ngân hàng đã liên kết trong Hệ thống Napas.
• Nếu thanh toán bằng thẻ quốc tế, hệ thống chỉ chấp nhận thanh toán bằng thẻ quốc tế do các ngân hàng Việt Nam phát hành.

Nhận kết quả đăng ký kinh doanh

Sau khi gửi hồ sơ đăng ký kinh doanh tới Phòng Đăng ký kinh doanh, người dùng sẽ theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ, sửa đổi/bổ sung hồ sơ theo hướng dẫn và nhận kết quả đăng ký.

• Để theo dõi tình trạng hồ sơ, người dùng chọn mục Danh sách hồ sơ đăng ký và theo dõi hai cột: Trạng thái nộp hồ sơ và Trạng thái xử lý hồ sơ.
• Trường hợp Phòng Đăng ký kinh doanh yêu cầu phải sửa đổi/bổ sung hồ sơ, người dùng cần tiến hành sửa đổi/bổ sung theo hướng dẫn và nộp lại hồ sơ đăng ký.
• Sau khi hồ sơ được chấp thuận, trạng thái hồ sơ tại mục Danh sách hồ sơ đăng ký sẽ chuyển sang Được chấp thuận. Lúc này, người dùng có thể xem/tải về/in các tài liệu liên quan tại mục Danh sách các thông báo từ cơ quan ĐKKD.

Lưu ý: Quá trình xử lý hồ sơ sẽ có hai kết quả là được chấp thuận hoặc không được chấp thuận:

• Trường hợp hồ sơ được chấp thuận, doanh nghiệp sẽ nhận được biên lai điện tử thanh toán phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp qua email.
• Trường hợp hồ sơ đăng ký qua mạng không được chấp thuận, doanh nghiệp  sẽ được hệ thống hoàn trả lại phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp đã nộp trước đó.

Trên đây là ba thông tin quan trọng về dịch vụ đăng ký kinh doanh - lựa chọn tối ưu nhất cho doanh nghiệp khi cần đăng ký kinh doanh trong điều kiện còn nhiều hạn chế. Để quá trình đăng ký kinh doanh diễn ra thuận lợi, nhanh chóng và hợp pháp, doanh nghiệp nên lựa chọn dịch vụ uy tín và chất lượng trên thị trường hiện nay.