Có thể nhận hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền bằng cách nào? Cần có thông tin gì của người mua trên hoá đơn?

Khi hóa đơn điện tử ngày càng phổ biến, hình thức hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đang được nhiều đơn vị bán lẻ áp dụng nhờ tính tiện lợi và nhanh chóng. Vậy người mua sẽ nhận hóa đơn bằng những cách nào? Và trên hóa đơn đó cần hiển thị thông tin gì của người mua để đúng quy định pháp luật? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn làm rõ.

Người mua nhận hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền bằng cách nào? Hóa đơn sẽ thể hiện những thông tin gì của người mua?

Theo quy định hiện hành tại khoản 3 Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đã được sửa đổi tại khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn điện tử được lập từ máy tính tiền có thể được gửi đến người mua qua các phương thức điện tử như: tin nhắn điện thoại, email, hoặc thông qua đường dẫn truy cập/mã QR để người mua dễ dàng tra cứu và tải về hóa đơn.

Về nội dung, loại hóa đơn này sẽ thể hiện các thông tin cơ bản bao gồm:

• Thông tin của bên bán: Tên, địa chỉ và mã số thuế.
• Thông tin người mua (nếu có yêu cầu): Có thể bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế, số định danh cá nhân hoặc số điện thoại.
• Chi tiết hàng hóa/dịch vụ bán ra: Tên mặt hàng, đơn giá, số lượng, thành tiền. Đối với doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ, hóa đơn còn cần thể hiện giá chưa thuế GTGT, thuế suất, tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán đã bao gồm thuế.
• Thời điểm lập hóa đơn.
• Mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử đi kèm, cho phép người mua sử dụng để kê khai thuế hoặc xác minh hóa đơn khi cần thiết.

Như vậy, nếu có nhu cầu, người mua có thể chủ động yêu cầu người bán cung cấp hóa đơn qua các hình thức điện tử hoặc sử dụng mã QR để tự tra cứu. Đồng thời, người mua cũng có thể yêu cầu ghi rõ thông tin cá nhân hoặc thông tin thuế của mình trên hóa đơn để phục vụ mục đích kê khai hoặc lưu trữ hợp lệ.

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền sẽ có tên, địa chỉ, mã số thuế/số định danh cá nhân/số điện thoại của người mua theo quy định (nếu người mua yêu cầu).

>>> Có thể bạn quan tâm: Những điểm mới nổi bật tại Nghị định 117/2025 về thuế đối với hộ và cá nhân kinh doanh online

Các nguyên tắc cần tuân thủ khi sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Theo khoản 2 Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi tại khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, khi sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế, các tổ chức, cá nhân kinh doanh cần đảm bảo tuân thủ một số nguyên tắc quan trọng sau:

• Phải có khả năng nhận biết rõ ràng hóa đơn được in ra từ máy tính tiền có tích hợp kết nối gửi dữ liệu cho cơ quan thuế. Điều này giúp phân biệt loại hóa đơn này với các loại chứng từ khác và đảm bảo minh bạch trong quá trình sử dụng.
• Không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán trên hóa đơn điện tử từ máy tính tiền. Đây là điểm khác biệt so với các loại hóa đơn điện tử thông thường, tạo thuận lợi hơn cho các mô hình bán lẻ trực tiếp đến người tiêu dùng.
• Các khoản chi có sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền vẫn được chấp nhận là chi phí hợp lệ khi xác định nghĩa vụ thuế. Điều này áp dụng ngay cả khi người mua chỉ có bản sao hóa đơn hoặc trích xuất thông tin hóa đơn từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Những nguyên tắc trên giúp đảm bảo rằng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền không chỉ hợp lệ về mặt pháp lý mà còn thuận tiện trong thực tiễn sử dụng, đặc biệt phù hợp với các hoạt động kinh doanh có tần suất giao dịch cao như bán lẻ, ăn uống, dịch vụ vận tải, giải trí,…

Doanh nghiệp bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền khi nào?

Theo quy định tại khoản 5 Điều 12 Thông tư 32/2025/TT-BTC, các doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng sẽ cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền trong một số trường hợp cụ thể.

Cụ thể, nếu doanh nghiệp đã thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế, nhưng lại chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu về dữ liệu bắt buộc đối với hóa đơn điện tử có mã hoặc định dạng chuẩn theo quy định của Tổng cục Thuế, thì sẽ phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền.

Các nội dung doanh nghiệp cần đảm bảo nhưng chưa đáp ứng có thể bao gồm:

• Thông tin người bán: Chưa thể hiện đầy đủ họ tên, địa chỉ và mã số thuế của đơn vị bán hàng.
• Thông tin người mua (nếu có yêu cầu): Thiếu tên, địa chỉ, mã số thuế, số định danh cá nhân hoặc số điện thoại.
• Thông tin giao dịch: Hóa đơn không đầy đủ chi tiết về tên hàng hóa/dịch vụ, đơn giá, số lượng, tổng tiền. Đặc biệt, đối với doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ, hóa đơn cần thể hiện rõ giá bán chưa thuế GTGT, thuế suất, số tiền thuế và tổng tiền thanh toán đã bao gồm thuế;
• Thời điểm lập hóa đơn và định dạng dữ liệu: Chưa tuân thủ đúng định dạng chuẩn dữ liệu điện tử mà cơ quan thuế quy định.

Như vậy, việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền là phương án bắt buộc đối với các doanh nghiệp bán lẻ, dịch vụ trực tiếp… khi chưa đảm bảo điều kiện kỹ thuật để phát hành hóa đơn điện tử có mã hoặc chưa chuẩn hóa định dạng dữ liệu theo yêu cầu của cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là công cụ hiệu quả trong chuyển đổi số ngành bán lẻ – giúp người mua nhận hóa đơn nhanh chóng, tiện lợi. Tuy nhiên, việc sử dụng phần mềm bán hàng để xử lý hóa đơn cũng kéo theo nhiều nguy cơ nếu người mua không hiểu rõ quyền lợi và thông tin nào đang bị lưu trữ.

Để tránh những rắc rối không đáng có, các doanh nghiệp nên đầu tư sử dụng phần mềm bán hàng tích hợp hóa đơn điện tử đạt chuẩn như giải pháp của NewCA – hỗ trợ tạo lập, truyền nhận hóa đơn nhanh chóng, bảo mật và tuân thủ đúng quy định của Tổng cục Thuế. Tham khảo ngay: https://newca.vn/phan-mem-ban-hang/

———————–

NHÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ SỐ NEWCA

NewCA – Dịch vụ doanh nghiệp số

support@newca.vn

Tổng đài CSKH: 1900 2066

Hotline: 0936.208.068

#NewCA