Tổng hợp
Chứng từ kế toán không dùng để ghi sổ có cần lưu trữ không? Lưu trữ bao lâu là đúng quy định?
Th12
Trong quá trình hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp sản sinh ra một lượng lớn chứng từ kế toán. Bên cạnh những chứng từ được sử dụng trực tiếp để ghi sổ, còn có những loại chứng từ khác. Vậy, những chứng từ kế toán không dùng để ghi sổ này có cần phải lưu trữ hay không? Và nếu có, thời gian lưu trữ tối thiểu là bao lâu? Để giải đáp những thắc mắc này, chúng ta cùng tìm hiểu kỹ hơn về vấn đề này.
Mục lục
Chứng từ kế toán không dùng để ghi sổ có cần lưu trữ không? Lưu trữ bao lâu là đúng quy định?
Căn cứ khoản 1 Điều 12 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định như sau:
Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm
1. Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán.
2. Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
3. Trường hợp tài liệu kế toán quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 5 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.
Đồng thời, căn cứ khoản 1 Điều 8 Nghị định 174/2016/NĐ-CP như sau:
Loại tài liệu kế toán phải lưu trữ
Loại tài liệu kế toán phải lưu trữ bao gồm:
1. Chứng từ kế toán.
2. Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.
3. Báo cáo tài chính; báo cáo quyết toán ngân sách; báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách.
…
Theo quy định hiện hành, các chứng từ kế toán không trực tiếp sử dụng để ghi sổ kế toán hoặc lập báo cáo tài chính, chẳng hạn như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, nếu không được lưu trong hồ sơ kế toán của bộ phận kế toán, thì vẫn phải bảo quản tối thiểu 5 năm.
Lưu ý: Nếu các quy định pháp luật khác yêu cầu thời gian lưu trữ vượt quá 5 năm, việc lưu giữ chứng từ kế toán phải tuân theo thời hạn đó.
Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán không dùng để ghi sổ bắt đầu từ ngày nào?
Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với chứng từ kế toán được quy định tại khoản 1 Điều 15 Nghị định 174/2016/NĐ-CP như sau:
Thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán
Thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán được quy định như sau:
1. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toán quy định tại Điều 12 khoản 1, 2, 7 Điều 13 và Điều 14 của Nghị định này được tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.
2. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với các tài liệu kế toán quy định tại khoản 3 Điều 13 của Nghị định này được tính từ ngày Báo cáo quyết toán dự án hoàn thành được duyệt.
3. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toán liên quan đến thành lập đơn vị tính từ ngày thành lập; tài liệu kế toán liên quan đến chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình được tính từ ngày chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình; tài liệu kế toán liên quan đến giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án được tính từ ngày hoàn thành thủ tục giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án; tài liệu kế toán liên quan đến hồ sơ kiểm toán, thanh tra, kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền tính từ ngày có báo cáo kiểm toán hoặc kết luận thanh tra, kiểm tra.
Theo quy định, thời gian lưu trữ đối với chứng từ kế toán không trực tiếp dùng để ghi sổ được tính bắt đầu từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.
>>> Có thể bạn quan tâm: Trong trường hợp nào thời hạn nộp thuế được gia hạn tối đa 1 năm? Hướng dẫn chi tiết thủ tục gia hạn
Doanh nghiệp có thể thuê đơn vị lưu trữ tài liệu kế toán không?
Việc lưu trữ trữ tài liệu kế toán được quy định tại khoản 1 Điều 11 Nghị định 174/2016/NĐ-CP như sau:
Nơi lưu trữ tài liệu kế toán
1. Tài liệu kế toán của đơn vị nào được lưu trữ tại kho của đơn vị đó. Đơn vị kế toán phải đảm bảo có đầy đủ thiết bị bảo quản và bảo đảm an toàn trong quá trình lưu trữ theo quy định của pháp luật.
Trường hợp đơn vị không tổ chức bộ phận hoặc kho lưu trữ tại đơn vị thì có thể thuê tổ chức, cơ quan lưu trữ thực hiện lưu trữ tài liệu kế toán trên cơ sở hợp đồng lưu trữ theo quy định của pháp luật.
2. Tài liệu kế toán của doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, chi nhánh và văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam trong thời gian hoạt động tại Việt Nam theo Giấy chứng nhận đầu tư, Giấy chứng nhận đăng ký thành lập doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện đã được cấp phải được lưu trữ tại đơn vị kế toán ở Việt Nam hoặc thuê tổ chức lưu trữ tại Việt Nam thực hiện lưu trữ tài liệu kế toán. Khi kết thúc hoạt động tại việt Nam, người đại diện theo pháp luật của đơn vị quyết định nơi lưu trữ tài liệu kế toán trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
…
Theo quy định, nếu doanh nghiệp không tự tổ chức bộ phận hoặc kho lưu trữ tài liệu kế toán tại đơn vị, doanh nghiệp được phép thuê các tổ chức hoặc cơ quan lưu trữ để bảo quản tài liệu kế toán thông qua hợp đồng lưu trữ.
Tóm lại, việc lưu trữ chứng từ kế toán, dù có được sử dụng trực tiếp để ghi sổ hay không, đều là một yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp. Việc tuân thủ quy định về lưu trữ chứng từ không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác, minh bạch của thông tin kế toán mà còn giúp doanh nghiệp dễ dàng đối chiếu, kiểm tra khi cần thiết, tránh được những rủi ro pháp lý không mong muốn.
———————–
NHÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ SỐ NEWCA
Tổng đài CSKH: 1900 2066
Hotline: 0936.208.068
#NewCA#Chuyendoiso #chungtuketoan