Chữ ký số hết hạn sau ngày ký: Hợp đồng điện tử còn hiệu lực không?

Chữ ký số hết hạn hợp đồng còn hiệu lực không? Đây là vấn đề khiến nhiều kế toán lo lắng khi rà soát các hợp đồng điện tử đã ký trước đó. Đặc biệt, trường hợp chứng thư số của doanh nghiệp hoặc đối tác đã hết hạn tại thời điểm kiểm tra rất dễ khiến người phụ trách hiểu rằng hợp đồng cũng mất giá trị. Tuy nhiên, chứng thư chữ ký số hết hạn sau ngày ký không đồng nghĩa hợp đồng điện tử đương nhiên mất hiệu lực. Khi đánh giá, cần xem xét tình trạng chứng thư, tính hợp lệ của chữ ký và khả năng xác định thời điểm ký. Luật Giao dịch điện tử 2023 cũng ghi nhận chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của cá nhân trên văn bản giấy khi đáp ứng các điều kiện luật định.

Vậy chữ ký số hết hạn hợp đồng còn hiệu lực trong trường hợp nào? Kế toán cần kiểm tra những thông tin gì trên hợp đồng và chữ ký điện tử? Bài viết dưới đây của NewCA sẽ giúp doanh nghiệp phân biệt rõ từng trường hợp.

Chữ ký số hết hạn sau khi ký, hợp đồng điện tử có còn hiệu lực không?

Trước hết, cần phân biệt thời điểm chứng thư chữ ký số hết hạn với thời điểm chữ ký được tạo ra. Nếu một bên ký hợp đồng khi chứng thư chữ ký số đang trong thời hạn hiệu lực, sau đó chứng thư mới hết hạn, việc chứng thư hết hạn về sau không phải là căn cứ duy nhất để kết luận hợp đồng điện tử mất hiệu lực.

Theo Luật Giao dịch điện tử 2023, chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của cá nhân trong văn bản giấy. Để đánh giá một chữ ký điện tử, cần xem xét khả năng xác định người ký, sự chấp thuận đối với nội dung được ký và mức độ tin cậy, an toàn của phương pháp tạo chữ ký.

Vì vậy, khi gặp trường hợp chứng thư số hết hạn sau khi ký, kế toán không nên chỉ nhìn vào trạng thái “đã hết hạn” tại thời điểm hiện tại mà cần kiểm tra hồ sơ chữ ký và các thông tin chứng minh thời điểm ký.

Ví dụ dễ hiểu

Doanh nghiệp A ký hợp đồng điện tử với doanh nghiệp B vào ngày 15/5/2025.

• Chứng thư chữ ký số của A còn hiệu lực tại thời điểm ký.
• Hợp đồng được ký thành công và lưu trữ đầy đủ.
• Đến ngày 20/5/2027, chứng thư của A hết hạn.
• Doanh nghiệp kiểm tra lại hợp đồng vào tháng 9/2026 hoặc sau thời điểm chứng thư hết hạn.

Trong tình huống này, không thể chỉ dựa vào việc chứng thư hiện đã hết hạn để kết luận hợp đồng vô hiệu. Doanh nghiệp cần kiểm tra chữ ký số, chứng thư và thông tin về thời điểm ký để xác định trạng thái của chữ ký.

Vì sao cần phân biệt thời điểm ký và thời điểm kiểm tra?

Khi rà soát hợp đồng cũ, có một nhầm lẫn khá phổ biến: thấy chứng thư hiện tại đã hết hạn rồi kết luận chữ ký trên hợp đồng không còn giá trị. Thực tế, hai mốc thời gian này có ý nghĩa khác nhau:

Mốc thời gian	Ý nghĩa khi kiểm tra
Thời điểm ký	Xác định chữ ký được tạo trong bối cảnh nào và chứng thư khi đó ra sao
Thời điểm chứng thư hết hạn	Xác định từ thời điểm nào chứng thư không còn hiệu lực để tiếp tục sử dụng
Thời điểm kiểm tra hợp đồng	Là thời điểm doanh nghiệp thực hiện xác minh chữ ký, không đồng nghĩa với thời điểm ký
Thời điểm tranh chấp, đối chiếu	Có thể phát sinh yêu cầu chứng minh tính toàn vẹn và thời điểm của chữ ký

Do đó, nếu chữ ký số hết hạn hợp đồng còn hiệu lực đang là vấn đề doanh nghiệp cần xác minh, hãy tập trung kiểm tra dữ liệu chữ ký và bằng chứng về thời điểm ký thay vì chỉ xem ngày hết hạn hiện tại của chứng thư.

Chứng thư chữ ký số hết hạn có đồng nghĩa chữ ký cũ mất giá trị?

Không nên hiểu theo cách này một cách tuyệt đối. Chứng thư chữ ký số có thời hạn hiệu lực cụ thể. Theo Điều 7 Nghị định 23/2025/NĐ-CP, chứng thư chữ ký số công cộng có thời hạn hiệu lực tối đa 3 năm. Khi hết thời hạn, chứng thư không còn có thể được sử dụng để tạo chữ ký số mới trong thời gian tiếp theo.

Tuy nhiên, việc chứng thư hết hạn sau khi hợp đồng đã được ký là một vấn đề khác với việc chứng thư đã hết hạn ngay tại thời điểm ký. Khi đánh giá một hợp đồng cũ, doanh nghiệp cần xem xét:

• Chứng thư có còn hiệu lực tại thời điểm tạo chữ ký hay không.
• Chữ ký có xác định được chủ thể ký hay không.
• Nội dung hợp đồng có bị thay đổi sau khi ký hay không.
• Có thông tin hoặc dấu thời gian giúp xác định thời điểm ký hay không.
• Chữ ký có được hệ thống kiểm tra xác nhận hợp lệ hay không.
• Chứng thư có từng bị tạm dừng hoặc thu hồi hay không.

Vì vậy, trường hợp chứng thư số hết hạn sau khi ký cần được kiểm tra theo hồ sơ cụ thể thay vì mặc nhiên coi hợp đồng là vô hiệu.

Hết hạn và bị thu hồi chứng thư số có giống nhau không?

Đây là hai tình trạng khác nhau và doanh nghiệp không nên đánh đồng chúng khi rà soát hợp đồng điện tử.

Chứng thư số hết hạn

Hết hạn là tình trạng chứng thư đi đến thời điểm kết thúc thời hạn hiệu lực đã được xác lập. Ví dụ: chứng thư có thời hạn từ ngày 01/01/2024 đến ngày 01/01/2027. Sau thời điểm hết hạn, chứng thư không còn hiệu lực để tiếp tục sử dụng cho các giao dịch ký mới. Đây là tình trạng có thể theo dõi trước bằng ngày hết hạn được ghi nhận trong chứng thư.

Chứng thư số bị thu hồi

Thu hồi là tình trạng khác với hết hạn tự nhiên. Chứng thư có thể bị thu hồi trước khi hết thời hạn do các trường hợp thuộc quy định quản lý chứng thư. Vì vậy, nếu phát hiện chữ ký số hết hạn hợp đồng điện tử thì cần xác định chính xác đó là hết hạn theo thời gian hay chứng thư từng bị tạm dừng, thu hồi. Trường hợp có thông tin về việc thu hồi, doanh nghiệp nên kiểm tra riêng thời điểm thu hồi và thời điểm ký để đánh giá mức độ tin cậy của chữ ký.

Dấu thời gian có vai trò gì khi kiểm tra hợp đồng điện tử?

Dấu thời gian đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp cần chứng minh thời điểm một thông điệp dữ liệu hoặc chữ ký được xác lập. Nghị định 23/2025/NĐ-CP quy định dịch vụ cấp dấu thời gian là dịch vụ gắn thời gian vào thông điệp dữ liệu; thời gian được gắn là ngày, giờ mà tổ chức cung cấp dịch vụ cấp dấu thời gian nhận được thông điệp dữ liệu. Khi cần xác thực thời gian ký, người nhận có thể kiểm tra dấu thời gian được gắn với thông điệp dữ liệu và thông tin liên quan.

Điều này đặc biệt quan trọng trong trường hợp:

• Hợp đồng được ký từ lâu.
• Chứng thư của người ký hiện đã hết hạn.
• Doanh nghiệp cần chứng minh thời điểm ký.
• Hợp đồng có giá trị lớn hoặc có khả năng phát sinh tranh chấp.
• Cần đối chiếu lịch sử ký giữa nhiều bên.

Do đó, dấu thời gian không phải là yếu tố khiến mọi hợp đồng điện tử trở nên hợp lệ hay không hợp lệ, nhưng có thể là bằng chứng quan trọng để xác thực thời điểm ký khi cần kiểm tra.

Cách kiểm tra chữ ký số hết hạn sau khi ký hợp đồng

Khi phát hiện chứng thư số hết hạn sau khi ký, kế toán có thể thực hiện kiểm tra theo các bước dưới đây.

Bước 1: Mở file hợp đồng bằng phần mềm hỗ trợ kiểm tra chữ ký

Trước tiên, mở đúng file điện tử đã được ký bằng phần mềm có chức năng kiểm tra chữ ký số. Không nên chỉ kiểm tra bản PDF đã được in ra giấy vì bản in không thể hiện đầy đủ dữ liệu chữ ký điện tử gắn với file gốc.

Bước 2: Kiểm tra thông tin chứng thư của người ký

Xác định:

• Tên người hoặc tổ chức ký.
• Đơn vị cung cấp chứng thư.
• Số hiệu chứng thư.
• Thời hạn hiệu lực của chứng thư.
• Trạng thái chứng thư.
• Thông tin liên quan đến chữ ký.

Nghị định 23/2025/NĐ-CP yêu cầu phần mềm kiểm tra chữ ký số phải có chức năng kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số trên thông điệp dữ liệu và thông báo kết quả kiểm tra.

Bước 3: Kiểm tra thời điểm ký

Tiếp theo, kiểm tra thông tin thể hiện thời điểm chữ ký được tạo hoặc dấu thời gian nếu hợp đồng có sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian. Nếu cần xác thực thời gian ký, Nghị định 23/2025/NĐ-CP quy định người nhận kiểm tra dấu thời gian và các thông tin liên quan do tổ chức cung cấp dịch vụ tin cậy về dấu thời gian cung cấp.

Bước 4: Kiểm tra tính toàn vẹn của hợp đồng

Đây là bước rất quan trọng. Kế toán cần xác định nội dung hợp đồng có bị thay đổi sau khi ký hay không. Một chữ ký điện tử an toàn phải đáp ứng yêu cầu để có thể phát hiện việc thay đổi chữ ký hoặc nội dung thông điệp dữ liệu sau thời điểm ký theo quy định của Luật Giao dịch điện tử.

Bước 5: Lưu lại kết quả kiểm tra

Với hợp đồng quan trọng, doanh nghiệp nên lưu:

• File hợp đồng điện tử gốc.
• Dữ liệu chữ ký điện tử.
• Chứng thư liên quan nếu hệ thống cho phép lưu.
• Thông tin dấu thời gian.
• Kết quả kiểm tra chữ ký.
• Log hoặc thông tin xác thực liên quan.

Việc lưu trữ đầy đủ giúp doanh nghiệp có cơ sở đối chiếu khi hợp đồng được kiểm tra sau nhiều năm.

Doanh nghiệp nên làm gì để tránh rủi ro khi chứng thư hết hạn?

Để không rơi vào tình trạng chữ ký số hết hạn hợp đồng còn hiệu lực nhưng phải mất nhiều thời gian xác minh, doanh nghiệp nên quản lý cả thời hạn chứng thư và dữ liệu của các giao dịch đã ký.

Theo dõi ngày hết hạn của từng chứng thư

Doanh nghiệp nên lập danh sách chứng thư đang sử dụng, ghi rõ người sở hữu, đơn vị cung cấp, ngày bắt đầu và ngày hết hạn. Có thể thiết lập cảnh báo trước thời điểm hết hạn để chủ động gia hạn hoặc cấp chứng thư mới.

Lưu file điện tử gốc sau khi ký

Không nên chỉ lưu bản PDF được tải xuống hoặc bản in giấy. Với hợp đồng điện tử quan trọng, cần lưu bản điện tử gốc cùng dữ liệu chữ ký và thông tin xác minh đi kèm.

Ưu tiên giải pháp có khả năng xác thực thời điểm ký

Đối với các hợp đồng có giá trị lớn hoặc thời hạn lưu trữ dài, doanh nghiệp nên cân nhắc giải pháp hỗ trợ dấu thời gian và lưu trữ thông tin xác thực để thuận tiện khi kiểm tra về sau.

Kiểm tra chữ ký ngay sau khi hợp đồng được hoàn tất

Thay vì đợi đến khi phát sinh tranh chấp mới kiểm tra, doanh nghiệp nên xác minh chữ ký ngay sau khi hoàn tất quy trình ký. Cách này giúp phát hiện sớm lỗi chữ ký, lỗi chứng thư hoặc vấn đề về file trước khi hợp đồng được đưa vào lưu trữ.

Câu hỏi thường gặp về chữ ký số hết hạn và hợp đồng điện tử

Khi rà soát hợp đồng điện tử đã ký, nhiều doanh nghiệp vẫn băn khoăn liệu chữ ký số hết hạn hợp đồng còn hiệu lực hay có cần ký lại hay không. Dưới đây là những câu hỏi thường gặp giúp kế toán và doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hiệu lực của chữ ký số, chứng thư số và cách xử lý khi chứng thư hết hạn.

Chữ ký số hết hạn hợp đồng còn hiệu lực không?

Việc chứng thư chữ ký số hết hạn sau ngày ký không tự động đồng nghĩa hợp đồng điện tử mất hiệu lực. Doanh nghiệp cần kiểm tra tình trạng chứng thư, tính hợp lệ của chữ ký, tính toàn vẹn của hợp đồng và bằng chứng về thời điểm ký để đánh giá cụ thể.

Chứng thư số hết hạn sau khi ký có cần ký lại hợp đồng không?

Thông thường, không nên yêu cầu ký lại chỉ vì chứng thư của một bên đã hết hạn sau thời điểm ký. Cần kiểm tra chữ ký và hồ sơ giao dịch trước khi đưa ra kết luận. Nếu doanh nghiệp ký phụ lục hoặc hợp đồng mới thì phải sử dụng chữ ký điện tử/chữ ký số phù hợp tại thời điểm ký mới.

Chữ ký số hết hạn có ký được hợp đồng mới không?

Không. Khi chứng thư chữ ký số công cộng đã hết thời hạn hiệu lực, doanh nghiệp không thể tiếp tục sử dụng chứng thư đó để tạo chữ ký số mới. Doanh nghiệp cần gia hạn hoặc sử dụng chứng thư mới phù hợp.

Chữ ký số hết hạn hợp đồng điện tử có cần dấu thời gian không?

Không phải mọi hợp đồng điện tử đều mặc nhiên bắt buộc phải có dấu thời gian. Tuy nhiên, dấu thời gian có giá trị quan trọng trong việc xác thực thời điểm ký khi doanh nghiệp cần chứng minh thời gian của giao dịch. Nghị định 23/2025/NĐ-CP quy định cụ thể việc kiểm tra dấu thời gian trong trường hợp cần xác thực thời gian ký thông điệp dữ liệu.

Chứng thư chữ ký số công cộng có thời hạn tối đa bao lâu?

Theo khoản 3 Điều 7 Nghị định 23/2025/NĐ-CP, chứng thư chữ ký số công cộng có thời hạn hiệu lực tối đa 3 năm. Đây là thời hạn tối đa theo quy định, còn thời hạn cụ thể của từng chứng thư được thể hiện trên chứng thư được cấp cho thuê bao.

Chủ động quản lý chữ ký số để hạn chế rủi ro khi rà soát hợp đồng

Tình huống chữ ký số hết hạn hợp đồng còn hiệu lực không nên được xử lý bằng cách nhìn vào ngày hết hạn hiện tại của chứng thư rồi kết luận ngay hợp đồng có vấn đề. Điều quan trọng hơn là doanh nghiệp phải có đủ dữ liệu để xác minh ai đã ký, ký khi nào, chứng thư khi đó ở trạng thái nào và nội dung sau khi ký có bị thay đổi hay không.

Luật Giao dịch điện tử 2023 đã ghi nhận giá trị pháp lý của chữ ký số, trong khi Nghị định 23/2025/NĐ-CP quy định cụ thể hơn về chứng thư chữ ký số, dịch vụ cấp dấu thời gian và hoạt động kiểm tra chữ ký số.

Với doanh nghiệp thường xuyên ký và lưu trữ hợp đồng điện tử, việc sử dụng giải pháp có khả năng quản lý hợp đồng, kiểm tra chữ ký, theo dõi thời hạn chứng thư và lưu thông tin xác thực sẽ giúp giảm đáng kể thời gian rà soát về sau.

>>> Xem thêm: Hộ kinh doanh trên 1 tỷ có bắt buộc chữ ký số kê khai thuế 2026?

Chữ ký số hết hạn hợp đồng còn hiệu lực hay không cần được xác định dựa trên tình trạng chứng thư và tính hợp lệ của chữ ký tại thời điểm ký, không chỉ dựa vào ngày kiểm tra hiện tại. Vì vậy, doanh nghiệp nên lưu đầy đủ hợp đồng điện tử, thông tin chứng thư và dấu thời gian để thuận tiện đối chiếu khi cần.

>>> NewCA hỗ trợ doanh nghiệp triển khai giải pháp hợp đồng điện tử, đồng thời hỗ trợ quản lý và kiểm tra thông tin liên quan đến quá trình ký, giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc lưu trữ và đối chiếu hợp đồng. Tìm hiểu giải pháp Hợp đồng điện tử tại NewCA chi tiết hơn tại đây.