Trong bối cảnh công nghệ đang ngày càng phát triển mạnh mẽ thì hình thức giao kết hợp đồng điện tử đang hỗ trợ doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh một cách vô cùng hiệu quả. Cách ký hợp đồng điện tử bao gồm 3 bước cơ bản:
- Đề nghị giao kết hợp đồng
- Phản hồi lời đề nghị
- Thực hiện hợp đồng
Cùng NewCA đi sâu vào tìm hiểu cách ký hợp đồng điện tử chuẩn chỉnh, đúng với quy định pháp luật và đảm bảo tính pháp lý.
Mục lục
Cách ký hợp đồng điện tử sử dụng chữ ký số
Đối với hợp đồng truyền thống, các bên tham gia đều phải thỏa thuận và tự tay ký vào văn bản. Tuy nhiên, với hợp đồng điện tử thì các bên sử dụng chữ ký số để tiến hàng ký hợp đồng theo 3 cách:
- Ký bằng Token
- Ký bằng chữ ký scan
- Ký bằng hình ảnh
#1. Cách ký hợp đồng điện tử bằng Token
Chữ ký số Token còn có tên gọi khác là USB Token, đây là một thiết bị chứa những ký tự dữ liệu mã hóa cũng như thông tin của một doanh nghiệp, tổ chức hay cá nhân. Điểm đặc trưng của Token là có tính riêng biệt và không trùng lặp giữa các đơn vị kinh doanh.
Bước 1: Cài đặt thiết bị bằng cách cắm thiết bị USB Token đã chuẩn bị trước đó và PC và tiến hành chạy chương trình cài đặt phần mềm.
Bước 2: Khi quá trình cài đặt đã hoàn thành, phần mềm Token sẽ hiện một cửa sổ yêu cầu người dùng thay đổi mật khẩu (PIN Code) để tăng tính bảo mật cho thiết bị. Lúc này, người dùng thao tác đổi mật khẩu. Sau đó, bắt đầu chạy chương trình bằng cách chọn biểu tượng hiện trên màn hình Desktop.
Bước 3: Thực hiện thao tác ký hợp đồng với chữ ký được mã hóa và tích hợp bên trong phần mềm.
#2. Cách ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký scan
Bước 1: Doanh nghiệp, đơn vị thực hiện ký hợp đồng bằng tay ra giấy trắng, sau đó scan chữ ký xuất file dưới dạng ảnh hoặc PDF.
Bước 2: Sử dụng chữ ký này để giao kết cho tất cả các giao dịch hợp đồng điện tử nào và có giá trị tương đương với 1 chữ ký tay.
#3. Cách ký hợp đồng bằng chữ ký hình ảnh
Quy trình này cũng không quá phức tạp nhưng tiêu hao lớn về thời gian, công sức và được thực hiện bằng 2 bước:
Bước 1: Người thực hiện ký vào hợp đồng sẽ ký bằng tay rồi sử dụng thiết bị có thể ghi hình như máy ảnh, camera để chụp lại phần chữ ký. Loại chữ ký này được gọi là chữ ký ảnh.
Bước 2: Chữ ký ảnh sẽ chuyển thành file hình ảnh và tiến hành chèn vào các file dữ liệu trong hợp đồng. Như vậy, hợp đồng được thực hiện và có giá trị chữ ký như chữ ký tay.
>>> Xem thêm: Tìm hiểu thêm về chữ ký số tại NewCA
Cách ký hợp đồng điện tử bằng hình thức đưa bản mềm giấy lên website
Với hình thức đưa bản mềm giấy lên website thì cần 3 bước để thực hiện:
Bước 1: Doanh nghiệp, đơn vị soạn hợp đồng thành văn bản giấy
Bước 2: Đăng tải hợp đồng lên website và thường sẽ xuất hiện nút đồng ý hoặc không đồng ý để các bên tiến hành xác nhận.
Bước 3: Cuối cùng, các bên đều tham gia ký vào bản hợp đồng được tải lên.
Tuy nhiên, hình thức này để đảm bảo tính pháp lý thì hợp đồng điện tử cần phải đảm bảo đầy đủ các yêu cầu như sau:
- Về mặt nội dung: Nội dung phải toàn vẹn, không có dấu hiệu bị thay đổi, có thể mở và xem được cũng như không trái pháp luật.
- Về mặt chủ thể: Các bên chủ thể cùng ký hợp đồng đều phải hợp pháp, có năng lực hành vi dân sự và đặc biệt cần tự nguyện ký hợp đồng.
- Về mặt thể thức: Thể thức của văn bản cần phải đúng theo quy định.
Cách ký hợp đồng điện tử bằng hình thức giao dịch tự động
Cách ký hợp đồng điện tử qua giao dịch tự động có nghĩa là những nội dung này sẽ không được soạn sẵn mà do máy tính tự tổng hợp nội dung khớp với các thông tin khách hàng đã nhập vào. Với loại hình thức này, người dùng sẽ thực hiện đúng quy trình sau:
Bước 1: Thực hiện nhập các dữ liệu theo mẫu đã có sẵn trên máy tính.
Bước 2: Máy tính tổng hợp và cho phép hiển thị các thông tin về hợp đồng điện tử
Bước 3: Khách hàng xác nhận thì một bản sao lưu sẽ lập tức được gửi về địa chỉ cá nhân của khách hàng thông qua email hoặc số điện thoại.
Nhà cung cấp Dịch vụ số hàng đầu cho doanh nghiệp – NewCA
NewCA hiện đang là nhà phân phối chính thức và dẫn đầu thị phần chữ ký số tại Việt Nam với hơn 300.000 khách hàng sử dụng cùng hàng ngàn đại lý trên toàn quốc. Với gần 10 năm nỗ lực và phát triển, NewCA luôn mang đến những sản phẩm chất lượng, uy tín cũng như đem lại trải nghiệm hài lòng cho doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức.
Hiện nay, NewCA đang phân phối chữ ký số các thương hiệu đình đám như: FastCA, VNPT SmartCA, EasyCA,… cùng hàng loạt ưu đãi hấp dẫn. Bởi vậy, nếu doanh nghiệp có nhu cầu hoặc cần giải đáp về chữ ký số, liên hệ ngay với NewCA để được hỗ trợ.
Tóm tắt nội dung
Cách ký hợp đồng điện tử sử dụng chữ ký số
#1. Cách ký hợp đồng điện tử bằng Token
#2. Cách ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký scan
#3. Cách ký hợp đồng bằng chữ ký hình ảnh
Cách ký hợp đồng điện tử bằng hình thức đưa bản mềm giấy lên website
Bước 1: Doanh nghiệp, đơn vị soạn hợp đồng thành văn bản giấy
Bước 2: Đăng tải hợp đồng lên website và thường sẽ xuất hiện nút đồng ý hoặc không đồng ý để các bên tiến hành xác nhận.
Bước 3: Cuối cùng, các bên đều tham gia ký vào bản hợp đồng được tải lên.
Cách ký hợp đồng điện tử bằng hình thức giao dịch tự động
Bước 1: Thực hiện nhập các dữ liệu theo mẫu đã có sẵn trên máy tính.
Bước 2: Máy tính tổng hợp và cho phép hiển thị các thông tin về hợp đồng điện tử
Bước 3: Khách hàng xác nhận thì một bản sao lưu sẽ lập tức được gửi về địa chỉ cá nhân của khách hàng thông qua email hoặc số điện thoại.
Trên đây là hướng dẫn cụ thể, chi tiết cách ký hợp đồng điện tử mà NewCA đã tổng hợp để chia sẻ với quý độc giả. Hy vọng những thông tin trên đã giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và đẩy nhanh quy trình của mình.
Công Ty Cổ Phần NewCA
- Tổng đài CSKH: 1900 2066
- Hotline: 0936 208 068
- Website: https://newca.vn/