Tính năng nền tảng hợp đồng điện tử: Doanh nghiệp cần gì để kế toán, pháp chế và lãnh đạo cùng sử dụng?

Một nền tảng hợp đồng điện tử phù hợp không chỉ giúp doanh nghiệp ký kết nhanh mà còn phải hỗ trợ quản lý hồ sơ, kiểm soát quy trình và tra cứu thông tin thuận tiện. Với SME, việc lựa chọn tính năng nền tảng hợp đồng điện tử cần dựa trên nhu cầu thực tế của kế toán, pháp chế và lãnh đạo, thay vì chỉ so sánh số lượng chức năng hoặc chi phí ban đầu. Nếu kế toán vẫn phải tìm hợp đồng để đối chiếu hóa đơn, pháp chế khó kiểm tra lịch sử ký kết và lãnh đạo không theo dõi được tiến độ phê duyệt, doanh nghiệp chưa khai thác hết lợi ích của việc số hóa. Vậy đâu là những tiêu chí cần ưu tiên khi lựa chọn phần mềm hợp đồng điện tử? Bài viết dưới đây sẽ phân tích từng nhóm nhu cầu, đồng thời giúp doanh nghiệp xác định giải pháp phù hợp giữa xCyber Contract và xCyber Doc.

Vì sao nền tảng hợp đồng điện tử cần đáp ứng nhu cầu của cả 3 bộ phận?

Trong doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME), một hợp đồng thường liên quan đến nhiều bộ phận. Kinh doanh khởi tạo giao dịch, người có thẩm quyền xem xét và ký kết, pháp chế kiểm tra điều khoản khi cần, còn kế toán tiếp nhận hồ sơ để phục vụ hạch toán, thanh toán và đối chiếu chứng từ. Nếu mỗi bộ phận sử dụng một cách quản lý riêng, doanh nghiệp dễ gặp tình trạng hợp đồng đã ký nhưng không được lưu đúng nơi, phụ lục khó tìm hoặc thông tin giữa hợp đồng và hóa đơn chưa được đối chiếu kịp thời. Những công việc này làm tăng thời gian xử lý và gây khó khăn khi cần kiểm tra hồ sơ. Vì vậy, khi đánh giá tính năng nền tảng hợp đồng điện tử, doanh nghiệp cần xem xét toàn bộ vòng đời hợp đồng, từ khởi tạo, phê duyệt, ký kết đến lưu trữ và tra cứu. Tuy nhiên, không phải SME nào cũng cần một hệ thống quản lý phức tạp ngay từ đầu. Giải pháp phù hợp phải tương xứng với quy mô giao dịch, cách vận hành và yêu cầu kiểm soát nội bộ.

Hai giải pháp xCyber Contract và xCyber Doc khác nhau thế nào?

Để lựa chọn đúng công cụ, doanh nghiệp cần phân biệt giữa nhu cầu ký kết đơn giản và nhu cầu quản lý hợp đồng có quy trình đầy đủ. Theo thông tin sản phẩm được NewCA cung cấp, xCyber Contract tập trung vào việc trình ký gọn nhẹ, trong khi xCyber Doc hướng đến quản lý hồ sơ và quy trình ký nhiều cấp.

xCyber Contract: Phù hợp với nhu cầu ký kết đơn giản

xCyber Contract là giải pháp dành cho doanh nghiệp ưu tiên sự nhanh gọn trong quá trình trình và ký hợp đồng. Công cụ này phù hợp với các giao dịch có quy trình đơn giản, ít cấp phê duyệt và chưa đòi hỏi hệ thống quản lý hồ sơ tập trung phức tạp. Theo phạm vi tính năng được cung cấp, xCyber Contract không bao gồm các chức năng thiết lập quy trình ký nhiều cấp, phân loại văn bản theo cấu trúc riêng, quản lý lưu trữ và chia sẻ tài liệu tập trung hoặc đồng bộ dữ liệu về máy chủ riêng do khách hàng chỉ định. Do đó, khi chọn xCyber Contract, doanh nghiệp nên xác định rõ nhu cầu quản lý sau ký kết. Nếu vẫn có thể xử lý việc lưu trữ, phân loại và tra cứu bằng quy trình hiện có, giải pháp này có thể là điểm khởi đầu phù hợp.

xCyber Doc: Phù hợp với nhu cầu quản lý hợp đồng toàn diện

Khác với công cụ tập trung vào thao tác ký, xCyber Doc hướng đến việc quản lý hợp đồng và văn bản theo quy trình thống nhất. Giải pháp này phù hợp với doanh nghiệp cần kiểm soát nhiều bước phê duyệt, quản lý hồ sơ theo danh mục và tập trung tài liệu để thuận tiện tra cứu. Các nhóm chức năng được NewCA cung cấp thông tin gồm thiết lập quy trình ký nhiều cấp, phân loại văn bản và hợp đồng, quản lý lưu trữ và chia sẻ tài liệu tập trung, đồng bộ dữ liệu lưu trữ về máy chủ riêng theo yêu cầu. Với SME đang mở rộng quy mô, những chức năng này có thể giúp giảm sự phụ thuộc vào việc lưu file rời rạc, đồng thời hỗ trợ kiểm soát quy trình rõ ràng hơn. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên xác nhận phạm vi triển khai, khả năng tích hợp và điều kiện sử dụng cụ thể trước khi ký hợp đồng dịch vụ.

Bảng so sánh xCyber Contract và xCyber Doc

Bảng dưới đây tổng hợp sự khác biệt theo phạm vi tính năng được cung cấp, giúp doanh nghiệp xác định giải pháp phù hợp với nhu cầu vận hành.

Nhu cầu sử dụng	xCyber Contract	xCyber Doc
Trình và ký hợp đồng đơn giản	Phù hợp	Có thể cân nhắc
Thiết lập quy trình phê duyệt nhiều cấp	Không có theo thông tin hiện tại	Có
Phân loại hợp đồng, văn bản theo danh mục	Không có	Có
Quản lý lưu trữ và chia sẻ tài liệu tập trung	Không có	Có
Đồng bộ dữ liệu về máy chủ riêng	Không có	Có theo phạm vi triển khai
Quản lý hồ sơ phục vụ tra cứu nội bộ	Phù hợp với nhu cầu đơn giản	Phù hợp với nhu cầu quản lý tập trung

Doanh nghiệp có thể sử dụng một giải pháp hoặc kết hợp cả hai tùy theo quy trình thực tế. Trước khi triển khai, cần xác nhận khả năng sử dụng đồng thời, phương án chuyển dữ liệu và các điều kiện kỹ thuật với đơn vị cung cấp.

Tính năng nền tảng hợp đồng điện tử cần có theo từng vai trò

Mỗi bộ phận sử dụng hợp đồng với mục đích khác nhau. Vì vậy, doanh nghiệp nên đánh giá các tính năng nền tảng hợp đồng điện tử theo công việc cụ thể mà từng người cần thực hiện, thay vì chỉ nhìn vào danh sách chức năng chung.

Với kế toán: Tra cứu, lưu trữ và đối chiếu chứng từ

Kế toán cần tìm được hợp đồng liên quan đến giao dịch, kiểm tra thông tin và tập hợp hồ sơ phục vụ hạch toán, thanh toán hoặc giải trình. Các chức năng nên ưu tiên gồm:

• Lưu trữ và phân loại hồ sơ: Sắp xếp hợp đồng theo đối tác, loại giao dịch, thời gian hoặc bộ phận phụ trách để giảm thời gian tìm kiếm.
• Hỗ trợ đối chiếu hóa đơn hợp đồng: Thuận tiện kiểm tra các thông tin như giá trị, hàng hóa hoặc dịch vụ, thời điểm và điều khoản thanh toán. Nếu muốn đối chiếu tự động, doanh nghiệp cần xác nhận phần mềm có chức năng này và dữ liệu có thể kết nối hay không.
• Tra cứu và xuất dữ liệu: Hỗ trợ tổng hợp hồ sơ khi kiểm tra nội bộ, đối chiếu công nợ hoặc làm việc với cơ quan có thẩm quyền.
• Theo dõi thời hạn lưu trữ: Cho phép doanh nghiệp quản lý thời gian lưu hồ sơ theo loại tài liệu và quy định áp dụng.

Theo Luật Kế toán và Nghị định 174/2016/NĐ-CP, tài liệu kế toán được phân loại theo thời hạn lưu trữ tương ứng; không phải mọi tài liệu đều mặc nhiên áp dụng cùng một thời hạn. Doanh nghiệp cần xác định đúng loại hồ sơ trước khi thiết lập chính sách lưu trữ. Việc có phần mềm không đồng nghĩa doanh nghiệp đã tự động tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật.

Với pháp chế: Kiểm soát quy trình và tính toàn vẹn của hợp đồng

Pháp chế hoặc người phụ trách hợp đồng cần kiểm soát nội dung trước khi ký, xác định đúng người có thẩm quyền và bảo đảm có đủ thông tin để kiểm tra giao dịch khi phát sinh tranh chấp.Những chức năng đáng cân nhắc gồm:

•  Kiểm tra thông tin chữ ký và lịch sử ký: Có dữ liệu giúp xác định người ký, thời điểm ký và kiểm tra tính toàn vẹn của tài liệu theo cơ chế của giải pháp.
• Kiểm soát thẩm quyền ký: Phân định rõ người lập, người phê duyệt và người ký; lưu hồ sơ ủy quyền khi cần thiết.
• Quản lý phụ lục và phiên bản: Liên kết phụ lục với hợp đồng gốc, hạn chế nhầm lẫn giữa các bản và giúp tra cứu lịch sử điều chỉnh.
• Thiết lập quy trình phê duyệt: Xác định thứ tự kiểm tra, phê duyệt và ký kết theo quy chế nội bộ.

Không nên mặc định mọi nền tảng đều có chức năng cảnh báo ủy quyền hết hạn, quản lý phụ lục hoặc kiểm tra chữ ký ở cùng mức độ. Doanh nghiệp cần yêu cầu đơn vị cung cấp trình diễn trực tiếp các nghiệp vụ này trước khi lựa chọn. Về căn cứ pháp lý, Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 có hiệu lực từ ngày 01/07/2024. Việc lựa chọn nền tảng cần đi kèm kiểm tra loại chữ ký được sử dụng, phương thức xác thực, tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu và yêu cầu pháp luật áp dụng đối với từng giao dịch.

Với lãnh đạo: Phê duyệt nhanh và theo dõi tiến độ

Lãnh đạo cần giảm thời gian xử lý giấy tờ nhưng vẫn giữ được quyền kiểm soát đối với các cam kết của doanh nghiệp. Vì vậy, các chức năng nên ưu tiên gồm:

• Ký và phê duyệt từ xa: Hỗ trợ xử lý công việc khi không có mặt tại văn phòng, tùy thiết bị và phương thức ký được hỗ trợ.
• Theo dõi trạng thái hợp đồng: Biết hồ sơ đang chờ ai xử lý, đã ký đến đâu và còn bước nào chưa hoàn tất.
• Quản lý danh mục hợp đồng: Nắm được các hợp đồng đang thực hiện, nghĩa vụ quan trọng và thời hạn cần lưu ý nếu hệ thống có chức năng tương ứng.
• Phân quyền sử dụng: Hạn chế truy cập dữ liệu không thuộc phạm vi công việc của từng người.

Với nhu cầu ký đơn giản, doanh nghiệp có thể ưu tiên sự gọn nhẹ của xCyber Contract. Nếu cần phê duyệt nhiều cấp và theo dõi danh mục hợp đồng tập trung, xCyber Doc là giải pháp nên được đưa vào danh sách đánh giá.

5 tiêu chí đánh giá phần mềm hợp đồng điện tử trước khi lựa chọn

Sau khi xác định nhu cầu của từng bộ phận, doanh nghiệp nên dùng một bộ tiêu chí thống nhất để so sánh các giải pháp. Cách này giúp tránh mua theo cảm tính hoặc trả chi phí cho những chức năng không cần thiết.

Quy mô và tần suất phát sinh hợp đồng

Trước hết, hãy thống kê số lượng hợp đồng, số bên tham gia ký và các loại giao dịch phổ biến. Nếu doanh nghiệp chỉ có một số hợp đồng đơn giản, công cụ ký gọn nhẹ có thể đáp ứng. Khi số lượng hồ sơ tăng, việc phân loại, tra cứu và quản lý tập trung sẽ trở nên quan trọng hơn.

Mức độ phức tạp của quy trình phê duyệt

Doanh nghiệp cần xác định hợp đồng có phải qua nhiều cấp kiểm duyệt hay không, có cần phân luồng theo giá trị giao dịch hoặc bộ phận phụ trách không. Nếu quy trình gồm nhiều bước, nên ưu tiên giải pháp cho phép thiết lập luồng xử lý phù hợp và theo dõi trạng thái từng bước.

Khả năng lưu trữ và bảo vệ dữ liệu

Hãy kiểm tra cách phân quyền, sao lưu, khôi phục dữ liệu, xuất hồ sơ khi cần và phương án lưu trữ theo yêu cầu của doanh nghiệp. Nếu cần đồng bộ dữ liệu về máy chủ riêng, cần làm rõ phạm vi triển khai, trách nhiệm vận hành, yêu cầu hạ tầng và chi phí liên quan.

Khả năng kết nối với hệ thống hiện có

Phần mềm hợp đồng điện tử nên phù hợp với quy trình quản lý kế toán, hóa đơn và dữ liệu nội bộ của doanh nghiệp. Trước khi mua, hãy xác nhận khả năng tích hợp, định dạng xuất dữ liệu, phương thức đồng bộ và phạm vi hỗ trợ kỹ thuật. Không nên mặc định phần mềm có thể tự động kết nối với mọi hệ thống hóa đơn hoặc kế toán.

Tổng chi phí và khả năng mở rộng

Ngoài phí sử dụng ban đầu, doanh nghiệp cần xem xét chi phí theo số lượng người dùng, giao dịch, dung lượng lưu trữ, tích hợp, đào tạo và hỗ trợ kỹ thuật nếu có. Một giải pháp chi phí thấp nhưng không đáp ứng nhu cầu quản lý có thể khiến doanh nghiệp phát sinh thêm chi phí khi phải chuyển đổi sau này. Với SME mới thành lập, lựa chọn hợp lý không nhất thiết là hệ thống có nhiều tính năng nhất. Quan trọng hơn là giải pháp đáp ứng đúng nghiệp vụ hiện tại, có chi phí phù hợp và có lộ trình mở rộng rõ ràng.

Khi nào SME nên chuyển từ công cụ ký đơn giản sang giải pháp quản lý hợp đồng?

Một công cụ ký gọn nhẹ có thể đáp ứng tốt nhu cầu ban đầu. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển, số lượng hợp đồng tăng và nhiều bộ phận cùng tham gia xử lý, những hạn chế trong việc lưu trữ, phân quyền và theo dõi tiến độ có thể bộc lộ rõ hơn. Doanh nghiệp nên cân nhắc giải pháp quản lý toàn diện khi thường xuyên gặp các tình huống như:

• Nhân viên mất nhiều thời gian tìm hợp đồng và phụ lục.
• Hồ sơ nằm rải rác ở email, máy tính cá nhân hoặc nhiều thư mục khác nhau.
• Lãnh đạo khó nắm được hợp đồng đang chờ phê duyệt ở bước nào.
• Kế toán phải tổng hợp dữ liệu thủ công để đối chiếu hóa đơn và hợp đồng.
• Doanh nghiệp cần kiểm soát quyền truy cập, quy trình phê duyệt hoặc nơi lưu trữ dữ liệu chặt chẽ hơn.

Trong trường hợp này, xCyber Doc có thể là lựa chọn phù hợp để doanh nghiệp xem xét. Nếu vẫn phát sinh những giao dịch đơn giản cần xử lý nhanh, doanh nghiệp có thể đánh giá phương án kết hợp xCyber Contract và xCyber Doc, sau khi xác nhận khả năng triển khai đồng thời với nhà cung cấp.

Câu hỏi thường gặp về tính năng nền tảng hợp đồng điện tử

Trong quá trình lựa chọn nền tảng hợp đồng điện tử, doanh nghiệp SME thường băn khoăn về giải pháp phù hợp với quy mô, chi phí triển khai và nhu cầu quản lý thực tế. Bên cạnh các tính năng phục vụ ký kết, khả năng lưu trữ, kiểm soát quy trình và đáp ứng yêu cầu pháp lý cũng là những yếu tố cần được cân nhắc. Dưới đây là những câu hỏi thường gặp giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về cách lựa chọn và sử dụng nền tảng hợp đồng điện tử hiệu quả.

SME mới thành lập nên chọn xCyber Contract hay xCyber Doc?

Nếu nhu cầu chủ yếu là trình và ký các hợp đồng đơn giản, chưa cần quy trình phê duyệt nhiều cấp hoặc quản lý hồ sơ tập trung, doanh nghiệp có thể cân nhắc xCyber Contract. Nếu ngay từ đầu đã cần phân loại, lưu trữ tập trung, kiểm soát nhiều cấp phê duyệt hoặc có yêu cầu riêng về nơi lưu trữ dữ liệu, nên đánh giá xCyber Doc. Chi phí và phạm vi tính năng thực tế cần được xác nhận trước khi quyết định.

Doanh nghiệp có thể sử dụng đồng thời xCyber Contract và xCyber Doc không?

Doanh nghiệp có thể xem xét phương án dùng hai giải pháp cho các nhóm giao dịch khác nhau: một công cụ cho nhu cầu ký đơn giản và một công cụ cho hợp đồng cần quản lý chặt chẽ. Tuy nhiên, cần xác nhận với đơn vị cung cấp về khả năng triển khai đồng thời, cách quản lý tài khoản và dữ liệu, cũng như chi phí của phương án này.

Sử dụng nền tảng hợp đồng điện tử có bảo đảm hợp đồng hợp pháp không?

Không thể kết luận chỉ dựa vào việc doanh nghiệp sử dụng một nền tảng. Tính pháp lý của hợp đồng còn phụ thuộc vào nội dung, điều kiện giao dịch, thẩm quyền đại diện, sự thống nhất của các bên, loại chữ ký và các quy định áp dụng đối với giao dịch cụ thể. Doanh nghiệp cần lựa chọn phương thức ký phù hợp và thiết lập quy trình kiểm soát hồ sơ tương ứng.

Có cần tích hợp phần mềm hợp đồng điện tử với phần mềm kế toán không?

Tích hợp có thể giúp giảm nhập liệu trùng lặp và thuận tiện đối chiếu dữ liệu. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng cần tích hợp trực tiếp ngay từ đầu. Nếu chưa có nhu cầu tự động hóa sâu, khả năng xuất dữ liệu theo định dạng phù hợp và tra cứu hồ sơ thuận tiện có thể là tiêu chí cần ưu tiên. Hãy kiểm tra khả năng kết nối thực tế của giải pháp trước khi triển khai.

>>> Xem thêm: Checklist rà soát hợp đồng điện tử quyết toán: 7 bước kế toán cần biết

Lựa chọn đúng tính năng nền tảng hợp đồng điện tử ngay từ đầu giúp doanh nghiệp cân đối giữa tốc độ ký kết, khả năng kiểm soát và hiệu quả quản lý hồ sơ. Thay vì chọn giải pháp theo số lượng chức năng, SME nên bắt đầu từ quy trình thực tế của kế toán, pháp chế và lãnh đạo, sau đó xác định nhu cầu lưu trữ, tích hợp và mở rộng trong tương lai.

>>> NewCA tư vấn và triển khai xCyber Contract, xCyber Doc theo quy mô và nhu cầu sử dụng của từng doanh nghiệp. Qua việc làm rõ nghiệp vụ, phạm vi tính năng và yêu cầu kỹ thuật, doanh nghiệp có cơ sở lựa chọn giải pháp phù hợp, hạn chế chi phí phát sinh do mua thiếu hoặc thừa tính năng. Liên hệ ngay đến Zalo OA NewCA để được tư vấn giải pháp hợp đồng điện tử phù hợp với quy trình vận hành của doanh nghiệp.