Chia sẻ kinh nghiệm, Hoá đơn điện tử, Tin Chuyên ngành, Tin tức
Sau hơn 2 tháng áp dụng Nghị định 254/2026/NĐ-CP: Doanh nghiệp cần tự kiểm tra 7 điểm nào?
Th9
Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử có hiệu lực từ ngày 01/07/2026, đồng thời làm hết hiệu lực Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp không nên tiếp tục vận hành hệ thống hóa đơn chỉ dựa trên quy trình cũ mà cần rà soát lại từ đối tượng sử dụng, loại hóa đơn, thời điểm lập đến cách xử lý hóa đơn sai sót.
Đáng chú ý, một số quy định mới liên quan đến đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử, trường hợp không phải sử dụng hóa đơn, thời điểm lập hóa đơn và xử lý hóa đơn sai sót có thể tác động trực tiếp đến quy trình kế toán hằng ngày.
Bên cạnh đó, từ ngày 16/01/2026, Nghị định 310/2025/NĐ-CP đã thay đổi đáng kể khung xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn, trong đó nhiều mức phạt được xác định theo số lượng hóa đơn vi phạm. Vì vậy, doanh nghiệp càng cần phát hiện và xử lý sớm các lỗi phát sinh trong quá trình vận hành. Bài viết dưới đây của NewCA sẽ cung cấp 7 điểm doanh nghiệp nên tự kiểm tra ngay sau thời gian đầu áp dụng Nghị định 254/2026/NĐ-CP, cùng theo dõi ngay nhé.
Mục lục
Đối tượng và loại hóa đơn doanh nghiệp đang sử dụng có còn phù hợp?
Một trong những nội dung cần rà soát đầu tiên là doanh nghiệp đang sử dụng loại hóa đơn điện tử nào và việc lựa chọn đó có phù hợp với Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP hay không. Theo quy định mới, đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử được phân theo từng nhóm. Về nguyên tắc, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và một số trường hợp có rủi ro cao về thuế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, trừ các trường hợp thuộc nhóm được sử dụng hóa đơn không có mã hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định.
Đáng chú ý, Nghị định 254 bổ sung, làm rõ một số nhóm doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã nếu đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin, phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn và khả năng truyền dữ liệu đến người mua, cơ quan thuế. Nhóm này bao gồm một số lĩnh vực như tài chính, ngân hàng, chứng khoán, tài sản mã hóa, thương mại điện tử, siêu thị, thương mại và một số lĩnh vực khác.
Đặc biệt lưu ý với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm hoặc bán hàng hóa, dịch vụ thuộc trường hợp phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng phải áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế theo quy định.
Cách kiểm tra nhanh:
- Xác định doanh nghiệp/hộ kinh doanh đang thuộc nhóm đối tượng nào.
- Kiểm tra loại hóa đơn đang đăng ký sử dụng.
- Đối chiếu với ngành nghề, phương pháp kê khai thuế và mô hình bán hàng thực tế.
- Nếu bán trực tiếp cho người tiêu dùng, kiểm tra thêm điều kiện áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
- Kiểm tra thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn trên hệ thống có còn phù hợp với hoạt động hiện tại hay không.
Lưu ý: Không nên mặc định rằng cứ sử dụng hóa đơn điện tử là đã đáp ứng đúng quy định. Doanh nghiệp còn phải sử dụng đúng loại hóa đơn và đúng phương thức theo đối tượng áp dụng.
Thời điểm lập hóa đơn đã được thực hiện đúng theo Điều 9 chưa?
Đây là một trong những nội dung doanh nghiệp nên ưu tiên rà soát vì việc lập hóa đơn sai thời điểm có thể phát sinh xử phạt theo số lượng hóa đơn vi phạm. Theo Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đối với bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
Đối với cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ. Trường hợp người cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền, trừ khoản tiền đặt cọc theo quy định của Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ.
Quy định này khiến doanh nghiệp cần đặc biệt phân biệt giữa:
- Tiền đặt cọc để bảo đảm thực hiện hợp đồng;
- Tiền ứng trước;
- Tiền thanh toán trước cho dịch vụ;
- Tiền thu trong quá trình cung cấp dịch vụ.
Không phải mọi khoản tiền nhận trước đều được mặc định là tiền đặt cọc và được loại trừ khỏi thời điểm lập hóa đơn.
Mức phạt nếu lập hóa đơn không đúng thời điểm
Theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP, hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm được xử phạt theo số lượng hóa đơn và loại giao dịch.
Đối với bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ:
- 01 số hóa đơn: phạt từ 500.000 đồng đến 1,5 triệu đồng;
- Từ 02 đến dưới 10 số hóa đơn: phạt từ 2 triệu đến 5 triệu đồng;
- Từ 10 đến dưới 20 số hóa đơn: phạt từ 5 triệu đến 15 triệu đồng;
- Từ 20 đến dưới 50 số hóa đơn: phạt từ 15 triệu đến 30 triệu đồng;
- Từ 50 đến dưới 100 số hóa đơn: phạt từ 30 triệu đến 50 triệu đồng;
- Từ 100 số hóa đơn trở lên: phạt từ 50 triệu đến 70 triệu đồng.
Đối với nhóm hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; cho, biếu, tặng; trao đổi; trả thay lương; tiêu dùng nội bộ; xuất hàng cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa, khung phạt được xác định theo các ngưỡng riêng và có thể lên tới 30 triệu đồng khi vi phạm từ 100 số hóa đơn trở lên.
Cách kiểm tra nhanh: lấy ngẫu nhiên 10-20 giao dịch trong tháng 7 và tháng 8/2026, đối chiếu:
Ngày giao hàng/hoàn thành dịch vụ → ngày thu tiền → ngày lập hóa đơn → ngày ký số → ngày gửi người mua.
Nếu phát hiện chênh lệch, cần xác định nguyên nhân và xử lý ngay thay vì để lỗi tiếp tục phát sinh.
Thông tin trên hóa đơn đã đầy đủ theo quy định mới chưa?
Điều 10 và Phụ lục nội dung hóa đơn ban hành kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định các thông tin cần thể hiện trên hóa đơn điện tử.
Các nội dung cơ bản gồm:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn;
- Số hóa đơn;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
- Thông tin người mua theo quy định;
- Tên hàng hóa, dịch vụ;
- Đơn vị tính, số lượng, đơn giá;
- Thành tiền chưa có thuế GTGT;
- Thuế suất và tiền thuế GTGT;
- Tổng tiền thanh toán;
- Chữ ký của người bán và các trường hợp liên quan đến chữ ký người mua;
- Thời điểm lập hóa đơn;
- Thời điểm ký số;
- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn có mã;
- Phí, lệ phí, chiết khấu thương mại, khuyến mại và các nội dung liên quan nếu có.
Một điểm doanh nghiệp bán lẻ cần chú ý
Theo quy định mới, trong trường hợp người mua không cung cấp đầy đủ thông tin theo quy định, hóa đơn có thể thể hiện nội dung “Bán cho người tiêu dùng” theo hướng dẫn tại Phụ lục của Nghị định 254.
Doanh nghiệp bán lẻ, F&B, dịch vụ, thương mại điện tử… nên kiểm tra lại cách phần mềm đang tự động ghi nhận thông tin người mua để tránh tình trạng nhập sai hoặc thiếu dữ liệu.
Cách kiểm tra nhanh: lấy 10 hóa đơn thuộc các nhóm giao dịch khác nhau và kiểm tra lần lượt các trường thông tin bắt buộc. Đặc biệt rà soát tên hàng hóa, thông tin người mua, thuế suất, thời điểm lập và thời điểm ký số.
Doanh nghiệp có đang lập hóa đơn cho trường hợp không bắt buộc hoặc bỏ sót trường hợp phải lập?
Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử.
Trong đó có các nhóm đáng chú ý như:
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ thuộc trường hợp lập bảng kê thu mua theo quy định pháp luật về thuế;
- Một số trường hợp liên quan đến cho thuê bất động sản hoặc cung cấp sản phẩm, dịch vụ nội dung số cho tổ chức, cá nhân ở nước ngoài;
- Đại lý xổ số, đại lý bảo hiểm, đại lý bán hàng đa cấp đã được doanh nghiệp khấu trừ thuế;
- Một số khoản thu từ hoạt động tái bảo hiểm, hoạt động tài chính, bán nợ, giao dịch ngoại tệ;
- Góp vốn bằng tài sản, điều chuyển tài sản nội bộ và một số trường hợp khác theo quy định.
Tuy nhiên, cần hiểu chính xác rằng “không phải sử dụng hóa đơn điện tử” không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp được tự ý bỏ hóa đơn cho mọi giao dịch tương tự.
Doanh nghiệp cần đối chiếu đúng bản chất giao dịch và điều kiện của từng trường hợp. Cách kiểm tra nhanh: lập danh sách các giao dịch đặc thù trong tháng như điều chuyển tài sản, góp vốn bằng tài sản, giao dịch với hộ kinh doanh, đại lý, dịch vụ xuyên biên giới… rồi đối chiếu từng trường hợp với Điều 7.
Quy trình đăng ký và truyền nhận dữ liệu hóa đơn có đang vận hành ổn định?
Nghị định 254 xác định dữ liệu hóa đơn điện tử là một nguồn thông tin phục vụ công tác quản lý thuế. Do đó, doanh nghiệp không chỉ cần quan tâm đến việc “lập được hóa đơn”, mà còn phải kiểm soát quá trình đăng ký, lập, ký số, gửi và truyền dữ liệu hóa đơn.
Theo Nghị định 254, trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng áp dụng phải thực hiện đăng ký sử dụng theo quy định. Đồng thời, dữ liệu hóa đơn điện tử được sử dụng phục vụ quản lý thuế và cung cấp thông tin cho các chủ thể liên quan.
Vì vậy, sau hơn 2 tháng áp dụng Nghị định 254, doanh nghiệp nên kiểm tra lại:
- Trạng thái đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử;
- Hóa đơn đã lập có được truyền dữ liệu thành công hay không;
- Có hóa đơn nào đang ở trạng thái lỗi, chờ truyền hoặc chưa được cơ quan thuế tiếp nhận hay không;
- Hệ thống có cảnh báo khi dữ liệu truyền thất bại hay không;
- Dữ liệu giữa phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng và hệ thống hóa đơn có khớp nhau hay không.
Cách kiểm tra nhanh: lọc toàn bộ hóa đơn phát sinh từ 01/07/2026 đến nay theo trạng thái truyền nhận và lập danh sách các hóa đơn lỗi/chưa truyền để xử lý dứt điểm.
Quy trình xử lý hóa đơn sai sót đã được cập nhật theo Nghị định 254 và Thông tư 91 chưa?
Một trong những vấn đề kế toán rất dễ gặp sau khi chuyển sang quy định mới là tiếp tục sử dụng quy trình xử lý hóa đơn sai sót cũ. Từ ngày 01/07/2026, doanh nghiệp cần đối chiếu quy trình thực tế với Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, đặc biệt khi xử lý hóa đơn đã lập sai.
Khi phát hiện sai sót, tùy trường hợp, người bán có thể thực hiện điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế theo quy định. Hóa đơn điều chỉnh phải thể hiện thông tin xác định hóa đơn được điều chỉnh; hóa đơn thay thế phải thể hiện thông tin xác định hóa đơn được thay thế.
Thông tư 91/2026/TT-BTC cũng hướng dẫn thêm về việc xử lý dữ liệu hóa đơn đã gửi cơ quan thuế, trong đó có trường hợp dữ liệu trên bảng tổng hợp bị thiếu hoặc sai và cách gửi dữ liệu bổ sung.
Cách kiểm tra nhanh:
Chọn 2-3 hóa đơn đã điều chỉnh/thay thế từ tháng 7/2026 và kiểm tra:
- Lý do sai sót đã được xác định đúng chưa?
- Có lập văn bản thỏa thuận với người mua khi thuộc trường hợp phải lập không?
- Đã lựa chọn đúng phương thức điều chỉnh hay thay thế chưa?
- Hóa đơn mới có tham chiếu đúng hóa đơn cũ không?
- Dữ liệu hóa đơn điều chỉnh/thay thế đã được gửi đến cơ quan thuế đúng quy định chưa?
- Bộ phận kế toán đã kê khai theo đúng hướng dẫn hiện hành chưa?
Hóa đơn, biên lai theo quy định chuyển tiếp đã được xử lý đúng chưa?
Đây là điểm doanh nghiệp thường dễ bỏ qua khi tập trung vào hóa đơn điện tử đang sử dụng.
Theo Điều 43 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Nghị định có hiệu lực từ 01/07/2026. Kể từ thời điểm này, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP hết hiệu lực.
Đáng chú ý, hóa đơn đặt in của cơ quan thuế hết giá trị sử dụng từ ngày 01/07/2026. Các cơ quan, tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh còn tồn hóa đơn đặt in của cơ quan thuế chưa sử dụng phải thực hiện tiêu hủy theo trình tự, thủ tục do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định.
Đối với biên lai giấy, Nghị định 254 có quy định chuyển tiếp riêng. Doanh nghiệp, tổ chức đang sử dụng biên lai giấy cần đối chiếu đúng loại biên lai và trường hợp áp dụng để xác định thời hạn tiếp tục sử dụng hoặc chuyển đổi sang biên lai điện tử.
Cách kiểm tra nhanh:
- Kiểm kê toàn bộ hóa đơn, biên lai giấy còn tồn;
- Phân loại theo nguồn phát hành;
- Xác định loại nào còn được sử dụng theo quy định chuyển tiếp;
- Xác định loại nào đã hết giá trị sử dụng;
- Thực hiện tiêu hủy đối với hóa đơn đặt in của cơ quan thuế chưa sử dụng theo đúng quy định.
Doanh nghiệp nên rà soát 7 điểm trên theo thứ tự nào?
Không nhất thiết phải kiểm tra toàn bộ hệ thống trong một ngày. Doanh nghiệp có thể chia thành một checklist 7 ngày như sau:
Ngày 1: Kiểm tra đối tượng và loại hóa đơn
Xác định doanh nghiệp đang sử dụng đúng loại hóa đơn theo Điều 6 hay chưa.
Ngày 2: Kiểm tra thời điểm lập hóa đơn
Đối chiếu ngày giao hàng, hoàn thành dịch vụ, thu tiền, đặt cọc và ngày lập hóa đơn.
Ngày 3: Kiểm tra nội dung hóa đơn
Rà soát các trường thông tin bắt buộc trên hóa đơn, đặc biệt là thông tin người mua và hàng hóa, dịch vụ.
Ngày 4: Kiểm tra trường hợp không phải sử dụng hóa đơn
Lọc các giao dịch đặc thù và đối chiếu với Điều 7 để tránh lập hóa đơn sai hoặc bỏ sót nghĩa vụ.
Ngày 5: Kiểm tra dữ liệu truyền nhận
Lọc các hóa đơn lỗi, chưa truyền, chờ xử lý hoặc có dữ liệu không khớp giữa các hệ thống.
Ngày 6: Kiểm tra hóa đơn điều chỉnh, thay thế
Đối chiếu quy trình xử lý hóa đơn sai sót với Nghị định 254 và Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Ngày 7: Kiểm tra hồ sơ chuyển tiếp
Kiểm kê hóa đơn, biên lai giấy còn tồn và xử lý những loại đã hết giá trị sử dụng.
Câu hỏi thường gặp về Nghị định 254/2026/NĐ-CP
Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày nào?
Nghị định 254/2026/NĐ-CP được Chính phủ ban hành ngày 30/06/2026 và có hiệu lực từ ngày 01/07/2026. Từ thời điểm này, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP hết hiệu lực theo Điều 43 Nghị định 254.
Nghị định 254/2026/NĐ-CP có thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP không?
Có. Điều 43 Nghị định 254 quy định Nghị định 123/2020/NĐ-CP hết hiệu lực kể từ ngày 01/07/2026. Đồng thời, Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123 cũng hết hiệu lực từ thời điểm này.
Lập hóa đơn không đúng thời điểm có thể bị phạt bao nhiêu?
Theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP, mức phạt đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được xác định theo số lượng hóa đơn vi phạm, từ 500.000 đồng đến 70 triệu đồng. Mức cao nhất 50-70 triệu đồng áp dụng khi vi phạm từ 100 số hóa đơn trở lên.
Không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bị phạt bao nhiêu?
Theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP, mức phạt được tính theo số lượng hóa đơn không lập. Với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, mức phạt có thể từ 1 triệu đồng đến 80 triệu đồng, trong đó mức phạt từ 60-80 triệu đồng áp dụng khi không lập từ 50 số hóa đơn trở lên.
Tiền đặt cọc có phải lập hóa đơn ngay không?
Không phải mọi khoản tiền nhận trước đều phải lập hóa đơn tại thời điểm nhận tiền. Theo Điều 9 Nghị định 254, trường hợp người cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền, trừ tiền đặt cọc theo quy định của Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ. Doanh nghiệp cần xác định đúng bản chất khoản tiền trước khi áp dụng ngoại lệ này.
Doanh nghiệp cần làm gì nếu đã phát hiện hóa đơn sai sau ngày 01/07/2026?
Doanh nghiệp nên xác định cụ thể nội dung sai, thời điểm phát hiện, tình trạng gửi hóa đơn cho người mua và tình trạng dữ liệu đã gửi cơ quan thuế để lựa chọn phương án xử lý phù hợp theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Không nên tự động áp dụng quy trình xử lý hóa đơn của giai đoạn trước ngày 01/07/2026 cho mọi trường hợp phát sinh sau mốc này.
>>> Xem ngay: Xử lý hóa đơn điện tử có sai sót theo Thông tư 91/2026/TT-BTC
Nghị định 254/2026/NĐ-CP không chỉ là một văn bản thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP mà còn đặt ra yêu cầu doanh nghiệp phải rà soát lại toàn bộ quy trình lập, quản lý và xử lý hóa đơn điện tử. Sau hơn 2 tháng áp dụng, doanh nghiệp nên đặc biệt kiểm tra 7 nhóm vấn đề: đối tượng và loại hóa đơn; thời điểm lập hóa đơn; nội dung hóa đơn; trường hợp không phải sử dụng hóa đơn; đăng ký và truyền nhận dữ liệu; xử lý hóa đơn sai sót; và quy định chuyển tiếp đối với hóa đơn, biên lai.
Quan trọng nhất, đừng chỉ kiểm tra xem phần mềm “có xuất được hóa đơn hay không”. Một quy trình hóa đơn an toàn cần bảo đảm đúng đối tượng – đúng loại hóa đơn – đúng thời điểm – đủ nội dung – truyền dữ liệu đúng – xử lý sai sót đúng quy định. Đặc biệt, khi Nghị định 310/2025/NĐ-CP đã áp dụng cơ chế xử phạt theo số lượng hóa đơn đối với một số hành vi vi phạm, việc phát hiện lỗi càng sớm càng giúp doanh nghiệp hạn chế nguy cơ để sai sót tích lũy thành số lượng lớn và phát sinh mức phạt cao.
Doanh nghiệp muốn tự kiểm tra hệ thống hóa đơn sau khi Nghị định 254 có hiệu lực? Hãy sử dụng checklist audit để rà soát từng điểm, phát hiện lỗi sớm và chủ động khắc phục trước khi phát sinh rủi ro về thuế, hóa đơn.
→ Tải ngay Checklist Audit hệ thống hóa đơn miễn phí từ NewCA để bắt đầu rà soát.