Chia sẻ kinh nghiệm, Hoá đơn điện tử, Tin Chuyên ngành, Tin tức
Phân biệt hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế kèm hướng dẫn chi tiết
Th8
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, chỉ cần xác định sai loại hóa đơn khi xử lý sai sót, doanh nghiệp có thể: Bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc phải kê khai lại toàn bộ hóa đơn liên quan. Vì vậy, kế toán cần nắm rõ khi nào dùng hóa đơn thay thế, khi nào dùng hóa đơn điều chỉnh để tránh gặp rủi ro pháp lý.
Mục lục
Phân biệt hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế
Căn cứ theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về xử lý hóa đơn có sai sót như sau:
Điều 19. Xử lý hóa đơn có sai sót
….Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:
…..
b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
b1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Như vậy, hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh sẽ khác nhau như sau:
| Tiêu chí | Hóa đơn điểu chỉnh | Hóa đơn thay thế |
| Cách thức sửa chữa | Cập nhật thông tin sai sót trên hóa đơn gốc. | Lập hóa đơn mới hoàn toàn để thay thế cho hóa đơn cũ. |
| Hình thức thể hiện | Giữ nguyên mẫu số hóa đơn gốc, bổ sung thông tin điều chỉnh. | Mẫu số mới, khác với hóa đơn gốc. |
| Số lượng phát hành | Có thể phát hành nhiều lần để điều chỉnh nhiều sai sót trên cùng một hóa đơn gốc. | Chỉ phát hành 1 lần để thay thế cho hóa đơn gốc. |
| Nội dung trong hoá đơn sau khi điều chỉnh/thay thế | Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm” | Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm” |
Lập hóa đơn điều chỉnh có phải gửi Mẫu 04?
Căn cứ khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Mẫu số 04/SS-HĐĐT (ban hành kèm Phụ lục 1A của Nghị định) được sử dụng để thông báo hóa đơn điện tử có sai sót tới cơ quan thuế. Hóa đơn điều chỉnh được áp dụng khi hóa đơn gốc có sai mã số thuế, sai số tiền, sai thuế suất, tiền thuế hoặc thông tin về hàng hóa, dịch vụ.
Theo quy định, khi lập hóa đơn điều chỉnh, doanh nghiệp không cần gửi Mẫu 04 cho cơ quan thuế. Thay vào đó, các bên thực hiện theo quy trình sau:
- Lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót (nếu hai bên có thống nhất về việc lập văn bản này trước khi phát hành hóa đơn điều chỉnh).
- Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn đã phát hành sai. Trên hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ dòng:
“Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
>>> Có thể bạn quan tâm: Quy Định Về Hoá Đơn Chứng Từ Theo Nghị Định 18/VBHN-BTC: Những Điểm Quan Trọng Không Thể Bỏ Qua
Quy trình lập hóa đơn điện tử thay thế theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP
Theo Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP), doanh nghiệp khi thực hiện lập hóa đơn điện tử thay thế cần tuân thủ đúng 3 bước sau:
Bước 1 – Lập biên bản thỏa thuận hoặc thông báo cho người mua
Trước khi phát hành hóa đơn thay thế, cần thực hiện một trong các hình thức sau:
- Nếu người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh: Hai bên phải lập văn bản thỏa thuận, trong đó ghi rõ nội dung sai sót của hóa đơn cần thay thế.
- Nếu người mua là cá nhân: Người bán phải gửi thông báo trực tiếp hoặc đăng thông báo trên website của đơn vị (nếu có).
Người bán có trách nhiệm lưu trữ văn bản thỏa thuận/thông báo tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
Bước 2 – Lập hóa đơn điện tử thay thế
Người bán lập hóa đơn điện tử mới để thay cho hóa đơn đã phát hành sai. Trên hóa đơn phải thể hiện rõ dòng chữ:
“Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Bước 3 – Ký số và gửi hóa đơn thay thế
- Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Người bán ký số trực tiếp trên hóa đơn thay thế, sau đó gửi cho người mua.
- Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Người bán ký số trên hóa đơn thay thế và gửi đến cơ quan thuế để cấp mã. Sau khi nhận mã, hóa đơn sẽ được gửi cho người mua
Quy trình lập hóa đơn điện tử điều chỉnh theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP
Theo Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, áp dụng từ 01/06/2025), nếu người bán lựa chọn lập hóa đơn điện tử điều chỉnh khi phát hiện hóa đơn đã phát hành có sai sót, cần thực hiện như sau:
1. Yêu cầu bắt buộc trước khi điều chỉnh
- Trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh: Hai bên phải lập văn bản thỏa thuận, ghi rõ nội dung sai.
- Trường hợp người mua là cá nhân: Người bán phải gửi thông báo trực tiếp hoặc đăng thông tin trên website của đơn vị (nếu có).
Văn bản thỏa thuận hoặc thông báo này phải được lưu giữ tại đơn vị và sẵn sàng xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
2. Cách lập hóa đơn điều chỉnh
- Trên hóa đơn điện tử điều chỉnh phải có dòng chữ:
“Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. - Quy tắc điều chỉnh giá trị:
- Nếu điều chỉnh tăng → ghi dấu dương (+).
- Nếu điều chỉnh giảm → ghi dấu âm (–).
Ví dụ điều chỉnh giảm:
Giá trị đúng: 2.000.000 đồng
Giá trị ghi sai: 3.000.000 đồng
⇒ Lập hóa đơn điều chỉnh giảm, tại cột đơn giá ghi: -1.000.000 đồng.
Ví dụ điều chỉnh tăng:
Tiền thuế đúng: 1.100.000 đồng
Tiền thuế ghi sai: 1.000.000 đồng
⇒ Lập hóa đơn điều chỉnh tăng, tại cột tiền thuế ghi: 100.000 đồng.
3. Điều chỉnh chỉ tiêu liên quan
Nếu sai một chỉ tiêu nhưng kéo theo sai các chỉ tiêu khác, phải điều chỉnh đồng thời tất cả các chỉ tiêu bị ảnh hưởng.
Ví dụ: Sai thuế suất thuế GTGT dẫn đến sai tiền thuế và tổng thanh toán → cần điều chỉnh cả thuế suất, tiền thuế và tổng thanh toán.
4. Ký số và gửi hóa đơn điều chỉnh
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Người bán ký số trực tiếp trên hóa đơn điều chỉnh, sau đó gửi cho người mua.
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Người bán ký số, gửi cho cơ quan thuế để cấp mã. Sau khi được cấp mã, gửi hóa đơn cho người mua.
Điểm mới quan trọng: Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã bổ sung yêu cầu trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử sai, nếu người mua là tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh thì hai bên phải có văn bản thỏa thuận; nếu người mua là cá nhân thì người bán phải thông báo trực tiếp hoặc thông qua website của đơn vị.
Việc hiểu rõ sự khác biệt giữa hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế là rất quan trọng để xử lý sai sót hóa đơn đúng pháp luật và tránh rủi ro thuế. Hóa đơn điều chỉnh phù hợp khi chỉ sai một phần và đã kê khai thuế, còn hóa đơn thay thế dùng khi sai toàn bộ hoặc bị mất – đặc biệt lưu ý thay đổi theo NĐ 70/2025.
Nếu bạn cần triển khai nhanh, chính xác và tiết kiệm giấy tờ, hãy sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử của NewCA. NewCA hỗ trợ đầy đủ nghiệp vụ: điều chỉnh, thay thế hóa đơn, ký số, lưu trữ, kê khai—giúp bạn giải quyết sai sót dễ dàng và tuân thủ pháp luật một cách tối ưu. Tham khảo ngay: https://newca.vn/dich-vu-hoa-don-dien-tu/
———————–
NHÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ SỐ NEWCA
Tổng đài CSKH: 1900 2066
Hotline: 0936.208.068
#NewCA#hokinhdoanh#luatthuemoi