Hóa đơn giấy chuyển từ hóa đơn điện tử vẫn được thanh toán trong trường hợp nào? Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cần điều kiện gì?

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, không ít doanh nghiệp và hộ kinh doanh gặp tình huống cần in hóa đơn giấy từ bản điện tử để phục vụ thanh toán, lưu trữ hoặc đối chiếu. Vậy, khi nào hóa đơn giấy chuyển từ hóa đơn điện tử vẫn được thanh toán? Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cần đáp ứng điều kiện gì để đảm bảo tính pháp lý? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ, tránh rủi ro và đảm bảo tuân thủ đúng quy định mới nhất của pháp luật.

Khi nào hóa đơn giấy chuyển từ hóa đơn điện tử được chấp nhận để thanh toán?

Căn cứ theo Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy chỉ được thực hiện trong một số trường hợp nhất định và phải đáp ứng những điều kiện cụ thể:

• Hóa đơn điện tử hoặc chứng từ điện tử hợp lệ có thể được chuyển đổi sang bản giấy khi có yêu cầu phát sinh từ hoạt động nghiệp vụ kinh tế – tài chính, hoặc khi được yêu cầu bởi các cơ quan nhà nước có thẩm quyền như cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra.
• Quá trình chuyển đổi này phải đảm bảo nội dung trên bản giấy khớp hoàn toàn với hóa đơn điện tử gốc, không được chỉnh sửa hay thêm bớt thông tin so với bản gốc điện tử.
• Quan trọng hơn, hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi chỉ được sử dụng để lưu trữ, ghi sổ, hoặc theo dõi theo quy định kế toán và giao dịch điện tử, không có giá trị pháp lý để thanh toán hoặc giao dịch, ngoại trừ một trường hợp đặc biệt:

Trường hợp ngoại lệ duy nhất: Nếu hóa đơn điện tử được phát hành từ máy tính tiền có kết nối truyền dữ liệu điện tử trực tiếp với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thì bản in giấy từ hệ thống đó được xem là hợp lệ để sử dụng cho mục đích giao dịch và thanh toán.

Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử được quy định ra sao?

Theo quy định tại khoản 9 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi tại điểm c khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), thời điểm ký số là một nội dung quan trọng trên hóa đơn điện tử và được quy định rõ ràng như sau:

Thời điểm ký số chính là thời điểm người bán hoặc người mua thực hiện ký chữ ký số lên hóa đơn điện tử. Thời điểm này phải được thể hiện rõ theo định dạng ngày/tháng/năm dương lịch.

Trong trường hợp ngày ký số không trùng khớp với ngày lập hóa đơn, thì việc gửi hóa đơn đến cơ quan thuế để cấp mã (đối với hóa đơn điện tử có mã) hoặc chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế (đối với hóa đơn không có mã) phải được thực hiện chậm nhất vào ngày làm việc kế tiếp kể từ ngày lập hóa đơn. Trường hợp ngoại lệ là khi doanh nghiệp được phép gửi dữ liệu theo bảng tổng hợp theo quy định tại điểm a.1 khoản 3 Điều 22 Nghị định 123.

Về nghĩa vụ kê khai thuế:

• Người bán sẽ kê khai thuế căn cứ vào thời điểm lập hóa đơn;
• Trong khi đó, người mua kê khai dựa trên thời điểm nhận hóa đơn và phải đảm bảo hóa đơn nhận được đầy đủ, hợp lệ cả về hình thức lẫn nội dung theo yêu cầu tại Điều 10 Nghị định 123.

>>> Có thể bạn quan tâm: Có Thể Nhận Hoá Đơn Điện Tử Khởi Tạo Từ Máy Tính Tiền Bằng Cách Nào? Cần Có Thông Tin Gì Của Người Mua Trên Hoá Đơn?

Điều kiện để được cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, để có hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cần phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu cụ thể như sau:

• Bảo đảm đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Bao gồm các thông tin như: tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán – người mua, tên hàng hóa/dịch vụ, số tiền, thuế suất, số tiền thuế, tổng thanh toán, hình thức thanh toán, thời điểm lập, chữ ký số,…
• Tuân thủ định dạng chuẩn về dữ liệu hóa đơn điện tử theo Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nhằm đảm bảo khả năng xử lý, lưu trữ và tra cứu đồng bộ trên hệ thống điện tử của cơ quan thuế.
• Khớp đúng thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn đã được doanh nghiệp hoặc tổ chức khai báo trước đó theo quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Nếu thông tin gửi lên không trùng khớp với dữ liệu đăng ký ban đầu, hóa đơn sẽ không được cấp mã.
• Không thuộc các trường hợp bị ngừng sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế, theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Những trường hợp bị ngừng gồm có: hành vi vi phạm về hóa đơn, sử dụng hóa đơn không đúng mục đích, hoặc theo yêu cầu quản lý rủi ro thuế.

Song song với đó, hệ thống cấp mã của Tổng cục Thuế sẽ tự động tiếp nhận và xử lý yêu cầu cấp mã, sau đó trả kết quả mã hóa đơn về cho đơn vị gửi, mà không cần can thiệp thủ công.

Bộ giải pháp hóa đơn điện tử thông minh từ NewCA

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp vừa đúng chuẩn, dễ dùng lại siêu tiết kiệm, thì bộ combo hóa đơn điện tử của NewCA là lựa chọn hàng đầu:

✅ xCyber Bill – Phát hành hóa đơn điện tử đạt chuẩn quy định, thao tác nhanh chóng
✅ Phần mềm quản lý bán hàng POS – Giao diện trực quan, phù hợp mọi mô hình kinh doanh
✅ Chữ ký số xCyber HSM – Ký số không cần USB, hoàn toàn online, bảo mật tối ưu

💡 Đặc biệt, bạn sẽ được:

• Đào tạo 1:1, hướng dẫn tận tay – kể cả không biết gì về kế toán hay pháp luật
• Cài đặt và hỗ trợ trọn gói
• Cam kết tuân thủ đúng quy định, tránh bị phạt

🔥 Chỉ từ 6.000đ/ngày, giải pháp toàn diện – hiệu quả cực lớn.
Hàng ngàn hộ kinh doanh đã chọn NewCA để chuyển đổi số thành công – còn bạn thì sao? Đăng ký ngay để được tư vấn!

Hóa đơn giấy in từ hóa đơn điện tử vẫn có thể sử dụng để thanh toán nếu đảm bảo các yếu tố về tính xác thực, toàn vẹn và có thể đối chiếu với dữ liệu điện tử trên hệ thống của cơ quan thuế. Để tránh rủi ro pháp lý và sai phạm trong nghiệp vụ, doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần nắm rõ các điều kiện đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

———————-
 NHÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ SỐ NEWCA
https://newca.vn/
 support@newca.vn
 Tổng đài CSKH: 1900 2066
 Hotline: 0936.208.068
#NewCA#hoadondientu#hoadonhokinhdoanh#hokinhdoanh#phanmemquanlybanhang