Việc sử dụng hóa đơn giấy để ghi chép các khoản thu, chi tại các trường học và bệnh viện đang tiềm ẩn nhiều rủi ro, ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý tài chính và tiềm ẩn nguy cơ thất thoát, gian lận. Dưới đây, NewCA sẽ cùng bạn chỉ ra những rủi ro khi xuất hóa đơn theo cách truyền thống và đi tìm phương pháp giải quyết tối ưu nhất.
Mục lục
Những rủi ro khi xuất hóa đơn theo cách truyền thống tại trường học và bệnh viện
Không thể phủ nhận rằng, việc xuất hóa đơn giấy vẫn đang là cách làm được nhiều bệnh viện và trường học sử dụng. Tuy nhiên, trong xu thế chung của xã hội, cách làm này không còn phù hợp và dễ dàng xảy ra nhiều nguy cơ rủi ro không thể xem nhẹ. Vậy rủi ro khi xuất hóa đơn theo cách truyền thống đó là gì?
Mất mát và dễ bị hủy hoại
Hóa đơn giấy tiềm ẩn nguy cơ mất mát, hủy hoại cao do tính chất vật lý của nó. Trong quá trình lưu trữ, vận chuyển, sử dụng nếu không cẩn thận, hóa đơn dễ bị thất lạc, rách nát, phai màu theo thời gian. Nguy cơ cháy nổ, mối mọt, ẩm ướt cũng là những tác nhân khiến hóa đơn bị hư hỏng, gây khó khăn trong việc kiểm tra, đối chiếu. Những thiệt hại này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả quản lý tài chính, thậm chí dẫn đến thất thoát, gian lận nếu không được kiểm soát chặt chẽ.
Việc sử dụng hóa đơn giấy để xuất hóa đơn với những rủi ro kể trên đang dần trở nên lỗi thời trong thời đại công nghệ số. Thay thế bằng xuất hóa đơn với hóa đơn điện tử là giải pháp tối ưu để khắc phục những hạn chế này, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và đảm bảo an toàn cho dữ liệu.
Gian lận và dễ làm giả
Hóa đơn giấy là mục tiêu dễ dàng cho các hành vi gian lận, làm giả do thiếu các biện pháp bảo mật kỹ thuật. Việc sao chép, tẩy xóa, sửa chữa thông tin trên hóa đơn giấy tương đối đơn giản, tiềm ẩn nguy cơ thất thoát tài chính và gây khó khăn cho công tác thanh tra, kiểm toán.
Hơn nữa, việc kiểm tra tính xác thực của hóa đơn giấy tốn nhiều thời gian, công sức và tiềm ẩn sai sót. Việc so sánh thủ công từng hóa đơn với các hồ sơ lưu trữ khác là một quá trình tẻ nhạt, dễ mắc sai sót do yếu tố con người. Do đó, việc sử dụng hóa đơn giấy để xuất hóa đơn tiềm ẩn nguy cơ cao cho hoạt động thu chi của các tổ chức.
Khó khăn trong quản lý
Quản lý hóa đơn giấy là bài toán nan giải đối với nhiều tổ chức do tính chất cồng kềnh, tốn diện tích lưu trữ. Việc tìm kiếm, tra cứu thông tin từ kho hóa đơn giấy mất nhiều thời gian, công sức, tiềm ẩn nguy cơ thất lạc và sai sót.
Hơn nữa, việc tổng hợp số liệu, thống kê báo cáo từ hóa đơn giấy cũng là một quá trình thủ công tẻ nhạt, dễ xảy ra sai sót. Việc tổng hợp thủ công từng hóa đơn, lập báo cáo theo yêu cầu là một công việc tốn nhiều thời gian, nhân lực và tiềm ẩn sai sót do yếu tố con người.
Ảnh hưởng đến môi trường
Việc sử dụng hóa đơn giấy gây tác động tiêu cực đến môi trường do nhu cầu in ấn, sử dụng cao, dẫn đến lãng phí tài nguyên thiên nhiên và gia tăng rác thải.
Sản xuất giấy đòi hỏi lượng lớn cây xanh, nước và năng lượng, gây phá rừng, ô nhiễm nguồn nước và khí thải. Việc sử dụng mực in, hóa chất trong quá trình in ấn cũng tiềm ẩn nguy cơ ảnh hưởng đến sức khỏe con người và môi trường.
Hơn nữa, sau khi sử dụng, hóa đơn giấy thường bị vứt bỏ, tạo nên lượng rác thải giấy khổng lồ. Rác thải giấy nếu không được xử lý đúng cách sẽ gây ô nhiễm môi trường đất, nước và không khí, ảnh hưởng đến hệ sinh thái và sức khỏe con người.
Để khắc phục những rủi ro nêu trên, việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử tại các trường học và bệnh viện là giải pháp hiệu quả và cần thiết.
Tại sao nên sử dụng hóa đơn điện tử thay cho xuất hóa đơn theo cách truyền thống ở trường học và bệnh viện
Việc sử dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho cả trường học và bệnh viện. Do đó, các trường học và bệnh viện nên chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử để mang lại lợi ích cho cả doanh nghiệp và cộng đồng.
Tiết kiệm chi phí
Đối với Trường học
- Hóa đơn điện tử giúp nhà trường tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ hóa đơn giấy.
- Việc quản lý hóa đơn điện tử đơn giản và hiệu quả hơn, giúp nhà trường tiết kiệm chi phí nhân công.
Đối với Bệnh viện
- Bệnh viện có thể tiết kiệm chi phí in ấn hóa đơn, hóa đơn thanh toán, phiếu thu, phiếu chi…
- Việc quản lý hóa đơn điện tử giúp bệnh viện tiết kiệm chi phí lưu trữ và bảo quản hồ sơ.
Tăng hiệu quả hoạt động
Đối với Trường học
- Việc xử lý hóa đơn điện tử nhanh chóng và chính xác hơn, giúp nhà trường tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả hoạt động.
- Giảm thiểu sai sót trong việc lập hóa đơn và thanh toán học phí.
- Dễ dàng tra cứu và tìm kiếm thông tin về học phí của học sinh.
Đối với Bệnh viện
- Việc tiếp nhận và thanh toán viện phí nhanh chóng và thuận tiện hơn, giúp giảm thời gian chờ đợi cho bệnh nhân.
- Quản lý hồ sơ bệnh án và thanh toán viện phí hiệu quả hơn.
- Dễ dàng tra cứu và theo dõi chi phí điều trị của bệnh nhân.
Bảo vệ môi trường
- Giảm thiểu việc sử dụng giấy tờ, góp phần bảo vệ môi trường. Không gây lãng phí tài nguyên trong quá trình sản xuất giấy.
- Tiết kiệm năng lượng sử dụng cho việc in ấn, vận chuyển và lưu trữ hóa đơn giấy.
An toàn và bảo mật
Đối với Trường học
- Hóa đơn điện tử được ký bằng chữ ký số, đảm bảo tính xác thực và tính toàn vẹn của hóa đơn, ngăn chặn việc giả mạo hoặc thay đổi thông tin trên hóa đơn.
- Hóa đơn điện tử được lưu trữ một cách an toàn trên các máy chủ an toàn, được bảo vệ khỏi các truy cập trái phép.
Đối với Bệnh viện
- Bảo mật thông tin cá nhân của bệnh nhân được đảm bảo an toàn.
- Ngăn chặn việc gian lận trong thanh toán viện phí.
Bên cạnh đó, ở trường học, phụ huynh học sinh có thể dễ dàng tra cứu thông tin về học phí và thanh toán trực tuyến. Nâng cao hình ảnh của nhà trường trong mắt phụ huynh học sinh và các đối tác. Còn tại bệnh viện:Chất lượng dịch vụ cho bệnh nhân được nâng cao, tăng cường sự hài lòng của bệnh nhân và người nhà
Hóa đơn điện tử là cách thức phù hợp với xu thế chung, đã được Nhà nước quy định phải sử dụng trong mỗi lần xuất hóa đơn.
Bài viết này đã chỉ rõ những vấn đề liên quan đến xuất hóa đơn tại trường học. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn trong quá trình xuất hóa đơn và áp dụng hóa đơn điện tử.
Xem thêm về: Giải pháp xuất hóa đơn điện tử tại trường học xCyber Bill
———————–
📍 NHÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ SỐ NEWCA
☎️ Tổng đài CSKH: 1900 2066
📞 Hotline: 0936.208.068
#newca