Trong quá trình xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử, việc bên bán và bên mua thỏa thuận bằng văn bản có phải là bước bắt buộc? Tìm hiểu về các quy định và yêu cầu pháp lý liên quan đến việc điều chỉnh hóa đơn điện tử và vai trò của việc lập văn bản thỏa thuận trong quá trình này.
Xem thêm Cách xử lý khi sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY
Mục lục
Xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử thì bên bán và bên mua có bắt buộc phải lập văn bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn không?
Căn cứ quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì trường hợp có sai sót trên hóa đơn điện tử cụ thể về số tiền ghi trên hóa đơn, các bên có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
(1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót trên hóa đơn điện tử thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
(2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót, trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Dưới các tình huống khi có sai sót trên hóa đơn điện tử gửi cho khách hàng về số tiền ghi, bạn có thể thực hiện việc điều chỉnh theo hai phương pháp được mô tả bên trên, mà không cần bắt buộc phải lập văn bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn.
Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn điện tử là chữ ký nào?
Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức được quy định tại khoản 7 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:
Nội dung của hóa đơn
…
7. Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua, cụ thể:
a) Đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, trên hóa đơn phải có chữ ký của người bán, dấu của người bán (nếu có), chữ ký của người mua (nếu có).
b) Đối với hóa đơn điện tử:
Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức; trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.
Trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán và người mua thực hiện theo quy định tại khoản 14 Điều này.
8. Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định này và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
9. Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn.
10. Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định này.
…
Do đó, theo quy định hiện hành, khi người bán là một doanh nghiệp hoặc tổ chức, chữ ký số trên hóa đơn điện tử sẽ là chữ ký số của doanh nghiệp hoặc tổ chức đó.
Chú ý: Trong trường hợp hóa đơn điện tử, không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán, và việc này được quy định cụ thể tại khoản 14 Điều 10 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
Người bán sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế phải tạo lập hóa đơn để gửi cho ai?
Trách nhiệm của người bán khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được quy định tại khoản 2 Điều 22 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:
Trách nhiệm của người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
1. Quản lý tên và mật khẩu của các tài khoản đã được cơ quan thuế cấp.
2. Tạo lập hóa đơn điện tử về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ để gửi đến người mua, cơ quan thuế, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác của hóa đơn điện tử đã lập.
3. Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập đến cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (chuyển trực tiếp hoặc gửi qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử).
a) Phương thức và thời điểm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử
a.1) Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/TH-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này cùng thời hạn nộp hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng áp dụng đối với các trường hợp sau:
– Cung cấp dịch vụ thuộc lĩnh vực: bưu chính viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không, chứng khoán.
– Bán hàng hóa là điện, nước sạch nếu có thông tin về mã khách hàng hoặc mã số thuế của khách hàng.
…
Theo quy định đó, người bán khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế phải tạo và gửi hóa đơn đến người mua, cũng như cơ quan thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Họ cũng phải chịu trách nhiệm pháp lý về tính hợp pháp và chính xác của hóa đơn điện tử mà họ đã lập
Như vậy, việc lập hóa đơn điện tử mà có sai sót thông tin giữa bên mua và bên bán là điều không khó thấy. Tuy nhiên việc xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử cũng được quy định rõ ràng, dễ hiểu và rất đơn giản. Hy vọng, bạn sẽ dễ dàng xử lý các tình huống tương tự trong tương lai.
NewCA cung cấp gói dịch vụ phần mềm hóa đơn điện tử giúp tối ưu quy trình kinh doanh của doanh nghiệp với giải pháp hóa đơn điện tử chuyên nghiệp. Mang lại sự tiện lợi, an toàn, tăng cường tính chính xác của hệ thống tài chính. Tìm hiểu ngay về Phần mềm hóa đơn điện tử của NewCA TẠI ĐÂY nhé!
———————–
NHÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ SỐ NEWCA
Tổng đài CSKH: 1900 2066
Hotline: 0936.208.068
#newca #Hoadondientu