Không chỉ những công ty lớn, các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ cũng tồn tại bất cập. Điều này dẫn tới nguy cơ ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của tổ chức. Khi đó, hoạt động của phòng ban hay nghiệp vụ phát sinh trong doanh nghiệp đều liên quan tới tài chính – kế toán. Vì vậy, vai trò của phần mềm kế toán đối với doanh nghiệp vô cùng quan trọng.
Mục lục
Phần mềm kế toán là gì?
Phần mềm kế toán là giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp. Nhằm thu thập, lưu trữ và thực hiện các loại báo cáo tài chính một cách tự động. Tất cả đều theo quy tắc kế toán hiện hành thông qua chương trình máy tính hoặc hệ thống công cụ và ứng dụng trực tuyến.
Để hoàn thành các nghiệp vụ kế toán, người kế toán cần nhập các số liệu, giao dịch và chứng từ sổ sách để phần mềm xử lý. Với cơ chế cùng quy trình được thiết lập sẵn, phần mềm kế toán sẽ xử lý các số liệu thô. Trên cơ sở đó, xây dựng các báo cáo tài chính. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể đưa ra những quan sát, nhận định chính xác trong việc đề ra các mục tiêu tài chính và kinh doanh quan trọng.
>>> Xem thêm: Tìm hiểu về phần mềm kế toán tại NewCA
Các phân hệ cần có trong phần mềm kế toán
Sau đây là những phân hệ cần có trong phần mềm kế toán của doanh nghiệp vừa và nhỏ:
- Kế toán vốn bằng tiền: Cho phép quản lý khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng theo từng loại tiền. Tất cả trên từng tài khoản tiền gửi tại nhiều hệ thống ngân hàng khác nhau. Quản lý thu, chi theo các khoản mục phí chi tiết dành cho từng đối tượng, từng công việc.
- Quản lý công nợ cần trả: Phản ánh chính xác tình hình nhập hàng, hoàn hàng không đạt chất lượng. Đối với hoạt động mua hàng trong nước hoặc nhập khẩu. Cùng với các chi phí phát sinh khi mua hàng, theo dõi công nợ với nhà cung cấp.
- Quản lý khoản công nợ phải thu: Theo dõi hoạt động bán hàng theo công nợ và bán hàng thu tiền ngay. Thiết lập các chính sách giá bán, chính sách chiết khấu linh động. Tất cả theo từng đối tượng và theo từng thời điểm áp dụng.
- Quản lý hàng tồn kho: Quản lý tất cả các nghiệp vụ liên quan đến việc nhập xuất kho, kiểm kê hàng tồn kho. Vai trò phần mềm kế toán là hỗ trợ nhiều phương pháp tính giá vốn. Bao gồm bình quân tức thời, bình quân cuối kỳ, nhập trước xuất trước.
Ngoài các phân hệ được kể trên còn có:
- Quản lý TSCĐ – CCDC
- Giá thành
- Kế toán tổng hợp
Vai trò của phần mềm kế toán đối với doanh nghiệp
Dưới đây là vai trò của phần mềm kế toán đối với doanh nghiệp:
Quản lý nguồn tiền hiệu quả
Hỗ trợ kiểm soát chặt chẽ nguồn tiền trong doanh nghiệp. Bao gồm dòng tiền khả dụng, dòng tiền phải thu, dòng tiền phải trả,…
Phần mềm kế toán sẽ đối chiếu từng bộ phận có giao dịch trong tổ chức. Chẳng hạn như: quản lý kho, quản lý mua hàng hoá – vật tư và quản lý bán hàng, quản lý sản xuất. Đảm bảo khi có các giao dịch xảy ra, các bút toán hạch toán tương ứng sẽ được ghi vào sổ kế toán kịp thời.
Giảm thời gian nhập liệu và giảm lỗi cho kế toán
Phần mềm kế toán sẽ được kế thừa dữ liệu từ mọi phòng ban thông qua hệ thống chung. Theo đó, các thông tin được cập nhật theo thời gian thực. Sau đó được phân tích chuyên sâu trước khi cho hiển thị trên giao diện.
Điều này góp phần cải thiện độ chính xác dữ liệu của doanh nghiệp. Nên loại bỏ các lỗi kinh doanh tiềm ẩn với dữ liệu và phân tích sai. Vì thế công việc kế toán sẽ chủ yếu về kiểm soát thay vì nhập liệu.
Quản lý tốt chi phí trong doanh nghiệp
Xây dựng kế hoạch ngân sách cho từng phòng ban cũng là vai trò của phần mềm kế toán. Nó giúp kiểm soát các chi phí phát sinh, hơn nữa là đưa ra các cảnh báo vượt định mức ngân sách.
Lập báo cáo tài chính nhanh và chính xác
Phần mềm kế toán cho phép phân tích tài chính doanh nghiệp. Điều này dựa trên các trung tâm chi phí hay phân tích chuyên sâu. Sau đó cung cấp các báo cáo chính xác xoay quanh hoạt động kinh doanh của tổ chức.
Nên doanh nghiệp sẽ tiết kiệm thời gian tổng hợp dữ liệu, lên báo cáo tài chính. Đặc biệt là với những doanh nghiệp có mô hình tập đoàn với nhiều chi nhánh.
Hỗ trợ lập chiến lược kinh doanh hiệu quả
Thiết lập các báo cáo như lập kế hoạch, lập ngân sách. Đồng thời, xây dựng những dự báo dựa trên dữ liệu sẵn có được truy cập dễ dàng. Theo đó, người quản trị có thể dễ dàng quản lý và điều chỉnh các kế hoạch tài chính trong doanh nghiệp. Có thể kể đến như các dự báo biến động tài chính có thể xảy ra. Cùng với đó là quản lý ngân sách tổ chức hay theo dõi các chu kỳ kinh doanh,…
Việc ứng dụng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp sẽ đảm bảo doanh nghiệp luôn tuân thủ chặt chẽ các tiêu chuẩn về tài chính. Nó cũng là sự hợp nhất việc quản lý và pháp lý trong doanh nghiệp. Từ đó, tạo ra một nền tảng vững chắc cho các chiến lược kinh doanh hiệu quả.
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm kế toán là gì?
Phần mềm kế toán là giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp. Nhằm thu thập, lưu trữ và thực hiện các loại báo cáo tài chính một cách tự động.
Vai trò của phần mềm kế toán đối với doanh nghiệp như thế nào?
– Quản lý nguồn tiền hiệu quả
– Giảm thời gian nhập liệu và giảm lỗi cho kế toán
– Quản lý tốt chi phí trong doanh nghiệp
– Lập báo cáo tài chính nhanh và chính xác
– Hỗ trợ lập chiến lược kinh doanh hiệu quả
Mong rằng với thông tin chúng tôi vừa cung cấp bạn sẽ hiểu rõ hơn về vai trò của phần mềm kế toán đối với doanh nghiệp.
CÔNG TY CỔ PHẦN NEWCA
- Tổng đài CSKH: 1900 2066
- Hotline: 0936 208 068
- Website: https://newca.vn/