Trong quá trình kinh doanh bạn có thể thay đổi địa chỉ công ty của mình. Để hướng dẫn bạn đọc hiểu các thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cập nhật 2023, NewCA đã lên bài viết tổng hợp đầy đủ chi tiết dưới đây.
Mục lục
Quy định về địa chỉ trụ sở công ty
Quy định của pháp luật về địa chỉ trụ sở chính: Theo quy định tại Điều 42 Luật Doanh nghiệp năm 2020:
Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
Thì địa chỉ trụ trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;
Bên cạnh đó, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp khi tiến hành thủ tục đăng ký doanh nghiệp hoặc thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh thì phải ghi kèm theo cả số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
Quy định về việc đặt địa chỉ trụ sở chính của công ty: Căn cứ theo quy định tại Khoản 7 Điều 80 Nghị định 96/2015/NĐ-CP Quy định chi tiết hướng dẫn thi hành Luật Nhà ở năm 2014 thì: Trường hợp trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đã được cấp có ghi trụ sở chính là nhà chung cư hoặc nhà tập thể thì doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục đổi địa chỉ trụ sở chính sang địa điểm khác.
>>> Xem thêm: Tìm hiểu về phần mềm kế toán tại NewCA
Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cập nhật mới nhất 2023
Thủ tục thay đổi địa chỉ kinh doanh, trụ sở chính được thực hiện theo 2 trường hợp:
TH1: Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận, huyện, thành phố, tỉnh
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ kinh doanh
Để tiến hành thay đổi địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bạn cần chuẩn bị hồ sơ với đầy đủ các giấy tờ sau:
- Thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở chính, công ty sang một nơi khác cùng nằm trên quận, huyện, thị trấn hiện tại.
- Quyết định về việc thay đổi và di dời trụ sở kinh doanh
- Nếu là doanh nghiệp có từ hai thành viên trở lên (Công ty hợp danh; Công ty TNHH 2 thành viên trở lên; Công ty cổ phần) thì phải nhận được sự đồng thuận của các thành viên về việc điều chỉnh, di dời trụ sở chính. Nó được thể hiện qua biên bản cuộc họp của Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị.
- Trong trường hợp Đại diện pháp luật uỷ quyền cho một cá nhân hay dịch vụ thì cần phải có giấy uỷ quyền.
- Các văn bản khác có liên quan.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh
Trình hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư.
- Trường hợp 1: Nếu hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính chưa đúng yêu cầu cần tiến hành bổ sung và điều chỉnh theo hướng dẫn của cán bộ nhân viên.
- Trường hợp 2: Phòng đăng ký kinh doanh tiếp nhận hồ sơ đúng theo quy định và tiến hành gửi Giấy hẹn trả kết quả
Bước 3: Nhận kết quả từ Sở Kế hoạch và Đầu tư
Người Đại diện pháp luật hay người được uỷ quyền nhận kết quả từ Phòng đăng ký kinh doanh. Thời gian căn cứ theo ngày có trên Giấy hẹn trả kết quả.
- Trường hợp 1: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới;
- Trường hợp 2: Nếu hồ sơ không hợp lệ hay phát sinh vấn đề khác thì sẽ bị từ chối. Phòng đăng ký kinh doanh sẽ gửi văn bản trả lời cụ thể nguyên nhân và hướng dẫn cách bổ sung để điều chỉnh, hoàn thiện hồ sơ.
Bước 4: Đăng bố cáo thông tin doanh nghiệp
Doanh nghiệp đăng tải bố cáo trên https://bocaodientu.dkkd.gov.vn/ Cổng thông tin điện tử quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
TH2: Thay đổi địa chỉ công ty khác quận, huyện hoặc thành phố nơi doanh nghiệp đã đăng ký.
Trước khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế.
Theo đó, doanh nghiệp cần phải thực hiện các thủ tục như sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ lên Chi cục thuế cũ để chốt thuế.
Hồ sơ gồm:
– Tờ khai Điều chỉnh thông tin đăng ký thuế mẫu 08-MST;
– Bản sao không yêu cầu chứng thực Giấy phép thành lập và hoạt động, hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động đơn vị trực thuộc, hoặc Quyết định thành lập, hoặc Giấy phép tương đương do cơ quan có thẩm quyền cấp nếu thông tin đăng ký thuế trên các Giấy tờ này có thay đổi.
Trên thực tế, một số Chi cục thuế yêu cầu thêm:
– Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần và của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh;
– Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.
– Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;
– Giấy giới thiệu cho người đi nộp hồ sơ.
Sau đó, thực hiện chốt hóa đơn nếu công ty có sử dụng hóa đơn như sau:
– Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của quý đó đến thời điểm chuyển trụ sở;
– Cán bộ Ấn chỉ, đội nợ sẽ rà soát toàn bộ việc báo cáo hóa đơn, các khoản nợ của doanh nghiệp. Nếu có vi phạm, Cán bộ ấn chỉ sẽ lập biên bản và ra quyết định xử phạt hành chính.
Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nộp đủ hồ sơ hợp lệ (trường hợp chưa chốt xong hóa đơn, nợ thì kéo dài thời hạn giải quyết), doanh nghiệp nhận Thông báo người nộp thuế chuyển địa điểm – mẫu số 09-MST tại Bộ phận một cửa.
Bước 2. Thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tại Phòng đăng ký kinh doanh
Hồ sơ gồm:
– Mẫu 09-MST do cơ quan thuế cấp;
– Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
– Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần và của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh;
– Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.
– Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở công ty.
Thời hạn giải quyết: 03 ngày làm việc.
Bước 3: Trường hợp con dấu của công ty có thông tin địa chỉ cũ thì cần khắc lại con dấu.
Bước 4: Thủ tục thông báo với cơ quan thuế về việc thay đổi trụ sở và các vấn đề liên quan đến sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng (VAT).
Nộp hồ sơ chuyển thuế tới cơ quan quản lý thuế tại quận/huyện mới. Hồ sơ gồm:
– Quyết định chốt thuế chuyển quận/huyện của Chi cục thuế nơi công ty đặt địa chỉ cũ cấp;
– Mẫu 08-MST có đóng dấu xác nhận chuyển địa chỉ tới quận/huyện mới;
– Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới.
Sau khi thay đổi địa chỉ công ty cần làm những gì?
Sau khi thay đổi địa chỉ công ty, bạn cần thực hiện một số thủ tục hành chính để cập nhật thông tin liên quan và đảm bảo tính hợp pháp của công ty. Dưới đây là các bước chính:
- Thông báo thay đổi địa chỉ: Trước hết, bạn cần thông báo việc thay đổi địa chỉ công ty đến các cơ quan có thẩm quyền, như Cục Thuế, Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, cơ quan quản lý ngành nghề (nếu có).
- Đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh: Liên quan đến Đăng ký kinh doanh, bạn cần thay đổi thông tin về địa chỉ đăng ký kinh doanh. Thông tin này cần được cập nhật tại Sở Kế hoạch và Đầu tư hoặc cơ quan quản lý ngành nghề (tùy theo quy định của địa phương).
- Cập nhật thông tin thuế: Thay đổi địa chỉ công ty sẽ ảnh hưởng đến thông tin thuế của bạn. Hãy đảm bảo cập nhật địa chỉ mới cho mục đích thuế tại cơ quan thuế địa phương. Nếu bạn đang sử dụng dịch vụ của một công ty dịch vụ thuế, hãy thông báo cho họ để họ có thể thực hiện thay đổi tương ứng.
- Thay đổi hợp đồng thuê mặt bằng: Nếu bạn đã thuê mặt bằng mới, hãy xem xét việc thay đổi hoặc ký kết lại hợp đồng thuê mặt bằng dựa trên địa chỉ mới.
- Thông báo cho các đối tác kinh doanh: Liên hệ với các đối tác kinh doanh, khách hàng, và nhà cung cấp để thông báo về thay đổi địa chỉ của công ty.
- Cập nhật trên giấy tờ công ty: Đảm bảo rằng tất cả các giấy tờ công ty, như giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy phép hoạt động, và hồ sơ công ty, đã được cập nhật với địa chỉ mới.
- Thay đổi trên website và tài liệu tiếp thị: Nếu bạn sử dụng website hoặc tài liệu tiếp thị, hãy cập nhật thông tin về địa chỉ công ty để phản ánh địa điểm mới.
Hy vọng bài viết trên do NewCA tổng hợp sẽ hữu ích cho bạn đọc đang tìm hiểu thủ tục thay đổi địa chỉ công ty. Ngoài ra NewCA cũng đang cung cấp dịch vụ đăng ký kinh doanh hỗ trợ các doanh nghiệp mới thành lập. Tìm hiểu thêm về dịch vụ tại: https://newca.vn/dich-vu-dang-ky-kinh-doanh/